Делопроизводство, учет и отчетность в органах прокуратуры. Организация делопроизводства в органах прокуратуры Инструкция по делопроизводству генеральная прокуратура

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре.

В связи со спецификой деятельности органам прокуратуры приходится иметь дело с довольно большим количеством документов. Каждое действие или решение, прокурорского работника, связанное с выполнением его должностных обязанностей, должно оформляться в специально предусмотренном для этого порядке.

Согласно Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г.) ответственность за организацию делопроизводства в городских и районных прокуратурах возлагается на прокуроров городов (районов), которые должны обеспечивать изучение работниками Инструкции и осуществлять контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцеляриями) и другие работники канцелярий.

Все работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей. От оперативности обработки и четкости движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.

Вся документация делится на три документопотока:

1) входящие документы;

2) исходящие документы;

3) внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота конкретной организации. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

а) прием и первичная обработка документов;

б) предварительное рассмотрение и распределение документов;

в) регистрация;

г) рассмотрение документов прокурором;

д) контроль за исполнением;

е) информационно-справочная работа;

ж) исполнение документов и отправка;

з) подшивка документов в дело.

Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, помощники прокурора, следователи несут ответственность за сохранность документов и уголовных дел. В нерабочее время документы хранятся только в личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, опечатываемых личными печатями.

В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

С момента заведения и до передачи в архив уголовные дела хранятся у следователя - в сейфах, в запирающихся металлических шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Выдача уголовных дел другим организациям производится с разрешения прокурора района. На выданное уголовное дело заводится карта. Дела выдаются по актам, письменным распискам. Категорически запрещается во избежание утери «просто» передавать дело, пусть даже на короткое время.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовных дел, надзорных производств) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения прокурора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения прокурора.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию прокурора передаются другому работнику.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях.

В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Никакая управленческая деятельность не может обходиться без создания, оформления и движения документов. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок которого регулируется ведомственными правовыми актами.

Делопроизводство в органах прокуратуры – это совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Термин «делопроизводство» появился в русском языке в XVII в. и означал «дело производить» (подразумевалось юридическое дело). «Дело» в XVI в. означало «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу.

Приказом Генерального прокурора РФ от 29.12.2011 N 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства во всех органах и учреждениях прокуратуры РФ и определяет порядок приема документов, их учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения и контроля за их исполнением, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования. Согласно п.1.5 данной Инструкции общее руководство делопроизводством осуществляет руководитель прокуратуры. Первичную обработку поступившей в органы прокуратуры корреспонденции проводят работники делопроизводственной службы (канцелярии), в связи с чем, особую значимость представляет подготовка квалифицированных специалистов в области делопроизводства для органов прокуратуры. Как показывает практика, до сих пор профессиональная подготовка делопроизводителей не налажена, на должности секретарей принимаются лица, не имеющие специального образования. Естественно, в создавшихся условиях трудно рассчитывать на серьезные успехи делопроизводства в прокуратуре.

Ответственность за организацию делопроизводства в городских, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцелярией) и другие работники канцелярии. Все работники городской (районной) прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству в части, касающейся их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

От своевременной обработки и четкости движения документов, поступивших в городскую (районную) прокуратуру, зависит скорость получения информации, необходимой для принятия следственного либо прокурорского решения.

Прокурор обязан уделять большое внимание документообороту, принимать меры для сокращения сроков прохождения документов. Хорошо налаженная система регистрации, обработки, рассмотрения, прохождения документов и контроля за их исполнением позитивно влияет на всю деятельность аппарата прокуратуры, позволяя существенно экономить время и средства.

Все документы (обращения, письма, указания, поручения и
т. д.), поступившие в прокуратуру города (района), подразделяются на три потока: входящие, исходящие и внутренние.

Объем документооборота в основном звене прокурорской системы составляет количество документов из всех потоков. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

рассмотрение документов прокурором;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка;

подшивка документов в дело.

