Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

• Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
• Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
• В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
• В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

• Справка 2-НДФЛ

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

• Справка для расчета пособий от ФСС

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

• Справка для центра занятости

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

• Документы учета в ПФР

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

• От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
• От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

1. о зарплате;
2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

• Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
• Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

• Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
• Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
2. Данных о страховом стаже сотрудника;
3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

• С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
• РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

1. Расписка в получении документа;
2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

• Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
• Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
• Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

1. Номер по порядку;
2. Дата представления документа;
3. Ф.И.О. заявителя;
4. Вид документа (справка, копия и др.);
5. Краткое содержание справки;
6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Трудовая книжка

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Это раздел 3 заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета – «Назначение пенсии».

Помимо понимания того какие документы должен отдать на руки работодатель при увольнении важно также уложить данный процесс в рамки следующего алгоритма:

Подобный порядок действий можно по праву считать идеальным, и придерживаться его стоит, несмотря на то, какую должность занимал сотрудник, и какое основание для увольнения имеет место быть. Однако даже эта четкая последовательность действий в некоторых ситуациях может быть нарушена.

В некоторых случаях процесс осложняется теми или иными обстоятельствами, которые требуют корректного ответа на вопрос: Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Так, например, в тупик может поставить ситуация, когда работник, для которого ваша организация – первое место работы, увольняется до того, как им получены документы из Пенсионного фонда.

И нужно ли передавать на руки документы об образовании и медицинские книжки, если они были получены за счет организации? Подобных тонкостей огромное количество…

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style="text-align: left;">Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Справки при увольнении

При увольнении сотрудник вправе потребовать получение документов, непосредственно связанных с работой. Для того, чтобы получить требуемые документы ему необходимо оформить письменное заявление о выдаче справок.

Работодатель обязан предоставить сотруднику заверенные должным образом копии документов на безвозмездной основе.

Перечень включает в себя:

При увольнении справки выдаются единоразово и получить их можно в период одного календарного года с момента увольнения. Копии всех выданных работнику справок сохраняются в рамках его личного дела, а выдача фиксируется в специализированном журнале. Выдаются же данные документы либо на руки сотруднику, либо почтой – посредством заказного письма.

Справка о доходах

Отдельного внимания заслуживает справка о доходах, которая выдается работнику за период последних 24 месяцев, проработанных на данном предприятии, предшествующих году увольнения. Также вкупе со справкой о доходах сотруднику предоставляется справка формы 2-НДФЛ, в которой зафиксированы налоговые, страховые и пенсионные отчисления. Естественно, обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Справка о среднем заработке

Одним из тех документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику в случае увольнения, является справка о среднем заработке. Выдается этот документ, как правило, непосредственно в день прекращения трудовой деятельности в организации.

В случае, если сотруднику начислялось пособие в связи с нетрудоспособностью, носящей временный характер (в частности в связи с беременностью и родами), при расчете учитывается средний доход за период 24 месяцев, предшествующих данному отпуску.

Чаще всего в процессе приема на работу сотрудники отдела кадров выдвигают необходимый список документов для приема на работу. Хотя предоставление справки о среднем заработке не регламентировано ТК РФ, оно может быть вполне оправдано и логично. В соответствии со статьей 65 ТК РФ при приеме на работу обязательный список состоит из следующих документов:

• Трудовая книжка (необходима при трудоустройстве сотрудников всех мастей и рангов, за исключением совместителей и тех, кто впервые заключает трудовой договор);
• Удостоверяющий личность документ – чаще всего паспорт;
• Для мужчин призывного возраста и военнообязанных – военный билет;
• Свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
• Справки об отсутствии судимостей, в случае приема на работу, несовместимую с какими бы то ни было нарушениями закона;
• Документы об образовании: средне-специальном или высшем, а также дополнительном (повышении квалификации, наличии специальных знаний);

Таким образом, отсутствие у соискателя справки о среднем доходе с предыдущего места работы не является основанием, для отказа в вакансии.

При увольнении сотруднику выдают справки в обязательном порядке или по письменному требованию. Узнайте, какие справки должны быть выданы и скачайте типовые бланки или готовые примеры таких выписок.

