Практически каждая организация в своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью направления работников в служебные командировки. Для работодателя командирование работника связано с выполнением целого ряда действий. Во-первых, факт направления в служебную командировку должен быть соответствующим образом оформлен документально. Во-вторых, работодатель обязан сохранить за работником средний заработок на период нахождения в командировке и возместить работнику расходы. В-третьих, расходы на командировки необходимо учесть для целей налогообложения. Как корректно провести все эти операции в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", рассказывает Е.А. Грянина, ведущий специалист ООО "ИТ-Базис".

(форма № Т-10а)

(форма № Т-10)

Рис. 1

Обратите внимание

Обратите внимание

Документальное оформление командировок

Порядок оформления направления работников в служебную командировку установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция о командировках, действует в части не противоречащей ТК РФ).

Для документального оформления служебных командировок могут использоваться следующие виды форм первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 для учета кадров.

Служебное задание и отчет о его выполнении
(форма № Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и на его основании издается приказ (распоряжение) о направлении в командировку.

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчет о выполненной за период командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию.

Составление служебного задания и отчета о его выполнении не является обязательным требованием Инструкции о командировках, но его наличие будет полезно для подтверждения производственного характера командировки для возможности принятия расходов на командировку в целях налогообложения прибыли.

Приказ (распоряжение) о направлении работника
в командировку (формы № T-9 и № Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления работника (или работников) в командировку. Заполняются на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Командировочное удостоверение
(форма № Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке на территории РФ или страны СНГ, при въезде и выезде в которую, согласно межправительственным соглашениям, не проставляется отметка о пересечении государственной границы.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передается работнику. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки, командировочное удостоверение предоставляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом работника и документами, подтверждающими произведенные расходы. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Также не выписывается командировочное удостоверение при командировках за рубеж (кроме вышеупомянутых стран СНГ).

В соответствии с пунктом 2 Инструкции о командировках, если работнику выдается командировочное удостоверение, то оформление приказа по организации о направлении в командировку является необязательным, но может производиться по решению руководителя.

Согласно разъяснениям Минфина России, организация может самостоятельно устанавливать перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, которыми в частности могут быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения. Составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению финансового ведомства, является необязательным (письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158).

Таким образом, при направлении работников в командировку на территории РФ достаточно выписать командировочное удостоверение, приказ по организации в этом случае можно не оформлять. Направление работников в зарубежную командировку следует оформить приказом по организации, так как при таких командировках не выписывается командировочное удостоверение.

Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом" позволяет оформить все рассмотренные выше унифицированные формы первичных документов, связанные с направлением работников в служебную командировку: № Т-9, № Т-9а, № Т-10 и № Т-10а.

Регистрация факта направления работника или списка работников в командировку производится в программе с помощью документа подсистемы кадрового учета "Командировки организаций" (см. рис. 1).

Рис. 1

В экранной форме документа указывается место назначения: страна, город и организация, в которую направляются работники (работник), а также реквизиты документа, являющегося основанием командировки (служебного задания или иного документа).

Табличная часть заполняется списком работников, направляемых в командировку.

В виде произвольной текстовой строки для каждого работника указывается цель командировки (содержание служебного задания). Дополнительно для вывода в печатной форме приказа можно указать источник финансирования расходов на командировку.

Для получения печатных форм командировочного удостоверения, приказа о направлении в командировку и служебного задания необходимо воспользоваться выпадающим подменю кнопки "Печать" нижней командной панели формы документа.

Обратите внимание , что Трудовым кодексом РФ запрещается направлять в командировки беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), и работников в период действия ученического договора - в командировки, не связанные с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Допускается направление в командировки, но только с письменного согласия и при условии ознакомления в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями;
• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• мужчин, воспитывающих несовершеннолетних детей без матери, а также опекунов и попечителей несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для каждого работника в документе указываются даты начала и окончания командировки (с учетом времени нахождения в пути), количество дней нахождения в пути вводится в отдельном поле строки табличной части.