Движение любого документа, поступившего в прокуратуру района (города), начинается с канцелярии. Как правильно отмечают В. И. Шинд и В. Т. Михайлов, функции, выполняемые канцелярией в органах прокуратуры, являются более сложными и ответственными, чем во многих других учреждениях. Деятельность секретарей и других технических работников прокуратуры непосредственно связана с укреплением законности. Поэтому недооценка роли канцелярии в оперативной деятельности прокуратуры может причинить существенный вред нормальному функционированию этого важного государственного органа. Ни один работник прокуратуры не вправе рассматривать или разрешать любой документ, не зарегистрировав его в канцелярии. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой на регистрационных карточках.

В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

Прием документа предполагает, прежде всего, проверку правильности доставки, целостности упаковки, наличия вложений. Если канцелярией установлено, что корреспонденция поступила в прокуратуру района (города) ошибочно, то работник канцелярии либо направляет ее по принадлежности, либо возвращает в почтовое отделение. Заведующий канцелярией проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений. В случае, если в корреспонденции отсутствуют листы либо приложения, работник канцелярии ставит в известность отправителя письма и составляет акт об отсутствии вложений при вскрытии корреспонденции. В специально предусмотренных случаях при вскрытии корреспонденции, поступившей в городскую (районную) прокуратуру, работники канцелярии должны сохранять конверт либо ту часть упаковки, на которой написаны почтовые реквизиты.

Это делается в случаях, если:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки либо получения документа (судебные повестки, кассационные жалобы, протесты и представления, исковые заявления, жалобы граждан);

на документе не поставлена дата;

дата на документе о его регистрации либо дата его составления значительно отличаются от даты получения документа;

адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

в конверте отсутствуют отдельные документы, либо канцелярией установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, в этом случае конверт присоединяется к документу и поступает в дело вместе с ним.

Поступившие в канцелярию документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые; на регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении (на практике это штамп с автоматическим нумератором). Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы. На документах, поступивших из учреждений, штамп проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы. В прокуратуру могут поступать документы, не подлежащие вскрытию (с пометкой «Прокурору лично»), на такой корреспонденции штамп ставится на обратной стороне конверта. Бандероли, посылки, ценные письма учитываются в специальной книге учета ценных писем, посылок, бандеролей.

Предварительное рассмотрение и распределение документов – это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) документ передается на рассмотрение (исполнение).

В процессе предварительного рассмотрения и распределения документов работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему в прокуратуру документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Если документ имеет конкретного адресата (указана фамилия), название структурного подразделения, то он сразу направляется исполнителю.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.

Заведующий канцелярией, в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру информации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Регистрация, учет документов и дел – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения присвоением ему порядкового номера.

Регистрация и учет поступающих в городскую (районную) прокуратуру обращений проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Регистрация придает юридическую силу документу, фиксируя факт его создания или получения. Регистрации подлежат в первую очередь документы особого контроля, а также поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Изъятая из ящика «Для обращений и заявлений» корреспонденция регистрируется в общем порядке.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы регистрируются только на карточках либо компьютерах. Применяемая в отдельных случаях журнальная форма регистрации нежелательна в связи с тем, что ей присущи следующие недостатки:

формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

сложность ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы,

обязательная многократная регистрация и отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из других прокуратур, а также учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документа карточка хранится в канцелярии в контрольной картотеке, после исполнения документа работник канцелярии оформляет (заполняет соответствующие графы) карточку, которая переставляется в картотеку исполненных документов. Срок хранения карточки три года.

Одна из важнейших целей регистрации корреспонденции в прокуратуре первичного звена прокурорской системы – создание банка данных о документах. Заведующий канцелярией (секретарь), на которого возложены соответствующие полномочия, обязан в кратчайшее время (буквально в течение нескольких минут) ответить прокурору либо иному должностному лицу на два вопроса:

У какого работника, где и в какой стадии работы находится конкретный документ?

В каких документах (нарядах, журналах учета, материалах проверки можно найти информацию по конкретному вопросу)?

Важнейшей задачей службы делопроизводства является владение всей совокупностью информационно-документальных ресурсов прокуратуры города (района). Именно для выполнения этой задачи в регистрационные формы заносятся все данные о документах.

Целесообразно и желательно ведение системы регистрации, а также информационно-справочной работы с использованием компьютеров. Наличие в городской (районной) прокуратуре автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания. К сожалению, материальные возможности прокуратур ограничены и подобных систем пока еще мало.

