Экспертиза ценности документов – это установление значимости документов с намерением выбора их на сохранение и поправки периода сбережения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Экспертиза ценности документов должна проводиться:

  1. В делопроизводстве – при становлении дел и приготовлении их к отдаче в накопитель.
  2. В архиве – при подготовке дел для предоставления их на непрерывное сбережение.

Понятие

Экспертиза ценности документов – анализ документооборота на основе стандартов значимости в целях выявления сроков хранения бумаг, а также их отбора для ввода в Архивный фонд страны.

Какими законами и нормативными актами регулируется

Фундаментом является следующая правовая база:

  • Стандартные и конструктивные перечисления документов с предписанием периодов сохранности;
  • Нормативно-правовые, методические документы Федеральной архивной службы РФ.

Когда назначается

Экспертиза назначается если нужно совершить непосредственный отбор документов:

  • с целью организации непрерывной или временной целостности;
  • подбор дел с предварительными периодами сбережения (максимум 10 лет );
  • а также с маркировкой «До минования надобности», подверженных дальнейшему сбережению.

Также, если нужно определить список документов, которые подлежат ликвидации.

Видео: проведение

Главные и вторичные цели

Ключевой функцией является:

  • выбор значимых документов организационных и официальных архивов на беспрерывное сбережение;
  • и установление профессиональности тому или иному национальному архиву.

Существует ряд вторичных целей, которые ставятся перед осуществлением экспертизы.

К ним относится:

  1. Выяснение периода сбережения документации.

    Период сохранения документов подразделяется на виды: для долгосрочного и кратковременного хранения.

  2. Установление целостности резервного ресурса методом укомплектования архивного фонда.
  3. Подбор с целью непосредственного сохранения преимущественно информативных документов.

Что является основной функцией

Предназначения и правомочия, а также построение работы регулируется положением об экспертной комиссии.

Важное функциональное назначение:

  • упорядочить ежедневный подбор документов для удержания и ликвидации;
  • освидетельствование и выставление на рецензирование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел корпорации, реестр беспрерывного и долгосрочного типа;
  • выработка и выдвижение на обсуждение ЭПК архивного органа рекомендаций о преобразовании периода сбережения документации;
  • содействие в создании и обсуждении намерений регулирующих и методологических документов касательно мероприятий дело образования в корпорации.

Критерии экспертизы ценности документов

Присутствующая документация анализируется относительно правил планомерности, сплоченности. Базовым обоснованием осуществления экспертизы в делопроизводстве являются принципы историзма, многогранности, совокупности.

На основании используемых правил сложился набор критериев, основываясь на которые устанавливается полезность документов.

Подобная система разделяется на следующие критерии:

  • возникновение;
  • сущность;
  • наружные характеристики.

К критериям возникновения принадлежит:

  • функция и место ассоциации в конструкции официального регулирования, важность осуществляемой задачи;
  • содействие частного лица в жизни общественности;
  • период и место формирования документа.

К критериям сущности принадлежит:

  • актуальность происшествия отображенного в документе;
  • весомость существующих фактов;
  • повторное проявление фактов в других источниках;
  • тип источника;
  • аутентичность документа.

К критериям наружных характеристик относится:

  • тип закрепления и изложения содержимого;
  • материальное дополнение;
  • достоверность данных.

Комиссия

Для исполнения необходимых работ при проведении экспертизы, их подбору и квалификации относительно представления на долгосрочное сбережение формируется беспрерывно функционирующая экспертная комиссия (ЭК).

ЦЭК и ЭПК

В управленческой ветви власти или серьезных корпорациях, кроме обычной комиссии генерируется центральная экспертная комиссия. ЦЭК создается в корпорациях, где имеется цикл зависимых ассоциаций. В такой ситуации ЦЭК производит непосредственное регулирование действий экспертной комиссии.

Центральной задачей ЦЭК является предоставление планомерной методологической поддержки в осуществлении работы ЭПК.

ЭПК представляет собой окончательную ступень относительно поставленных задач экспертизы. Как результат, специалисты комиссии координируют все решения с ЭПК.

Назначение ЭК:

  • образование и реализация проверки документооборота при создании ряда дел;
  • разработка, реализация экспертизы в момент приготовления документов к передаче в архив компании;
  • выполнение поиска документации для вручения на долговременную сохранность в хранилище.

Ключевые этапы:

  • составление списка дел для сохранения, ликвидации;
  • рецензирование и подтверждение постановления о принятии;
  • опись дел непрерывного и кратковременного характера;
  • протокол о разграничении дел к ликвидации;
  • разработка рекомендаций о преобразовании периодов сохранения некоторых категорий документов.

Все постановления комиссии принимаются совокупно. Совещания комиссий обязательно регистрируются. Акт подписывается председателем и секретарем.

