Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.

Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:

• в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
• далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
• затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
• после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.

В каких случаях составляется

Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:

1. Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
2. Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
3. Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.

Юридические особенности

Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:

• продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
• покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.

Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:

1. Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
2. Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
3. Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.

Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.

Кто может подписать

Такой документ составляется между любыми сторонами:

• двумя частными гражданами;
• частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
• двумя юридическими лицами.

Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:

1. Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
2. Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.

Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).

Какие сведения обязательно отражаются в документе

Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:

• название, дата и место оформления акта;
• реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
• сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
• все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
• количество экземпляров каждого вида товара;
• наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
• наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
• стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
• подписи, расшифровки подписей, печати.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.

Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты

Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:

• сведения о сторонах;
• сведения о товаре;
• даты, ФИО, наименования организаций, подписи.

Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.

Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.

В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Кто и когда составляет акт о расхождении

Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.

Форма акта расхождений при приемке товара

Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.

В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.

К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .

При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (

Акт приёмки товаров по количеству и качеству является приложением к достаточно распространенному договору поставки. Последний регулируется главой 3 Гражданского кодекса РФ. В частности, статьями с 506 по 524.

ФАЙЛЫ

Законодательство рекомендует подписывать такой акт при каждом факте передачи или обмена каких-либо товаров между субъектами предпринимательской деятельности, особенно в организациях с крупным товарооборотом, где не исключены ошибки в комплектации и пр.

При возникновении разногласий, конфликтных ситуациях и обращении в суд ссылка на подписанную бумагу подобного типа может стать весомым аргументом одной из сторон.

Акт приемки товаров по количеству и качеству обязательно составляется, если пломба на транспортном средстве была повреждена или в пути случилась авария, которая могла повлиять на сохранность груза.

Заполнение

В верхней части бумаги располагается наименование компании, для которой был доставлен товар, а также город составления и дата. Здесь же ставит свою подпись директор в качестве утверждения документа.

Потом подробно прописываются:

• Адрес компании и фактического места приема товаров (вскрытия упаковочной тары и пр.).
• Время начала и время окончания приемки.
• Состав комиссии по приемке. Обязательно указывается ФИО каждого члена и председателя, их должности и место работы (в компании принимающей стороны).
• Данные представителя поставщика: полное ФИО, занимаемая должность, организация, которую представляет. Кроме того, нужно указать, на основании какого документа он действует (доверенность, удостоверение).

Без чего нельзя обойтись

Если бумага составлена только одной из сторон, то она считается недействительной.

Очень важно, чтобы при заполнении присутствовали представители обеих сторон. Это правило действует, даже если принимающая товар компания обратилась к сторонней организации (и в комиссию включен ее представитель).

В основной части акта также непременно должны быть освещены:

• Адресные данные и полное наименование компании-поставщика.
• Номер договора, к которому может быть прикреплен акт.
• Информация о счете-фактуре и транспортной накладной.
• Даты прибытия и отправления материальных ценностей.
• Что значилось в товарно-транспортной накладной (ТТН), в счете-фактуре и упаковочном листе и что фактически прибыло на место. Это наиболее значимая часть документа, в которой явно прослеживаются всевозможные отклонения от количественного или качественного состава товаров.
• При наличии информация о недостатках товара в свободной форме изложения.

Заключительная часть может содержать несколько пунктов. В них должны быть максимально полно выражены причины, по которым товар не удовлетворяет заявленным свойствам, и где были допущены ошибки. Например, так:


Если у представителя поставщика есть комментарии к происходящему или кто-либо из членов комиссии не согласен с актом, то они вправе задокументировать свои замечания. Для этого в самом низу делаются приписки и сноски на приложения, которые предусмотрены пунктом 44 Положения о приемке товаров.

Что прилагается к акту

В качестве приложений необходимо прикрепить все документы, упомянутые в бумагах, или их копии. Перечень таких приложений снабжается информацией о номерах, количестве листах и экземплярах прикрепляемых бумаг. Фактически это может быть:

• ТТН либо её копия.
• Копия счета-фактуры. Оригинал обычно прикрепляется к другим документам.
• Копия удостоверения или доверенности представителя поставщика.
• Другие документы, способные подтвердить факты, изложенные в документе: видеозаписи, фотографии, аудио и пр.

Какими нормативными документами может регулироваться

При заключении договора с поставщиком необходимо обязательно договориться о документах, согласно которым будут действовать стороны в случае возникновения каких-либо разногласий.

Этими бумагами могут быть инструкция по приемке товара по количеству формы П6 и инструкция по качеству П7.

Это будет логично, хотя законом такое не предписывается. Обе стороны вправе избрать в этом отношении любые документы по своему желанию и взаимному согласию.