Обратите внимание , что в соответствии с пунктом 4 Инструкции о командировках срок командировки в пределах РФ не должен превышать 40 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Предельный срок, на который работник может быть направлен в командировку за рубеж, не установлен.

Оплата времени нахождения в командировке

За время нахождения в командировке за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Расчет средней заработной платы производится в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.

Для начисления работнику сохраняемого среднего заработка в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" предназначен документ "Оплата по среднему заработку". Документ может быть создан, рассчитан и проведен автоматически на основании документа "Командировки организаций" с помощью обработки "Анализ неявок" (рис. 2). Вызвать обработку можно непосредственно из формы документа "Командировки организаций" по кнопке "Открыть начисления".

Рис. 2

По умолчанию для начисления оплаты за время нахождения в командировке используется предопределенный вид расчета "Оплата по среднему заработку" (указывается в поле "Вид расчета" формы документа). В то же время в плане видов расчета "Основные начисления организаций" может быть описан пользовательский вид расчета для выполнения начисления (например, в случае необходимости особой настройки отражения в учете для отдельного вида командировок).

Данные для расчета среднего заработка указываются в табличной части документа на закладке "Расчет среднего заработка" с обобщением по видам заработка:

• основной заработок;
• премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
• премии, частично учитываемые в среднем заработке;
• годовые премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
• годовые премии, частично учитываемые в среднем заработке.

При расчете документа эти данные формируются автоматически на основании настроек базовых начислений для видов расчета из плана видов расчета "Средний заработок", данных о начислениях работника, отработанном им времени и норме времени, а также данных об индексации заработной платы работника за расчетный период.

Данные по основному заработку и премиям, не являющимся годовыми, собираются отдельно за каждый месяц расчетного периода. Суммы основного заработка попадают в тот месяц расчетного периода, за который они начислены. Суммы премий включаются в месяце начисления независимо от того, за какой период они начислены.

Годовые премии включаются в базу, только если они начислены за предшествующий дате события календарный год независимо от того, в каком месяце произведено начисление.

Расчетным периодом считается 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения среднего заработка, если иное не определено настройками вида расчета, выбранного для оплаты времени нахождения в командировке в документе.

Для расчета результата начисления вычисляется среднедневной, а для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени - среднечасовой заработок, который умножается на количество рабочих дней (часов) по графику работника, приходящихся на период командировки. Результаты расчета оплаты за время командировки помещаются на закладку "Начисления" документа.

В случае если по состоянию на конец месяца командировка работника еще не закончилась, но ему требуется начислить оплату за время командировки, то в качестве периода оплаты в документе "Оплата по среднему заработку" следует установить период с даты начала командировки по дату конца месяца и рассчитать документ. В следующем месяце начисляется оплата за вторую часть периода командировки - с начала месяца по день возвращения из командировки. Вторая часть периода нахождения в командировке должна быть оплачена, исходя из того же размера среднего заработка, что и первая часть. Для этого необходимо скопировать зарегистрированный в прошлом месяце документ "Оплата по среднему заработку", указать соответствующий период оплаты и рассчитать только начисления, без пересчета среднего заработка, т. е. следует воспользоваться пунктом "Рассчитать начисления" подменю кнопки "Рассчитать".

В соответствии с пунктом 9 Инструкции о командировках при командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется по месту работы в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям.

Таким образом, для решения вопроса о необходимости оплаты времени нахождения в командировке для совместителей, необходимо рассматривать цель командировки - с выполнением обязанностей по какой должности (месту работу) она связана.

Если работник направляется в командировку для выполнения обязанностей только по основному месту работы, то его отсутствие на рабочем месте по совместительству необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа "Невыходы в организациях".

Возмещение расходов, понесенных работником в связи с командировкой

Перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, направляемому в командировку, установлен статьей 168 ТК РФ и включает:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Вместе с тем следует учитывать, что для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение расходов, связанных со служебными командировками, производится в соответствии с установленными законодательством нормами.

