Перед тем как перепечатывать шаблон, естественно рекомендуем хорошо проверить изложенные в нем статьи кодексов. В настоящем они вполне могли утратить свою свежесть. Надежный шаблон будет полезным в устранении незнания при изготовлении важного письма. Это приблизит путь сэкономить на договоре юриста. Свободные ресурсы для каждого желанны.

Написание приказа

Далее обычно указываются сроки исполнения распоряжения, ответственные за его исполнение лица, их должности. Как вариант, в документ добавляется строка «с приказом ознакомить под роспись:» с перечислением ФИО должностных лиц. В конце распоряжения должна находиться подпись руководителя.

Простейший образец приказа может выглядеть следующим образом: Иногда приказы включают в себя относительно большой объем информации. В таких случаях допускается оформлять приложения к приказу, например, с графиками, таблицами, диаграммами и пр. При этом основной текст самого приказа может содержать ссылки, например, «см. Приложение №1».

Руководство каким-либо процессом, в котором задействовано множество исполнителей, эффективнее всего осуществлять при помощи приказов. Именно так организована работа крупных предприятий, где руководитель издает приказы, позволяющие координировать ведение хозяйственной деятельности организации.

Издание приказа может касаться абсолютно любой сферы деятельности, включая работу с персоналом, клиентами и т.д. Приказы становятся основным мотивом к действию, задачей для подчиненных, поэтому для оформления таких документов важно применять максимально чёткую и понятную структуру. Как правильно составлять приказы?

Написание приказа

Каждый руководитель обязан знать, как правильно написать приказ, так как именно он его издает и подписывает. Прежде всего, ввиду обычно большого количества внутренних приказов, каждому подобному документу должен быть присвоен номер. Впоследствии реквизиты (номер, дата издания) заносятся в специальные журналы приказов.

Правильно составить документ поможет и грамотно подобранная преамбула – обычно это причина, повлекшая за собой необходимость издания данного распоряжения руководства организации (например, «в связи с проведением проверки» и т.д.) Здесь же можно сослаться на определенные нормативные акты, например, Устав ООО, коллективный договор или Трудовой кодекс, предусматривающие возможность проведения таких работ.

Следующая обязательная часть приказа – фраза, включающая слово «приказываю». После него должны следовать конкретные указания, распоряжения, побуждающие к совершению конкретных действий. Далее обычно указываются сроки исполнения распоряжения, ответственные за его исполнение лица, их должности. Как вариант, в документ добавляется строка «с приказом ознакомить под роспись:» с перечислением ФИО должностных лиц. В конце распоряжения должна находиться подпись руководителя.

Как правильно написать приказ: образец

Простейший образец приказа может выглядеть следующим образом:

Иногда приказы включают в себя относительно большой объем информации. В таких случаях допускается оформлять приложения к приказу, например, с графиками, таблицами, диаграммами и пр. При этом основной текст самого приказа может содержать ссылки, например, «см. Приложение №1».

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту

Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа

Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке. вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть

В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение

Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4

к приказу ООО «Буйвол»

от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа. тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word. Excel .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, структура, пример, форма, бланк. Скачать, написать, составить. Написание, правильное составление. Правила оформления.

Самое важное:

Приказы по технологическим вопросам могут так оформляться? Да, формат универсальный. Его можно наполнить любым содержанием.

Подойдет ли формат для решений инвестиционного комитета. Конечно. Формат универсальный.

Приказ об увольнении, как его оформлять. Общие рекомендации остаются в силе, но структура приказа об увольнении регулируется законодательством о труде, ознакомьтесь с ним.

Поручение на сделку выглядит совсем не так. Если Вы приглядитесь, то в таблице поручения есть все перечисленные разделы. Просто они оформлены немного по-другому.

Правильное оформление распорядительных документов упрощает их исполнение и создает порядок в делах. Используя приведенные рекомендации по написанию приказа, решения, поручения, распоряжения, Вы подготовите качественный документ.

[Тип документа, дата и номер во внутреннем учете]. Например, Приказ N _______ от _________

[Орган, издавший документ, принявший решение, в родительном падеже]. Например, Генерального директора ООО "ЛСС РУУП ОРК", или Совета директоров Фонда "Власть и Деньги".

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый единоначально первым лицом организации, ее руководителем. Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности. Данный документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.

Из статьи вы узнаете:

Правила оформления приказов в делопроизводстве

Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ является одним из основных ее представителей. Правила оформления приказов в небольших компаниях зачастую возлагают ответственность за составление подобных актов на одного человека.

Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.

Виды приказов и правила их оформления

Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления:

Эта группа предназначена для документирования трудовых отношения работодателя и его сотрудников. Правила их оформления определены на законодательном уровне. Унифицированные формы этих документов разрабатываются по постановлениям Правительства РФ и утверждаются органами статистики. Данный вид документации сопровождает такие кадровые процессы как прием на работу, изменение должности, предоставление отпуска, поощрение или наложение взыскания, направление в командировку, увольнение.

