Отремонтировать вышедший из строя автомобиль, экскаватор, грейдер и т. д. можно, обратившись в специализированную фирму, либо собственными силами строительной организации. Какими документами необходимо обосновать произведенные затраты в каждом из этих вариантов? Какие претензии чаще всего предъявляют инспекторы, проводящие налоговую проверку?

Ответы на эти вопросы - в данной статье.

Ремонт выполняет сторонняя компания

Законодательством не определен перечень документов, которые нужно составить в этом случае, поэтому имеются некоторые отличия в составе документов, применяемых фирмами, выполняющими работы по ремонту и обслуживанию автомобилей и спецтехники. Как правило, стороны заключают договор, например на год, и по мере необходимости отправляют технику в ремонт. Предварительная стоимость работ по ремонту и необходимых запасных частей фиксируется в заявке на ремонт. Факт сдачи машины в ремонт подтверждается актом приема-передачи транспортного средства исполнителю (в нем указываются комплектность автотранспортного средства, видимые наружные повреждения и дефекты и т. д.). Окончательная стоимость фактически выполненных работ и использованных запасных частей и материалов указывается в заказе-наряде, на основании которого составляются акт приема-передачи выполненных работ и счет-фактура. Возврат автомобиля стройфирме удостоверяется актом приема-передачи транспортного средства заказчику.

Для наглядности представим вышесказанное в виде блок-схемы.

Однако это не единственно возможный способ оформления взаимоотношений со специализированной компанией. Иногда стороны не заключают договор. Бывает, что заказ-наряд одновременно является актом приемки-передачи выполненных работ. Случается, что отдельно оформляются приобретение запчастей и заказ-наряд на выполнение работ по ремонту. Словом, варианты допустимы, что не должно негативно влиять на возможность признания расходов на ремонт и техническое обслуживание автомобилей и спецтехники для целей как бухгалтерского, так и налогового учета.

Для бухгалтера важно, чтобы имеющиеся у строительной организации документы подтверждали факт несения расходов по оплате ремонтных работ и использования автомобиля в хозяйственной деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС. При выполнении этих требований инспекторы не смогут лишить вас права признать затраты в составе расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, и принять к вычету предъявленный исполнителем НДС. А если решение по результатам налоговой проверки принято не в пользу организации, не стоит торопиться перечислять в бюджет начисленные контролерами суммы. Нужно идти в суд и отстаивать право на получение налоговой экономии. Арбитры не столь придирчивы к документальному оформлению и при рассмотрении споров во главу угла ставят не формальности, а факты (осуществления расходов и использования техники в основной деятельности). Например, ФАС ПО (Постановление от 09.09.2008 № А57-7577/07) отклонил довод инспекции о ненадлежащем подтверждении расходов в связи с отсутствием договора, заключенного со специализированной фирмой, производившей ремонт, и непредставлением дефектных ведомостей. Судьи решили, что представленные предприятием заказы-наряды, акты выполненных работ, счета свидетельствуют о выполнении работ по ремонту автомобилей.

В другом случае (см. Постановление ФАС ЗСО от 15.02.2010 № А81-3471/2009 ) инспекторы поставили под сомнение реальность операций по ремонту автосамосвалов и экскаваторов и добросовестность налогоплательщика. Арбитры, изучив представленные документы (договоры на ремонт техники, сметы стоимости ремонта, дефектные ведомости, акты о приеме-сдаче отремонтированных объектов, путевые листы и др.), пришли к выводу, что расходы, понесенные организацией на оплату работ по ремонту техники, носят производственный характер, указанная техника использовалась в основной деятельности (при производстве строительных работ). Ремонт техники вызван наличием повреждений, неполадок, что подтверждается дефектными ведомостями. Необходимые узлы и агрегаты заменены и установлены на соответствующих машинах.

И еще один нюанс, касающийся необходимости составлять унифицированную форму ОС-3. Некоторые налоговые инспекторы, исключая расходы на ремонт, обосновывают свое решение отсутствием у налогоплательщика названной формы. Налоговики отмечают: поскольку для строительной организации - заказчика ремонтных работ автотранспортное средство является основным средством, его передача-приемка из ремонта должна осуществляться по унифицированной форме ОС-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 .

