Во время работы с поставщиком не редки случаи получения бракованного товара даже в рамках дорогостоящей, высококачественной партии. Такие ситуации требуют не только уведомления компании-партнёра и выяснения дальнейших путей решения вопроса, но и документального оформления на основании соответствующих документов: ТОРГ12/ТОРГ 2 и акта о браке товара.

Согласно законодательству РФ, этот документ имеет унифицированную форму (бланк) и зависит от ситуации, в которой регистрируется бракованная продукция. Если вопрос требует серьёзного разбирательства и соответствующего оформления, стоит прибегнуть к данному бланку государственного образца:

Он составляется в нескольких экземплярах специально созданной комиссией. Группа сотрудников рассматривает товар, делает экспертное заключение о его состоянии, проводит фотосъёмку, если это возможно и необходимо. Затем один из экземпляров с синей печатью и росписями членов комиссии, а также руководителя/ответственного лица направляется к поставщику в пакете с другими необходимыми документами.

Все поля, касающиеся реквизитов организаций и самого товара, заполняются в обязательном порядке (исключение составляют только путевые данные и такие специфические параметры, как ветеринарное свидетельство). Скачать бесплатно бланк можно в конце статьи.

Если же речь идёт о единичном случае при работе с мелким поставщиком, допустимо при составлении претензии использовать следующий образец:

Этот вариант гораздо проще и используется в основном между компаниями, уже заключившими определённые договорённости по поводу брака. Составить такой документ может один сотрудник - менеджер отдела поставки, имеющий на руках бланк и образец акта. Скачать его можно бесплатно внизу статьи.

Возможные выходы из ситуации с бракованным товаром

Рассматривать подобные случаи и договариваться о порядке действий, на самом деле, стоит ещё до начала сотрудничества и получения первой партии. Это поможет вам и компании избежать значительных затрат, так как от условий и реакции поставщика во многом будут зависеть непредвиденные расходы и их отражение в бухучете. Так, возможны несколько вариантов развития событий:

1. Поставщик не принимает обратно на списание бракованные товары: с таким лучше вовсе не сотрудничать либо компенсировать этот факт очень выгодными ценами на поставку.
2. Поставщик предлагает определённый процент списания: то есть, компания готова обменять или просто забрать определённое количество (например, 1%) брака из всей партии.
3. Поставщик согласен на полное списание брака: наилучший для вас вариант, избавляющий от больших финансовых рисков.
4. Поставщик предлагает заменить бракованный товар бесплатно: также прекрасный вариант, позволяющий партнёру компенсировать недостаток сырья/продукции, возникающий на ваших складах в такой ситуации.

Выбирая между третьим и четвёртым случаем стоит учесть один момент: если вы занимаетесь реализацией различных приборов и аппаратуры, может оказаться выгоднее, чтобы ваш поставщик просто списал брак на приёмке и оставил товар у вас. В таком случае его можно будет разобрать, продать по запчастям и получить дополнительную прибыль. В случае же транспортировки обратно к производителю нужно заранее договариваться о дорожных расходах: их должны оплачивать не вы.

Акт о браке продукции необходимо подготовить в случае, если была произведена некачественная продукция . Явление это нередкое, так что данный документ издаётся довольно часто. В него заносят сведения о лицах, выявивших факт дефектов, и тех, чьи действия привели к повреждению.

Документ важен не только для внутреннего учёта предприятия, но и необходим налоговикам для пересчёта конечной налоговой нагрузки .

Когда составляется

Все дефекты можно соотнести к двум группам :

1. Видны невооружённым глазом. Их можно обнаружить сразу, без попытки использования товара по назначению.
2. Скрытые дефекты, выявить которые можно только при проверке рабочего состояния или подробного осмотра.

Всего есть три ситуации , при которых субъекту необходимо подготовить данный документ:

1. В момент производства товара . Технологический брак может произойти из-за некачественных материалов или несоблюдения условий производства.
2. При покупке продукции – в таком случае бракованное изделие заменяют на другое, либо возвращают покупателю деньги.
3. На стадии приёма товара конечным потребителем – либо в день передачи имущества поставщиком покупателю, либо же в момент непосредственного использования товара по назначению. В данном случае изделие возвращается продавцу, а покупатель затребует возврат потраченных средств.

