Что значит документ не имеет юридической силы. Юридическая сила документа

В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств , возможно создание первичных документов на машиночитаемых носителях информации . При этом обязательно должны быть соблюдены требования положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете , общеотраслевых руководящих" указаний о придании юридической силы документам на магнитных бумажных носителях, создаваемых , общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных документов.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации - электронных документов на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения , имеющие различное представление текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.

В соответствии с принятыми едиными формами документов в книге подробно рассмотрены вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

Юридическая сила документа - свойство официального документа , сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления (ГОСТ Р 51141-98).

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты подписи печати и грифа утверждения (в необходимых случаях) нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа , гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах , в частности правила оформления зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации . Унифицированная система организационно-распорядительной документации . Требования к оформлению документов . Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа . Формуляр также регламентирован государственным стандартом , поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом , обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

Особенность анализа документопотоков - включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Приведем маршрутно-технологическую карту подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов.

Что понимается под юридической силой документа

В 262 Общего учреждения министерств впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения 1. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Жизнь любого человека и общности связана, а зачастую определяется документами. Документ позволяет закрепить передаваемые вам или получаемые от вас имущественные, финансовые права , закрепить за вами или лишить вас гражданских прав , фиксировать обязательства, удостоверять, подтверждать полномочия, права на получение услуг. В современном бизнесе не следует верить на слово. Любая сделка должна быть зафиксирована в грамотно составленном, имеющим юридическую силу документе, чтобы вы могли защитить ваши попранные права в арбитражных и судебных инстанциях.

Установление необходимой юридической силы документов.

Формы конкретных управленческих документов многими министерствами и ведомствами, ответственными за их создание, издаются в виде бланков с трафаретным текстом. Эти бланки отражают требуемую юридическую силу документов. В них указывается наименование организации, составившей документ, предусматривается место для даты, должности лиц, подписывающих документ и печати. Большинство правил , придающих управленческим документам необходимую юридическую силу, сложилось за длительный период практики, и их исполнение не вызывает затруднений при традиционных методах работы (обязательная подпись документов, подготовка писем на бланке или на листе бумаги с оттиском резинового штампа, регистрация документа и т. д.).

Следует ожидать, что широкое внедрение средств механизации и автоматизации приведет к тому, что получат признание факсимильные подписи, указание подписи на документах при помощи перфорации или кодовых обозначений , и будут решены другие вопросы придания юридической силы документам, подготавливаемым с помощью средств организационной и вычислительной техники. Применение единых правил изготовления и оформления документов . Опыт многих поколений накопил рациональные правила изготовления и оформления документов . Многие из этих правил повсеместно выполняются, не будучи записанными в какие-либо нормативные документы . Наиболее часто применяемые правила оформления и, в первую очередь, организационно-распорядительных документов , включены б государственные стандарты и методические указания по их внедрению. ГОСТ 6.14.1-75 на финансовые и бухгалтерские документы указывает, что правила оформления документов определяются инструкциями или организационно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации , не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации (ГОСТ 1.5-68). Имеются правила оформления текстовых документов конструкторской документации, тех-

Точность и ясность изложения в документах. Краткость документа, естественно, не самоцель мысль должна быть выражена не только кратко, но и точно. Точность в документах - это их другая сущность. Юридическая сила документов стоит в прямой связи с точностью отражения в них фактов объективной действительности. Точными же могут быть в первую очередь краткие документы, в которых используются наиболее точные слова и предложения. Так краткость и точность сливаются в единое взаимообусловленное требование.

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Подготовкой дел к рассмотрению (докладу) занимались столы, или повытья дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса . Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк чернил документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий справлял, т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью - справой, подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после приписи (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений , - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Важное значение имеет соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 Унифицированные системы документации . Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники . Основные положения . Этим стандартом, в частности, подтвержден единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации.

Понятие юридической значимости документа первоначально в формулировке «юридическое значение» появилось в связи с развитием систем электронного документооборота и возможности создавать, хранить и использовать электронные документы, равнозначные официальным документам на бумажном носителе. Однако употребление этого понятия без его четкой дефиниции ставит ряд вопросов, связанных как с толкованием самого понятия, так и с определением его места в понятийной базе документоведения. Напомним, что более привычным и понятным большинству специалистов является термин «юридическая сила документа».