Для остальных организаций нормы и порядок возмещения командировочных расходов установлены только для целей налогообложения.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех дней по возвращении из командировки по территории РФ (или в течении 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ) работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расчеты по возмещению командировочных расходов с работниками, направляемыми в служебную командировку, не регистрируются в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", так как не относятся к расчетам по оплате труда.

Вместе с тем, неизрасходованные и своевременно не возвращенные авансы, выданные в с связи со служебной командировкой, могут удерживаться из заработной платы работника. Удержание оформляется в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" с помощью документа "Регистрация разовых удержаний работников организаций" (рис. 3). Соответствующий вид удержания должен быть описан в плане видов расчета "Удержания организаций" со способом расчета "Фиксированной суммой".

Рис. 3

Налогообложение командировочных расходов НДФЛ и ЕСН

Согласно пункту 3 статьи 217 и подпункту 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением командировочных расходов.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы освобождаются от налогообложения суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание , что с 1 января 2008 года Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ устанавливаются предельные нормы суточных, освобождаемые от налогообложения НДФЛ: до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.*

Примечание:
* Подробнее об этих изменениях в НК РФ читайте в статье Л.П. Фомичевой "Налоговый кодекс РФ снова подправили" в номере 9 (сентябрь) "БУХ.1С" за 2007 год, стр. 6.

Для целей исчисления НДФЛ в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" сверхнормативные суточные, не подтвержденные документально транспортные расходы и расходы по найму жилого помещения, а также прочие расходы, прямо не поименованные в НК РФ, возмещаемые в связи с направлением в служебную командировку, должны быть начислены работнику в виде дохода в неденежной форме. Начисление производится документом "Регистрация разовых начислений работникам организаций". Виды расчета, с помощью которых начисляется доход, должны быть описаны в плане видов расчета "Основные начисления организаций" или "Дополнительные начисления организаций" с установленным флажком "Является доходом в натуральной форме" (рис. 4).

Рис. 4

Для целей исчисления НДФЛ подобные доходы учитываются по коду 4800 "Иные доходы".

Для целей налогообложения ЕСН и страховыми взносами в ПФР для организаций - плательщиков налога на прибыль в форме вида начисления устанавливается значение "Не является объектом налогообложения ЕСН, взносами в ПФР согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ (выплаты за счет прибыли)". Для организаций, применяющих специальные налоговые режимы, т. е. не уплачивающих налог на прибыль организаций, такие начисления должны облагаться взносами на обязательное пенсионное страхование. Для них в качестве способа налогообложения ЕСН и взносами в ПФР следует указать значение "Облагается ЕСН, взносами в ПФР целиком" (фактически в программе в этом случае будут начисляться только взносы на ОПС).

Рассматриваемые начисления облагаются также взносами на обязательное страхование от несчастных случаев, что соответствующим образом отмечается в форме вида начисления.

При определении размера сверхнормативных суточных следует иметь в виду, что нормы установлены в размере выплат за каждый день нахождения работника в командировке, включая время нахождения в пути. Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Если место, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, то при определении дней выезда и приезда учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства (вопрос о наличии такой возможности в каждом конкретном случае решает работодатель).

Если работник заболел в командировке

Согласно пункту 16 Инструкции о командировках, в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не

свыше двух месяцев. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Отражение таких случаев в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" зависит от того, была ли зарегистрирована в программе оплата периода командировки на момент начисления пособия по временной нетрудоспособности, и если да, то в каком расчетном периоде - текущем или одном из прошлых.

Если сначала в программе проводится начисление по больничному листу, а после этого вводится оплата командировки, то при расчете начисления за время командировки программа автоматически учтет период временной нетрудоспособности: за дни болезни командировка работнику оплачена не будет.

Если оплата за время командировки уже была зарегистрирована ранее в текущем месяце, то после проведения начисления по больничному листу документ начисления оплаты за период командировки "Оплата по среднему заработку" необходимо пересчитать, о чем программа напомнит на панели текущих задач.

Если оплата за время командировки была произведена в одном из прошлых периодов, то при расчете начисления по больничному листу, суммы оплаты командировки, приходящиеся на дни болезни, будут автоматически сторнированы (рис. 5).