➤

В статье

Скачайте образцы документов, которые необходимо выдать сотруднику при увольнении:

Когда работодатель должен выдать документы при увольнении

При увольнении работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Заработную плату выплачивают со всеми причитающими надбавками, компенсацией за неиспользованные дни отпуска, выдают выходное пособие, если его выплата предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным договором, иными нормативно-правовыми актами.

Точную дату расторжения трудового договора определяют приказом, с которым уходящего сотрудника знакомят под подпись. Определить эту дату поможет онлайн-расчетчик от «Системы Кадры» .

Рассчитать дату увольнения

Некоторые справки при увольнении выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Какие справки выдают при увольнении в обязательном порядке

В зависимости от обстоятельств формируют точный список документов, которые будут выданы сотруднику при расторжении трудовых отношений. Некоторые виды справок выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника.

В последний день работы сотрудника нужно выдать:

• трудовую книжку
• справку о сумме заработка и специальных периодах по форме, которая утверждена приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н
• выписки из форм СЗВ-М, отчета о страховом стаже СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам в части данных конкретного сотрудника
• иные документы по письменному заявлению сотрудника

Такие правила установлены в части 5 статьи 80 ТК и пункте 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

➤ Трудовая книжка

Основной документ, который подтверждает трудовой стаж - трудовая книжка. Ее выдают непосредственно в день расторжения трудовых отношений на руки уходящему работнику. Он расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель не вправе задерживать трудовую, допускать ошибки при оформлении. Это относится к серьезному нарушению, что дает основание сотруднику обратиться в суд с иском о возмещении дохода, который не получен за период задержки книжки, о признании записи недействительной.

Компания назначает ответственного специалиста за трудовые книжки из отдела, который непосредственно занимается кадровым делопроизводством. Необходимо проверить, чтобы работодатель заверял подписью и печатью (при наличии) все записи в трудовой книжке.

С 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Редакция журнала Кадровое дело напоминает, что в компаниях .

➤ Справки при увольнении с работы о сумме заработка

Оформляют по форме № 182 н. Типовой бланк такой справки утвержден приказом Минтруда № 182 н от 30 апреля 2013 года (размещен в приложении № 1). Заполненный документ заверяют не только подписями руководителя, главного бухгалтера, но и ставят печать организации (при наличии). Необходимо учитывать, что печать ставят таким образом, чтобы она не закрывала подписи.

Пример заполнения справки о сумме заработка

➤ Справки о страховом стаже

До 2017 года выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам не оформляли. В 2017 году в законодательство ввели новую норму, обязывающую работодателя выдавать указанные выписки каждому увольняемому работнику. Причем это должны быть именно выписки.

Выписка из формы СЗВ-М

В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период - текущий год, а также данные о конкретном работнике: СНИЛС и ИНН, не копируют данные отчета по остальным сотрудникам.

Пример заполнения формы СЗВ-М за январь 2020 года

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Выписку выдают под подпись. Используют типовую форму, действующую с 1 января 2019 года (постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п). В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют такую выписку в двух экземплярах: один из них выдают на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставляют в компании. Таким способом работодатель защитит себя от возможных претензий и докажет, что он правильно оформил документ, выдал его в положенный срок. Кадровик делает запрос в бухгалтерию. Готовит выписку бухгалтер.

Пример заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Когда понадобится: если сдаете сведения в ПФР о периодах работы сотрудников за 2019 год. Форму нужно сдать не позднее 2 марта 2020 года.

➤ Документы при увольнении от работодателя: выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Здесь речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, который объединил функции двух форм - 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. В настоящее время это один бланк. В нем указывают паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника и о начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@). Выдают заполненный документ не только тем сотрудникам, которые работали на основании трудового договора, но и физическим лицам, с которыми компания подписала договор гражданско-правового характера.