Понятия юридическая сила и юридическая значимость документа в нормативной базе

Впервые понятие юридической значимости документа (в формулировке «юридическое значение документа») отмечено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», где в ст. 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи» устанавливалось следующее:

«1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

2. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи ».

Обращает на себя внимание, что, как следует из содержания статьи, сам факт заверения электронного документа электронной подписью еще не означает, что документ приобретает юридическое значение; он приобретает его только при наличии некоего дополнительного условия, а именно: документ с электронной подписью используется только для реализации отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Аналогичное положение содержится в статье закона, устанавливающей требования к сертификату ключа подписи: сертификат должен содержать сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» действует до 01.07.2012. Содержатся ли подобные или аналогичные положения в уже принятом и действующем Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»? Анализ текста закона показывает, что в новом законе понятий «юридическое значение документа» или «юридическая значимость документа» нет, но используется понятие «юридической силы документа».

В частности, в ст. 4 «Принципы использования электронной подписи», одним из принципов назван принцип «недопустимости признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе».

Заметим, что в данном случае не выдвигается никаких дополнительных условий или требований, при наличии которых электронный документ считается имеющим юридическую силу, кроме как наличие электронной подписи.

Еще в одной статье закона (ст. 7 «Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами») устанавливается: «Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права». И в данном случае речь идет о юридической силе документа, и юридическая сила документа связывается с наличием электронной подписи.

Таким образом, мы видим, что в одном случае (Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 г.) употребляется понятие юридического значения документа, в другом (Закон «Об электронной подписи» 2011 г.) – понятие юридической силы документа.

Следует отметить, что понятие юридической силы документа – давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98 * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.: «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Понятие юридического значения (значимости) документа – понятие относительно новое, получившее широкое употребление в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется, как правило, не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот» (это понятие широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем).

Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия употребляются как синонимичные. Так ли это?

Юридическая сила документа

Как следует из приведенного выше определения данного понятия, закрепленного в ГОСТ Р 51141-98, говорить о том, что документ имеет юридическую силу, можно в случае, если документ удовлетворяет трем требованиям: соответствует законодательству, издан органом (лицом), имеющим соответствующие полномочия, оформлен в соответствии с установленными правилами. Если документ удовлетворяет всем перечисленным требованиям, он имеет юридическую силу, иначе говоря, является подлинным подтверждением зафиксированной в нем информации об объективной действительности.

Важно знать!

Документ, имеющий юридическую силу, - документ, способный порождать определенные правовые последствия.

Несмотря на то, что понятие юридической силы имеет закрепленное в стандарте определение, природа этого понятия практически не исследована, что, безусловно, не добавляет ясности, а напротив, тянет за собой целый ряд вопросов.

Прежде всего, требует прояснения формулировка, данная в определении понятия «юридическая сила»: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством…». Что следует понимать под этим свойством документа, которое сообщается ему законодательством, и всегда ли мы можем, создавая документ, опираться на нормы, закрепленные в законодательстве? Известно, что в отдельных случаях в законодательстве имеются лишь указания на то, что определенные ситуации требуют документирования, без указания вида или разновидности документа, который должен создаваться в данной ситуации, и без установления каких-либо требований к содержанию и оформлению документа. Таких положений достаточно много, например, в Трудовом кодексе Российской Федерации. Приведем несколько примеров:

«С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату…» (ст. 60.2.).

«Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня» (там же).

«По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме» (ст. 64).

«С письменного согласия», «в письменной форме» и другие подобные формулировки говорят лишь о том, что ситуация должна быть задокументирована, но не определяется при этом вид создаваемого документа.

В то же время в законодательстве достаточно много норм, определяющих и вид создаваемого документа, и в отдельных случаях устанавливающих требования к содержанию и оформлению документа. Приведем только один пример: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» перечисляет не только виды документов, в которых должна отражаться деятельность органов управления акционерным обществом, но и устанавливает комплекс требований к порядку составления и оформления этих документов, их содержанию, например:

«Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

2. В протоколе общего собрания акционеров указываются:

место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием».

Такие же четкие и определенные нормы содержатся в законе и в отношении других документов.

Приведенные примеры показывают, что требования к документам, устанавливаемые действующим законодательством, могут формулироваться и как требования обязательного документирования ситуации (без указания вида документа, особенностей оформления и требований к содержанию), и как четкие нормы, определяющие вид документа (виды документов), порядок его составления и, в отдельных случаях, оформления.

