Долгая и кропотливая работа над документом может быть сведена на нет одним неосторожным нажатием кнопки или сбоем в системе. Однако несохраненные документы можно восстановить, и при этом разными способами. Достаточно выполнить шаги, описанные в инструкции ниже.
Вы по ошибке отказались от сохранения документа и закрыли его? Не паникуйте. Сразу же перезагрузите компьютер для предотвращения перезаписи данных. Откройте Word, и вы увидите слева список несохраненных документов. Выберите наиболее полную или последнюю версию документа, скопируйте данные и сохраните их. Если предыдущий способ не сработал, проверьте, включено ли у вас автосохранение. Для этого выберите «Сервис» – «Параметры» – «Сохранение». Укажите периодичность автоматического сохранения. Дополнительно вы можете задать функцию резервного копирования для сохранения данных до последнего изменения. Выполните эти шаги, чтобы обезопасить себя от потерь в будущем.
Вы можете воспользоваться поиском для обнаружения временных или резервных копий документов. Для этого нажмите комбинацию клавиш Win+F и введите в строке поиска искомые расширения: *.tmp для временных файлов или *.asd для резервных копий. Укажите область поиска – «Мой компьютер». В фильтре поиска выберите дату изменения документа, например, текущее число. Откройте найденные файлы в Word через «Открыть» – тип файлов: «все файлы». Сохраните восстановленные данные. Иногда Word сохраняет временные файлы с именем, начинающимся с тильды ~ . Если поиск по расширениям из предыдущего пункта не дал результата, измените параметры на ~*.* Отыщите документ с вашим названием, задав сортировку по типу. Если ни один вариант не сработал, есть небольшой шанс восстановить документ специальными программами. Одной из таких является EaseUS Data Recovery Wizard Free . Скачать ее можно . При установке не выбирайте диск, на котором будете восстанавливать данные, иначе остатки файлов могут быть затерты.Примечание: Если одна из папок скрыта (например, AppData), нажмите в проводнике «Упорядочить» – «Параметры папок» – «Вид» и выберите функцию «Показывать скрытые файлы, папки и диски». Теперь вы можете открыть через Word любую скрытую папку.
Следует учесть, что файлы с расширением *.asd удаляются при корректном закрытии редактора, но сохраняются при сбое в системе. Поэтому, по ошибке закрыв программу без сохранения, вы вряд ли обнаружите эту копию документа. В этом случае поможет описанный выше шаг – включении функции резервного копирования в параметрах Word. Не жалейте времени на настройки, указывая периодичность автосохранения и подключая другие полезные функции. Во многих случаях намного легче предотвратить потерю данных, чем потом их восстанавливать.
Курсовая работа
Обеспечение сохранности архивных документов
Белгород 2008
документ архив хранение
Введение
История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Режимы хранения документов
Топографирование и учет движения документов
Хранение документов в электронной форме
Заключение
Примечание
Библиографический список
Введение
Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.
Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.
Цель работы определяет следующие задачи :
1.Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности
документов архива
2.Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива
3.Показать различные режимы хранения документов
.Проанализировать топографирование и учет движения документов
.Обратить внимание на хранение документов в электронной форме
Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.
Предмет исследования - система обеспечения сохранности
документов архива
Степень изученности темы
Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.
Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.
В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.
Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:
1.обеспечение физико-химической сохранности документов;
2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;
.учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
.консервация документов.
2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.
В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8.
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:
1.помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;
2.поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;
.поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью
.архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.
Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:
.совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;
.не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;
.помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;
.внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;
.в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;
.помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;
.электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;
.хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;
.вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;
.размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;
.лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.
По срокам хранения документы делятся на документы
· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается
O хранить в скоросшивателях,
O не проводить пересистематизацию документов в деле,
O листы дела не нумеровать,
O заверительные надписи не составлять.
· Долговременного (>10 лет) хранения;
· Постоянного хранения.
O На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".
O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).