К сведению

Напомним, предусмотрено, что форма ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Ее подписывают члены приемочной комиссии или лицо, уполномоченное на приемку объектов основных средств, а также представитель организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо, затем документ сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передается фирме, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные о ремонте, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

И в таких случаях с инспекторами можно поспорить. Нередко этот аргумент суды также признают неубедительным. Например, ФАС ВСО в Постановлении от 08.02.2011 № А69-564/2010 указал: поскольку текущий ремонт и техобслуживание автотранспортных средств осуществляются в процессе эксплуатации автомобиля без его остановки на длительное время, в данных случаях достаточно составить акт выполненных работ в произвольной форме, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подпишут обе стороны.

Исходя из положений гл. 37 «Подряд» ГК РФ законодательством не установлена форма документа, подтверждающего работы по ремонту и техобслуживанию, а также в нем нет требования о подтверждении таких расходов актом по форме ОС-3. Таким образом, в случае когда на основании документов, оформляемых сторонами договора в подтверждение выполняемых исполнителем работ (в том числе актов принятия результата работ, заказов-нарядов, заявок на осуществление работ, иных документов, предусмотренных договором), возможно установить объект имущества, в отношении которого осуществлялись ремонтные работы, а также объем работ, данные документы являются достаточным основанием отражения расходов по ремонту основного средства.

Примечательно, что в рассматриваемом ФАС ВСО случае нарушителем было Управление ФНС, а претензии ему предъявил Росфиннадзор, настаивавший на том, что налоговики ненадлежащим образом израсходовали бюджетные средства. Как видим, суд не согласился с мнением контролирующего ведомства и указал, что доказательством надлежащего расходования бюджетных средств могут являться любые первичные бухгалтерские документы, позволяющие достоверно установить их отношение к ремонту конкретных транспортных средств и его оплате.

Однако вернемся к налоговым спорам и в качестве примера приведем выдержку из Постановления ФАС ВВО от 10.09.2009 № А82-1209/2008-99 . В этом случае ИФНС отказала организации в признании расходов на ремонт ввиду отсутствия актов формы ОС-16 и ОС-3, а также записей в инвентарных карточках формы ОС-6. Рассуждали арбитры так.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке формы ОС-6 на основании соответствующих документов. В рассматриваемом случае был произведен текущий ремонт двигателей, при котором не требуется внесение записей в инвентарную карточку.

Акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16 составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. Указанный документ не был представлен налогоплательщиком, поскольку необходимость ремонта вызвана иными причинами, а именно большой степенью износа двигателя и перерасходом топлива, и подтверждена документами, включенными в материалы дела.

Акт формы ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Однако в данном случае производился ремонт части основного средства - двигателя, при этом выбытие самих основных средств для ремонта не происходило, поэтому составлять указанный акт не требовалось.

Подведем итог. Отсутствие каких-либо документов еще не повод для исключения затрат из состава расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, и не основание для отказа в вычете «входного» НДС. Расходы на ремонт можно подтвердить самыми разными документами.

Ремонт собственными силами стройфирмы

При таком способе проведения ремонта претензий к документальному подтверждению расходов еще больше. Обратимся к конкретным примерам, чтобы выяснить точку зрения налоговых инспекторов и позицию судов.

Постановление ФАС ЦО от 28.04.2011 № А 35-6355/2010. В целях поддержания арендованных транспортных средств в надлежащем состоянии налогоплательщик приобретал запасные части на автомобили, которые приходовались на склад, о чем свидетельствуют приходные ордера.

По мере возникновения необходимости проведения ремонта издавались приказы на списание запчастей на текущий ремонт автомашин. В соответствии с такими приказами и на основании требований-накладных со склада водителям выдавались запчасти.

При этом налогоплательщик вел журнал учета использованных запчастей для ремонта автомобилей, в нем указывались сведения о марке и номере автомобиля, на который была установлена запасная часть, о наименовании запчасти, ее количестве и цене, а также ФИО водителя и его подпись.

Суд решил, что такой порядок оформления документов позволяет определить, какие именно запчасти и на какой автомобиль были установлены. Поэтому арбитры отклонили довод налогового органа о необходимости составления дефектных ведомостей и актов на списание запасных частей.

