Порядок нумерации журналов. Как нумеруются журналы в делопроизводстве

В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки.

Скачайте полезные материалы:

Как прошить документ в четыре дырки

Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1.5 – 2 см друг от друга. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже.

Схема прошивки документа в четыре дырки

Выведенные на тыльную сторону концы нити свяжите узелком и опломбируйте.

Как прошить папку с документами

При передаче документов в архив, бумаги, которые относятся к одному типу или сопровождают определенное направление деятельности компании, подшивают в общую папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Общая папка, которая содержит как одно- так и многостраничные документы, должна иметь твердую обложку. Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, - 250. Ни дыроколом, ни, тем более, иглой, такую толстую пачку бумаги не пробьёшь, поэтому в таких случаях используют шуруповерт и шпагат, а также переплетный станок. Бумаги, подшитые в папки, скрепляются с помощью пластиковой или металлической пружины, что позволяет их легко расшить при необходимости.

Базовые правила прошивки документов

Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что , и вся документация строго упорядочена.

Основные правила прошивки документов:

нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
не нуждается в нумерации;
номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
когда в дело включают , первым нумеруется конверт, а затем - вложенные листы;
приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

На что стоит обратить внимание:

прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
граница от края листа составляет 1,5-2 см
первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину Видео: Как прошивать документы? Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше.

Внимание

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев…

limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем. Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как прошивать журнал учета?

Для этого необходимо расположить их по группам

Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
Сшиваем
Оформляем сопроводительную надпись.
Готовим внутреннюю опись.
Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

упустить этап систематизации документов
распределить документы без нумерации
возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

Голосование:

Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации? Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет.
Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица. Например, в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п.

Как пронумеровать страницы при печати?

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант - использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Форум

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

иглы с нитью подходящей толщины
документов, которые необходимо прошить
шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
печати организации
клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

Готовим бумаги для прошивки.

Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.Где купить журналы? Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.

Как сшить документы на уголок: схема
ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок
Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
Как прошить папку с 4 дырками: схема
Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?
ВИДЕО: Скрепление документов степлером
Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой
Как сшить дело?
ВИДЕО: Сшиваем дело
Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец
Как прошить папку с документами?
ВИДЕО: Подшивка папки с документами
Как прошить документы для архива
ВИДЕО: Подшивка для архива
ВИДЕО: Сдаем на хранение

Делопроизводство - сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время.
Правильная прошивка - это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Важно

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы». Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Правила сшивания документов ГОСТ

Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

Кадровая документация по итогам текущего года
Документация бухгалтерии
Входящая и исходящая документация делопроизводителя
Документы для налоговой
документы для сдачи отчетности в ПФР
документы в различные отделы банка
документы на тендер
копии уставных документов
документы при заключении особо важных соглашений
книги учета прибыли
нотариально удостоверенные копии и переводы
при подготовке документации к сдаче в архив

Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

иглы с нитью подходящей толщины
документов, которые необходимо прошить
шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
печати организации
клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
Сшиваем
Оформляем сопроводительную надпись.
Готовим внутреннюю опись.
Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

упустить этап систематизации документов
распределить документы без нумерации
возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Правильно прошитый документ: тыльная сторона

Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
граница от края листа составляет 1,5-2 см
первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Проставляем на листах арабские цифры
Используем для этого простой карандаш
Ставим цифры по возрастанию
Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
Приложения нумеруем в общем порядке
Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
Несколько томов документов нумеруются по отдельности
Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

количество листов в одной прошивке — не более 150
прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

Как сшивать документы для налоговой

Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
Документы нумеруются.
Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

банковский шпагат
обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
тонкий длинный шнурок
суровая или прошивная нить
прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Виды

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

противопожарного;
на рабочем месте;
повторного;
при выдаче наряда – допуска и т. д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

о проведении вводных инструктажей;
для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
о получении инструктажа по ППБ;
по учету инструкций в сфере ТБ;
о выдаче инструкций;
для регистрационного учета несчастных случаев;
по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Пример:

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

порядковый номер записи;
дата проведения ;
личные данные инструктируемого и его подпись;
персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

выполнить карандашом нумерацию страниц;
прошнуровать все листы в журнале;
заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

пропуск незаполненных страниц или строк;
исправлять внесенные данные;
закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка - это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации - это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и учёта приказов, и журналы для отметок о и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста - не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет - все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда - это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
Определиться с «колющим» инструментом.
Не прокалывать обложку (только сами листы).
Не делать отверстия далеко от обложки - журнал будет неудобно открывать.
Нить должна быть прочной.
Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
Журнал пронумеровать.
Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.