Изданный акт подтверждает, что по результатам проведённой проверки данный товар использовать по назначению нельзя, т.е. он утратил основные качества и свойства или имеет испорченный внешний вид.

Независимо от того, на каком этапе были обнаружены повреждения, подготавливают акт в едином порядке.

Браком также считается производство изделия, которое не соответствует изначально затребованным качествам. Однако, если требования к качеству продукции предъявлены выше тех, что установлены законом, продукция не считается дефектной.

Форма и содержание документа и инструкция по составлению

Процедура создания акта предусматривает коллегиальные действия, для чего на предприятии собирают специальную комиссию . Её численность должна составлять не меньше 2 человек, а конечная цель – определить и утвердить факт дефектности изделия.

Назначает её руководитель, утверждая факт создания и состава комиссии в изданном приказе. Стать участником комиссии могут только:

• работники , которые имеют необходимые знания и квалификации для выявления брака в товаре;
• должностные лица , отвечающие за целостность продукции (например, менеджер поставки товара);
• сторонние эксперты , которых привлекают к оценке состояния товара и утверждению факта брака.

Следует рационально разделить ответственность между всеми участниками и выделить из состава комиссии главу (председателя) и рядовых членов. Полномочия между всей коллегией также распределяются решением руководителя.

Строгой формы акта в законодательстве не установлено. Все хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно документально определить способ документальной фиксации факта дефектности продукции. Обычно действуют одним из двух путей :

1. Акт готовят в свободной форме каждый раз, когда установлен брак. Это менее удобно, если через компанию проходит большой объём товара.
2. Подготовить шаблон данного документа, который будет использоваться во всех случаях обнаружения брака, и утвердить его в учётной политике организации.

Можно воспользоваться одним из бланков, подготовленных Госкомстатом РФ. Однако независимо от избранного способа, в акте обязательно указывают следующие данные :

• о предприятии;
• наименование документа;
• номер и дата составления;
• подразделение и лица, которые составляют данную бумагу;
• номер и дата приказа, на основе которого создали и утвердили состав комиссии;
• обстоятельства, при которых были обнаружены повреждения (кто первым выявил, в какой ситуации и т.п.);
• дата составления акта и должности лиц, утвердивших документ (руководитель организации);
• состав комиссии с указанием должности и квалификации всех лиц;
• люди, задействованные при фиксации брака;
• информация о дефектном товаре (количество единиц, общая стоимость и пр.);
• количество подготовленных экземпляров документа и стороны, которые получат их.

Акт сопровождается фото или видео, наглядно подтверждающие факт дефектности изделий. Все сведения о бракованных изделиях в документе обычно отражают в виде таблицы. Общая сумма списанного товара указывается цифрами и прописью.

В конце документа расположена часть с выводами, где указывают:

• лица, виновные в дефектности продукции;
• сумма, подлежащая списанию с виновников в качестве оплаты материального ущерба.

В законодательстве РФ не установлено, что нужно в обязательном порядке взыскивать ущерб с провинившихся работников компании. Вместо этого руководитель может применить по отношению к ним иной вид наказания – выговор, замечание и т.п.

На документе проставляются подписи всех членов комиссии . Печать ставится по желанию самой организации. Подготовлен акт может быть на обычном листе A4 или на фирменном бланке предприятия (второй вариант практичнее, поскольку на бумаге уже будут указаны её реквизиты).

Если дефектные изделия были обнаружены в разных партиях товара, подготовленных производителем или уже поступивших к поставщику, на каждую партию и всех поставщиков составляются отдельные акты . Причём продукцию с требуемым качеством указывать отдельно не потребуется – необходимо лишь в конце акта приписать, что к остальному товару в партии претензий не установлено.

Несмотря на наличие подписей всей участников комиссии, именно подпись руководителя организация подтверждает факт, что акт был утверждён.

Последствия выявления брака и создание акта выбраковки

При появлении «некондиции» данную проблему можно разрешить следующими способами :

1. Выставить определённый процент списания от товарооборота и определить, куда отправятся бракованные изделия – назад поставщику или в утилизацию.
2. Оформляют полное списание брака.
3. Проводят замену повреждённых изделий на те, что обладают надлежащим качеством (тогда поставщик с собственных средств заберёт бракованный товар и поставит вместо него новый).