Однако упомянутые инструкции не всеобъемлющи. Они могут требовать особых условий, дополнений. Договор должен содержать такие нюансы.

Важный момент! В договоре прописывается сторона, которая ответственна за доставку. Именно она будет взаимодействовать с логистическими компаниями, заключать с ними соглашения относительно перемещения груза.

Специфика и особенности планирования

Не стоит распределять время таким образом, чтобы процесс приемки, оценки качества и количества приходился на день или период инвентаризации. Эти два процесса не могут происходить одновременно, а прерывание одного из них способно породить ненужные сложности.

Пригодятся при приемке товара программные средства. Так комиссия по приемке, ознакомившись с данными, будет в курсе:

• Деталей относительно закупаемых материальных ценностей: вида, предполагаемого веса и объема поставки, разновидности упаковочной тары (картон, бумага, пенополистирол).
• Даты или сроков доставки, общего количественного значения партий.
• Каким параметрам должен соответствовать прибывший товар.
• Информации относительно пакета документов, которыми нужно обладать для совершения приемки.
• Правил, по которым необходимо проводить процесс с поставщиком.

Без знания этих нюансов сотрудники не смогут полноценно выполнять свои обязанности по приемке товара.

Виды и алгоритм приёмки

После визуального осмотра транспортного средства, которое перевозило товар (он включает осмотр пломб, корпуса самого авто на наличие повреждений и пр.), проходит предварительная приемка. После её прохождения оговаривается только число прибывших упаковок. Далее – окончательная приемка с проверкой содержимого последних. При этом происходит обязательное вскрытие тары.

Вскрываться могут не все упаковки. Это называется выборочной проверкой при приемке. Если с поставщиком взаимодействуют впервые или у руководителя нет причин для доверия, то он вправе провести сплошную приемку с пересчетом каждой единицы. Но обычно прибегают к выборочному варианту.

Расположенный ниже документ документально фиксирует факт передачи покупателю предусмотренного договором поставки товара. Форма соответствует утвержденному образцу акта приемки товара, утвержденному сторонами основного договора.

Данный документ может быть составлен в присутствии нотариуса. Участие нотариуса - добровольное пожелание сторон, не обязательное в соответствующим законодательством Российской Федерации.

Правила составления акта

Установленная договором денежная сумма подлежит к дополнительной выплате поставщику в соответствии с заранее установленными договором поставки условиями. В том числе следует к зачету выданный ранее аванс.

Товар принимается по количеству и ассортименту. Дальнейшие претензии могут быть предъявлены поставщику или организации-изготовителю поставленного оборудовании в течении сроков, указанных в договоре поставки. В случае, если в указанные сроки, претензии по качеству не будут предъявлены, то товар считается окончательно принятым покупателем.

Условия поставки основного договора могут быть изменены дополнительными соглашениями контрагентов, при этом положения подписанного соглашения не могут распространяться на уже поставленный товар, если в отдельных соглашениях не указано иное.

Акт подписан уполномоченными сторонами лицами, к которому приобщаются оригиналы подтверждающих такие полномочия документов. Экземпляры акт переданы представителям сторон для приобщения к документации по исполняемому договору и хранятся в соответствующих материалах.

Акт приемки товара

ОАО «Научно-исследовательский институт техногенных катастроф», далее "Покупатель", далее указанное как "ОАО "НИИТК", в лице действующего председателя правления А.Ю. Тимогеева, действующего на основании решения собрания акционеров Общества № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года, и ООО «Монигторг-12», далее "Поставщик", в лице представителя по доверенности № ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года В.Д. Ломазкина, действующего по поручению, совместно рассматриваемые здесь и далее как «Стороны», составили таковой акт приемки товара (далее - «Акт») о нижеследующем:

1. Заказанный товар Поставщиком по № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года поставлен Покупателю в полном объёме соответствующего качества.

2. Следует к дополнительной выплате Поставщику 859481,99 (восемьсот пятьдесят девять тысяч четыреста восемьдесят один рубль девяносто девять копеек). НДС не облагается (основание уведомление МИФНС РФ № 93 по г. Москве от 20 апреля 2007 года № 4503-0345-07/200952).

3. Стороны по договору № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года, декларируют, что претензий по исполнению данного письменного соглашения друг к другу не имеют.

4. Таковой акт приемки товара составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых находится у Поставщика, второй - у Покупателя.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Поставщик: Покупатель:
ООО «Монигторг-12» ОАО «НИИТК»
представитель по доверенности председатель правления
№ ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года Решение № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года

В.Д. Ломазкин ________________ А.Е.Тимогеев

М.П. М.П.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

• материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
• отсутствует расхождение по качеству и количеству;
• доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
• претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).