Семья – это зеркало, в котором отражается положение дел в экономическом развитии государства. Любая негативная ситуация в экономке страны тут же отражается на семье. Финансовая нестабильность в обществе приводит к разводам. Государство стремится к тому, чтобы люди вступали в официальные браки и ставили в известность государственные органы о своем решении завести семью. Для этого требуется официально регистрировать свои брачные отношения.

Это требование исходит прежде всего из-за возникающих проблем по воспитанию и содержанию потомства, которые могут появиться, если пара не регистрирует свои отношения. Органы ЗАГСа ведут контроль над значимыми событиями в жизни каждого гражданина и актируют основные этапы его жизни, связанные с рождением и смертью, сменой фамилий. Человек после каждого обращения в ЗАГС по поводу актирования произошедших событий в его жизни получает там свидетельства государственного образца, которые должен хранить всю жизнь.

Свидетельства, выданные в ЗАГСе, требуют ответственного к себе отношения. Они выдаются для официального подтверждения статуса гражданина, который важен для государства. При разводе, как и при бракосочетании, выдается документ, выдача которого сопровождается отметкой в паспорте. Это необходимая формальность нужна для облегчения жизни гражданина, чтобы избавить его от необходимости везде носить с собой . После развода у граждан должно сохраниться решение суда, вошедшего в силу с указанного в нем срока. Главным доказательством расторжения брака является официальная запись, сделанная после вынесенного судебного решения или после поданного заявления супругами непосредственно в отдел записи актов гражданского состояния, и выданное после этого свидетельство, подтверждающее, что произошел развод.

Штамп в паспорте, который при этом ставят работники ЗАГСа, несет в себе важную информацию, нужную для получения копии, если свидетельство будет утеряно.

Где ставят штамп в паспорте?

Если произошел развод, то штамп в паспорте необходим. Он будет стоять после печати, сообщающей о заключении брака, и отменять ее действительность. Его можно поставить в отделе записи актов гражданского состояния. Такие отделы созданы в каждом городе, районном центре и в отдаленных населенных пунктах для того, чтобы осуществлять государственную регистрацию рождения, заключения и расторжения брака, а также усыновления или удочерения. Они занимаются установлением отцовства, фиксируют факт перемены имени и выдают свидетельство о смерти.

В этих отделах производят исправления, изменения в записи актов гражданского состояния, если на это имеется желание самого человека и решение суда. Сотрудники этого учреждения по необходимости в соответствии с законом восстанавливают и аннулируют записи актов гражданского состояния.

В каждом ЗАГСе формируется архивный фонд, который обеспечивает учет и хранение всех актов. В этот отдел нужно обращаться людям, потерявшим документы, которые выдаются в ЗАГСе. Отдел выдает повторные свидетельства и документы, подтверждающие факт государственной регистрации.

Сотрудники этого государственного органа обязаны вести строгий учет расхода гербовых свидетельств, и заведующий контролирует их правильное использование и хранение. Отделы осуществляют работу с запросами, присланными по почте, в которых запрашивают информацию по регистрации актов гражданского состояния. Сотрудники обязаны на них отвечать и высылать копии документов после оплаты государственной пошлины и предоставления квитанции об оплате, высланной заказным письмом.

Когда ставят штамп о разводе в паспорт?

Чтобы прекратить семейные отношения между супругами, нужно соблюсти ряд оговоренных в законодательстве условий, связанных с прекращением брачных отношений. Чтобы осуществить свои намерения и расстаться официально, нужно обратиться с заявлением либо в ЗАГС, либо в суд.

В отделе записи актов гражданского состояния согласятся развести далеко не всех супругов. Расстаться без судебных разбирательств получится только у тех, кто не имеет общего нажитого имущества и малолетних детей. Решение развестись не вызывает споров ни у одной из сторон. После того как пара подаст заявление о расторжении брачных отношений, должен пройти месяц, который предоставляется для обдумывания этого события и возможного примирения.

Развод считается осуществленным событием после занесения в книгу актов гражданского состояния специальной записи, под присвоенным ей номером. На этом основании выдается свидетельство о расторжении брака. Вместе с выданным свидетельством появляется штамп о разводе, в паспорте на странице «семейное положение» под отметкой о регистрации брака.

Если расторжение брака происходило на основе решения суда, то запись в книге актов появляется после того, как в ЗАГС, в котором регистрировался брак, приходит выписка из решения суда о разводе. В ней указывается когда, кем и на каком основании брак был расторгнут. Это внутренний порядок делопроизводства, нужный для того, чтобы не возникло путаницы и можно было найти истину, если ситуация будет неясной.

Граждане должны обращаться в ЗАГС по месту постоянной регистрации проживания и там . Это можно сделать после получения решения суда. Бывшие супруги оплачивают государственную пошлину каждый в отдельности, получают индивидуальное свидетельство о расторжении брака. В это же время им ставится штамп в паспорте, свидетельствующий о том, что произошел развод.