Постановление ФАС ЗСО от 15.12.2008 № Ф 04-7695/2008 (17399-А45-25). Исключив расходы на ремонт, инспекторы указали, что затраты отражены не в регистрах налогового учета, а в калькуляционных ведомостях, которые не являются первичными бухгалтерскими документами.

Арбитры исходили из того, что гл. 25 НК РФ не установлены формы документов, являющихся первичными в целях начисления налога на прибыль. Не определены такие формы для целей признания расходов на ремонт и правилами бухгалтерского учета.

На основании учетной политики организации ремонт объектов основных средств производится в соответствии с планом и оформляется соответствующими документами (дефектная ведомость, утвержденная смета, заказ, акт выполненных работ).

В связи с отсутствием унифицированной формы для определения статей затрат и планируемой стоимости ремонта использовалась калькуляционная ведомость, в которой суммировались расходы на ремонт конкретного объекта основных средств.

Необходимость проведения ремонтных работ подтверждена дефектной ведомостью, которая составляется на каждый объект основных средств, подлежащий ремонту.

Фактические расходы на ремонт объекта основных средств подтверждаются актом приема-сдачи отремонтированных объектов основных средств (унифицированная форма).

На основании перечисленных обстоятельств суд встал на сторону налогоплательщика.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2010 № 09АП-15448/2010-АК . Инспекция указала, что организация включила в состав расходов в целях налогообложения прибыли стоимость запасных частей, использованных для ремонта автотранспортных средств, без документов, подтверждающих необходимость ремонта и его выполнение, факт использования тех или иных запасных частей, замену автошин и связь произведенных расходов с деятельностью, направленной на получение дохода. В обоснование своей позиции ИФНС сослалась на отсутствие документов, предусмотренных постановлениями Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и от 21.01.2003 № 7 .

Данный довод судьи отклонили, обратив внимание на следующее. Материалами дела установлено, что для осуществления деятельности по оказанию автотранспортных услуг у организации имеются числящиеся на балансе основные средства, в том числе автомашины.

Для проведения текущего ремонта автомобилей предприятие располагает ремонтным боксом, местом хранения запасных частей, имеет штат соответствующих работников, что подтверждается материалами налоговой проверки.

Необходимость проведения текущего ремонта устанавливается на основании ежедневного осмотра автомобилей и жалоб водителей. Проведение текущего ремонта подтверждает механик.

Указанные обстоятельства подтверждены включенными в материалы дела приходными ордерами, товарными накладными, требованиями-накладными, актами технического осмотра автомобиля, заявками, ведомостями на установку запасных частей, сертификатом соответствия запчастей.

Списание использованных запасных частей для текущего ремонта производилось по унифицированной форме М-11, что инспекцией не оспаривалось.

Необходимость и объем произведенных текущих ремонтов инспекцией также не поставлена под сомнение.

Дефектная ведомость, на которую сослался налоговый орган, не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. Отражение текущего ремонта в карточках формы ОС-6 не предусмотрено законодательством о бухгалтерском учете.

При таких обстоятельствах совокупность представленных организацией документов подтверждает обоснованность списания в расходы стоимости использованных запасных частей.

Постановление ФАС ЗСО от 05.03.2007 № Ф04-231/2007 (31203-А70-25). Основной аргумент инспекторов: отсутствуют дефектные ведомости. Вывод суда: законодательством не предусмотрено обязательное составление дефектных ведомостей в целях подтверждения обоснованности затрат на содержание и ремонт автомобиля.

Приведенные судебные акты наглядно свидетельствуют о том, что инспекторы при желании всегда найдут повод для исключения затрат на ремонт из состава расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, и отказа в применении вычета «входного» НДС. Однако, поскольку суды встают на сторону добросовестных налогоплательщиков, есть смысл обращаться в суд и отстаивать право на налоговую экономию.

Рассмотрим еще одну показательную ситуацию, изложенную в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2011 № 09АП-14258/2011-АК. Организация своими силами отремонтировала принадлежащие ей на праве собственности объекты основных средств, используемые в основной деятельности. Контролерам были представлены:

план ремонтных работ;
дефектные ведомости;
документы, свидетельствующие о наличии в штате организации главного инженера и механиков;
заявки главного инженера на покупку запчастей, накладные, счета-фактуры, платежные документы, подтверждающие в совокупности факт закупки запасных частей у специализированных фирм;
требования-накладные на запасные части;
акты о списании материальных затрат с указанием наименований запасных частей, израсходованных при ремонте, их количества, стоимости, норм расхода, направления расходования, счетов бухгалтерского учета, по которым отражены данные операции;
инвентарные карточки основных средств по форме ОС-6, в которых сделаны отметки о датах проведения ремонта, указаны номера документа и суммы затрат.