Председатель ЭК

В команду экспертной комиссии входит высокопрофессиональный штат служащих.

Представителем комиссии становится лишь опытные работники, которые досконально знают:

  • содержимое, структуру документации;
  • а также бесценность и актуальность фактов, содержащихся в документах.

В комиссии должен участвовать профессионал, отвечающий за архив конкретной компании. Председателем комиссии назначается помощник начальника корпорации, который регулирует все вопросы в архиве и дело образовании.

Непосредственная регистрация выводов работы комиссии закрепляется в итоговой сводке. Такие итоги подлежат непрерывному или кратковременному сохранению.

Приказ о создании комиссии

Экспертная комиссия является беспрерывно функционирующим консультативным отделом при начальнике компании. Рабочая группа выносит постановление о значимости данных, их непрерывном, промежуточном удержании, ликвидации.

Фундаментом для начала функционирования органа является приказ о создании экспертной комиссии.

Образец

Если принимается решение о ликвидации документов, то приказ должен содержать следующие данные:

  • конкретное и краткое название компании;
  • время, место формирование приказа;
  • повод его формирования;
  • список членов команды узких специалистов.

Приказ заверяется начальником ассоциации и всеми представителями комиссии.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Такую экспертизу проводят ежегодно. В рассматриваемый период совершается:

  • подбор информации кратковременного и продолжительного удержания для предоставления в архив;
  • подбор дел ограниченного сбережения, которыми занимаются в структурных подразделениях;
  • подбор и утилизация дел с прошедшим периодом сохранения.

Документы постоянного характера

Повышенный интерес проявляется к подбору информации рассчитанной на непрерывное хранение. Выбор такой документации производится методом полистного просмотра. Благодаря такому подходу есть возможность выявить имеющиеся ошибки, которые могли возникнуть при создании дел.

Полистный просмотр позволяет правильно отделить постоянную документацию от временной.

Документация, имеющая отметку «ЭПК», принадлежит к документации долговременного содержания. Следовательно, документацию непрерывного или ограниченного периода хранения необходимо перераспределить в отдельные дела или присоединить к одинаковым документам.

Важность деловой номенклатуры

Благодаря проведению деловой номенклатуры можно правильно определить типы документов с разными периодами хранения.

Выделяют четыре группы:

  • сведения беспрерывного удерживания;
  • лимитированное удерживание в архиве компании;
  • сведения, подвергнутые ликвидации;
  • документы непродолжительного содержания в конструктивных отделениях.

Решение ЭК

Постановление ЭК набирает силу после одобрения начальником корпорации, которое передается на беспрерывное сохранение в национальный, коммунальный архив. Постановление ЭК признается большинством голосов.

Образец протокола

Акт решения комиссии должен включать следующие пункты:

  • дату, место составления;
  • повестку дня. Каждый рассматриваемый вопрос должен строиться по стандартной схеме: «слушали», «выступили», «решили»;
  • после внесения ФИО в протокол, нужно кратко отобразить основной текст выступлений;
  • принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах;
  • подпись председателя, участников.

Как часто должна проводиться

Экспертиза выполняется в течение всего существования документа. При этом ревизию необходимо проводить раз в год . Экспертизу засекреченных документов можно проводить один раз в несколько лет.

Итог статьи

Экспертиза ценности документов проводится с целью отождествления важности документа и назначения длительности сохранения. Функционирование комиссии является сложным процессом. О необходимости проведения данной экспертизы не может быть сомнений.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

  • o отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  • o отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • o выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 7

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче

на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

  • · в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • · организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
  • · организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

  • · организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • · рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • · описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
  • · описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
  • · актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • · подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
  • · участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

  • 1. опись дел постоянного срока хранения;
  • 2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • 3. опись дел по личному составу;
  • 4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

  • · подшивку или переплет дела;
  • · нумерацию листов в деле;
  • · составление листа-заверителя;
  • · составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • · .внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

заголовок;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения;

архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные описи.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

  • ? проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
  • ? запись электронных документов на машинные носители;
  • ? проверка качества записи;
  • ? описание электронных документов;
  • ? проставление архивных шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
  • ? подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

  • ? название документа;
  • ? дата его создания;
  • ? характеристика содержания (аннотация);
  • ? электронный формат;
  • ? физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);
  • ? объем документа (для баз данных также - количество записей).

Таким образом, ежегодно в делопроизводстве организации поводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а так же для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, не основываясь только на заголовках дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

Отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

Выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

Установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. С.267

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

· проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

· запись ЭД на машинные носители;

· проверка качества записи;

· описание ЭД;

· проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

· подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001. С.179.