Зачем в паспорте нужна такая отметка?

В отметке о разводе, поставленной в паспорте специалистом отдела ЗАГС, заносится информация, нужная именно сотрудникам этого отдела. В нем имеется адрес ЗАГСа, дата регистрации расторжения брака, номер записи и код. Штамп, который после развода будет стоять в паспорте, не просто указывает на факт произошедшего события. В него записывают информацию, по которой можно будет легко получить копию потерявшегося .

В штампе будет указана фамилия, имя и отчество гражданина, с которым прерываются официальные отношения, на тот случай, если бракосочетаний и разводов будет несколько. Некоторые люди после неудачного брака стремятся убрать из своей жизни все напоминания о своем неудачном выборе спутника жизни. Они пренебрежительно относятся к документам, которые требуется сделать вовремя. Часто идут на хитрости, чтобы избавиться от штампа в паспорте.

Если человек когда-то состоял в браке, у него есть дети и в паспорте сохранился штамп о заключении брака, то независимо от того, живет он в браке или одинок, в определенных жизненных ситуациях с него будут требовать документы, подтверждающие или регистрацию брака, или свидетельство о его расторжении. Их требуют при выдаче государственных льгот, получении кредита, в бухгалтерии предприятия, для оформления налоговых выплат. Наличие штампа о разводе в паспорте решает многие проблемы.

Если его нет, печать можно поставить по месту расторжения брака. Лучше всего это сделать при получении свидетельства о расторжении брачных отношений. В жизни любого человека могут произойти различные события, во время которых могут понадобиться самые неожиданные документы, то следует сохранять не только свидетельство о разводе, но и решение суда, и штамп в паспорте.

Так как единой базы данных по разводам, произошедших в РФ, нет, для восстановления утраченных гербовых свидетельств придется обращаться или в тот ЗАГС, где был оформлен развод, или предъявлять подтверждающие его документы в ЗАГС по новому месту жительства.

Иногда отметки не проставляют при выдаче нового паспорта, выданного взамен старого, у которого окончился срок годности. Следует в заявлении указать, что вы хотите, чтобы штамп сохранился на странице «семейное положение», и сотрудники УФМС пойдут навстречу этому желанию.

Если штампа в паспорте нет

Часто случается так, что штамп о разводе стал необходим, а его нет. Как можно поставить его в паспорт? Удастся ли поставить печать в паспорт или это будет связано с определенными трудностями, зависит от того, какие документы о разводе сохранились. Много будет зависеть от того, как было оформлено это событие, проводилось оформление документов о расторжении брака или нет. Встречаются случаи, когда пара, подав заявление на развод и не явившись на него, даже не знает, развели их официально или нет.

Если суд состоялся и решение было принято, то сначала следует получить выписку из его решения и явиться с ней в ЗАГС по месту регистрации или в тот, где был брак зарегистрирован. Если свидетельство о расторжении брака сохранилось вместе с решением суда, то штамп может поставить тот ЗАГС, который находится в вашем районе.

Законодательство РФ настаивает на том, чтобы граждане более ответственно относились к таким событиям в своей жизни, как брак и развод, и сохраняли все документы, связанные с этими событиями.

(письменно) и заканчивается штампом в паспорте.

То есть в личный документ гражданина проставляется отметка о том, что он прописан по такому то адресу. Для чего же нужен штамп о прописке в паспорте и нужен ли вообще?

Отметка о прописке

После того, как регистрация по месту жительства, то есть постоянная прописка, будет завершена, на пятой странице паспорта нужно сделать специальную отметку , так называемую печать о прописке. Этот листок в документе называется – место жительства.

На нем необходимо поставить штамп с пометкой «зарегистрирован». Приводится адрес места жительства гражданина, дата регистрации (когда он прописался), название региона, населенного пункта, наименование отделения ФМС.

Как изменить прописку в паспорте? При выписке ставится отметка, что человек снялся с регистрационного учета и прописался (или нет) на новом месте жительства.

Для чего нужна прописка в паспорте? Таким образом в паспорте отражаются все места, где человек проживал.

Иногда гражданам требуется получить справку о прописке. Как это сделать, для чего она нужна и как ее получить, читайте .

Постановка на временный учет в личных документах не отражается. Выдается на руки специальный вкладыш – свидетельство о временной регистрации. Его полагается носить вместе с личными документами. Читайте также что такое , какие нужны для нее, и как для ее оформления.

Дети, не достигшие четырнадцатилетнего возраста , до получения личных документов, вносятся в паспорт родителей. На руки представителю ребенка выдается свидетельство о регистрации несовершеннолетнего.

Срок регистрации

В документе, удостоверяющем личность, делается пометка о постановке человека на постоянный учет по месту жительства.

Такого рода учет является бессрочным . Поэтому срок его не указывается.

Действителен ли паспорт без прописки?