O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.
O По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения ,
§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),
§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.
Оперативное хранение .
С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.
Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.
Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.
Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив.
В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.
При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.
Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.
В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.
В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.
Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.
Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.
Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.
Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И
АРХИВНОГО ДЕЛА
В.Ф. ПРИВАЛОВ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Москва 2003
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на
бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. - М,
181Ш 5-902258-06-5
В книге, написанной заведующим лабораторией ВНИИДАД, кандидатом химических
наук, заслуженным работником культуры России Владимиром Фёдоровичем Приваловым,
документов: история документов; причины и факторы их старения; требования
обеспечения сохранности при основных видах архивных работ; особенности
микроклимата помещений и документов в архивах страны; физическое состояние
отечественных документов 19-20 вв. и способы оценки состояния крупных массивов
архивных документов; изменение состава документов на рубеже 20-21 вв., современные
концепции сохранения объекта и информации.
квалификации (ОЦПК).
© Федеральная архивная служба России, 2003
©Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного
дела, 2003 181 5-902258-06-5
Введение.........................................................................................................................................5
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов....................................................7
1.1. Документ как материальный объект.................................................................................7
1.2. Старинные документы. Эпоха рукописей (30 в. до н.э. - 19 в. н.э.)............................7
1.2.1. Носители......................................................................................................................10
1.2.2. Средства письма..........................................................................................................11
1.2.3. Копирование документов...........................................................................................12
1.3. Бумажные документы 19-20 вв........................................................................................13
1.3.1. Бумага из древесины. Синтетические красители. Средства письма......................13
1.3.2. Машинопись................................................................................................................14
1.3.3. Копирование документов...........................................................................................15
1.3.4. Принтерные документы.............................................................................................15
Глава 2. Старение документов. Факторы старения и причины разрушения документов....18
2.1.Старение документов.........................................................................................................18
2.2. Основные факторы старения и причины разрушения документов..............................18
2.2.1. Свет...............................................................................................................................18
2.2.2. Температура.................................................................................................................18
2.2.3. Влажность воздуха......................................................................................................19
2.2.4. Биологические вредители..........................................................................................19
2.2.5. Резкие изменения условий среды..............................................................................22
2.2.6. Материалы и вещества документа............................................................................23
2.2.7. Механические повреждения......................................................................................24
2.2.8. Экология среды...........................................................................................................24
Глава 3. Требования обеспечения сохранности документов (ОСД) при основных видах
архивных работ............................................................................................................................27
3.1. Материально-техническая база........................................................................................27
3.2. Требования ОСД при выполнении архивных работ......................................................28
3.2.1. Обеспечение сохранности документов при их поступлении на хранение............28
3.2.2. Обеспечение сохранности документов при их хранении. Режимы хранения......29
3.2.3. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке........31
3.2.4. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и
транспортировании...............................................................................................................32
3.2.5. Порядок выполнения требований обеспечения сохранности документов при
других видах работ...............................................................................................................33
Глава 4. Хранение документов. Практические вопросы архивной климатологии...............34
4.1. Предмет архивной климатологии....................................................................................34
4.2. Функции архивных контрольно-климатических служб................................................35
4.3. Основные климатические параметры воздуха...............................................................35
4.4. Климатические контрольно-измерительные приборы..................................................37
4.5. Климатический контроль в хранилищах документов...................................................40
4.6. Регистрация и оценка контрольно-климатических данных. Нормализация
климатических условий хранения документов.....................................................................41
4.6.1. Регистрация результатов измерений.........................................................................41
4.6.2. Оценка контрольных данных.....................................................................................42
4.7. Микроклимат помещений и документов........................................................................47
4.7.1. Погодно-климатические изменения наружного воздуха........................................47
4.7.2. Микроклимат помещений..........................................................................................47
4.7.3. Микроклимат документов..........................................................................................48
Глава 5. Физическое состояние документов.............................................................................52
5.1. Дифференцированный подход в обеспечении сохранности документов....................52
5.2. Особенности отечественных бумажных документов 19-20 вв.....................................52
5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положения.............................54
5.4. Оценка физического состояния документов..................................................................54
5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация...............54
5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам........................................56
5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой
выборки..................................................................................................................................59
5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в
архивах...................................................................................................................................62
Глава 6. Документы на рубеже 20-21-го столетий...................................................................67
6.1. Видовое разнообразие документов 20-го века...............................................................67
6.2. Аналоговая и цифровая запись информации..................................................................69
6.3. Возможности цифровых технологий. Электронные документы..................................70
6.4. Долговечность электронных документов. Концепция сохранности объекта и
концепция сохранности информации.....................................................................................71
6.5. Вместо заключения...........................................................................................................73
Литература....................................................................................................................................74
Введение
Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из
признаков развитой цивилизации.
Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить
культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком;
сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в
единое информационное поле современного общества.
документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны
и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной
экологической среде.
Архивы не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и
технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в
полном объеме и с должной оперативностью.
В этих сложных условиях особенно важен профессионализм архивистов -
хранителей, осознающих свое предназначение, умеющих решать вопросы сохранности с
учетом объемов, многообразия и состояния отечественных архивных фондов. Решать эти
вопросы сегодня необходимо на основе современной концепции сохранности,
учитывающей реальное положение дел.
Соотношение объемов АФ России (10 тыс. усл. единиц)
Фондов ОЦД (200 у.е.),
ежегодного комплектования (100 у.е.) и ежегодной реставрации (1 у.е.) показывает, что
спасти средствами реставрации можно лишь ничтожно малую часть документов, а
устранить диспропорцию потребностей архивов и их возможностей нельзя в принципе.
Поэтому в основе современного подхода лежит следующее положение: постепенный
переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности
архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем
вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию,
воспроизведение), а затем - в сфере хранения документов.
Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это
возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не
только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита
возможностей и средств.
Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две
разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов
и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из
своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.
Особое место в решении этих задач будет принадлежать воспроизведению, как
средству сохранения документной информации. Воспроизведение во многих случаях
подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые
имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они
должны инициировать развитие такого подхода.
Будет непрерывно набирать силу концепция сохранения не объекта, а информации –
сначала для электронных документов, других видов с нестойким текстом или носителем
(цветные материалы, магнитные записи прошлых лет и т.п.), затем и для традиционных
бумажных фондов.
Очевидно, что решение всех этих задач, сама перспектива существования архивов
как хранилищ, будут зависеть от физического наличия документов. Наличие зданий,
средств хранения, отопления, вентиляции, нормальных санитарно-биологических,
Условная единица - примерно 5 млн. документов. Такой объем и конце 80-х годов реставрировали все лаборатории отрасли.
Сейчас этот показатель и десятки раз меньше.
световых, климатических условий выходят сегодня на первый план, как основа
выживания документов, как залог их длительной физической сохранности. В отличие от
всех иных средств, режим архивного хранения манипулирует не с отдельными
документами, а с крупными массивами целых хранилищ и архивов. Роль правильного
хранения столь же велика, как и пагубность ошибочных решений, инертности или
незнания.
Этим проблемам посвящены основные главы книги - на фоне развития бумажного
документа от рукописей до современных принтерных распечаток.
Обеспечение сохранности документов (ОСД) - обширная область знаний.
Отраслевая литература по вопросам сохранности - нормативная, методическая,
технологическая, научная - огромна, насчитывает сотни наименований.
Вместе с тем, постоянные запросы с мест, опыт проведения лекционно-практических
занятий показывают, что архивы не имеют отраслевых разработок, испытывают
трудности при выборе нужной литературы.
Существуют трудности в подготовке специалистов по вопросам сохранности, при
повышении их квалификации. Новые Основные правила работы государственных архивов
и архивов ведомств также нуждаются в методическом обеспечении и, прежде всего, по
проблемам сохранности.
