Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы подрядчика по договору строительного подряда, какие реквизиты сметы расходов по подрядным работам снизят налоговые риски подробно в статье.

Вопрос: Кто и где должен подписывать в Локальном ресурсном сметном расчете в графах Согласовано и Утверждаю. Документ так и называется: Локальный ресурсный сметный расчет (локальная смета). В шапке этого документа должны быть визы в графах: Согласовано и Утверждаю. Где должна быть подпись и печать ЗАКАЗЧИКА, а где подпись и печать ИСПОЛНИТЕЛЯ

Ответ: Смету Исполнитель согласовывает с Заказчиком, а Заказчик смету утверждает.

Следовательно, в Локальном сметном расчете в графе «Согласовано» ставится подпись и печать Исполнителя, а в графе «Утверждаю» - подпись и печать Заказчика.

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы подрядчика по договору строительного подряда

При этом заказчиком по договору может быть:

Градостроительный Кодекс РФ

Статья 48. Архитектурно-строительное проектирование

15. Проектная документация утверждается застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, или региональным оператором. В случаях, предусмотренных статьей 49 настоящего Кодекса , застройщик или технический заказчик до утверждения проектной документации направляет ее на экспертизу. При этом проектная документация утверждается застройщиком или техническим заказчиком при наличии положительного заключения экспертизы проектной документации.

Какие реквизиты сметы расходов по подрядным работам снизят налоговые риски

7. Смета должна быть согласована и утверждена (подписана) обеими сторонами договора. При отсутствии в смете даты ее составления, подписей представителей заказчика и подрядчика и их должностей суды могут прийти к выводу, что смета не относится к конкретному договору подряда (постановление ФАС Дальневосточного округа от 19.03.13 № Ф03-736/2013). В этом случае велика вероятность доначисления налога на прибыль и НДС со стоимости спорных работ, предусмотренных в смете.

Кто утверждает проектную документацию в зависимости от источников финансирования

Процедура утверждения проектной документации — это продолжительный и процесс. Но она есть тем серьёзным этапом, что не может быть пропущен. Проектная документация является утверждением в соответствии с правилами, включающее в себя графические и текстовые материалы.

Разработка проектной документации обязана выполняться только в соответствии с действующему законодательству, и нормативных документов, утвержденных клиентом. Чтобы согласовать утверждение проектной документации нужно создать проект строительства. Проектную документацию постоянно утверждает клиент, а исполнитель ее согласовывает.

До собственного утверждения проектной документации нужно в обязательном порядке пройти госэкспертизу.

Утверждение проектной документации выполняется по строго установленному методу.

В том случае, в то время, когда объект находится в особенных условиях, требуется согласовать документы в установленных органах. При происхождении спорных вопросов, ответ принимает Горсовет. Учреждение проектной документации напрямую вязано с экспертной оценкой. Запрещено подавать на комплексную госэкспертизу отдельные объекты строительства, это

зависит от их содержания и объёма.

Организация, делающая экспертизу и предоставляющая советы, на себе несет всю ответственность за заключение, поскольку на основании их уже клиент будет принимать решение относительно утверждения проектной документации.

Необходимо подчернуть, что утверждение проектной документации есть одним из самые долгих, сложных и дорогих этапов создания объектов.

Проектная документация есть утвержденными в соответствии с правилами текстовыми и графическими материалами, определяющими конструктивные, технические, архитектурные, градостроительные объёмно-сметы и планировочные решения объектов строительства. Утверждение проектной документации напрямую связано с экспертной оценкой уполномоченных властей. Для утверждения проектной документации нужно создать проект.

Организации, каковые делали госэкспертизу и выдавали советы, несут полную ответственность за все экспертные заключения, на каковые основывался клиент, по окончании чего принимал ответ об утверждении проектной документации. Клиент с проектной организацией должны обязательно внести изменения и дополнения в проектную документацию (при их наличии).

Источник: sro-proek.ru

Я на свете всех умней, дом я строю… В долг!?

Согласование, подписание и утверждение документов. Согласование это предварительное рассмотрение и оценка проекта документа. Оно осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. Согласование может происходить как внутри учреждения, так и вне его. Внешнее согласование можно оформлять грифом, заключающие в себя следующие элементы: слово «Согласовано», наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи дату. Гриф согласования располагают в левой части документа после подписи. Подпись - обязательный реквизит документа. В ее состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются начальником организации. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, могут подписываться начальником, его заместителем или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Варианты: «УТВЕРЖДАЮ. Должность руководителя. Личная подпись. Инициалы, фамилия. Дата» или «УТВЕРЖДЕНО. Приказом Росархива от 16.03.2005 № 1505».

Заполняемые реквизиты бланка

Заполняемые реквизиты бланка. Бланк представляет собой лист бумаги определенного формата с заранее воспроизведенными на нем типографским (или электронным) способом реквизитами, содержащими постоянную информацию (трафаретная часть). В то же время бланк содержит пустые места, которые необходимо заполнить вручную или в момент создания документа. Обычно в момент создания вносится следующая информация: название организации или учреждения; дата создания документа; порядковый номер документа; собственно содержательная часть - цифровая или словесная информация; подпись (и расшифровка подписи) ответственного лица (или лиц); печать учреждения.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

утверждение документа руководителем;

утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Согласование
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".
В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие согласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с. 66.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:
указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата. Например:
Главный бухгалтер
(подпись) Л. И. Иванова
23.11.98

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22) .

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Протокол заседания профкома

(подпись) В.В.Соколова 09.08.97 №25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.97 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наиме­нование должности, включая наименование организации, ставится лич­ная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой сторо­не документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями мо­жет составляться отдельный лист согласования.

В Государственной системе документационного обеспечения управ­ления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

Лист согласования

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник государственного Председатель Комитета по

правового управления законодательству

подпись Г.С.Остроумов подпись В.С.Гусенков

Согласованный документ направляется для подписания.

Подписание и утверждение документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учё­те" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*

* Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", ст. 9, n .3.

В "Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете", подписание документов расписано более подробно: "В учреждениях все бухгалтер­ские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются ру­ководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем". Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемо­риальных ордеров и т.д. В соответствии с Инструкцией "приходные кас­совые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Фе­дерации от 3 ноября 1993 года № 122. - М.:ИПО "Полигран", 1993, с. 9-10.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписа­ния.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название долж­ности включает наименование учреждения. Например:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой дву­мя межстрочными интервалами.

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585 Директор бассейна "Заря" подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, под­пись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указыва­ется фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фа­милия. Проставление косой черты перед указанием должности или пред­лога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального зако­на "Об информации, информатизации и защите информации":

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания долж­ностным лицом в порядке, установленном законодательством Российс­кой Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и пе­редаваемого с помощью автоматизированных информационных и те­лекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной циф­ровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и со­блюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий оп­ределяется законодательством Российской Федерации".

Печать(реквизит 24).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица простав­ляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих органи­зациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название уч­реждения. Требования к печати акционерных обществ описаны в п.6 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах": "Общество долж­но иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наимено­вание на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на лю­бом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Гер­бовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждени­ях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, тру­довой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).*

*Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложе­нии к ГСДОУ.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гаран­тийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджет­ные, банковские, пенсионные, платёжные и др.); заявления (на аккреди­тив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треу­гольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизво­дится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рас­сылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сей­фов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печа­тью.

Отметка о заверении копии (реквизит 25).

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она вклю­чает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т.В.Романова

14.07.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каж­дой копии документа печатью организации.

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распростра­няет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда про­токолом) или должностным лицом. На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного общества Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов здравоохранения России

15.05.98 15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97.