Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов: простые , обобщенные , сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

Указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

Корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

Предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

Территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).

Время (событий или составления документов);

Формальные признаки (подлинность или копийность)

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа	Признаки заведения дел	Элементы информации заголовка	Критерии экспертизы ценности	Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа	номинальный	вид документа, вид дела	Вид документа	номинальный
	корреспондентский	Корреспондент	корреспондент	корреспондентский
заголовок	предметно-вопросный			предметно-вопросный
	географический	Территория	место события	географический
	хронологический		дата события	хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета…".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

• в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";
• в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
• в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

• если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";
• Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Установление сроков хранения дел.
Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. 2

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. 3

В разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" содержится полный текст Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Формирование дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. 1

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

• название организации;
• название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива , в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. 2

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. 3

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

• количество листов в деле;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72. Полный текст данного стандарта содержится в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель . В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Сейчас на образце общей номенклатуры дел для определенной организации давайте ознакомимся с порядком ее оформления. То есть с порядком заполнения в форме граф. Это один из основных вопросов в теме правильного ведения делопроизводства, его изучение не займет у вас много времени, и в любом случае потрачено оно будет не зря.

Наиболее удобной и особенно актуальной для крупных организаций является система наименований разделов номенклатуры дел согласно структурным подразделениям на основе штатного расписания. Не возбраняется выделять подразделы в зависимости от функциональных обязанностей отделов, а небольшим организациям советуем начать с деления только по функциональному типу. Например: правовое обеспечение, секретариат, кадровое обеспечение и т.д.

В первой графе указывается индекс дела. Его название состоит из двух цифровых обозначений, первое представляет собой номер подразделения, второе - номер дела в пределах этого подразделения. К примеру, 01-06, где под 01 следует подразумевать секретариат, а под 06 - номер любого дела в нем. Или 05-21, где 05 - это бухгалтерия, а 21 - номер дела в бухгалтерии, и т.д.

Как составить заголовок правильно

Прочитав название второй графы в номенклатуре дел, каждый человек должен понять, о чем там идет речь, основное содержание и состав документов в деле. Не рекомендуется использование сложных, длинных формулировок и вводных слов.

Также следует избегать пустых описаний, которые, как правило, даются расплывчато и не несут никакой информативной нагрузки. Самые распространенные примеры того, как делать не надо: «Исходящие письма», «Разные материалы», «Документы для служебного пользования» и пр.

Располагайте элементы заголовка в принятой последовательности:

• обязательным элементом, с которого всегда начинают заголовок, является вид документов/дела (протоколы, переписка, приказы т.д.);
• автор;
• корреспондент/адресат, то есть тот, от кого получен/кому адресован документ;
• в сочетании с предшествующим элементом - указание территории;
• содержание вкратце;
• период или дата (особенно важно при указании планов и различного рода отчетов).

Считается, что в формулировке заголовков следует использовать как можно больше элементов. Обратите внимание на некоторые, наиболее типичные примеры.

Журнал об учете движения путевых листов»
Приказы директора по вопросам административно-хозяйственной деятельности»
Квартальные отчеты организации, касающиеся профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров»
Годовой план о противодействии коррупции»	период + план/отчет + содержание
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда»	переписка + по вопросу + с кем (если однородные корреспонденты)
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда Определенного района города Н.»	переписка + по вопросу + с кем (если конкретный корреспондент)
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий»	переписка + по вопросу + нет с кем (если разнородные корреспонденты)
Документы о планах организации по профессиональной подготовке и повышению квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)»	документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов)
Обращения граждан в организацию и документы об их рассмотрении»	документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки)

Как правило, принято указывать в заголовке данные о том, что это копия документа, при этом в графе 5 номенклатуры следует сделать отметку о том, где находится подлинник. Обратите внимание на прошлую статью о делах 03-03, 03-04 в примере о ведении номенклатуры дел в организации.

В организации можно использовать два вида номенклатуры (если они для нее предусмотрены). Первая - это типовая, она обладает нормативным статусом, то есть обязательна. Второй вид - примерная номенклатура дел (по сути это набросок), и она носит всего лишь рекомендательный характер.

Номенклатура дел, составленная с самого начала, не является истинной и единственно верной, она может меняться и редактировать по мере осуществления процесса делопроизводства в течение года.

В одном деле не должны храниться документы, имеющие временный и постоянный срок хранения, не зря же для них предусмотрены различные заголовки. Если в одном деле фигурирует несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет), то следует принимать больший из них срок (5 лет).

Номенклатура дел: систематизация заголовков

Четкого регламента и правил, как расположить заголовки, нет. Ориентироваться стоит на степень важности дел каждого раздела и их взаимосвязь друг с другом. Допустимы свои личные предпочтения, которые вам удобны, а также вариативность, но в разумных пределах. Для тех, кто не знает, с чего начать, будут полезны некоторые рекомендации.