Одна из основных функций прокурора городской (районной) прокуратуры – это рассмотрение документов.

Вся корреспонденция, поступающая в прокуратуру, после регистрации направляется прокурору. Он обеспечивает оперативное рассмотрение документов; доводит их до исполнителей в день поступления; осуществляет контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Документ доводится до исполнителя указанием прокурора, которое оформляется в виде резолюции на самом документе. Присланные для согласования документы рассматриваются в первую очередь.

Направление на исполнение – это передача документа ответственному исполнителю под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями осуществляется также под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Срочные документы передаются незамедлительно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Контроль за исполнением документов – это обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Он может быть текущим и предупредительным. Форма контроля выбирается прокурором исходя из возможностей конкретной прокуратуры. В городской (районной) прокуратуре сегодня наиболее распространена ручная, «сроковая» картотека, по которой легко можно узнать, что и к какому дню должно быть исполнено.

Текущий контроль – это каждодневный контроль за исполнением документов, находящихся в производстве прокуратуры. Его осуществляют прокурор района, заведующий канцелярией и сотрудники прокуратуры, которым поручена работа с этим документом. Форма контроля избирается в соответствии с возможностями конкретной прокуратуры.

Самый рациональный контроль за исполнением документов – контроль с использованием компьютерной техники. Однако не достаточное материально-техническое оснащение сдерживает распространение этой формы контроля в органах прокуратуры.

Текущей контроль, как правило, является обязанностью работников канцелярии, которые должны ежедневно (в начале рабочего дня) проверять сроковую картотеку. Для этого карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, сотрудник канцелярии уточняет, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.

Параллельно с текущим ведется предупредительный контроль. Предупредительный контроль – это контроль, проводимый по карточкам с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает через три дня. Он вменен в обязанности заведующему канцелярией, который проверяет сроки исполнения документа, о чем докладывает прокурору либо его заместителю и предупреждает конкретных исполнителей. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение любого задания будет обязательно проконтролировано в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа. Если документы поступили из других организаций, сроки их исполнения исчисляются с даты поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района на основании срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись ответственного исполнителя, дата.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа, его оформление;

согласование, представление на подпись (утверждение) прокурору района;

подготовку к пересылке адресату.

Кроме ответственного исполнителя все остальные исполнители также несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.). Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа несут в равной мере все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это фиксируется на обратной стороне карточки.

Исполненные документы передаются работникам канцелярии в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении в день подписания документа. Отметки прокуроров об исполнении должны быть подписаны и датированы. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, либо имеются другие нарушения требований Инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку. При необходимости о данном факте уведомляется прокурор.

При приеме документа для отправки работник канцелярии должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адреса, наличие в документе всех страниц и приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Работник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором экземпляре делает об этом отметку. Обычно это подпись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки документ может быть помещен в надзорное производство или наблюдательное производство. При отсутствии подобной отметки в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, желательно отправлять с нарочным под расписку в книге учета документов.

После исполнения документы подшиваются, а затем группируются в надзорном производстве. Правильное формирование дел способствует быстрому поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При направлении жалоб и обращений для разрешения в другие инстанции с контролем работники канцелярии заводят надзорные производства. Иногда на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу в прокуратурах заводится несколько надзорных производств, они должны быть объединены в одно, которому присваивается номер производства, заведенного ранее других. В надзорном производстве документы группируются в течение нескольких лет, т. е. времени, пока идет переписка по данному делу. В городской (районной) прокуратуре учет надзорных производств ведется по книге учета надзорных производств по жалобам, уголовным и гражданским делам, спец. донесениям.

