В отдел кадров часто обращаются сотрудники с просьбами выдать различные справки (например, сведения о среднем заработке или доходах). Некоторые справки должны оформляться в соответствии с унифицированной формой, а некоторые можно предоставить на бланке работодателя. Кроме того, важно соблюдать установленные правила оформления справки с места работы, чтобы избежать ответственности. О том, как правильно оформить справку, в течение какого времени ее выдать, расскажем в данной статье.

В статье читайте:

• кто вправе обратиться за оформлением справки с места работы;
• когда работодатель может отказать в выдаче справки;
• при каких условиях справка действительна.

Когда выдается справка с места работы

Цель выдачи любой справки - подтверждение определенных фактов (например, сумма заработка, стаж, начисленные страховых взносы и т.д.). Обычно справки требуют представить на новом рабочем месте, в ФНС России, пенсионном фонде, суде или банке и т. д. Некоторые справки работодатель должен выдать в обязательном порядке, а некоторые только по письменному запросу сотрудника.

В день увольнения работодатель обязан выдать справку о сумме заработка за последние два года. Эту справку может запросить и бывший работник. Для этого он должен написать письменное заявление.

А по письменному запросу необходимо выдать сотруднику любую справку, содержащую сведения, которые может подтвердить работодатель. Вид справки зависит от места предоставления. Например, при оформлении опекунства или решении вопроса об усыновлении нужно представить справку с места работы о занимаемой должности и зарплате. А при получении кредита банк запросит справку по форме 2-НДФЛ ().

Кто вправе обратиться за справкой с места работы

Справка может потребоваться и бывшему работнику компании, например, для того, чтобы встать на учет в центр занятости. Работодатель должен выдать нужную справку не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника.

Укажите в справке новую фамилию сотрудницы, если она представит подтверждающий документ

Иногда могут возникнуть сложности с выдачей справки, если бывшая сотрудница сменила фамилию. В этом заявлении необходимо уточнить фамилию на которую будет оформлен документ. Сотрудница приложит документы, подтверждающие смену фамилии, то в справке можно указать новые данные. Если же соответствующие документы не будут приложены, то справка можно выдать только на старую фамилию.

Справка о стаже работы в организации. Оформляется, если нужно подтвердить факт работы в компании в течение определенного периода. Типовая форма справки законом не установлена, поэтому работодатель может составить ее на бланке организации.

Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки

Если работодатель откажется предоставить необходимую справку, то ему грозит административный штраф. Кроме того, нельзя нарушать трехдневный срок выдачи справки, иначе работник будет вправе обратиться в суд за компенсацией морального вреда, и его требования, скорее всего, будут удовлетворены.

Отказ выдать справку по запросу госоргана также может привести к неблагоприятным последствиям. Работодателя могут оштрафовать. Причем, уплата штрафа не освободит работодателя от обязанности предоставить суду необходимые документы ().

Нормативная база

Важные выводы

1. Работодатель обязан по письменному запросу сотрудника выдать ему справку. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней.
2. За справкой вправе обратиться не только сотрудник организации, но и бывший работник, а также сторонний госорган или организация, если они наделены таким правом.
3. Если законом установлена для справки унифицированная форма, то работодатель обязан ее соблюдать. Иначе справка будет считаться недействительной.

Вложенные файлы

• Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (бланк).doc
• Справка с места работы, подтверждающая стаж работы сотрудника (бланк).doc
• Справка с места работы с указанием зарплаты (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (образец).doc
• Справка с места работы, подтверждающая стаж работы сотрудника (образец).doc
• Справка с места работы с указанием зарплаты (образец).doc

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

• приказа о приеме на работу;
• приказов о переводах на другую работу;
• приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 №   56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 №   1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон №   1032-1 )).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 №   255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 №   27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №   9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ №   9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ №   51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 №   76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В соответствии с Указом №   9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу №   9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Копия верна.

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №   225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом №   9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

№ записи	Дата
	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
05	11	10	2010	Принята на должность	Приказ
				врача-терапевта.	от 05.11.2010 № 12/к
				Работает по настоящее время.
				Специалист отдела кадров
				Галкина М. Н. Галкина

Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки и другие документы

Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона №   1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 №   182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение

здравоохранения «Поликлиника № 2»

(МУЗ «Поликлиника № 2»)

г. Пермь 20.12.2013

Выписка из трудовой книжки

Болотовой Л. И.

Трудовая книжка АТ-IX №   5261347

Фамилия Болотова

Имя Лариса

Отчество Ивановна

Образование высшее

Профессия, специальность врач

Подпись владельца книжки Болотова

Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек Мороз

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
…	…	…	…	…	…
				Муниципальное учреждение
				здравоохранения «Поликлиника № 2»
				(МУЗ «Поликлиника № 2»)
3	15	07	2012	Принята на должность	Приказ от 15.07.2012
				врача-терапевта.	№ 21-к

Работник работает по настоящее время.