Не подставляйте себя под угрозу и не обижайте руководителя, самая неуместная система - это когда маловажный журнал учета, например, ключей от какого-либо склада, выставляется в самое начало раздела, а приказы руководителя организации относительно основной деятельности скромно существуют в самом конце.

Ниже вашему вниманию представлена схема расположения в разделе или подразделе заголовков (она примерна и может изменяться в зависимости от организации и особенностей ее деятельности):

• документация организационно-распорядительного характера, а именно Устав, различные положения и приказы, структура организации и ее штатное расписание и пр.;
• планы;
• данные отчетов;
• договоры;
• различного рода переписка;
• документы, касающиеся основного рода деятельности (их разновидности следует указывать в скобках);
• документы, касающиеся вспомогательной деятельности (в скобках указывайте их разновидность);
• документы учета (книги, журналы, базы данных);
• материалы, связанные с делопроизводством, например, описи для архива.

Относительно 5-7 пункта необходимо сделать разъяснение. В них число заголовков может изменяться в зависимости от величины организации и количества структурных подразделений.

На случай если в процессе делопроизводства появятся новые дела, имеет смысл оставить резервные номера для каждого раздела номенклатуры. В случае чего их можно будет просто вписать, не утверждая при этом номенклатуру дел заново.

В графе третьей указывают количество дел за отчетный период (за год), а в процессе, то есть в течение года количество дел не проставляется. Эти данные выступают за основу для последующего составления итоговых записей о том, в каком количестве были заведены дела в течение прошедшего года.

Сроки хранения дел

Чтобы заполнить графу четвертую (сроки хранения дел ), следует пользоваться либо иными нормативно правовыми актами, регламентирующими область деятельности организации с оформлением ссылки на определенную статью или пункт.

Чтобы в процессе работы с документами определить правильно сроки их хранения, следует учесть все примечания к ним, а так же условия, при которых действуют установленные сроки. Если имеются примечания, то вносить их необходимо в графу 5 составляемой номенклатуры дел. Обратите внимание на представленный в предыдущей статье образец. Так, к делу 01-07 согласно перечню добавлен комментарий о сроке хранения, а для дел 02-01 и 02-05 установлен срок, согласно примечанию, указанному в перечне документов.

Источником формирования государственного архива являются лишь те организации, которые представляют документы на государственное хранение. Остальные же, как правило, меняют формулировку о сроке хранения «постоянно» по типовому перечню на иную, например, «не меньше 10 лет» или «до ликвидации организации». Уменьшать сроки хранения нельзя, но возможно их увеличение исключительно из практических соображений.

Если для вашей организации существует типовая или примерная номенклатура дел, то в свою номенклатуру сроки хранения необходимо переносить из нее без изменений.

Все примечания к делам, которые появляются в процессе работы с номенклатурой дел, заносите в графу 5. Например, данные о переходящих делах, которые необходимо продолжить в будущем году или напротив, те которые идут еще с прошлого года.

Стоит обратить внимание на еще один значительный момент. На каком бы носителе информации (электронном или бумажном) не находился документ, его обязательно надо включать в номенклатуру дел. Просто в графе с примечанием сделайте отметку о том, что документ ведется и формируется в электронном виде. При этом сроки хранения не зависят от формы носителя.

Таким образом, изучив приведенный подробный пример, вы получили общее представление об основных структурных этапах организации работы. На этой основе вам будет гораздо легче справиться с созданием и оформлением номенклатуры дел в своей организации. В дальнейшем планируется разместить на сайте образцы номенклатуры дел для отдельных подразделений фирмы.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

Заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

Заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

Заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;

Заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;

Дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

Заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

Четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»)

Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

Избегать неконкретных формулировок (например «разные документы », «общая переписка») .

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

Название организации или структурного подразделения (автор документа);

Название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело № 5-63 (А) по иску ООО «СИБИНТЕК» к ОАО «Омский каучук» о взыскании 893140 руб.»

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например « Протоколы собраний акционеров предприятия»)

Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.

Например «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)»

Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СИБТЕХИНВЕСТ» за 2000 год».

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции « Юридическое образование в России»» ;

Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например «Переписка с Министерством образования Российской Федерации по учебным вопросам».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например «Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам».

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: "разные документы", "общая переписка" и т.д.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• - название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• - автор документа (название организации, структурного подразделения);
• - корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• - вопрос или краткое содержание документов дела;
• - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• - даты (период), к которым относятся документы дела;
• - указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

• - "Журнал учета выдачи дипломов";
• - "Протоколы собраний акционеров предприятия";
• - "Сводки по контролю исполнения документов".

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

• - "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...";
• - "Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета..."

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы".

В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

• - "Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)";
• - "Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)".

Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело". Например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".

Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: "Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции".

Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Например: "Протоколы заседания совета директоров".

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:

• - "Переписка с Росархивом о...";
• - "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: "Переписка по научно-организационным вопросам".

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: "Переписка с производственным объединением "Алмаз" (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: "Приказы по основной деятельности за 2013 г.".

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.

Например: "Бизнес-планы филиалов на 2014 г."; "Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.".

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: "Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)".

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: "Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии".

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.