Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

23.11.2007

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются. ........

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

• 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
• 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

14.07.2007

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

• Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов - свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

• Единство документооборота;
• Корректность и ясность изложения информации;
• Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
• Отделение главного от второстепенного;
• Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
4. Априори предпочтительно единство документооборота;
5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

• Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
• Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
• Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
• Подпись и печать на документе не должны сливаться;
• В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
• По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
• Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

1. Юридические лица - именительный (кто);
2. Физические лица - дательный (кому);

• Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
• Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
• Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм - верхнее и нижнее;
2. 10 мм - правое;
3. 20 мм - левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал - обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал - от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках - 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак - вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа - вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки - верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

​

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного - к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь - после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом - более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

• Выравнивание - по центру или левому краю;
• Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

1. Наименование;
2. Номер правового акта;
3. Дата его принятия;
4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа	Обращение	Пример
Деловое письмо, служебная записка	От первого лица или третье лицо, единственное число	Отдел закупок направляет предложение; Прошу направить; Прошу принять меры; Считаем уместным
	От первого лица в единственном числе	Приказываю
Документ от имени коллегиального органа управления	От третьего лица (единственное число)	Собрание акционеров приняло решение
Протокол	Третье лицо, множественное число	Выслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах	Третье лицо, любое число	Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

19.10.2018

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его под­писания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

Положения о предприятиях, структурных подразделениях, соот­ветствующих органах и комиссиях;

Устав предприятия;

Отчеты и балансы;

Структура и штатные расписания;

Акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

Акты расследований аварий;

Акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введе­ние документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

Слово УТВЕРЖДАЮ;

Должность лица, утвердившего документ;

«___»__________2000г.

При утверждении документа приказом или другими распорядитель­ными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме : слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№__от_________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделе­ния или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес ат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

123456, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

320045, г. Москва, ул. Карасева, 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и ини­циалы. Пример:

462351, г. Тула,

ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в против­ном случае составляется список рассылки, на каждом документе указы­вается только один адрес.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поруче­нии первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право со­зыва исполнителей и координации их работы.

3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример: Приложение:

1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:

Слово СОГЛАСОВАНО;

Должность лица, согласовавшего документ;

Личная подпись и ее расшифровка;

Дата согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления . При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация : входящий номер/дата, исходящий номер /дата, организация – отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания «Дружба», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки , заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации . Сотрудникам ЗАО «Строительная Компания «Дружба» следует не до­пускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО «Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований .

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

01 – Генеральное управление;

02 – Управление по работе с персоналом;

05 – отдел развития бизнеса;

06 – отдел заказчика;

07 – архитектурно-планировочная мастерская;

09 – юридическая служба;

10 - филиал «Окна «Дружба»

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации ».

4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа , организация – получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

4.3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам " и т. п. не допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

Номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года . Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.

4.6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы , они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

Наименование подразделения;

Номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

Заголовок дела;

Год заведения или квартал года;

Том дела;

Срок хранения.

4.7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...

трудового коллектива,

протокол от 01.07.2001 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

Реквизит «Резолюция» Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например: Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой). 2.3 Реквизиты содержательной части документа Реквизит «Заголовок к тексту» Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря-референта, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5 21 , Реквизит «Отметка о контроле» Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со-четание текстовых и табличных форм изложения содержания. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо , акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками 22:

нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.; употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что...); ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу); использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); безличный характер изложения текста; употребление специальных терминов ; использование сокращенных слов; использование универсальных слов с неопределенным значением;

исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем); исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Реквизит «Отметка о наличии приложения» Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз. Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе . Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 1 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме , например:

Опись

приложений к письму от ___________ № ___________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 18.04.2001 № 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например: Приложение № 1 к письму ЗАО «Маяк» от 08.04.2001 № 87/03-12 или Приложение № 3 к приказу директора ЗАО «Маяк» от 12.05.2001 № 17 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами , а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 23 , например:

Приложение № 1

к приказу директора завода

от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа Реквизит «Подпись» В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
или При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например: Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 24 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например: Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 25 , например:

Реквизит «Гриф согласования документа» Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений . Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации . Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов , целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности ». Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.). Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например: 13.07.2001 26 При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом , когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име-нительном падеже, его дату и номер, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 10.01.2001 № 3 Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ от 06.01.2001 № 7/05-09 Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается». Внешнее согласование , в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 27

с организациями, интересы которых затрагивает документ с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п. с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа» Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например: Юрисконсульт Смелов К. И. Смелов 03. 08.2001 При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например: Гл. бухгалтер Не согласен Павлов Н.Д. Павлов 17.07.2001 Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 28 . Внутреннее согласование документа целесообразно прово-дить в следующей последовательности 29:

составитель документа; руководитель структурного подразделения , где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений организации; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись», Реквизит «Печать» Оттиск печати ставится на наиболее важных документах , подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей , а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами . Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 30: Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности , поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы . Командировочные удостоверения . Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях. Реестры (чеков; бюджетных поручений , представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати. ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 31 , например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.). Реквизит «Отметка о заверении копии» Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме . Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации. В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью. Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации , уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п. Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например: Иванов 123-78-89 или Емельянов Петр Васильевич 145-22-34 Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например: Авдеева Ольга Петровна 153-12-45 НК 3 17.07.2001 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях . Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации 32 . На внутренних и исходящих документах эта отметка про-ставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер. 2.5 Требования к бланкам документов Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты , входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа. Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере 33 . ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации , например: ,

* Проставлением на документе грифа утверждения;

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом

Виды утверждений :

* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий , разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах :

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

* Положения;

* Программы (командировок и т.д.);

* Расценки на производство работ;

* Стандарты;

* Структура и штатная численность;

* Тарифные ставки;

* Уставы организации;

* Формы унифицированных документов;

* Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок подписания документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учё­те" посвящён порядку подписания первичных учётных документов . В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами , подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

Оттиск печати как реквизит документа

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 1

Оттиск - изображение клише печати на бумаге. 2

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами , а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм , оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов , организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Обозначение вида документа

Каждому разработанному документу должно быть присвоено самостоятельное обозначение. Документ, выполненный на разных носителях данных, должен иметь одно обозначение. К обозначению документов, выполненных на машинных носителях , добавляют букву «М».

Заимствованным документам сохраняют ранее присвоенные обозначения.

Настоящие правила не распространяются на документы, правила обозначения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации.

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак - буква, означающая вид документа, второй знак - цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Код документа отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

Признак документа, выполненного на машинных носителях, вводят при необходимости. Букву «М» отделяют от предыдущего обозначения точкой.

16. Отметки на документе, их значение и оформление

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию

(реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа

(реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.3 Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение"27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я, Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.97.

Личная подпись 28.07.97

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.,

Галкину А. А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку.

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах . Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам , а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы , подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.99

Ответ направлен 17.06.99 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.99

Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.98№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.98

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Лопухова

Людмила Николаевна

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

Карпухин 1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил : если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета , ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семенова

Галина Константиновна

экз. № 1 - в адрес;

экз. №2-вотдел № 2;

экз. №3~в отдел № 10;

экз. № 4 - в дело 08.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.

Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

Реквизит № 18 «Резолюция» Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

• Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
• Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
• Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
• В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Какие документы подлежат утверждению?

1. Акты, которые формируются по факту проведения проверок. Акты, которые формируются при приёме работ. Акты, которые формируются при ликвидации компаний, и сопутствующих этому процессу действий, таких как списание оборудования, передача дел или списание оборудования. Акты, которые формируются по факту завершения экспертизы.
2. Договоры, заключенные с подрядчиками при заказе какого- либо вида работ. Договоры, которые заключены по факту снабжения компании. Договоры, которые заключены с материально ответственными лицами.
3. Задания, сформированные в отношении специалистов, которые должны что- либо спроектировать или построить. Задание, сформированные в отношении специалистов, которые должны провести какие- либо исследования.
4. Заявления, которые сформированы в отношении приобретения какого- либо оборудования.
5. Правила, которые указывают на должностные обязанности и полномочия, а так же обозначают распорядок трудового времени. Инструкции, которые указывают на правила, действующие при ведении делопроизводства. Правила, которые содержат нормативы техники безопасности.
6. Образцы документов, которые указывают на количество расходных материалов и оплату коммунальных платежей. Документы, которые регламентируют численность штата.
7. Отчёты, которые несут в себе информацию о командировках. Отчёты, которые несут в себе информацию об исследованиях.
8. Списки специалистов, рабочее время которых не нормировано. Перечни организаций, которые пользуются льготами. Документы, для которых предусмотрен срок хранения.
9. Планы, которые составлены в отношении строительства или производства. Планы, которые структурируют исследовательскую деятельность. Образцы документов, посредством которых планируется внедрение техники. Документы, посредством которых планируются поставки и рассортировка продукции.
10. Документы, которые содержат в себе информацию о премиях. Образцы документов, которые содержат в себе устав организации.
11. Документы, которые передают планирование командировок. Планы каких- либо рабочих мероприятий.
12. Документы, которые содержат в себе информацию о затратах, понесённых при строительстве.
13. Образцы документов, которые несут в себе информацию о стоимости заказанных работ.
14. Документы, которые несут в себе информацию о стандартах.
15. Документы, которые несут в себе информацию о числе сотрудников и структуре подразделений.
16. Образцы документов, которые несут в себе информацию о тарифах
17. Формы документов, которые унифицированы.
18. Документы, содержащие информацию о расписаниях и внесённых в них изменениях.
19. Организационные образцы документов.

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину
	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
	Личная подпись	В.А. Степанов

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14
	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

	Приложение 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 430-162

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись	А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

УДК 658.516:002:006.354	ОКС 01.140.30
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007