Если организация получает товарно-материальные ценности (ТМЦ) по месту нахождения поставщика или денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается соответствующая доверенность. Выдача документа лицам, не работающим в организации, не допускается.

Доверенность на получение ТМЦ имеет типовые унифицированные бланки: формы № М-2 и № М-2а.

Если получение товара у поставщика регулярно осуществляется представителями организации, то в качестве бланка используется форма № М-2а, если нет - то форма № М-2.

Форма № М-2 имеет корешок, который заполняется бухгалтером, подшивается и хранится в хронологическом порядке. Другая форма доверенности корешков не имеет, поэтому ее регистрируют в специальном журнале.

Доверенность на получение товара и прочих ценностей выписывается бухгалтером в одном экземпляре.

Одним из основных и обязательных реквизитов документа является дата его составления. Если она не указана - доверенность считается недействительной. Также необходимо указать номер документа и срок его действия.

По законодательству РФ доверенность может выдаваться на срок до трех лет. На практике же организация-получатель определяет срок действия исходя из своих возможностей по оплате получаемого товара и его дальнейшего вывоза в соответствии со счетом, нарядом или иным документом, на основании которого производится сделка. Исходя из этого, срок действия документа обычно не превышает 15 дней, но если получение товара происходит регулярно у одного и того же поставщика, то доверенность обычно выписывают на один календарный месяц.

Ниже указываются реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика, паспортные данные сотрудника, поскольку для получения товара он должен будет предъявить паспорт.

Также прописывается полное наименование поставщика и наименование документа, на основании которого поставщиком выдаются ТМЦ. Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых материальных ценностей.

Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с их нумерацией по порядку, полным наименованием каждого товара (изделия), единиц измерения товара и их количества прописью (пишется с большой буквы, с начала графы, незаполненный остаток графы прочеркивается). Если на лицевой стороне бланка в документе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.

Если в таблице остались незаполненные строки, то в них необходимо поставить прочерк.

Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты, связанные с её выдачей и использованием: номер, дату выдачи и срок действия, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.

Заверяется доверенность печатью организации, подписью работника (на корешке формы № М-2 или в журнале учета, если работнику выдается форма № М-2а), а также подписями руководителя и главного бухгалтера.

Если по каким-либо причинам доверенность на получение товара не была использована работником, он должен возвратить её в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия, где она будет храниться до конца текущего года, у лица, ответственного за их регистрацию. В этом случае доверенность погашается надписью "не использована" на корешке книжки доверенностей или в журнале их учета (в графе "Отметки о выполнении поручений").

Срок хранения доверенностей, по которым организация получила товарно-материальные ценности, составляет 5 лет.

Доверенность на получение материальных ценностей - документ, нужный для того, чтобы иное лицо могло подтвердить полномочия, переданные ему руководителем организации. Однако в законодательстве есть определенные требования к такой бумаге. Какие именно, читайте в статье. Также вы сможете скачать бланк доверенности на получение товара и пользоваться им как проверенным документом.

Когда понадобится форма доверенности на получение товара

Оформлять бумагу, удостоверяющую полномочия представителя организации, надо в следующих ситуациях:

• для подтверждения полномочий покупателя при самовывозе ценностей со склада поставщика;
• для удостоверения прав представителя продавца в момент приемки товара на территории заказчика;
• если передача товарно-материальных ценностей осуществляется на нейтральной территории.

Обращаем внимание, что документ составляется в одном экземпляре, причем он может быть предоставлен не только непосредственному работнику компании, но и человеку, который не трудится в организации.

Какие данные содержит доверенность

Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ , передача права на получение товара оформляется в письменном виде. Но доверенность наделяет других лиц только конкретными правами, например, экспедитор организации уполномочен получить со склада партию компьютеров по договору. Вместе с тем ГК РФ не устанавливает определенных полномочий, которыми может наделяться представитель предприятия по письменному разрешению.

Шаблон доверенности на получение товара обязательно содержит следующие реквизиты:

• сведения об уполномоченном лице;
• информацию о доверителе;
• дату совершения и период действия;
• подписи сторон.

Письменное уполномочие на получение материально-товарных ценностей предъявляется в месте их выдачи. Сотрудник, выдающий материалы на основании письменного разрешения, сверяет реквизиты документа с удостоверением личности предъявителя. При этом срок актуальности полномочий исчисляется с момента выдачи бумаги.