Рис. 5

Для описанного поведения программы в список вытесняющих вида начисления оплаты за командировку ("Оплата по среднему заработку") должны быть включены виды расчетов, с помощью которых производится оплата пособия по временной нетрудоспособности ("Оплата больничных листов" и "Оплата БЛ по травме на производстве").

Одни из клиентов, которых я веду по зарплате, обратили внимание на тот момент, что в программе отсутствует возможность удобно делить командировки на аванс и конечный расчет. Как всегда все началось с угроз, что "моя" программа не работает. Начали пугать всякими статьями:

ТК РФ. Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)

КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Потом, когда все успокоились, решили, что все не так уж и смертельно. В общем и целом ЗУП дает рассчитать командировку на период и разделить выплаты на аванс и расчет отдельно, однако руками. Трудность предприятия заключалась в том, что на нем ведется табельный учет, вводятся табеля как за первую половину месяца, так и за целый при окончании. Соответственно порядок ввода документов, иногда страдал. То есть кадровик мог не успеть вовремя ввести командировку, а расчетчик не мог постоянно мониторить сам процесс. Неприятность происходила, когда был введен табель за первую половину месяца и после выполнялся расчет командировки, которая пересекала середину месяца. Да, забыл сказать, самое главное - зарплата на предприятии считается 2 раза. В этом случае при расчете командировке, которая переходит граничный период (середину месяца) - 15 число, программа напрочь отказывалась считать оставшиеся дни командировки. Выглядело это примерно так:

То есть тогда когда введен табель, командировка обрезалась 15 числом.

Поэтому, было создана данная доработка, оформленная в виде расширения. В чем суть, в документе так и остается расчет за период с "Дата начала" до 15 числа месяца периода регистрации. При проведении оставшийся период падает в плановые начисления сотрудника. Относиться это к месяцу периода регистрации. Также на форму выводится уведомление о том что командировка попала в так называемый "переходящий период" и нужно учесть, что аванс и конечный расчет по командировке будут начислены отдельно. В конечном итоге выглядит это так:

И в конце месяца начисление происходит в документе "Начисление зарплаты и взносов".

В результате данная проблема решена. Как итог хочу отметить, что далеко не у всех предприятий возникнет такая проблема, так как табель сам по себе зло, а пятидневка +табель = ????. Но тем не менее такое может произойти. Для таких случаев - скачиваем и пользуемся=)

Чтобы начислить командировочные в 1С ЗУП 3, необходимо задать настройки норм расчета заработной платы (рис. 1). Система автоматически создает виды начислений «Командировка» и «Командировка (внутрисменная)».

Рис. 1. Настройка расчета заработной платы

При указании в настройках параметра «Длительные командировки оплачивать помесячно», автоматически установится переключатель в положение «Оплачивать командировку в конце месяца» при создании документа «Командировка».

Расчет командировочных в 1С ЗУП по сотруднику осуществляется с помощью документа «Командировка». Документ является многофункциональным, т.е. работа с документом предусмотрена в 2-х режимах:

• Режим кадровика включает создание документа, заполнение периода командировки, проведение документа (рис. 2):

Рис. 2. «Командировка» в кадровом контуре

Если в фирме ведется штатное расписание, то при проведении командировки на вкладке «Главное» необходимо указать признак «Освободить ставку на период командировки».

При указании признака «Командировка на неполный день/внутрисменная» становится активно поле для указания часов внутрисменной командировки и вытесняемого планового вида времени (рис. 3):

Рис. 3. Внутрисменная командировка

Если в стаже ПФР работника необходимо указать факт его работы в командировке в местности с отличными от основного места работы условиями, то на закладке «Стаж ПФР» следует указать их значение на период командировки (рис. 4).

Если командировка не входит в льготный стаж ПФР, то необходимо проставить соответствующий признак (рис. 4).

Рис. 4. Вкладка «Стаж ПФР» документа «Командировка»

• Режим расчетчика включает в себя расчет документа, проведение документа в расчетном контуре (рис. 5):

Рис. 5. Документ «Командировка» в расчетном контуре

При указании признака «Расчет утвердил» документ считается утвержденным в расчетном контуре и позволяет отразить командировочные в системе 1С ЗУП 3.

