Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

• Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
• Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

1. или выбрав команду .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили . Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца . Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
4. Обязательно установите переключатель .
5. Примените изменения нажатием кнопки OK .

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно "вручную" (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет "родителей". Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились "сами собой", в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной "доводки" потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1 , Заголовок 2 , Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
5. Закройте диалог нажатием кнопки OK .

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы .

Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка , которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная .

Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2 , которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы . Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться "сам собой". Проделайте следующее:

Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

6. Усмиряем автозамену и автоформат

Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться "сам собой", без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе "оданко" и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в "однако". Увы, не всегда "самоуправство" программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание .
2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена . Откроется диалог Автозамена , в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе .

Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок на вкладке Автозамена (рис.).

Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово "рубль" в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены .
2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы "р" с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена . Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения .

Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными . Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее "творчество" программы.

Заключение

Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим "айтишникам" проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем "раскидать" по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.

Под параметрами страницы следует понимать её ключевые характеристики , определяющие размещение текста и иных объектов на ней. К ним могут относить поля , размеры , ориентацию .

Поля определяют края и границы области текста, которые размещают его внутри себя. Размеры регулируют высоту и ширину. Ориентация означает её расположение по отношению к читателю. В данной статье пойдет речь об особенностях корректировки параметров в версиях Microsoft Office 2003, 2007, 2010. Кроме этого, мы опишем настройку переноса слов.

Параметры страницы

Чтобы установить данные настройки в Word 2003 необходимо зайти в меню Файл и выбрать одноименный пункт. В версии 2007 и более поздних нужно перейти в меню Разметка страницы и нажать на стрелку, расположенную внизу.

Поля страницы

Диалоговое окно, дающее возможность поменять поля в Microsoft Word 2003, появится после нажатия пункта Параметры страницы вышеупомянутым способом. Его примерный вид показан на фотографии. Таким образом, в этом окне устанавливаются размеры верхнего, левого, нижнего и правого полей, переплета. При желании меняют книжную ориентацию на альбомную и наоборот. Данные изменения можно применить ко всему документу или к его текущей странице .

В версии 2007 и выше все устанавливается аналогичным способом.

Размер бумаги

Размер устанавливается, если будет необходимо распечатать документ на листе с форматом, отличающимся от листа А4. Последний установлен по умолчанию . Важно, чтобы формат бумаги поддерживался печатающим устройством. Как видно по скриншоту ниже, пользователь программы пытается установить формат А5, А6 или В5. Для его удобства указаны размеры каждого вида бумаги.

Также существует возможность установить параметры принтера . Регулируется подача бумаги и подобно параметрам полей, настройки применяются для всего документа или для текущего положения. Для удобства выбора, в окне показан образец распечатываемого листа.

В Office 2007 и выше размер настраивается с иной последовательностью шагов:

Колонки

Как правило, пишутся тексты из одной колонки, но бывают ситуации, скажем в газетах или журналах, когда их пишут в нескольких колонках. Иногда это актуально при наполнении вебсайтов содержимым.

Выбор количества колонок в версии от 2003 года происходит таким образом:

• Выбираете в верхней части окна меню Формат ;
• Затем кликаете на пункт Колонки ;
• Появится окно;
• Выбираете количество колонок, их ширину и область применения.

Можно применить ко всему документу, либо до конца документа.

Работая с Офис 2007 или 2010 действуем иначе. Нужно зайти в меню Разметка страницы . Затем выбирается пункт Колонки . Здесь настраивается число колонок и их расположение. Их можно сдвинуть влево или вправо.

Перенос слов

В Word 2003 настройка переноса слов делается так;

Если текст уже набран и нужно автоматически сделать переносы, то ставится маркер в соответствующем поле. Если нужно переносить аббревиатуры или иные слова с прописными буквами, то выбирается подходящая настройка . При необходимости отрегулировать расстояние от последнего символа до правого края вносят изменения в пункт Широта зоны переноса . При желании можно воспользоваться принудительным методом.

В версии 2007 года, настройка делается иначе. Сначала необходимо зайти в упомянутое меню разметки и выбрать команду Расстановка переносов . Если выбрать Авто , то они расставятся сами. При ручной опции будут предложены варианты переносов в выделенном слове. Решение принимает человек. Для выбора особых настроек служит команда Параметры расстановки переносов . Они аналогичны опциям в Word 2003.

Ориентация страницы.

Работая с пакетом от 2003 года, заходим в уже знакомый нам пункт с полями из меню Параметры страницы . Будет указано два варианта ориентации: книжная и альбомная . Текущая ориентация будет выделена рамкой. Чтобы её поменять, нужно поставить отметку у другого пункта.

Её можно применить как ко всему документу , так и до конца документа . Для первого варианта выбираем соответствующий пункт. При работе с пакетом от 2007 года для смены ориентации нужно зайти в меню Разметка страницы и выбрать пункт Ориентация . Будут предложены те же варианты.

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).
2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

   2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

   • поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
   • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов* . В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
   • межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
   • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
   • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
   2.2. для тезисов выступлений:
   • формат А4 (210x297 мм);
   • поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
   • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
     16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
     курсив, размер 14 пт);
   • межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
   • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
   • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
   • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
   Например:
   
   
   При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
   Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
7. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
   При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
10. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    10.2. для рефератки среднего размера:
    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;
    10.3. для рефератки большого размера:
    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.
11. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
12. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал - точно 9 пт.
    Например:
    

    3. Иванова 220 88 3 1 Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1

Оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297x420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. табл. 2).

Таблица 2. Форматы потребительских бумаг

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают» но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы» а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см.

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30--2003 они должны быть не менее : левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

Также вас может заинтересовать: