В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Как документ влияет на налоги

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В каком виде составляется

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

ЗАЯВЛЕНИЕ

о возмещении служебных расходов

При посещении 8-10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла - 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мною был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.

Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.

Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю.

Заявление на командировочные расходы - образец его вы сможете найти в нашей статье - необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет. Рассмотрим, как оно оформляется.

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале .

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

ВАЖНО! Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются в УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а в ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление на возмещение командировочных расходов - образец

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

• Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
• Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
• Цель командировки.
• Перечень затрат, которые требуется возместить.
• Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
• Дата и подпись командированного сотрудника.

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом .

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы.

Итоги

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии. Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.

Назначение

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в . Там сказано что:

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к . После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте .

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)