Если брак был обнаружен уже после доставки получателю, составляют 3 экземпляра акта . Но если поставка бракованного товара привела к появлению убытков у одной из сторон сделки, то этот факт необходимо отразить в документе.

По одному бланку получают:

1. Получатель бракованного товара.
2. Компания, осуществлявшая транспортировку изделия.
3. Поставщик продукции.

Готовый товар проходит проверку в момент поступления на склад, причём осматривают поставку в присутствии:

1. Представителя поставщика имущества.
2. Работника транспортной компании (происходит, когда в транспортировке задействована третья сторона).

В комиссию привлекают представителей всех сторон процесса поставки, чтобы не допустить дальнейших разногласий между партнёрами. Позже, если спор не будет улажен, данный документ будет рассматриваться в суде.

Если дефектные изделия было решено вернуть поставщику, для этого составляется отдельный акт о возврате бракованного товара .

Заполнять документ нужно внимательно, поскольку за допущенные ошибки и указание заведомо ложной информации уполномоченные лица могут привлечь к оплате штрафа.

Акт необходим по следующим причинам :

1. На его основе получатель товара вправе направить претензию к поставщику. Благодаря ей он в дальнейшем получит назад уплаченные средства за «некондицию».
2. Акт задействован при проведении бухгалтерских операций – продавец сможет получить бракованное изделие назад (списав его во внутренней документации, направив на восстановление или изъятие неповреждённых элементов), а покупатель уберёт доставленный товар из списка учёта поступившей продукции.
3. Брак, выявленный непосредственно при использовании товара, конечный потребитель сможет на основе акта списать его с учёта.

В дальнейшем на основе акта используют бухгалтерские проводки для отражения брака. Как только акт примут на учёт и зарегистрируют, пришивают к нему все свидетельства, подтверждающие факт производства, поставки и пр. Затем его передадут на хранение в архив компании, где он пролежит не меньше 3 лет.

Подтверждающий документ необходим для закрепления факта обнаружения бракованного изделия и регулирования возможных противоречий между поставщиком и транспортной компанией. В данном случае оба участника, ответственные за поставку товара в надлежащем состоянии, могут обвинять в повреждении друг друга.

Итак, для фиксации бракованной продукции нужно создать комиссию с лицами, которые могут установить факт дефектности товара. Далее подготавливают экспертное заключение, после чего и составляется соответствующий акт. Далее изделия списывают, а сам документ остаётся в архиве.

О том, как списать испорченные товары и материалы, можно узнать из видео ниже.

Документальным обоснованием проведения списаний товаров по причине их брака является акт. Как и любой другой, он пишется специально созданной комиссией. Эта комиссия создается по распоряжению руководителя компании.

Специально установленной формы данного документа не существует. Поэтому он составляется в произвольной форме.

Оформляется три экземпляра данного документа. Первый экземпляр передается материально ответственному лицу. Второй направляется в бухгалтерию компании. Третий остается в том структурном подразделении, в котором был выявлен факт брака.

После прочтения данной публикации можно будет бесплатно скачать для ознакомления бланки и образцы таких актов.

Описание бланка акта

Данный документ пишется на листе формата А4. Обязательным атрибутом данного документа является указание названия предприятия, на котором он был подписан. Кроме этого необходимо указать дату составления.

Помимо даты нужно указать должность руководителя структурного подразделения, который будет этот утверждать. Необходимо оставить место для его подписи с расшифровкой.

Посредине листа необходимо написать название документа. Под ним будет располагаться сам текст. В нем необходимо обозначить бракованные товары. Это можно оформить в виде сводной таблицы. Если у товаров есть номенклатурный номер, он должен быть в ней указан.

Помимо названия бракованной продукции необходимо принести идентифицирующую информацию о ней. То есть мало указать, например, «подшипник», необходимо привести его маркировку.

Помимо этого, нужно определить, в каких единицах измерения будет списываться брак. Это могут быть штуки, литры, тонны, кубометры. После этого указывается количество выявленных бракованных товаров. Оно, естественно, указывается в тех единицах измерения, которые были оговорены ранее.

Описав количественную сторону нужно указать причину выбраковки. Это может быть несоблюдение температурных режимов, сбой систем управления оборудования, некачественное сырье и прочее.

После описания причин комиссия устанавливает виновных лиц. Если ими являются сотрудники компании, то в документ вписываются их должности, фамилии и инициалы. Также нужно описать, в чем именно заключается непригодность продукции (несоответствие размеров, повреждения, порча).