В органах прокуратуры организация регистрации и учета уголовных и гражданских дел, материалов проверок, их сохранность имеют особое значение. Указанные документы, истребованные прокурором в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста либо представления в порядке надзора, а также уголовные дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения, учитываются в книге учета, а затем регистрируются в алфавитной картотеке, после чего передаются исполнителям под роспись в книге учета дел вместе с подобранными надзорными производствами. По делам, истребованным в порядке надзора, запросы направляются за номером надзорного производства, а для изучения или обобщения – за номером дела по номенклатуре. Если по результатам изучения отменяется ранее состоявшееся по делу решение, материалы регистрируются в алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство. Уголовные дела, поступившие из других органов, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в отдельной книге учета следственных дел. Основанием для регистрации и учета является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятая к производству. С момента поступления в городскую (районную) прокуратуру постановления о возбуждении уголовного дела на него заводится надзорное производство. Вся дальнейшая переписка по данному делу ведется за номером надзорного производства.

Все сотрудники прокуратуры, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и уголовных дел. Документы хранятся в личных сейфах оперативных сотрудников или в специально отведенных помещениях канцелярии, архива и должны опечатываться личными печатями. В случае утечки информации, утраты уголовных дел, документов, бланков, печатей, штампов в обязательном порядке проводится служебное расследование, по результатам которого к виновным принимаются меры дисциплинарного воздействия либо иного характера вплоть до возбуждения уголовного дела.

Уголовные дела хранятся в сейфах у оперативных сотрудников прокуратуры, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от внешних воздействий. Во избежание утраты категорически запрещается передавать дело без документального оформления даже на короткий срок. Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовные дела, надзорные производства) допускается в исключительных случаях только с разрешения городского (районного) прокурора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа либо акта о причинах выдачи подлинника. Передача документа или его копии сторонним организациям допускается также с разрешения прокурора. В случае, если работник прокуратуры отбывает в командировку, уходит в отпуск, увольняется либо перемещается по службе, все имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию прокурора.

Прохождение практики началось в канцелярии прокуратуры, где я сортировала архив, оформляла дела, изучала различные формы документов, занималась корреспонденцией и помогала осуществлять другие функции, присущие канцелярии.

Порядок рассмотрения и исполнения документов в органах прокуратуры

Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня - не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно. Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя прокуратуры или структурного подразделения. Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.

Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства. Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, - через корреспондентскую картотеку.

Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях - согласно с указанием руководителя прокуратуры, который ранее поставил резолюцию.

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции.

Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре - начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.

Корреспонденция сортируется на:

- жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
- документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
- уголовные и гражданские дела;
- другие документы.

При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.

Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.

Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик «Для жалоб и заявлений», который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте.

Обращения граждан принимаются и оперативными сотрудниками на личном приеме.

Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются карточки-отправления, а при наличии приговора делается отметка «см. приговор».

Регистрация документов.

Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан.

Внутренние документы (приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.

Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах не разрешается.

Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление - на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.

При регистрации жалоб, по которым не заведено наблюдательное производство, а также жалоб, к которым прилагаются копии приговора, решения, постановления, определения суда; выводы (справок, определений) о проверке дел; постановления о возбуждении дела или принятия его к производству, о продлении срока следствия, наблюдательных производств и других документов по делам - алфавитные карточки заводятся на всех указанных в этих документах лицах (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.). Кроме алфавитных карточек на них выписывают справки.

После принятия решения по жалобе работник канцелярии cтруктурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.

Регистрация и учет наблюдательных производств.

Учет наблюдательных производств осуществляется в каждом структурном подразделении в книге учета наблюдательных производств.

Переписка по жалобам, принятых к производству, ведется за номером наблюдательного производства, который складывается из индекса структурного подразделения, порядкового номера книги учета наблюдательных производств и двух последних цифр года принятия жалобы к производству.

Наблюдательные производства передаются оперативным сотрудникам с отметкой на карточке учета движения наблюдательного производства, какого числа, с каким документом (делом) и кому передано. Эти карточки сберегаются у инспектора по порядковым номерам.

По жалобам, направленным на рассмотрение в подчиненные прокуратуры и другие органы без контроля, наблюдательные производства не заводятся. Сопроводительные письма по ним направляются за номером структурного подразделения с буквой «Р». Копии сопроводительных листов подшиваются в дело в хронологичном порядке. Не допускается направлять одним сопроводительным письмом дела и документы, не связанные между собой.

Регистрация и учет уголовных и гражданских дел, затребованных в порядке надзора.