Как выглядит образец доверенности на получение товара

В действующем гражданском законодательстве нет четких требований к оформлению письменного полномочия на сотрудника. В практике хозяйствующих субъектов принято использовать унифицированные формы бланков М-2 и М-2а. Стандарты введены в действие Постановлением Госкомстата № 71а в 1997 году. Вместе с тем за организациями остается право использовать в своей деятельности производные формы. Об этом сказано в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма М-2а, с помощью которой можно оформить передачу полномочий, выглядит так:

Оборотная сторона

Скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей бесплатно можно в конце статьи.

Как оформляют передачу полномочий

Стандартная форма содержит следующие реквизиты, обязательные к заполнению:

• наименование и ОКПО выдающей компании;
• номер документа (дублируется в журнале учета выданных доверенностей);
• дату совершения и срок действия документа;
• данные паспорта представителя компании, которому выдается письменное уполномочие;
• наименование поставщика;
• ссылку на акты, на основании которых организуется движение ценностей;
• подробную информацию о товаре.

В верхней части документа предусмотрен открепительный корешок. Его также следует заполнить. После выдачи представителю компании заполненной формы отрывная часть остается в бухгалтерии. В нижней части предусмотрены места для подписей сотрудника, его руководителя и главного бухгалтера. Удостоверительные надписи должных лиц заверяются печатью компании (если она имеется).

Доверенность на получение ТМЦ позволяет подтвердить полномочия представителя организации, который выступает в ее интересах. Если сотрудник компании в момент передачи ценностей не имел на руках оригинала заполненного по правилам документа, доказать факт передачи будет сложно. По этой причине правильность оформления письменного уполномочия проверяется дважды: при выписке и в момент отпуска товара.

Форма доверенности М-2 утверждена «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

В том же Постановлении содержатся «Указания по применению и заполнению форм» , в ч.3 которых указаны обстоятельства и правила, при которых выдача доверенности по данной форме является необходимой, а также сделан акцент на том, какая информация обязательно должна присутствовать в доверенности. Однако, подробная инструкция по заполнению формы, в самом Постановлении отсутствует.

В качестве рекомендации необходимо отметить, что подробная инструкция по заполнению содержится в статье Селеменевой Е.Г. «Порядок заполнения доверенности на получение товарно-материальных ценностей» («Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании», 2012, № 3).

В данной статье будет подробно разобрана форма доверенности М-2 и порядок её заполнения.

Важные моменты

Рукописная

Действующее законодательство не запрещает написание доверенности «от руки». Главное, чтобы текст был читаемым, а указанных в доверенности лиц можно было идентифицировать. Если почерк заполняющего далёк от понятного, то заполняйте просто печатными буквами.

Важно! Реквизиты доверенности вписываются в соответствующие поля товарной накладной ТОРГ-12, в связи с этим и предъявляются особые требования к читаемости документа.

При заполнении отрывного корешка, обратите внимание, что пустым должен остаться только один столбец – «Расписка в получении доверенности», все остальные столбцы должны быть заполнены.

Восьмой столбец также может остаться пустым и быть заполненным от руки, в случае отсутствия информации о документе, на основании которого будет осуществлена передача товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Указывая организационно-правовую форму организации, пользуйтесь общепринятыми сокращениями (ООО, ПАО, АО и т.д.), это позволит значительно сократить количество текста.

При указании единиц измерения ТМЦ также воспользуйтесь общепринятыми сокращениями (шт.(штук), уп.(упаковок), л.(литров) и т.д.). Помните, что количество получаемых ТМЦ на оборотной стороне доверенности необходимо указывать прописью.

Составленная на компьютере

При машинном наборе, следует воспользоваться формой, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а . Рекомендации при заполнении в данном случае будут те же, что и при заполнении «от руки».

Как правильно заполнить?

Лицевая сторона

Лицевая сторона доверенности состоит из двух частей: отрывной корешок и тело доверенности.

Отрывной корешок

Важно! Вся информация, указываемая на отрывном корешке, кроме столбца 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должна быть продублирована в теле доверенности.