Если время командировки сотрудника является переходящим с одного месяца на другой, то на форме документа во вкладке «Главное» доступен блок «Оплата длительной командировки» (рис. 5).

При указании признака «Оплатить период командировки целиком» командировка будет оплачена полностью за весь период и отражена в учете в текущем документе.

При указании признака «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» система посчитает часть командировки, приходящуюся на месяц начисления. В нашем примере на месяц начисления – Февраль 2017, приходится 1 день командировки – 28.02.2018, и сумма – 2100 рублей (рис. 5).

Оставшаяся часть командировки будет рассчитана при очередном расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» в марте 2018 (рис. 6).

Рис. 6. Начисление части командировки в документе «Начисление зарплаты и взносов»

При наличии нескольких видов расчета, начисляемых документом «Командировка», система позволяет выбрать необходимое начисление.

Для расчета командировочных в 1С ЗУП сотрудникам по форме Т-9а необходимо использовать документ «Командировка группы». Для отражения командировки в учете ввода документа «Командировка группы» недостаточно. После ввода группового документа необходимо отразить факт командировки документами «Командировка». Для одновременного ввода документов по всем сотрудникам необходимо нажать на ссылку «Оформить отсутствия» под табличной частью. Документ является многофункциональным, работает в 2-х режимах – кадровом и расчетном.

Командировочные расходы в пределах нормы и сверх нормы

Расходы, возмещаемые работодателем сотруднику в период командировки (ст. 168 НК РФ), отражаются в отчетности по страховым взносам.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ, абз.12 п.3 ст. 217 НК РФ расходы за период командировки не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они:

• Не превышают 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ;
• Не превышают 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с сумм превышения ему необходимо будет удержать НДФЛ и начислить страх.взносы.

Для отображения трат в командировке в пределах нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 7):

Рис. 7. Настройка трат в пределах нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 8):

Рис. 8. Расходы за период командировки в пределах нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Для отражения расходов за период командировки сверх нормы в 1С ЗУП 3 необходимо ввести начисление со следующими настройками (рис. 9):

Рис 9. Настройка трат сверх нормы

Начисление выполняется документом «Доход в натуральной форме» (рис. 10):

Рис. 10. Расходы сверх нормы в документе «Доход в натуральной форме»

Расчет страховых взносов с командировочных расходов, начисленных сверх нормы, осуществляется в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Досрочный возврат из командировки

По решению руководителя сотрудник может быть досрочно отозван из служебной командировки. Законодательно этот момент не регулируется. Работодатель самостоятельно решает, как это сделать.

В программе 1С ЗУП 3 существует 2 варианта оформления возврата из командировки:

• Если период не закрыт, то исправляется исходный документ «Командировка».
• Если период закрыт, произведена выплата командировки или сформирован документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете», то необходимо воспользоваться механизмом исправления документа.

Необходимо выбрать один из вариантов исправления:

• Ввести документ-исправление. В кадровом контуре в нижней части документа появляется ссылка «Исправить» (рис. 11). При нажатии на ссылку создается новый документ, а исправленный документ блокируется. В нижней части нового документа появляется подсказка «Документ является исправлением другого документа». Расчетчик рассчитывает исправленный документ. Способ исправления подходит для случаев изменения периода командировки.
• Полностью отсторнировать документ. В расчетном контуре в нижней части документа появляется ссылка «Сторнировать». При нажатии на ссылку создается документ «Сторнирование начислений» (рис. 12), а исправленный документ блокируется. Способ исправления подходит для случаев полной отмены командировки.

Рис. 11. Исправление документа «Командировка» - кадровый контур

Рис. 12. Исправление документа «Командировка» - расчетный контур

Перерасчет оплаты происходит исходя из среднего заработка сотрудника, рассчитанного на момент отправки в командировку.

При проведении документа-исправления в табеле учета рабочего времени проставляется плановое время сотрудника по его графику работы.