Основное его назначение – удостоверение личности . Это единственный утвержденный государством документ, предназначенный для этой цели.

Все остальные, военный билет, служебное удостоверение и тому подобное, служат для подтверждения рода деятельности и носят ограниченный характер применения.

В «Положении о паспорте» (Постановление Правительства за номером 828, от 8.08.1997 г.) в части 1-й, пункте 4 указано, что к основным сведениям, которые должны быть в него внесены, относятся: Ф.И.О., место рождения, его дата, пол.

А сведения о регистрационном учете относятся к категории отметки (вышеуказанное Положение, п.5). Проще говоря, прописка в паспорте РФ не относится к основным, обязательными для занесения в удостоверяющий человека документ сведениям.

Отсюда простой вывод: паспорт без регистрации действителен .

Однако могут возникнуть проблемы при его замене, получении нового или если вы захотите его восстановить , поскольку выдача паспортов, постановка на учет и снятие с оного поручены территориальным органам ФМС.

А они могут потребовать регистрации, ссылаясь на требования законодательства, частности, Административного регламента, об обязательной прописке по месту жительства. Также копия прописки может понадобиться в различные инстанции.

За нарушение правил прописки полагается административное взыскание (КоАП, статья 19.15 часть 1 и 2)

Статья 19.15. Проживание гражданина Российской Федерации без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта)

1. Проживание по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина Российской Федерации, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу, удостоверяющему личность гражданина (паспорту), — влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
2. Нарушение, предусмотренное частью 1 настоящей статьи, совершенное в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге, — влечет наложение административного штрафа в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Штраф за отсутствие

Если нет отметки о постановке гражданина на регистрационный учет , то это означает, что прописка у него отсутствует.

В этом случае на него могут быть наложение штрафные санкции . Взысканию подвергнут и самого нарушителя и того, кто допустил нарушение, нанимателя, собственника жилья или организацию, должностное лицо, нарушившее правила.

Нарушитель выплатит государству от 2000 до 3000 рублей. Собственник или наниматель от 2000 до 5000 рублей.

Должностное лицо – от 25000 до 50000 рублей. Организации, допустившей нарушение, придется выплатить от 250000 до 700000 рублей.

Порядок взыскания, размеры его регламентируются КоАП статьей 19.15 частями 1 и 2.

В городах федерального значения размеры штрафов за нарушение регистрации значительно выше. Например, в Москве нарушитель, физическое лицо выплатит штраф до 7000 рублей.

Временная регистрация. Оформление свидетельства

Если человек проживает в том или ином месте в течение определенного времени, то на этот период он обязан встать на временный учет . Временная регистрация обязательна!

После завершения процедуры прописки ему на руки будет выдано свидетельство, которое называется о регистрации по месту пребывания (ф-3, ).

Его нужно все время носить с собой и предъявлять по требованию представителей власти, например, полиции. В этот документ вносятся следующие данные:

1. ФИО полностью.
2. Дата рождения.
3. Место рождения.
4. Реквизиты паспорта, номер, серия, когда и кем выдан.
5. Реквизиты органа ФМС, выдавшего свидетельство.
6. Срок действия прописки.

Документ подписывается начальником отделения ФМС, ставится печать.

Временная регистрация не отменяет постоянную. Они могут существовать одновременно.

Подведем, кратко, итоги. Личный документ без отметки о прописке действителен , но возможны затруднения при его обмене.

Нарушения правил регистрации приводят к взысканию с нарушителя штрафа. Проще выполнить свою вмененную законом обязанность и зарегистрироваться, чем потом иметь неприятности.

Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.

В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).

Пример 1

Свернуть Показать

Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения - 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:

«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».

Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги . И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.

Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).

Пример 2

Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой

Свернуть Показать

Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.

Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка , без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».

Отметка о получении документа на нем самом

Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.

Как должно быть?

ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации - так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.

Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.

Что творят!

Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.

Пример 3

Свернуть Показать

Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):

но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.

Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:

В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.

Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну - с регистрационным номером и датой, вторую - с подписью должностного лица:

Пример 4

Свернуть Показать

Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:

И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!

Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:

Пример 5

Свернуть Показать

С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:

• если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
• часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.

«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.

Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:

• слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
• личный росчерк должностного лица организации-адресата;
• его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
• полное указание должности, включая наименование организации;
• дата получения документа.

Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.

Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.

Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.

Доставка по «обычной» почте

Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.

При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).

Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.

Рисунок 1

Доставка по «обычной» почте

Свернуть Показать

Доставка по электронной почте

Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.

В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.

Свернуть Показать

Елизавета Добренко , юрист

Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов - это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация - подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.

Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.

Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.

Пример 6

Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу

Свернуть Показать

7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.

Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

Соглашения;

Чековые книжки;

Платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

Банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

Архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

Отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений , следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении .

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Обратите внимание

Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

Где проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ . Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

Как ставить печать?

• При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
• После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
• Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью

В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).