Выписка верна.

Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/

При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.

Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 №   192 .

В заключение

Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 №   5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).

Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
2. «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
3. «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш по заполнению кадровых документов со .

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить ().

Справка с места работы должна быть оформлена на фирменном бланке Вашей компании с указанием следующих реквизитов компании:

• юридический адрес;
• фактический адрес;
• контактный номер телефона;
• адрес электронной почты;
• ИНН и ОГРН (желательно).

Если фирменного бланка как такового нет, то подойдет, если Вы «набьете» название и реквизиты компании просто в Word (или любом другом текстовом редакторе).

Что должно быть указано в справке с места работы?

Справка с места работы должна содержать:

• название Вашей должности;
• дату начала работы в Компании;
• ежемесячный (или годовой) заработок. Покажите Консульству, сколько денег Вы зарабатываете в месяц. Тем самым Вы доказываете легальность приобретаемых и имеющихся средств. Если у Вас заоблачная зарплата (или Вы так считаете) и Вы не хотели бы указывать полную сумму зарплаты, то возможно указание этого параметра в формате «более такой-то суммы»

Пример текста 1 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Менеджера по закупкам с ежемесячным окладом в 70 000 (семьдесят тысяч) рублей.

Пример текста 2 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора с ежемесячным окладом более 100 000 руб. (сто тысяч) рублей.

Пример текста 3 : Настоящим подтверждаем, что Иванов Иван Иванович действительно работает в компании ООО «Рога и Копыта» с 01.02.2003 г. в должности Директора по закупкам с ежегодным доходом более 1 000 000 (один миллион) руб.

Справка с места работы должна быть заверена подписью уполномоченного лица, а также печатью Компании.

На каком языке оформлять справку с места работы?

Для многих стран подходит справка с места работы, составленная на русском языке. Однако, мы рекомендуем, по возможности, оформлять справку на английском языке — универсальный международный язык, который точно подойдет для подачи на визы во все страны мира. Тем не менее, заранее проверьте требования к языку справки конкретной страны. Как правило, если документ требуется на английском языке, то об этом четко пишется в списке документов. Если Вы не нашли требования об английском языке, значит, подходит справка, составленная на русском языке.

Справка с места работы, если я генеральный директор

Если Вы — генеральный директор Компании, то справка с места работы, подписанная только Вами, может быть не принята, поскольку Вы заинтересованное лицо, и, по сути, можете указать себе любую информацию, включая должность. Откуда сотруднику Консульства знать, что Вы на самом деле генеральный директор? Таким образом, если в Компании нет, например, директора по персоналу, который мог бы заверить справку, то Ваша личная подпись подойдет только в случае, если дополнительно будет подпись, скажем, главного бухгалтера. То есть, справка по факту будет подписана двумя разными уполномоченными на подпись людьми. Также будет абсолютно достаточно, если Вашу справку подпишет только главный бухгалтер (или любое иное уполномоченное на подпись лицо). Если у Вас в Компании нет главного бухгалтера, и Вы являетесь и директором, и главбухом (а то и всеми остальными сотрудниками Вашей компании), то будьте морально готовы к возможным вопросам со стороны Консульства, включая к отказу в визе.

Справка с места работы, если я индивидуальный предприниматель

Если Вы индивидуальный предприниматель, то справка с места работы не обязательна. Вместо справки с места работы потребуется копия св-ва о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. На подачу рекомендуется взять оригинал.

Есть страны, которые помимо св-ва требуют предоставить св-во о постановке на налоговый учет, движение средств на счете и пр.

Внимательно изучите требования конкретной страны.

Справка с места работы, если я пенсионер

Если Вы пребываете на заслуженном отдыхе, то Вам требуется подтвердить Ваш статус пенсионера — для этого следует приложить копию пенсионного удостоверения (для вышедших на пенсию до 1 января 2015 года) либо справку из пенсионного фонда (для вышедших на пенсию после 1 января 2015 года). Если Вы — пенсионер, и по-прежнему работаете, то Вам требуется предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить копию Вашего пенсионного удостоверения / справку из пенсионного фонда.

Если Вы не самостоятельно оплачиваете свою поездку, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я студент

Если Вы являетесь работающим студентом, то достаточно предоставить стандартную справку с места работы. В дополнение к комплекту документов будет полезным приложить справку из Вашего учебного заведения, подтверждающую Ваш статус студента конкретного курса. Если Вы не работаете, то достаточно приложить только справку из учебного заведения. В этом случае для оформления Вашей визы потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Справка с места работы, если я не работаю

Если Вы в момент оформления визы не работаете, то потребуются финансовые гарантии в виде спонсорства со стороны ближайшего родственника. Подробную информацию про спонсорство Вы можете найти в нашей статье .