Уголовные и гражданские дела затребываются, когда решение по ним вступили в законную силу, только в связи с обращением лиц, принимавших участие в рассмотрении дела, руководителей предприятий и организаций, которые являются сторонами в споре, поручением прокуроров высшего уровня либо когда решения касаются государственных интересов. Запрос подписывается руководителем прокуратуры или по его поручению руководителем структурного подразделения.

Уголовные, арбитражные и гражданские дела, которые проверяются в порядке надзора, а также дела с представлением подчиненных прокуратур и те, что пришли для утверждения обвинительного заключения, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах отдельно по каждому разделу.

Дела, затребованные для обобщения судебной и прокурорской практики, в алфавитной картотеке не регистрируются, а только учитываются в книгах с отметкой «Для изучения», наглядное производство по этим делам не заводится.

Рассмотрение и исполнение документов.

Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные - немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.

На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня. Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.

Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.

Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя прокуратуры или структурного подразделения.

Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня поступления их в прокуратуру, а документов, которые требуют перевода, - со дня их перевода.

Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день. Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.

Прохождение практики началось в канцелярии прокуратуры, где я сортировал архив, оформлял дела, изучал различные формы документов, и помогал осуществлять другие функции, присущие канцелярии.

Делопроизводство в прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450).

Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами.

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину руководителем органа прокуратуры, структурного подразделения дается мотивированное (письменное) разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.

Учет документов происходит посредством их записи в книги, карточки, надзорные производства, описи. Ведутся, например, учет надзорных производств по жалобам, уголовным, гражданским и хозяйственным делам; регистрация приказов и распоряжений; учет писем, бандеролей, посылок; учет дел, проверяемых в порядке надзора; учет следственных дел; учет вещественных доказательств, ценностей, иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания (Приложение).

На всех указанных в документах лиц (заявителей, обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) заводятся карточки.

Указанная карточка заполняется немедленно после возбуждения уголовного дела, направления в суд материалов с протоколом.

Заполненная и подписанная следователем карточка направляется в учётно-регистрационные подразделения органов внутренних дел.

Что касается учёта лиц, совершивших преступления, то ему подлежат все лица, в отношении которых по уголовному делу прокурором утверждено обвинительное заключение.

Учёту подлежат также лица, уголовные дела, по обвинению которых прекращены либо в возбуждении уголовного дела отказано: в связи с истечением сроков давности; вследствие акта амнистии или помилования; в отношении умершего обвиняемого; в связи с изменением обстановки.

Учёт уголовных дел, необходимый для отслеживания их движения в процессе расследования, осуществляется на основании карточек на выявленное преступление и карточки о движении уголовного дела, заполняемых прокурором, следователем или органом дознания немедленно после принятия по делу одного из следующих процессуальных решений: возбуждения уголовного дела; соединения уголовного дела; утверждения прокурором обвинительного заключения; передачи дела по подследственности; прекращения дела; приостановления дела; изъятия прокурором дела и передачи его для расследования другому органу; возвращения дела на дополнительное расследование прокурором или судом; продления срока расследования; предъявления для ознакомления материалов дела обвиняемому и его защитнику.

Сведения для заполнения документов первичного учёта берутся в основном из материалов уголовных и гражданских дел, судебных приговоров и решений. Ведомственными нормативными актами (инструкциями) установлены строгие правила и порядок их заполнения, обязательные для исполнения соответствующими должностными лицами (следователем, районным судьёй, судебным исполнителем и т.д.). Их соблюдение очень важно, поскольку документы первичного учёта являются исходным материалом для составления высококачественной официальной статистической отчётности как первой и основной формы статистического наблюдения, широко используемой в науке и практике борьбы с преступностью.

В содержание работы по делопроизводству в органах прокуратуры входит организация документооборота, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов, правила оформления документов, правила машинописного оформления документов, порядок размножения и снятия копий с документов, выполнение переводов, составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств, обеспечение сохранности документов, учет, хранение и использование печатей и штампов.

В ходе прохождения практики в прокуратуре г. Михайловска я ознакомился с делами, по которым велось надзорное производство, и рядом отказных материалов. Ознакомился с порядком оформления всех актов прокурорского реагирования: протесты, представления, постановления, предостережения и др. (Приложение)