Рассматривая сущность понятия «юридическая сила», мы должны отметить еще одну неопределенность, существующую в связи с данным понятием: обязательно ли наличие всех трех условий для того, чтобы документ приобрел юридическую силу (имеются в виду признаки, выделенные в определении: соответствие законодательству, компетенции органа или лица, правилам оформления). Известно, что далеко не для всех документов законодательством установлены какие-либо требования: имеется большое количество видов и разновидностей документов, в отношении которых законодательством не установлено каких-либо норм, и мы можем говорить только о правилах, определяемых традицией (практикой документирования) или соглашением сторон.

Применение принципа соглашения сторон при документировании прямо предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 1 ст. 11,): «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации». Тем самым законом предусмотрена возможность применять при документировании правила, принятые сторонами информационного обмена.

Два других признака, выделенных в определении понятия «юридическая сила документа» (свойство официального документа, сообщаемое ему … компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления), не вызывают сомнения. Компетенция органа (должностного лица), издавшего (подписавшего, утвердившего) документ, определяется теми полномочиями, которые даны соответствующему органу или лицу и закреплены в организационно-правовых, распорядительных или иных документах, например, в доверенностях.

Компетенция органов управления (общего собрания акционеров, совета директоров, наблюдательного совета), руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительные функции, определяется уставом организации или положением об организации. Компетенция иных должностных лиц устанавливается приказом руководителя о делегировании полномочий (права подписи), доверенностями, данными руководителем организации, а также положениями о подразделениях, должностными инструкциями.

Если при подписании или утверждении документа должностное лицо вышло за рамки предоставленных ему полномочий, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Последнее условие, необходимое для того, чтобы документ имел юридическую силу, - соблюдение установленного порядка оформления или установленной формы документа. Но если требования к содержанию и оформлению документа установлены законом или иным нормативным правовым актом, то соблюдая первое требование, мы одновременно будем соблюдать и последнее условие, необходимое для придания документу юридической силы, – соответствие его правилам оформления. Другое дело, если таких правил нет в законодательстве: тогда они устанавливаются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях) или принимаются соглашением сторон – участников информационного обмена.

Есть еще одно обстоятельство, которое также требует рассмотрения в связи с понятием «юридическая сила документа». Представителями юридической науки понятие юридической силы документа связывается только с определенной категорией документов – законодательными и иными нормативными правовыми актами. Приведем в качестве примера следующее суждение: «На место нормативного акта в нормативно-правовой базе указывает его юридическая сила – свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта зависит от положения органа, издавшего этот акт, в системе органов государства и его компетенции» (Антипова Т.В. Правила применения нормативных правовых актов // Право и экономика. 2004. № 11 (201). С. 4.)

Следовательно, федеральный закон обладает большей юридической силой, чем закон субъекта Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации имеет большую юридическую силу, чем решение федерального органа исполнительной власти. Высшей юридической силой обладает Конституция Российской Федерации.

Понятно, что когда мы имеем в виду нормативную правовую базу, имеющую иерархическое строение, фактически отражающее иерархию органов власти, понятие юридической силы акта действительно приобретает еще одно очень важное и вполне конкретное свойство: сила действия акта.

В частности, это свойство акта проявляется в том, что если один и тот же вопрос регулируется различными нормативными правовыми актами, то применяется норма акта, изданного органом, занимающим более высокое место в иерархии органов власти, т. е. акт, занимающий более высокое место в иерархии актов и имеющий, соответственно, более высокую юридическую силу.

Спор о том, правомерно ли связывать юридическую силу только нормативными правовыми актами – вопрос, нуждающийся в более глубоком исследовании.

Если принять эту точку зрения, то приказ организации, которым утверждается какой-либо документ (правила, положение, инструкция) имеет определенную юридическую силу, т. к. относится к категории нормативных правовых актов, а приказ организации, которым даются конкретные поручения, не имеет юридической силы, т. к. является ненормативным.

Если мы принимаем положение о том, что юридическая сила документа – это свойство документа порождать определенные правовые последствия, то, на наш взгляд, неправомерно связывать это свойство только с нормативными правовыми актами. Правовые последствия, на наш взгляд, могут порождать многие документы, не относящиеся к категории нормативных правовых актов, при условии, что они изданы с соблюдением правил, о которых мы говорили выше.