Как вы думаете, на что сослались налоговики, начислив недоимку по налогу на прибыль и НДС (при наличии у фирмы такого объемного пакета подтверждающих документов)? Инспекторы решили, что, во-первых, ремонт следовало проводить в сервисном центре, во-вторых, при отсутствии актов по форме КС-3 расходы являются неподтвержденными.

Налогоплательщик обратил внимание арбитров на то, что налоговый орган в ходе проверки не затребовал акты по форме КС-3, поэтому они были представлены непосредственно в суд.

И, конечно, весьма предсказуемой является отмена судом решения ИФНС о доначислениях.

К сведению

Если для выполнения ремонта производилось перемещение техники из одного структурного подразделения организации в другое (например, со стройплощадки в ремцех), налоговики могут потребовать еще и накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2. Вместе с тем, по мнению автора, ее отсутствие не помешает суду поддержать налогоплательщика.

О дефектной ведомости особо

На конкретных примерах мы показали, что дефектная ведомость, по мнению налоговиков, является обязательным документом, причем независимо от способа, которым производился ремонт: силами организации или специализированной фирмы (например, автосервиса). Тем не менее обязанность ее составления законодательством не установлена, что позволяет судам признавать требования инспекций необоснованными. Следовательно, выбор остается за организацией: оформлять дефектные ведомости или защищаться от предъявленных инспекторами претензий в арбитражном суде.

Обратите внимание

Для подавляющего большинства случаев форма дефектной ведомости не утверждена , поэтому налогоплательщик вправе разработать ее самостоятельно и предусмотреть обязанность ее применения в приказе об учетной политике.

Итак, организация может «изобрести» собственную форму дефектной ведомости или воспользоваться одной из существующих, например рекомендованной одним из ведомств для организаций соответствующей отрасли. В частности, в Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях (утверждены Минсельхозом РФ 16.05.2005) представлены примерные формы ведомости дефектов оборудования и акта о выявленных дефектах оборудования (машин, зданий и сооружений). Кроме того, форма дефектной ведомости имеется в Рекомендациях по экспертному обследованию грузоподъемных машин. Общие положения. РД 10‑112‑1‑04 (одобрены Федеральной службой по технологическому надзору, протокол от 26.04.2004). Еще один вариант дефектной ведомости содержится в Письме Минсельхоза РФ от 10.11.2009 № АС-05-54/7018 .

Представляем один из возможных, по мнению автора, вариантов дефектной ведомости:

Об определениях и пояснениях

Некоторые бухгалтеры испытывают трудности в понимании отдельных терминов. Разобраться поможет ГОСТ 18322-78 «Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 15.11.1978 № 2986 ). В соответствии с этим документом:

Капитальным признается ремонт, выполняемый для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановления ресурса изделия (автомобиля, спецтехники) с заменой или восстановлением любых его частей, включая базовые . При этом значение близкого к полному ресурсу устанавливается в нормативно-технической документации;

Текущим является ремонт, выполняемый для обеспечения или восстановления работоспособности изделия и состоящий в замене и (или) восстановлении отдельных частей;

Техническое обслуживание включает регламентированные в конструкторской документации операции для поддержания работоспособности или исправности изделия в течение его срока службы. В техническое обслуживание могут входить мойка изделия, контроль его технического состояния, очистка, смазывание, крепление болтовых соединений, замена некоторых составных частей изделия (например, фильтрующих элементов), регулировка и т. д.

Напомним, Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств предусмотрено, что сведения о проведенном капитальном ремонте должны отражаться в унифицированной форме ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Предполагается, что поломки устраняются не по гарантии.

Постановлением ФАС МО от 17.11.2010 № КА-А40/13995-10 данное постановление оставлено без изменения.