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам для передачи сотруднику

Выписку готовит бухгалтерия. Бухгалтер заполняет поля формы чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Нельзя применять штрих-корректоры. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала и непосредственно по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет . Какой документ выдавать всем уволенным с 2017 года и можно ли поручить кадровику заполнять форму СЗВ-М.

Что делать, если документы и справки при увольнении работника выдать невозможно

Если работник отказывается получать документы и расчет, отсутствует на работе, необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте.

В нем указывают, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой, расчетом, получить другие документы при увольнении или дать свое согласие на то, чтобы документы отправили по почте. С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).

Если заработную плату выплачивают на банковскую карточку работника, все причитающиеся суммы он должен получить в день увольнения.

Если сотрудник не получил документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, в частности отказался получить трудовую книжку или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой.

Сделать это можно 3 способами:

1. В акте об отказе забирать трудовую книжку, прописать, что следует явиться за документами или выдать согласие на пересылку их почтой.
2. Составить отдельное уведомление и выдать работнику.
3. Направить уведомление сотруднику по почте.

Какие документы должны выдать при увольнении по письменному запросу сотрудника

Дополнительные справки выдают по письменному запросу сотрудника. Какие справки брать при увольнении, что может в дальнейшем потребоваться:

1. Копии приказов о приеме, о переводе, об увольнении, о награждениях, об отпусках и другом.
2. Документ о периоде работы в компании.
3. Копия ТД (трудового договора), оформленных к нему дополнительных соглашений.
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ.
5. Справка о заработке, если планируется обращение в службу занятости за получением пособия по безработице и т.д.

Какие документы и справки при увольнении с работы требуется подписать

При увольнении сотрудник должен подписать ряд документов. К ним относятся:

• приказ о прекращении трудовых отношений;
• учетные журналы - это будет подтверждением факта получения на руки всех обязательных документов;
• записи, сделанные за время работы сотрудника в трудовой книжке (в том числе и запись об увольнении), их заверяют двумя подписями: должностного лица, который заполнял трудовую, ее владельца;
• личную карточку.

Иногда этот список расширяется. В каждом конкретном случае это решают по обстоятельствам. Некоторые компании выдают своим сотрудникам обходной лист, который нужно подписать в подразделениях отделов перед тем, как трудовой договор будет расторгнут. Материально ответственные лица проводят инвентаризацию, передают материальные ценности, подписывая целый ряд дополнительных документов.

Все документы, акты заверяют подписью сторон. Если подпись отсутствует, в дальнейшем достаточно сложно доказать, что та или иная справка, документ были оформлены и получены. Это следует учитывать работодателю, кадровикам, сотрудникам бухгалтерии, другим ответственным специалистам, участвующим в процессе подготовки и оформления всех документов для увольнения.

Трудовую книжку, справку о сумме заработка, выписки из соответствующих отчетов - все это нужно выдать сотруднику, который уходит из компании, в последний день его работы. Следует проследить, чтобы он расписался в учетных журналах, в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказался поставить свою подпись, составляют соответствующий акт. Если сотрудник отсутствует на работе - отправляют письменное уведомление о том, что необходимо получить трудовую книжку или дать свое согласие на ее отправку по почте

Прекращение трудового договора – серьезный процесс, требующий у работодателя внимания и точного соблюдения норм закона. Законодательство, регулирующее данный вопрос, в текущем году никаким образом не изменилось, по-прежнему действует Трудовой Кодекс . Его определяет порядок увольнения, в том числе разъясняет подробности об обязательной выдаче документов.

К таким относятся:

• трудовая книжка – ценный документ. Она подтверждает весь стаж трудовой деятельности с момента ее начала по настоящее время;
• документ из бухгалтерии о доходе по трем месяцам. Она необходима в случае обращения на биржу труда;
• справка 2-НДФЛ за год. Она обязательна для людей, желающих в будущем получить налоговый вычет;
• о пенсионных отчислениях застрахованного лица в Пенсионный Фонд.

Также важен данный документ, так как организация ежемесячно направляет в Пенсионный Фонд сведения об отчислениях по каждому сотруднику, которые формируют сумму их будущих пенсий.