Во многих организациях бухгалтерам приходится выполнять расчет заработной платы сотрудникам, находившимся в командировках. В этом вопросе есть ряд тонкостей, которые могут вызвать затруднения. Например, если командировка пришлась на праздничный или выходной день. « » редакция 3.0 позволяет правильно оформить и учесть подобные нюансы. Главное – понять принцип начислений и освоить алгоритм действий.

Для расчета оплаты служебных командировок предусмотрен пункт «Командировки» в разделе «Зарплата»:

Чтобы воспользоваться этим пунктом, необходимо настроить начисления и удержания. Для этого на закладке «Учет отсутствий» напротив причин «Командировки» (при отсутствии в течение полного дня или нескольких дней) и «В том числе внутрисменная» (при отсутствии в течение неполного рабочего дня) ставятся галочки.

При установке всех настроек пункт «Командировки» активируется и можно выполнять начисление. В открывшейся форме отражается перечень документов:

Можно заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. Если требуется начислить оплату одному сотруднику, то используется кнопка «Создать» в левой верхней части формы.

По умолчанию в поле «Месяц» отражается текущий месяц. При необходимости его можно заменить на месяц, в котором будут производиться расчеты. В поле «Сотрудник» вносим командированного из справочника «Сотрудники».

Затем заполняются даты начала и окончания расчетного периода (командировки). Если требуется освободить ставку в период отсутствия сотрудника, выставляется галочка напротив соответствующего пункта формы. Расчет среднего заработка и начисление происходит автоматически на основе данных за предыдущий период.

Для командировок, которые захватывают несколько месяцев, можно установить способ выплат: за весь период полностью или ежемесячно. Во втором случае расчет производится за те дни, которые выпали в текущем месяце. Оплата остальных дней войдет в расчет за месяц (месяцы), в течение которых сотрудник находился в командировке.

Детализация расчета с указанием числа рабочих дней, среднего заработка и общей суммы начислений приведена на закладке «Начислено (подробно)»

Если командировка предполагает работу в особых территориальных условиях, то необходимо проверить актуальность данных об этом на закладке «Стаж ПФР»:

Закладка «Дополнительно» служит для заполнения печатной формы. Сюда заносятся сведения о месте назначения и цели поездки, времени, затраченном на дорогу, источнике финансирования и основании:

Заполненный документ проводится. Через кнопку «Печать» можно предоставить сотруднику бумажные экземпляры необходимых документов:

Если командировка попадает на выходной или праздничный день, и сотрудник при этом работает, то необходимо учесть это при начислениях документом «Оплата праздничных и выходных дней».

Начисления командировочных при работе по совместительству

Зачастую сотрудники организаций совмещают несколько должностей или в период отсутствия для выполнения их работы привлекаются другие работники. В первом случае необходимо зафиксировать отсутствие совместителя. Это делается через ссылку, которая отражается на главной закладке формы при выборе данного сотрудника из справочника:

Начисление оплаты труда при временном выполнении обязанностей командированного сотрудника вводится на основании заполненного документа «Командировки».

Выплата командировочных отдельно от заработной платы

Если выплата командировочных выполняется отдельно от зарплаты или авансом, то в верхней части формы активна кнопка «Выплатить». В этом случае удержания рассчитываются от суммы выплаты:

Для выдачи аванса средний заработок и удержания рассчитываются аналогично:

Оформление командировки нескольким сотрудникам одновременно

Если требуется оформить командировку нескольким сотрудникам одновременно, то в первой форме выбирается кнопка «Создать Т-9а».

Создается документ следующего вида:

Сотрудники вносятся в табличную часть формы кнопкой «Добавить» из справочника «Сотрудники». По каждому сотруднику отдельно создается документ «Учет отсутствий и начислений». Для его оформления требуется открыть форму по ссылке из последнего столбца.

Отражение командировок в табеле учета рабочего времени

Если сотрудник находился в командировке полный день или несколько дней, то в табеле учета рабочего времени этот день отмечается литерой «К».