Для некоторых специфических отраслей предусмотрены свои унифицированные формы дефектной ведомости. Например, Постановлением Госгортехнадзора РФ от 18.06.2003 № 94 введена ведомость дефектов трубопроводов, которая используется для трубопроводов тепловых электростанций, Приказом МЧС РФ от 15.12.2002 № 583 утверждена форма дефектной ведомости, применяемая при обследовании объектов защитных сооружений гражданской обороны, и др.

Под базовой частью понимают основную часть изделия, предназначенную для его компоновки и установки других составных частей. Применительно к автомобилю капитальным ремонтом признается, например, замена двигателя, рамы.

Можно ли в акте выполненных работ указывать товар? Например, исполнитель ремонтировал автомобиль. Акт оформил следующим образом: в наименовании работ указал - 1. Замена жгута проводки - 1 шт. - 950руб 2. Жгут проводки - 1шт. - 480 руб. Правильное ли оформление акта или на запчасть нужна торг-12?

да, правильное. При оформлении акта выполненных работ, стоимость израсходованных материалов, может указываться, если не заключен отдельный договор на реализацию запасных частей.

Если заключен отдельный договор не реализацию запасных частей, в этом случае необходимо составлять накладную ТОРГ-12, если заключен один договор на выполнение ремонтных работ, стоимость расходных материалов также указывается в акте в отдельной строке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Можно ли платить ЕНВД по розничной торговле запчастями и расходными материалами, если организация оказывает услуги по ремонту и техобслуживанию автомототранспортных средств и платит ЕНВД по этому виду деятельности

Да, можно, при правильном оформлении документации и при выполнении всех условий для применения этого спецрежима.

В целях применения ЕНВД реализация запчастей (расходных материалов) признается розничной торговлей в двух случаях (при соблюдении общих условий):
– если заключается отдельный договор розничной купли-продажи запчастей (расходных материалов);
– если в договоре об оказании услуг по ремонту и техобслуживанию автомототранспортных средств стоимость запчастей (расходных материалов) выделяется отдельной строкой и указывается с наценкой.*

Такой подход основан на том, что запчасти и расходные материалы, стоимость которых не включается в себестоимость ремонта (выделяется в договоре отдельной строкой), должны учитываться на счете 41 «Товары» (Инструкция к плану счетов). А это означает, что, кроме оказания услуг автосервиса, организация занимается еще и продажей запчастей и расходных материалов. В таком случае ЕНВД нужно платить по двум видам деятельности: по ремонту, техобслуживанию и мойке автомототранспортных средств, а также по розничной торговле. Это возможно при выполнении следующих условий:
– в муниципальном образовании предусмотрено применение ЕНВД в отношении розничной торговли;
– виды запчастей (расходных материалов) и характер их продажи соответствуют условиям, при которых розничная торговля подпадает под этот спецрежим;
– организация зарегистрирована в налоговой инспекции в качестве плательщика ЕНВД по обоим видам деятельности.

Если эти условия не выполняются, с доходов, полученных от продажи запчастей, налоги нужно платить по общей или упрощенной системе налогообложения. Например, не подпадает под ЕНВД реализация моторных масел, которые являются подакцизными товарами (абз. 12 ст. 346.27 , подп. 9 п. 1 ст. 181 НК РФ)

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 июля 2013 г. № 03-11-06/3/29245 , , , .

Выделение стоимости запчастей (расходных материалов) отдельной строкой с указанием торговой наценки только в заказе-наряде (а не договоре) само по себе не является основанием для признания этих операций самостоятельным видом деятельности, подпадающим под ЕНВД по розничной торговле (письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. № 03-11-09/31 ,постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31 мая 2005 г. № Ф04-3233/2005(11616-А67-29)).

Если по договору стоимость запчастей и расходных материалов включается в общую стоимость предоставленных услуг по ремонту и техобслуживанию, установка этих запчастей (использование расходных материалов) не признается розничной торговлей. В этом случае организация может платить ЕНВД только с деятельности по ремонту, техобслуживанию и мойке автомототранспортных средств (подп. 3 п. 2 ст. 346.26 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письмах Минфина России от 5 апреля 2013 г. № 03-11-06/3/11238 , от 9 марта 2010 г. № 03-11-11/43 , от 3 февраля 2009 г. № 03-11-09/31 .