Комиссия устанавливает возможность дальнейшего использования выбракованной продукции. Результаты обследования вносятся в документ. Брак может быть, как окончательным, так и таким, который позволяет отправить продукцию на доработку (переработку, нецелевое использование).

После этого комиссия приступает к подписанию документа. Для этого в него должны быть внесены соответствующие графы. В них должны быть приведена информация о должностях членов комиссии, их фамилии с инициалами и оставлено место для подписей.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта о браке товара вариант которого можно скачать бесплатно.

При получении продукции даже от самого ответственного поставщика в партии товара встречаются бракованные изделия, это не является поводом для прекращения сотрудничества. Однако правильно оформить и оприходовать брак следует обязательно, чтобы впоследствии возвратить брак без проблем и вернуть за него предоплату.

Данный документ является официальным основанием для возврата товара поставщику или производителю, он фиксирует неудовлетворительное состояние продукции и является основой для ее учета или списания.

Также акт выступает в роли официального аргумента:

• Для составления юристам предприятия-виновника дефекта, которым может оказаться не только производитель, но и транспортная компания, как третья сторона сделки;
• Для бухгалтера основой для списания товара, как бракованного и дальнейшего учета данной операции в бухгалтерских проводках;
• Бумага является носителем всей точной информации о партии, количестве бракованного товара и видах выявленных дефектов.

Составленный документ в обязательном порядке должен соответствовать всем требованиям закона №402 ФЗ.

Важно: документ доступно формировать в произвольной форме или в качестве основы использовать установленную, главное, чтобы она содержала все необходимые подробности.

Как составить акт о браке и претензию по некачественным товарам вы узнаете в этом видео:

Что является браком

При составлении документа о браке необходимо изучить, какие моменты и дефекты являются поводом для его формирования. Существую нормы, которым товар должен соответствовать, если хоть один пункт при поставке товара не соблюден можно говорить о браке.

Среди признаков брака существуют:

• Видимые невооруженным взглядом, при первичном осмотре упаковки;
• Выявленные при осмотре, испытании продукции, то есть скрытые;
• Исправимый брак, который после доработки или переработки доступно использовать по назначению;
• Окончательный, в результате которого применение продукции по прямому назначению невозможно и она подлежит уничтожению;
• Внешний, который уже обнаруживает конечный потребитель;
• Внутренний, выявленный еще в стенах производственного цеха.

Важно: в любом из данных случаев он должен быть документально оформлен посредством составления соответствующей документации.

Кем и когда составляется документ

Составление происходит по итогам проверки товара и по требованию принимаемой стороны. Для его составления собирается специальная комиссия, в состав которой входят:

• Эксперт для формирования независимой экспертизы, но это по желанию сторон;
• Представитель поставщика, в обязательном порядке;
• Представить транспортной компании, если привлекалась сторонняя организация;
• Посредник, если закупка осуществлялась посредством этого человека.

Важно: подписать документ, обязан каждый участник с указанием своих реквизитов.

Форма и реквизиты

Для составления документа существует форма, установленная Постановлением Госкомстата №132 или же доступно использовать внутренне разработанный на производстве документ, однако с соблюдением всех необходимых положений.

Бланк акта о браке товара.

Акт должен содержать:

• Реквизиты получателя товара;
• Дата и место составления;
• Название документа и порядковый номер;
• Условия приемки продукции;
• Наличие пломб;
• Качество упаковки или тары;
• Описание самого товара – артикул, название, масса, производитель, срок годности и прочая информация, идентифицирующая товар;
• Количество брака;
• Расхождение по качеству;
• Подписи всех участников приемки с указанием личной информации.

Пошаговая инструкция составления

Акт составляется после окончания отгрузки товара, как только в ходе приема продукции выявлены дефекты, необходимо после данной процедуры пригласить всех требуемых законодательством лиц и составить документ.

1. Если товар дорогостоящий пригласить независимого эксперта.
2. Обязательно уведомить поставщика, чтобы он смог прислать своего представителя или появится лично.
3. Подробно изложить информацию о наличие брака, указать его количество.
4. Подписать бумагу должны все члены комиссии.
5. Составляется документ в 3-х экземплярах:

• Один для бухгалтерии поставщика, отправлять его следует вместе с претензиями. вы узнаете, как правильно составить претензию по договору на оказание услуг;
• Второй для транспортной компании;
• И последний остается у приемщика продукции.