основных вопросов сохранности бумажных документов в одной книге. В основу работы
положены, главным образом, исследования и профильные разработки ВНИИДАД,
документов - реставрации, воспроизведения - как специфических технологических
дисциплин.
специальную химическую, биологическую, техническую, математическую базу знаний,
лежащую в основе научно-практической области ОСД. Она формировалась с 30-х годов
на стыке многих дисциплин и в специальных исследованиях с участием наших коллег –
специалистов ведущих библиотечных и музейных центров нашей страны.
Книга предназначена для специалистов архивов, занимающихся практическими
изучающих предмет заочно или по учебным отраслевым программам повышения
квалификации.
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов
1.1. Документкакматериальныйобъект
созданных в разное время, чаще всего недолговечных. Решая эти задачи, специалист
должен знать историю эволюции документа, свойства созданных в разные эпохи
документов, поведение документов в условиях окружающей среды, их долговечность.
Документ (лат. - свидетельство) - материальный носитель с зафиксированной на
нем любым способом информацией (записью), предназначенной для ее передачи в
пространстве и во времени.
Документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и
информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части
отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно,
Долговечностью.
С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения
информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в
сопровождался уменьшением долговечности документа.
В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой
долговечностью, создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.
Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного
государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и,
видимо, никогда не будет.
Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных
документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику,
состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций
Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из
них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий
создания док умента и, в том числе, примерно 10 последн их лет – электронных
технологий.
В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы
всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал
человек в разные исторические эпохи.
1.2. . (30 . . . Старинные документы Эпоха рукописей в до н э
19 . . .) в н э
Первые рукотворные изображения и символы на камнях, стенах пещер появились
примерно 500 веков назад . Смысл многих из них неясен.
Письменность возникла у разных народов на рубеже 40 в ека до н.э. Первоначальные
конкретные из ображения (людей, птиц, рыб, стрел и т.п.), упрощаясь, постепенно
превратились в абстракт ные знаки. Знаками обозначали сначала слова, затем слога и,
наконец, отдельные звуки. У разных народов, в разных концах Земли появля ется алфавит
и свои системы письменности: словесно-слоговая кли нопись шумеров и изобразительные
Несохранность
несохранность
Слитно или раздельно? Орфографический словарь-справочник. - М.: Русский язык . Б. З. Букчина, Л. П. Какалуцкая . 1998 .
Смотреть что такое "несохранность" в других словарях:
несохранность - непризнание участия отказ в авторстве отказ — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом Синонимы непризнание участияотказ в авторствеотказ EN… … Справочник технического переводчика
несохранность - *несохра/нность, и … Слитно. Раздельно. Через дефис.
Хранение в гостинице Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ В ГОСТИНИЦАХ - в соответствии со ст. 815 ГК гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за исключением денег, иных валютных… …
Хранение в гостинице - (англ. storing in hotel) в гражданском праве РФ специальный вид хранения. Согласно ст. 925 ГК РФ* гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его… … Энциклопедия права
хранение ценностей в банке Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕЙ В ГОСТИНИЦЕ - услуга, предоставляемая гостиницей, по хранению вещей постояльца. Гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за… … Большой экономический словарь
ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ - в соответствии со ст. 16 Закона от 13 июня 2006 г. О транспортно экспедиционной деятельности (далее Закон) по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или… … Юридический словарь современного гражданского права
МОРСКОЕ СТРАХОВАНИЕ - финансовое обеспечение страховщиком риска возможных убытков в имуществе страхователя от определенных причин, связанных с торговым мореплаванием. Сущность М.С. заключается в разложении возможных убытков одного лица среди большого числа других лиц… … Морской энциклопедический справочник
По гражданскому законодательству РФ особый вил хранения. Согласно ст. 921 ГК РФ банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы. Заключение договора Х.ц. в б.… … Юридический словарь