Кроме того, розничной торговлей не признается реализация запчастей (расходных материалов) в рамках договора, заключенного со страховой компанией (например, при ремонте аварийных автомобилей за счет страховых компаний). Даже если стоимость запчастей (расходных материалов) выделяется в актах выполненных работ (нарядах-заказах) отдельной строкой. Это следует из статей , Гражданского кодекса РФ. Возникающие доходы включайте в состав выручки от деятельности на общей системе налогообложения или на упрощенке. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2007 г. № 03-11-04/3/198 .*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья: Акт выполненных работ: зачем нужен и как оформить

Прежде всего скажем, что такое акт выполненных работ (оказанных услуг). Под актом понимается документ, подтверждающий факт выполнения заказа, предусмотренного условиями предварительно заключенного договора или соглашения. Как видно из данного определения, акт выполненных работ (оказанных услуг) имеет существенное значение в договорных отношениях. Этим документом исполнитель подтверждает, что выполнил работу, оказал услугу.* На основании акта выполненных работ (оказанных услуг) исполнитель вправе требовать оплату. Далее мы рассмотрим случаи, когда необходимо составлять указанный документ.

Когда составляют акт выполненных работ (оказанных услуг)

Действующим законодательством обязательное составление акта предусмотрено только в двух случаях:

приемка работ по договору подряда (п. 2 ст. 720 ГК РФ);
приемка работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

В то же время специалисты финансового ведомства отмечают, что составление акта выполненных работ (оказанных услуг) необходимо, если это предусмотрено гражданским законодательством или самим договором. Об этом - письма Минфина России от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750 , от 20.08.2007 № 03-03-06/1/576 и от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33 .

При заключении договора купли-продажи или поставки акт выполненных работ (оказанных услуг) составлять однозначно не требуется. Здесь его заменяет товарная накладная (форма № ТОРГ12 *).

А вот при заключении индивидуальным предпринимателем договора на оказание каких-либо услуг или выполнение работ составить акт будет совсем не лишним. Поясним почему.

После выполнения работы (оказания услуги), определенной договором, индивидуальный предприниматель - исполнитель должен выдавать своим заказчикам документ, который подтверждает факт выполнения работ (оказания услуг). Таким документом, как правило, выступает акт выполненных работ (оказанных услуг).

При этом акт выполненных работ (оказанных услуг) нужен не только заказчику, но и самому исполнителю. Ведь он будет являться подтверждением исполнения обязательств по качеству, срокам и объемам работ, поставленных перед исполнителем в договоре. Согласованный с заказчиком акт служит неким гарантом отсутствия внезапного возникновения претензий, которые могли бы привести к разбирательствам в суде.*

Еще одной целью составления акта выполненных работ (оказанных услуг) является получение оплаты от заказчика. Чаще всего при заключении договора предусматривают определенные условия оплаты. Например, в договоре может быть указано: «Заказчик обязуется оплатить работу в течение 15 календарных дней после подписания акта выполненных работ». Таким образом, после подписания акта выполненных работ исполнитель уже точно знает, в течение какого времени ему поступят денежные средства.

Кроме того, составление акта выполненных работ (оказанных услуг) необходимо и для целей налогового учета. Ведь показатели для расчета налоговой базы берутся из первичных документов. А акт выполненных работ (оказанных услуг) как раз и является таким документом.

Следовательно, можно сделать вывод, что составление акта выполненных работ (оказанных услуг) хоть и не обязательная процедура, но очень необходимая. Причем как для одной, так и для другой стороны договора.

Как оформить акт выполненных работ (оказанных услуг)*

Как мы уже сказали выше, акт выполненных работ (оказанных услуг) не является обязательным документом. Поэтому российское законодательство не предусматривает для него унифицированной формы. Следовательно, индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разработать для себя форму такого акта.

Заметим, что абсолютной свободы в данном вопросе коммерсантам не предоставлено. Так, пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»* содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать разработанный коммерсантом акт выполненных работ (оказанных услуг). К ним относятся:

наименование документа;
дата составления документа;
ФИО коммерсанта, от имени которого составлен документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления;
подпись этого лица.

Похожие требования содержит пункт 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей*. Данный Порядок используют коммерсанты, применяющие общую систему налогообложения.