Важно: ставить печать на документе не обязательно в связи с изменениями от 2016 года, произошедшими в законодательстве.

Образец заполнения акта о браке.

Формировать документ доступно от руки или посредством компьютера, на сегодня многие используют в ведении бухгалтерии программу 1С, что позволяет составить шаблон документа с учетом особенностей производства, а в дальнейшем только распечатывать бланк.

Какие могут допускаться ошибки

При возврате товара поставщику следует учитывать некоторые нюансы:

• Если покупатель оптовый – он также имеет право возвратить продукцию, однако в случае невостребованного товара у розничного потребителя, его невозможно вернуть;
• Розничный приобретатель должен соблюдать сроки возврата. Как составить – читайте в публикации по ссылке;
• Необходимо грамотно составить сопроводительную документацию – претензию.

При формировании самого документа также следует придерживаться норм:

• Он обязательно должен содержать полное описание бракованного товара, его качество, количество, срок доставки;
• Если партий несколько, акт составляется по каждой отдельно;
• В документе не следует указывать информацию по остальной продукции;
• Желательно сразу указать весь объем брака, так как после подписания документа доказать наличие еще какого-либо бракованного количества невозможно;
• Документ доступно сопроводить фотоотчетом.

Стандартизованной формы акта о браке не существует. Организация сама должна создать наиболее удобную форму этого документа и включить ее в свою учетную политику (положение по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации», пункт 4). Акт должен содержать ряд обязательных пунктов (ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9, п. 2) и информацию, которую будет целесообразно указать именно в нем. Рассмотрим основания для оформления этого документа и порядок его составления.

Основания для оформления акта о браке

Брак изделия может быть внутренним и внешним. В первом случае он является производственным. Обязанности по его выявлению лежат на отделе технического контроля, сотрудники которого устанавливают качество изделий. Они должны составить документ и отдать его в бухгалтерию. Внешний брак определяет покупатель при получении некачественного товара. В этом случае именно ему необходимо составить акт и на его основании написать претензию.

Порядок составления акта о браке

Документ состоит из трех частей, каждая из которых имеет свои пункты. Нижеописанная инструкция позволит вам правильно составить документ.

Верхняя часть

Начните составление акта с указания его наименования. Вверху посередине листа расположите надпись «Акт о браке». На следующей строчке укажите наименование организации и отделения, в котором был обнаружен брак. Справа разместите данные о руководителе. Напишите слово «Утверждаю». Оставьте несколько строк для должности главного руководителя, его подписи, расшифровки и даты.

По учету, ведущемуся в организации, определите номер акта о браке и укажите его, а внизу расположите дату создания документа. На следующей строке расположите место его составления. Главную часть акта рекомендуется оформлять в форме таблицы. Поочередно укажите в ней все изделия с обнаруженным браком, номенклатуру, единицу измерения, количество, причины брака, добавьте виновных лиц (если есть). В конце напишите описание брака (подлежит ли он исправлению) и точную сумму списания.

Заключительная часть

Производственный акт о браке составляют в трех экземплярах. Один из них отправляют в бухгалтерию, второй – в отделение компании (где был выявлен брак), третий – лицу, которое является материально-ответственным. Внешний акт о браке отправляют вместе с претензией продавцу. Укажите количество составленных экземпляров документа и их адресатов. Для утверждения факта о браке созывают специальную комиссию. В конце документа отведите строки для наименования всех участников комиссии, виновного лица и их подписей. В последнем пункте оставьте строчку для решения руководителя о том, к чему будет отнесена стоимость испорченного товара.

Претензия по факту недостачи (брака) товара

На основании внешнего акта о браке необходимо предъявить продавцу претензию по факту недостачи (брака) товара. Порядок действий при получении некачественного товара регламентируется ФЗ «О защите прав потребителей ». Обратите внимание на статью 4, 18, 19, 21, 22 и 23. Чтобы иметь право на оформление претензии, важно покупать только легально, хранить все документы на товар (чеки, инструкции, накладные, гарантийные талоны и т. д.) и полный комплект поставки в целости. Претензию составляют в свободной форме. Бракованный товар возвращают на основании товарной накладной, в которой четко указывают, что изделия передаются по причине брака.