Увольняясь, гражданин получает денежный расчет. Ему выплачивается заработок за пропорционально отработанное время в последнем месяце работы, компенсация за отпуск, если он его в этом году не использовал, а также пособие в случаях, определенных законом.

Сотрудник также вправе запросить в кадровом органе иные свидетельства, касающиеся его трудовой деятельности. Это могут быть факты о стаже, копии приказов о трудоустройстве, о переназначении на другую должность, о поощрении, о награждении, об увольнении. На всех копиях запрошенных документов должна стоять печать и подпись сотрудника кадрового аппарата, в противном случае они будут признаны недействительными.

Документы от работодателя при увольнении в 2018 году

Таким образом, законодательство точно регламентирует процедуру расторжения трудового договора и перечень бумаг, необходимых к выдаче сотруднику работодателем. При уходе рядового сотруднику, кадровый работник выдает все вышеуказанные документы. Трудовая книжка выдается строго в обязательном порядке именно в день расторжения договора, даже если работник не сдал в срок какие-либо материальные ценности и не подписал свой обходной лист.

При выдаче трудовой книжки работник расписывается в книжке, в книге учета трудовых книжек и карточке формы № Т 2 о том, что получил на руки ее. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки ложится на директора организации, так как в случае допущенных нарушений и промахов, гражданин вправе обратиться в суд для компенсации ему вреда и упущенной выгоды, расценивая действия как препятствие для трудоустройства на новое место.

Если при трудоустройстве у работника запрашивались медицинские справки, санитарные книжки, иные документы медицинского характера, то они подлежат выдаче при увольнении со стороны работодателя. Бумаги финансового характера, указанные выше, выдаются бухгалтером организации. Необходимо внимательно проверять все сведения, изложенные в них, проверять наличие подписей и печатей. Обязательно должна стоять гербовая печать учреждения, в случае ее отсутствия бумага является недействительной.

При увольнении по сокращению штатов работнику за 2 месяца выдают уведомление, где он ставит свою подпись. Такое уведомление также является связанным с процессом ухода сотрудника и обязательным к выдаче.

Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию?

После увольнения гражданин вправе подать заявление в Центр занятости. Для этого ему необходимы документы для биржи труда после ухода работника по собственному желанию:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• имеющиеся бумаги об образовании;
• справка о доходе за три месяца.

Максимальное количество заработных плат, которое может получить гражданин, встав на учет на биржу труда и не трудоустроившийся – 3.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2018 году?

Работодатель должен выдать работнику следующие бумаги при увольнении:

• справка о заработной плате за последние три месяца;
• справка о пенсионных отчислениях;
• медицинские справки, принадлежащие работнику.

Кроме того, по письменному обращению работнику могут выдаваться иные свидетельства, документ о стаже, например. Любая просьба сотрудника о выдаче какого-либо документа должна быть принята руководителем во внимание.

Справка для больничных листов при увольнении 2018 год — форма

Иногда бывают случаи, когда по новому месту работы сотрудник заболел или обращается за предоставлением отпуска по беременности. Для полного расчета больничного в бухгалтерии потребуется информация о доходе за последние два года. В этих целях при увольнении, либо после него, нужно запросить у бывшего работодателя справку для больничных. Готовится такая справка в течение 3 дней и имеет форму № 182н .

Выдача при увольнении справки 2 ндфл

Справка 2 НДФЛ выдается при увольнении бухгалтером организации. Периодом отражения сведения в таком документе является текущий год. Она показывает весь доход сотрудника по каждому месяцу, все удержания налогов, осуществляемые работодателем.

Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах при увольнении

Справку об уплаченных страховых взносах обязательно нужно выдать работнику при увольнении. Пенсионный Фонд ведет учет по каждому трудящемуся в целях дальнейшего формирования частей пенсии. Нахождение сотрудника на больничном, в отпуске по уходу за ребенком, предоставление отпуска без сохранения заработной платы – все эти периоды значимы для Пенсионного Фонда. Таким образом, процедура выдачи документов при уходе работника заслуживает внимания как работодателя, так и работника.