Заметим, что законодательно не урегулирован вопрос о том, насколько детализировано должны быть описаны выполненные работы (оказанные услуги). Для устранения разногласий между заказчиком и исполнителем лучше более подробно описывать в акте выполненные работы (оказанные услуги). На это указывают и некоторые судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.03.2012 № А45-5875/2011 , ФАС Поволжского округа от 31.01.2012 № А55-3382/2011 , ФАС Московского округа от 18.11.2011 № А40-143692/10-107-841 , ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2011 № А05-12055/2010 и ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2011 № А82-16380/2009).

Наряду с этим есть и противоположное мнение судей. Так, арбитры считают, что неуказание в актах конкретного вида работ или услуг может восполняться иными документами (постановления ФАС Московского округа от 15.07.2011 № А40-122922-10-76-711 , от 29.04.2011 № А40-104288/09-142-774 , от 28.02.2011 № А40-87119/10-114-328 ,ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.03.2011 № А78-5740/2010 и ФАС Северо-Кавказского округа от 01.02.2011 № А53-12017/2010).

сроки и объемы выполненных работ, их стоимость с учетом НДС;
номер договора, к которому прилагается акт и номер счета, предоставленного заказчику за выполненный объем работ;
юридические названия заказчика и подрядчика и подписи представителей или ответственных лиц обеих сторон.

Составлять акт выполненных работ (оказанных услуг) следует в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у исполнителя, второй - передается заказчику.

В случае если заказчик не согласен с выполнением работ, он имеет право отказаться от подписания акта. В таком случае исполнителю дается время на устранение недостатков. После чего составляется новый акт выполненных работ (оказанных услуг).

Журнал «Бухгалтерия ИП» Март 2013

3. Письмо Минфина России от 29.11.2006 № 03-11-04/3/513

ЕНВД: оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств

Исходя из ситуации, изложенной в письме, оказывая услуги по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств, в актах выполненных работ и заказах-нарядах организация отражает сумму расходных материалов и запчастей. Сумма всех расходов, а также прибыль, заложенная организацией, формирует цену по заказу-наряду и акту выполненных работ в целом (с учетом запчастей и расходных материалов). Организация ведет бухгалтерский учет с использованием в том числе счета 10 "Материалы".*

В то же время в письме отсутствует информация о том, каким образом организация оформляет отпуск запчастей и расходных материалов в заказах-нарядах и актах выполненных работ и включается ли организацией стоимость запчастей и расходных материалов в стоимость услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств. Также в письме не указано, с торговой наценкой или без отпускаются организацией запчасти и расходные материалы для оказания услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств.

При этом обращаем внимание, если отпуск запчастей и расходных материалов для ремонта автотранспортных средств осуществляется с торговой наценкой и выделяется в заказах-нарядах и актах выполненных работ отдельной строкой, то необходимо принять во внимание, что согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, запасные части и материалы, стоимость которых не включается в себестоимость услуги по проведению ремонта автотранспортных средств, следует учитывать не на счете 10 "Материалы", а на счете 41 "Товары".

Следовательно, если отпуск запчастей и расходных материалов осуществляется организацией с торговой наценкой и выделяется в заказах-нарядах и актах выполненных работ отдельной строкой (не включается в стоимость услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств), то такую деятельность следует рассматривать как реализацию товаров и при соблюдении норм гл.26_3 Кодекса можно отнести к розничной торговле.

Если же стоимость запчастей и расходных материалов полностью учитывается организацией в стоимости услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автотранспортных средств и не выделяется отдельной строкой в заказах-нарядах и актах выполненных работ, при этом стоимость запчастей и расходных материалов указывается без наценки, то данный отпуск запчастей и расходных материалов нельзя рассматривать как отдельный вид деятельности (в качестве реализации товаров) и, соответственно, нельзя отнести к розничной торговле.

С уважением,

Людмила Носова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Варварой Абрамовой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Наряд-заказ на ремонт автомобиля позволяет решить все сопутствующие вопросы между клиентом и автосервисом. Образец можно скачать бесплатно по ссылке.

