Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.
Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.
Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:
- трудовой договор;
- автобиография;
- приказ о приеме на работу;
- копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
- приказы о повышении квалификации;
- характеристики;
- документы, связанные с аттестацией;
- иные.
Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Сведения, которые должны содержаться в описи
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
- Порядковый номер документа.
- Дата его принятия.
- Номер.
- Название.
- Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
- Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
- Количество документов, содержащихся в деле.
- Сведения о количестве листов описи.
- Должность и данные о составителе, его подпись.
- Дата, когда опись составлялась.
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Внутренняя опись личного дела № 1
работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича
| № п.п. | Дата документа | Номер документа | Наименование документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 11.05.2015 | 1-ТД | Трудовой договор | 1-5 | |
| 2 | 11.05.2015 | 1-П | Приказ о приеме на работу | 6-7 | Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии.
Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г. |
| 3 | 17.10.2015 | 2-О | Приказ о предоставлении отпуска | 8 | |
| 4 | 17.02.2016 | 1-ПК | Приказ о прохождении повышения квалификации | 9 | |
| 5 | и т. д. |
Итого 4 документа
Количество листов внутренней описи 1
Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.
Никифоров
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Внутренняя опись документов дела
внутренняя опись документов дела nо. +-+ nо. индекс документа дата заголовок номер примечание п/п документа листов дела ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. Форма № инв-16 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Ств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности nо. +-+ коды +- форма nо. инв-16 по окуд 0309015 +- ор...
Документы делопроизводства предприятия → Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16)
документ "инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма n инв-16)" в формате excel вы можете получить...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детективную (охранную) деятельность
Униципальный (районный) суд г. заявитель: (ф.и.о.) адрес: орган, действия которого обжалуются: (орган внутренних дел , отказавший в выдаче лицензии) жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детектив...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Форма № инв-16 инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности
инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности форма nо. инв-16 форма no. инв-16 утверждена постановлением...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел
Ентов и дел ния документов статей дел /групповые или и дел по индивидуальные/ перечню индекс дел по номенклатуре, описи +-+-+-+-+-+- +-+ всего дел (цифрами и прописью) председатель эк члены эк докум...
Завещания, документы наследования → Образец. Акт описи
Акт описи 10 января 1994 года в 10 час. 40 мин. мною, ивановой анной николаевной, нотариусом нотариальной конторы, на основа...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Иск об исключении имущества из описи
Иск об исключении имущества из описи в железнодорожный районный суд г. приморска истец: иванова анна ивановна 666095, г. приморск, ул. морская, д. 11, к...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу (инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (ред. От 26.02.96))
...) банка россии знаки на экспертизу или в центральное хранилище банка россии 103006, г. москва, настасьинский пер., 3 опись nо. высылаемых со счета nо. 9960 денежных билетов на экспертизу +-+ наименование достоинство серия, характер заключе...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключения из описи
Инспекция района г. области адрес: исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи приговором райнарсуда г. (области) от "" 20 г. мой(я) (сын, дочь, муж, др.) осужден к. приговором также по...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи
Ик: (фамилия, имя, отчество) (адрес) исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи решением межмуниципального народного суда г. от "" 20 года по делу nо. было установлено взыскать с моего мужа (фа...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись основных средств. Форма № инв-1 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
опись основных средств nо. +-+ коды +- форма nо. инв-1 по окуд 0309001 +- организация по окпо +- структурная...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма № инв-5 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Льств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение nо. +-+ коды +- форма nо. инв-5 ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма № 9-ткр
6 no.201 +-+ код по окуд 0903158 +-+ (наименование торговой организации) no. магазина (секции) . ведомость-опись no.. обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит за "" 20 г. - n...
Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.
Нормативная база
Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.
При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:
- Трудовой кодекс РФ (глава 14).
- ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
- ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
- ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:
- Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
- Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
- Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
Правила ведения и оформления
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:
- оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
- собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
- увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года
Внутренняя опись
Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».
ФАЙЛЫ
Для чего нужна опись
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Что делать с описью после увольнения сотрудника
После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.
Внутренние описи
В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.
Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: "Приказы по основной деятельности ". А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.
Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт.
При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).
Рис. 18.4.
Нумерация листов в деле
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.
Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.
Заверительная запись
На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.
Рис. 18.5.
В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:
- – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
- – номера листов с наклеенными документами;
- – номера листов с конвертами и вложений в них;
- – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.
В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.
При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.