1. Заполняя столбец 1 «Номер доверенности» обратите внимание, что обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была отменена, поэтому учет доверенностей можно не вести. В то же время, делать это целесообразно, если выдача доверенностей в организации носит массовый характер.
2. При заполнении второго столбца «Дата выдачи», укажите дату оформления и выдачи доверенности.
3. Заполняя столбец 3 «Срок действия» примите во внимание рекомендации Госкомстата РФ относительно срока выдачи доверенности, изложенные в Постановлении № 71а, а именно: 15 дней, срок действия доверенности на получение ТМЦ; 30 дней – на получение ТМЦ в порядке плановых платежей.
4. В столбце 4 «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность», необходимо указать должность поверенного в соответствии со штатным расписанием организации и его фамилию, например, «Водитель-экспедитор Прилепин» .
5. Пятый столбец корешка «Расписка в получении доверенности» должен остаться пустым. В этом столбце, поверенный, получивший на руки оригинал доверенности должен будет поставить свою роспись.
6. В столбце 6 «Поставщик» необходимо указать поставщика ТМЦ с учетом организационно-правовой формы, например, «ООО «Карандашопт» .
7. Столбец номер 7 «Номер и дата наряда или извещения» следует заполнить данными выставленного организации счета, заказа, заказ-наряда и т.д., т.е. любого документа на основании которого была произведена оплата получаемых ТМЦ. Если ТМЦ на момент получения еще не оплачены, то следует указать номер спецификации или договора. Пример: «Счет от 18.12.2017 г. № 215» .
8. Восьмой столбец отрывного корешка «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», должен быть заполнен данными из документа на основании которого была осуществлена фактическая передача ТМЦ. Это может быть товарная накладная по форме ТОРГ-12, универсальный передаточный документ, товарно-транспортная накладная, акт приема-передачи и т.д. Пример: «Товарная накладная от 18.12.2017 г. № 5» .

Тело документа

Оборотная

На оборотной стороне доверенности должна быть таблица в которой будут следующие столбцы:

Под материальными ценностями в данном случае понимаются ТМЦ подлежащие получению. Их наименование следует указывать в точном соответствии с договором и спецификацией. При наличии артикула, необходимо указать и его. Единица измерения применяется исходя вида ТМЦ, т.е. книги поставляются в штуках, а бензин в тоннах. Количество необходимо указать прописью.

Пример заполнения:

Удостоверяя подпись лица, которому выдана доверенность укажите: Подпись лица, получившего доверенность ___________________ удостоверяем.

Правила оформления

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Заполненную доверенность следует распечатать на одном листе с двух сторон. После проставления подписей, следует отделить корешок и подшить его к книге учета доверенностей. Такой корешок и будет являться распиской в получении доверенности.

Справка! Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также следует сделать запись в книгу учета доверенностей. На возвращенных доверенностях необходимо сделать запись «Не использовано» и хранить их 5 лет.

Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 года № 71а предусмотрено две формы доверенностей на получение ТМЦ М-2 и М-2а. Бланки этих типовых доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме N М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Исходя из этого критерия и необходимо определить необходимость использования той или иной доверенности.

С точки зрения закона, это письменное уполномочие, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Если говорить о документе, который нужно подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который будет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (далее по тексту — ТМЦ) по соответствующему договору.

До 06.06.2011 было запрещено выдавать такой документ на имя человека, который не работает в организации. Однако решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.

Форма доверенности на получение материальных ценностей

Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Поэтому и бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Однако доверенность на получение ТМЦ — исключение. Для нее не утверждена первичная форма, обязательная к применению органами государственного сектора.

В такой ситуации у организации есть два варианта:

• разработать и утвердить собственный бланк;
• использовать одну из тех форм, что были утверждены ранее, но затем стали не обязательными.

Собственная форма

Можно разработать собственный бланк и, утвердив ее в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование учреждения, которое выдало;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину с указанием единиц измерения;
• наименование должностей ответственных лиц;
• подписи этих лиц и их расшифровки.

Унифицированная форма

Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

• № М-2 (ОКУД 0315001);
• № М-2а (ОКУД 0315002).

Их также необходимо утвердить внутренним актом.

Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер.

В дальнейшем в настоящей статье будет использована форма М-2 (с корешком об использовании). После получения материальных ценностей отрывной корешок нужно сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.

Бланк доверенности на получение товара

Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Выше вы смогли скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей, а теперь рассмотрим, как он заполняется на конкретном примере (№ М-2).

Оформляет ее уполномоченный работник бухгалтерской или другой ответственной службы учреждения на основании документов поставщика (наряда, счета, договора, заказа, соглашения и т.п.). Необходимо отразить паспортные данные лица, на которого она выписывается.

Вначале заполняется лицевая сторона.