По административно-хозяйственной деятельности

К этому виду принадлежат документы, касающиеся правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача - поддерживать организацию в работоспособном состоянии, позволяют оперативно решать текущие вопросы.

По основной деятельности

Данная группа отражает административные решения руководства компании, реализует вертикальные принципы управления объектами. Тематика подобных документов определяется организационно-правовой формой компании и спецификой ее деятельности. В основном они затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей и т.д.

Скачайте документы по теме:

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Правила оформления приказов: нормативная база делопроизводства

В настоящее время в действующем законодательстве не определена единая унифицированная форма этого вида организационно-распорядительной документации. Правила ее оформления регламентируются лишь рядом нормативных документов: госстандартами и методическими рекомендациями.

Часть из них носит исключительно рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму данного акта в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации.

Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству .

Среди нормативных актов, регламентирующих правила подготовки распоряжений можно выделить:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические рекомендации по внедрению данного государственного стандарта;

Приказ: правила оформления

Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов . Однако правила их подготовки в конечно счете определяются делопроизводителем самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, придающих документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:

полное наименование компании согласно действующему уставу;
организационно-правовая форма;
место составления или издания;
регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
наименование вида документа;
заголовок;
текст;
дата создания;
дата подписания
подпись руководителя с расшифровкой;
отметки о наличии приложений;

Структура приказа

Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:

Констатирующая

Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.

Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

Распорядительная

Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать. Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами. Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.

Читайте также:

Составление приказа об изменении рабочего времени в организации

Регистрация и хранение приказов

Утвержденные Инструкцией по делопроизводству правила оформления приказов могут регламентировать порядок их регистрации. В большинстве случае по каждому виду распорядительных актов ведутся отдельные журналы регистрации. Отметим, что единой унифицированной формы такого журнала законом не предусмотрено.

Процедура регистрации требует указания:

даты издания акта;
порядкового идентификационного номера (присваивается в день подписания);
тематики документа (краткого содержания);
сведений о составителе: лице или подразделении;
фамилии и инициалов исполнителя;

Утвержденный Росархивом перечень типовых управленческих документов устанавливает следующие сроки хранения распорядительной документации:

5 лет – для распоряжений по административно-хозяйственной деятельности;
75 лет – для распорядительно-организационной документации по личному составу;
постоянно – для документации по основной деятельности;

Некоторым документам может назначаться срок хранения «До минования надобности». Как правило, это акты по основной деятельности, присланные для сведения и выделенные в отдельный массив документооборота.

Различия в правилах оформления приказов по основной деятельности и личному составу

Основное отличие оформления приказов по основной деятельности от кадровых распорядительных актов состоит в том, что для последних законом предусмотрен ряд унифицированных форм. Они утверждены Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004. Несмотря на то, что с 1 января 2013 года их использование носит рекомендательный характер, многие работодатели используют их в качестве основы для разработки собственных форм.

Унификация организационно-распорядительной документации помогает упорядочить делопроизводство в кадровой сфере, облегчает компьютерную обработку документов. Благодаря ей достигается однообразие в строении актов, что избавляет кадровых служащих от сомнений при выборе оптимального варианта составления распорядительной части. Распоряжения руководства по личному составу должны характеризоваться максимальной конкретикой.

Они отражают трудовые отношения, следовательно, должны быть четкими и точными.

Правила оформления распоряжений по основной деятельности отличаются тем, что уровень унификации данных документов гораздо ниже. Их практически невозможно точно классифицировать. Иногда принадлежность акта к этому виду документации определяется лишь методом исключения.

Оформление приложения к приказу

Приложение к приказу оформляется, когда акт сопровождает большой массив информации. Как правило, в приложения включают дополнительные справочные или документационные материалы: схемы, графики, инструкции, положения. В некоторых случаях приложением может являться утверждаемый распорядительным актом документ (положение, правила, инструкция). Об этом нужно сделать обязательную отметку в распорядительной части основного документа.

Каждое приложение к основному документу должно быть пронумеровано в верхнем углу листа. На каждой странице печатают слово «Приложение» с порядковым номером страницы. Если приложений несколько, используется единая сквозная нумерация, объединяющая дополнительные материалы с основным текстом.

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
13 «место составления (издания) документа» и
при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

наименование действия и
инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
- «О переводе И.О. Бесфамильного»,
- «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
- «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
  Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта со специалистами
Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Наименование вида документа – ПРИКАЗ
Дата (датой приказа является дата его подписания)
Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
«что сделать» (указывают конкретную работу)
«в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ
_______________№______________

О введении в эксплуатацию

автоматизированной системы

документационного обеспечения

управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

В.Н.Кораблева

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]

Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.