Простой пример: любой подписанный сторонами договор порождает правовые последствия, как в случае исполнения, так и в случае неисполнения (естественно, в каждом случае они будут разные). Договоренности, достигнутые на переговорах и закрепленные в протоколе, подписанном сторонами, также порождают правовые последствия. Письмо-предложение (коммерческое предложение) также может порождать правовые последствия.

Конечно, в зависимости от вида документа и документируемой ситуации степень (качество) этих последствий может быть разной, от обязательства или права совершить определенные действия до последствий, разрешаемых в судебном порядке. Даже документ частного лица, например, обращение гражданина, направленное в орган власти, порождает правовые последствия, поскольку в соответствии с действующим законодательством любое обращение должно быть рассмотрено и на любое обращение должен быть дан ответ по существу - и это тоже в данном случае правовые последствия.

С какой позиции мы бы не подходили к понятию юридической силы документа и какие бы не исследованные пока еще стороны этого понятия нам ни открывались, очевидно одно: юридическая сила – это то, что свойственно самому документу.

На заметку!

Документ либо имеет юридическую силу, либо не имеет ее, соответственно, в последнем случае документ не может порождать правовых последствий.

К примеру, если заместитель руководителя организации в соответствии с приказом о назначении исполняющего обязанности на время отпуска генерального директора в период с 01 по 15 июня 2011 г. исполнял обязанности генерального директора, приказ, изданный им 16 июня 2011 г., то есть после выхода генерального директора из отпуска, не будет иметь юридической силы, поскольку действие полномочий, дающих заместителю генерального директора право издавать приказы, закончилось 15 июня 2011 г.

Юридическая значимость электронного документа

Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и, соответственно, сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе – это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе – это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект.

Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе – системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой – СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом, так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и, в том числе, признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, - возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов (Рекомендация № 37: Рекомендация в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов / ЕЭК ООН, 2010. П. 18) подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности, «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи…».

Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

Представим ситуацию: мы создали внутренний электронный документ, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например, представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ – это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа, - о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» (т.е., документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования), который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, п. 7.2.1.–7.2.5.), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

В целях обеспечения целостности документа любые изменения в документе должны быть санкционированы в соответствии с установленными правилами и процедурами. Любые санкционированные изменения должны фиксироваться и контролироваться.

Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду, в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа;

о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;

печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;
· оперативное и качественное составление и исполнение документов;
· организацию быстрого поиска документов;
· более активное использование компьютера при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;
7 - наименование организации;
9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - индекс (номер) документа;
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложений;
23 - подпись;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

· уставы;
· положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
· структура, штатная численность и штатное расписание;
· акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
· должностные инструкции;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· сметы;
· расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.). 24

Чем определяется юридическая сила документа?

Ответ:

Юридическая сила документа - это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы. Мы остановимся на так называемых формальных требованиях, т. е. соблюдение ответственными лицами требований предъявляемых к форме документа наличие в нем необходимых реквизитов.

Реквизиты в свою очередь подразделяются на юридически значимые и обычные. Например, отсутствие в документе почтового адреса усложнит работу секретаря организации, получившей документ по почте. Отсутствие подписи должностного лица сделает документ бессильным (теряющим юридическую значимость).

Какие же реквизиты следует признать юридически значимыми?

Во-первых, это наименование организации. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе). Встречаются случаи, когда для придания большей значимости своему бланку (а значит и своему имиджу) используют на документах изображение государственного герба или нечто подобного рода (пример использования наименования Министерства юстиции РФ на том основании, что МРО имеет государственную регистрацию). Эти действия незаконны.

Вторым реквизитом, обеспечивающим юридическую силу документа, является дата его подписания, утверждения или того события, которое зафиксировано в документе. Так, ничтожной является доверенность, выданная без указания даты ею совершения (ст. 186 ГК РФ). Не будет признан действительным протокол учредительного собрания, если на нем не стоит дата проведения собрания.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Этот реквизит является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности.

Обязательным реквизитом является подпись. Она как бы подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи не документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Много вопросов возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий. Как правило, это протоколы и акты. Протоколы заседаний комиссий подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для правомерности документа. Акт является документом, подтверждающим или отрицающим какое либо событие, действие, факт. Члены комиссии, составившие акт, несут ответственность за его содержание. Поэтому необходимо наличие подписей всех членов. Первой ставится подпись председателя комиссии.

Реквизит «печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение: о создании, реорганизации или ликвидации организации; удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания мат. Ценностей, платежные поручения). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.