Наряд-заказ на ремонт автомобиля нужен каждому автосервису для удобства обслуживания клиентов. Этот лист позволяет решить все предварительные и последующие вопросы между клиентом и исполнителем услуг. В бумаге отражаются неисправности машины, подлежащие ремонту, данные транспортного средства и его владельца, иные реквизиты. Свободная форма исполнения подразумевает внесение в акт всевозможных дополнений, способствующих улучшению сервиса. Образец наряд-заказа на ремонт автомобиля можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Обсуждаемый лист лежит в основе списания запасных частей, проведения конкретных мероприятий. Подробная фиксация произведенных деяний позволит исключить спорные ситуации между контрагентами. Полное заполнение бланка наряд-заказа на ремонт машины означает исполнение услуг, и подводит правоотношение к завершающему этапу. Заключительная стадия ремонта автомобиля сопровождается составлением и подписанием акта приема-передачи выполненных услуг.

Обязательные пункты наряд-заказа на ремонт автомобиля

В верху наряд-заказа пишется порядковый номер, дата и смена;
Ниже сведения о заказчике, транспорте, контактный номер телефона;
Фиксация всех параметров машины;
Предварительная неисправность со слов клиента;
После обозначения всех необходимых параметров производятся работы и письменная фиксация;
В конце указывается стоимость, итоги, подпись и расшифровка уполномоченного лица и заказчика.

Являясь своего рода договором, наряд-заказ на ремонт автомобиля обладает всеми существенными условиями подряда. В нем содержится срок выполнения услуг, стоимость и порядок расчетов, перечень произведенных деяний, запасные части и другое. Создание наряд-заказа в двух письменных экземплярах придает этому пакту полную юридическую силу контракта. Наряд-заказа вполне достаточно для быстрых правоотношений в сфере автосервиса. Приятного использования.

Дефектный акт на ремонт легкового или грузового автомобиля представляет собой документ первичного учета, который оформляется на основании заключений экспертной комиссии. Этот бланк заполняется при осмотре автотранспортного средства с целью фиксации выявленных механических дефектов. Его используют автомастерские при проведении полного ремонта авто, так как документ содержит рекомендации по устранению всех повреждений. Страховые компании также задействуют дефектный акт, образец которого расположен ниже, в качестве определяющей основы при исчислении стоимости восстановительных работ.

Дефектный акт на ремонт автотранспортного средства, образец которого размещен в конце статьи, должен содержать следующие данные:

название организации, которая уполномочена провести осмотр автотранспортного средства;
наименование составляемого документа;
дату проведения экспертизы автомобильного транспорта;
ФИО всех членов комиссии (они в обязательном порядке назначаются приказом руководителя, после согласования с бухгалтером);
полный перечень выявленных в процессе осмотра машины повреждений;
все технические и регистрационные данные автомобиля;
виды необходимых ремонтных работ;
выводы всех членов комиссии;
принятое экспертами решение;
подписи всех членов экспертной комиссии
печать организации.

Важно! К документу, в котором находится заключение экспертной комиссии, в обязательном порядке прилагается специфика запасных частей. Это дефектовочная ведомость, на основании которой проводится списание всех расходных материалов, которые будут использоваться во время полного или восстановительного ремонта автомобиля.

Особенности

Акт на ремонт автотранспортного средства, который составляется экспертной комиссией, не содержит никаких суммовых показателей. В этой форме, образец которой находится немного ниже, присутствуют только виды предстоящих работ, место выявленной поломки и количество дефектов. В дальнейшем специалисты, используя этот бланк, составляют смету расходов, в которой указываются и цены и итоговая сумма проведенных ремонтных работ.

Полномочия комиссии

Эксперты, входящие в состав комиссии, проверяют каждый узел и конструкционный элемент автотранспортного средства, с целью выявления механических повреждений. Все эти данные (если большой перечень дефектов) могут отражаться в отдельном бланке-приложении к дефектному акту. Дефектовочная ведомость (дополнение к основному документу), образец которой находится ниже, также составляется в свободной форме на листе бумаги (может использоваться компьютерная техника) и содержит перечисление поломок в виде таблицы, или списка.

Внимание! В связи с тем, что российским законодательством не утверждена форма этого бланка, субъекты предпринимательской деятельности могут самостоятельно определять, какой внешний вид будет у документа. В большинстве случаев эксперты описывают все выявленные повреждения на фирменном бланке организации, который содержит необходимые для заполнения графы и колонки.