Какая сумма должна быть указана в справке с места работы?

Если Ваша зарплата до 100 000 руб., то достаточно указать точную сумму. Если у Вас зарплата более 100 000 руб., то достаточно будет указать в формате «более 100 000 руб.».

Как проверяют справку с места работы, и проверяют ли?

Проверить практически любой документ на визу не составляет особого труда. Это касается и справки с места работы. Более того, информацию по Вашей работе нередко проверяют. Если информация, указанная в справке, не подтверждается, Вам могут отказать в визе. Как правило, представитель Консульства звонит по телефону, указанному на справке, и уточняет информацию, изложенную в документе.

Убедитесь, что в справке указана верная контактная информация! Также, на всякий случай, не лишним будет предупредить отдел кадров (и т.п.) о том, что Вы оформляете визу, и могут позвонить из Посольства.

Не забудьте , Ваша поездка должна быть застрахована.

Оформите страховой полис по лучшим тарифам прямо сейчас.

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием, пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафоват ьч. 1 ст. 5.27 , ст. 23.12 КоАП РФ :

• организацию - на 30 000- 50 000 руб.;
• ее руководителя (предпринимателя) - на 1000- 5000 руб.

Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательств аПостановление Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11 .

У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:

• копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.

Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случа еОпределение Московского городского суда от 26.05.2011 № 33-15759 , графики сменност иРешение Верховного суда Республики Карелия от 23.08.2011 № 21-163/2011 и т. д.

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы

А.В. Смольникова, г. Санкт-Петербург

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

: В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплат еприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н для расчета соцстраховских пособи йп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» .

В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

О том, как заполнять справки о зарплате для исчисления соцстраховских пособий, рассказано:

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о среднем заработке за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособи еч. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» .

Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочн оразд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов... утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.

Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документо в” .

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.

К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почт еОпределение Липецкого областного суда от 18.04.2011 № 33-1070/2011 ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

О.К. Шебина, г. Находка

Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

: Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК Р Фст. 88 ТК РФ ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 № 33-2419 .

Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспис ьОпределение Липецкого областного суда от 04.05.2011 № 33-1154/2011 . Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников

“ Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи - документы должны быть связаны с работой данного работника.

Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например, для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.

То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересо в” .

Роструд

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

Н.Е. Бусагина, г. Москва

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

: Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенност ьп. 1 ст. 185 ГК РФ от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

П.В. Маняшина, г. Челябинск

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) «третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации». Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

: Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе - безусловное право работник аст. 62 ТК РФ . Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.

Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплен ап. 3 ст. 230 НК РФ обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ . Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справк иПисьмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873 . Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственн ост. 62 ТК РФ ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Д.В. Анциферова, г. Москва

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

: Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае - для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работ уст. 65 ТК РФ .

Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурс еОпределение Московского городского суда от 28.04.2011 № 33-12625 . И тот же суд отметил, что характеристики - это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристик иОпределение Московского городского суда от 28.10.2010 № 33-33920 . То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет - это вопрос.

Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Справка с места работы является официальным документом, который предоставляется от имени организации-работодателя по месту требования и подтверждает факт работы конкретного гражданина на данном предприятии. Если нет специальных требований, то справку с места работы составляют в произвольной форме. Как правильно заполнить документ, расскажем в статье.

Форма и бланк справки с места работы

Справка с места работы составляется и подписывается уполномоченными лицами организации-работодателя с целью подтверждения должности и иных сведений, связанных с трудоустройством гражданина.

Справку с места работы, как правило, печатают с помощью компьютера или иных технических средств на специальном бланке организации.

Бланк справки с места работы (образец) заполняется представителем отдела кадров или бухгалтерии организации, в которой работает заявитель. В случае необходимости документ заверяется гербовой печатью и на ней ставится подпись генерального директора.

Справку с места работы выдают по запросу трудящегося.

Как написать справку с места работы. Пример

Скачать форму справки

Справка с места работы (образец) выглядит следующим образом:

Не знаете свои права?

Выдана гражданке Васнецовой Софье Аркадьевне и подтверждает факт ее трудоустройства 08.09.2010 года и последующей работы по сегодняшний день в ООО «Рога и хвост» в должности офис-менеджера с окладом 22 000 (двадцать две тысячи) рублей.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

Начальник ОК Коровин Ф. Г.

Как выглядит справка с места работы от ИП?

Справка с места работы (бланк) от предпринимателя не отличается по своему содержанию от документа, выданного юридическим лицом.

В справке с места работы указываются:

• название адресата;
• дата и номер документа;
• указание на конкретное физическое лицо, которому выдается справка с места работы;
• название должности работника (и перечень иных сведений, которые требуются);
• данные и подпись лица, выдавшего справку с места работы.

Нередко ИП не имеет печати. Поэтому справку с места работы достаточно заверить только подписью руководителя ИП.