Шаг 1. Заполняются реквизиты учреждения, номер, дата выдачи и срок выдачи.

Шаг 2. Заполняются поле «Должность» и паспортные данные представителя учреждения.

Шаг 3. Заполняются реквизиты поставщика, номера и даты приходных документов.

Затем заполняется оборотная сторона.

Шаг 4. Если в документах поставщика отражены наименования и количество материальных ценностей, которые нужно получить, то заполнять всю таблицу нет необходимости. Достаточно указать наименование приходного документа, единицу измерения и общую сумму цифрами и прописью. В противном случае таблица должна быть заполнена по каждому наименованию материальных ценностей.

Шаг 5. Лицо, на которого оформляется доверенность на получение материальных ценностей, оставляет образец личной подписи.

Шаг 6. Проставляются подписи ответственных лиц организации и их расшифровки.

Шаг 7. Заполняются реквизиты в отрывном корешке (для № М-2): номер, дата выдачи и срок действия, должность и ФИО лица, ее получившего, и расписка в получении. Затем указывается наименование поставщика и приходных документов от него.

При выдаче доверенности по форме М-2а все действия по Шагу 7 отражаются в Журнале учета.

Образец доверенности на получение товара

Порядок регистрации

Учреждения и организации, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер, могут применять № М-2а. В остальных случаях допустимо использовать № М-2. Документы по форме № М-2 можно не учитывать, они регистрируются на отрывном корешке.

Для учета № М-2а бухгалтерская или другая ответственная служба регистрирует выдачу в журнале «Учет выданных доверенностей». Перед использованием журнал нужно прошнуровать и пронумеровать. Шаблон журнала учета утвержден Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и имеет следующий вид:

Сроки выдачи

Срок, на который выдается документ, составляет, как правило, 15 дней. При получении материальных ценностей в порядке плановых платежей (например, по договору поставки) ее можно выдавать на календарный месяц.

Если срок действия доверенности не указан, то считается, что она действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В деятельности целого ряда предприятий требуется заполнить . Как правило, его используют для получения различных материальных ценностей, в том числе и денег. На человека, которому они будут выдаваться, должна быть выписана доверенность. При этом доверенность на получение товара оформляется исключительно на работника организации.

Доверенность на получение товара: форма М-2

Этот тип документа имеет две официальные формы. Форма № М-2 предназначена дл получения у поставщика ТМЦ один раз. В том случае, когда выдавать ТМЦ будут регулярно, берется форма № М-2а.

Отличаются формы тем, что у последней нет отрывного корешка, на основании которого ведется учет выдачи доверенностей форма. В этом случает учет ведется с помощью специального журнала. В любом случае документ заполняется только в одном экземпляре.

Заполнение доверенности на получение товара

Поскольку документ считается действительным только в том случае, когда все его графы заполнены правильно, заполнение доверенности на получение товара должно проводиться с особой тщательностью.

В правом верхнем углу на основании классификатора указываются коды организации, а также дата заполнения доверенности на получение товара. К обязательной информации относится ее номер и срок действия. Последний может быть не более трех лет, но чаще всего доверенность на получение товара выписывается на месяц, а потом каждый раз оформляется по новой. В случае разового получения , документ обычно оформляется на две недели.

В следующей графе надо написать реквизиты банковского счета плательщика, а также данные о том сотруднике, получающем ценности: данные паспорта, должность. Доверенность на получение товара предоставляется вместе с паспортом получателя.

В самом низу бланка доверенности на получение товара должны быть указаны те документы, на основании которых производится выдача ценностей.

С обратной стороны бланк доверенности на получение товара имеет специальную таблицу, которая содержит максимально точные данные о выдаваемых ценностях: порядковый номер, название, количество и единица измерения. Все графы заполняются полностью, а если остается место, ставится прочерк.

Образец заполнения доверенности на получение товара (форма М-2):

В обязательном порядке внизу таблицы бланк доверенности на получение товара обязан содержать образец росписи человека, который будет получать ценности.

Заполненная доверенность на получение товара должна быть заверена руководителем, главный бухгалтером и печатью. При получении документа сотрудник ставит свою подпись на корешке или в журнале.

На корешке содержится информация о номере и сроке действия доверенности, кто и на основании каких документов ее получил, дату получения. Если документ не использован, его надо отдать в бухгалтерию, на корешке или в журнале делается отметка, что она не использовалась, а сам заполненный бланк доверенности на получение товара хранится в течение года.