Если командировка занимала несколько часов в течение рабочего дня, то данный период указывается в соответствующих полях.

На предприятии довольно нередко бывают ситуации, когда сотруднику необходимо оплатить период работы по среднему заработку в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Наиболее распространенный случай — это оплата периода нахождения сотрудника в командировке .

Для этого в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом предусмотрен документ ««.

Найти его в программе можно на закладке рабочего стола «Расчет зарплаты», ссылка «Оплата по среднему заработку» либо в главном меню программы, пункт «Расчет зарплаты организации» -> «Неявки» -> «Оплата по среднему заработку».

В открывшемся списке документов вводим новый при помощи кнопки «Добавить». Открывается форма нового документа:

Необходимые реквизиты для расчета:

Организация (если в настройках пользователя определена организация по умолчанию, то при создании нового документа она подставится автоматически);

Месяц начисления — период, в котором будет зарегистрирован документ;

Сотрудник, которому производится оплата по среднему заработку;

Дата начала периода сохранения среднего заработка (эта дата важна. когда средний заработок регистрируется в течение одного периода несколькими документами, а также для уточнения расчетного периода, используемого для расчета среднего заработка);

Период оплачиваемого времени: целодневный или внутрисменный.

Для оплаты командировки требуется установить переключатель в положение «целодневный». В этом случае станут доступны реквизиты «с» и «по», которые необходимо заполнить датой начала и датой окончания командировки соответственно.

Если установить положение переключателя в положение «внутрисменный», то необходимо заполнить дату оплаты по среднему заработку и количество часов оплаты. Но в нашем случае мы этого делать не будем.

Ниже расположена группа реквизитов «Начислить». В реквизите «вид расчета» доступны для выбора виды расчета, рассчитываемые по среднему заработку — целодневные или внутрисменные в зависимости от положения переключателя.

Выбираем вид расчета «Оплата по среднему». Для того, чтобы убедиться, что в табеле отработанного времени Т-13 этот вид расчета будет отображаться правильно и считаться он будет так, как нам нужно, можно открыть этот вид расчета для просмотра, воспользовавшись расположенной в правой части реквизита «Вид расчета» кнопкой с лупой.

Откроется форма настройки вида расчета «Оплата по среднему». На закладке «Расчеты» описана формула расчета:

На закладке «Время» убедимся, что вид времени указан правильно: «Неотработанные полные смены, а также командировки».

Вид времени по классификатору использования рабочего времени также установлен правильно: «Командировка » (буквенное обозначение «К»).

Закроем форму вида расчета и приступим к расчету нашего документа. Нажмем на кнопку «Рассчитать», и при наличии в базе данных о начислении заработной платы за предыдущие 12 месяцев система автоматически рассчитает и средний дневной заработок и начисление оплаты по среднему заработку за время командировки:

Детали расчета среднего заработка мы можем рассмотреть, перейдя на закладку «Расчет среднего заработка»:

Как видим, в состав среднего заработка помимо основного заработка по месяцам еще могут быть включены различные премии: полностью или частично учитываемые, индексируемые и нет. В нашем случае премий за предыдущие 12 месяцев не было.

На закладке «Оплата» можно рассмотреть подробности расчета начисленной по среднему суммы.

В строке табличной части отображается даты начала и окончания оплаты, вид начисления, количество оплаченных дней и часов, результат, дата начала события.

Под таблицей расположена информационная строка с общей суммой оплаты и количеством оплаченных дней.

Проводим документ (кнопка «Провести» расположена в верхней командной панели формы документа. Для того, чтобы одновременно провести и закрыть документ, предназначена кнопка «ОК»).

Сформируем документ «Табель учета рабочего времени» за май по сотруднику Акимовой.

Убедимся, что наша командировка отобразилась в нем буквой «К». Обратите внимание, что я ввела период с 6 по 9 мая, т.е. 5 календарных ней, однако программа оплатила только рабочие дни. Это правильно, т.к. выходные и праздничные дни в командировке оплачиваются документом « «.

Таким образом в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.2 вводится за время командировки .

Видеоурок: