Расходный кассовый ордер бланк скачать эксель. Заполняем расходный кассовый ордер

Соблюдение кассовой дисциплины является одной из самых важных обязанностей любого юридического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Для этого ему приходится заполнять специальные документы, фиксирующие как поступление, так и расход денег в кассе.

Такая документация включает в себя приходной и расходный кассовый ордер (ПКО и РКО), кассовые книги.

Порядок их заполнения строго нормирован и при недостаточном его соблюдении можно нарваться на неприятности с проверяющими органами. Чтобы предприниматели могли этого избежать и полностью представляли с чем имеют дело предлагается нижеследующая информация.

Заполнение формы КО-2

Форма КО-2 или РКО представляет собой важнейший документ в области кассовой дисциплины. В отличие от ПКО, обязанность её заполнения возникает не при поступлении денег на кассу, а при их выдаче. Но как и в случае с ПКО, РКО оформляется за подписью главного бухгалтера или лица его замещающего. Помимо него бумаги визирует кассир, как ответственное за выдачу лицо и сам получатель наличных.

В 2015 г. и последующие годы оформлять бланк РКО обязаны только юридические лица-предприниматели, поскольку с июня 2014 г. такая обязанность была законодательно снята с индивидуальных предпринимателей.

Последним больше не нужно вообще оформлять какие-либо документы, относящиеся к категории кассовой дисциплины, включая кассовые книги.

Бланк РКО, носящие название форма КО-2, в 2015 и 2016 гг. остался таким же, как и до того. В этом можно убедиться, если скачать его.

Приходный кассовый ордер

При чём, скачать документ можно совершенно бесплатно в различных форматах.

Образец заполнения РКО доступен любому, но кроме того, чтобы его увидеть нужно также знать правила заполнения.

Образец заполнения расходного кассового ордера

Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.

Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:

В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
С работниками, но не по зарплате – 73;
Выплаты доходов учредителям – 75-2.

Если у компании нет аналитического кода, то в соответствующей графе нужно ставить прочерк.
Номер кредитного счёта, по которому отображается выдача наличных из кассы указывается в строке «Кредит».
Сумма должна указываться цифрами в одной строке и буквами – в другой, следующей ниже. Копейки указываются цифрами и в последнем варианте.
Если используется система кодирования целевого назначения, то необходимо заполнить строку, которая предназначена для этого.
В предназначенной для этого графе указывается имя лица или название организации, которым из кассы выдаются наличные.
В следующей строке указывается по какой причине, с какой целью была произведена выплата.
Если к РКО прилагаются документы, то их реквизиты вписывают в строку «Приложение».
В соответствующих строках заполняются данные на руководителя юридического лица и его главного бухгалтера. Они же ставят свои подписи.
Указываются и данные на получателя. Заполняет графы он самостоятельно, вписывая и выдаваемую сумму буквами (если есть копейки, то их – цифрами). В конце ставит собственноручную подпись.
Кассир выписывает данные из документа, который является свидетельством личности получателя. Обычно – это паспорт.
Строка с данными о себе и своей подписью кассиром заполняется лишь после того, как он выдаст на руки получателю деньги.

Исправлять какие-либо ошибки после заполнения строго запрещено. Руководитель юридического лица не обязан ставить подпись прямо на документ, если он расписался на бумагах из приложения.

Заполненный ордер не нужно выдавать получателю наличных – он остаётся в кассе.

Сегодня любой актуальный образец заполнения РКО, в том числе за 2015 г. можно свободно скачать в интернете.

Пример заполнения расходного кассового ордера

Или посмотреть в этой статье.

Для расчётов с подрядчиками или поставщиками;
Выдача наличных из кассы на матпомощь работнику;
Для передачи на банковский счёт.

Каждый бланк наглядно показывает простоту и сложность правильного соблюдения кассовой дисциплины и заполнения РКО.

Рис. Пример РКО при выдаче денег на материальную помощь

Рис. Пример РКО для сдачи денег в банк

Рис. Пример РКО для выдачи аванса на командировочные расходы

Инструкция

В заголовке РКО указываются названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк.

"Коды" выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002.

"Номер документа" указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.

Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. В документе дата должна быть указана в соответствующей графе, арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графы "Дебет" и "Кредит" заполняются бухгалтером, который будет обрабатывать этот первичный документ.

Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется в том случае, если выдача денег производится в структурном подразделении организации, например, отдел магазина, конкретная торговая точка. В противном случае графа прочеркивается. В противном случае графа прочеркивается.

Графа "Дебет, корреспондирующий счет, субсчет" должна содержать номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денежных средств из кассы организации.

Графа "Дебет, код аналитического учета" заполняется в том случае, если применение таких кодов предусмотрено в организации. В этом случае в графе указывается код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, иначе ставится прочерк.

В графе "Кредит" отображается номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.

Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов. Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять, т.к. они не ведут бух.учет.

В графе "Сумма, руб. коп." бухгалтер указывает цифрами денежную сумму, выдаваемую из кассы организации.

Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке "Выдать" указываются в дательном падеже фамилия, имя и отчество лица, которому будут выданы из кассы деньги.

В строке "Основание" указывается содержание финансовой операции.

Строка "Сумма" заполняется по тому же принципу, что и в приходном ордере.

В строке "Приложение" указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Оформленный РКО обязательно регистрируется в журнале (форма № КО-3) и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжение руководителя). Стоит напомнить, что подпись руководителя на расходнике не обязательна в том случае, если его резолюция, разрешающая проведение операции, уже имеется на прилагаемых к расходному ордеру документах.

Строка "Получил" заполняется лицом, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (рубли - прописью, с заглавной буквы, с начала строки; копейки - цифрами). Ниже данной строки получатель расписывается и ставит дату получения денег.

При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке расходного ордера кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это может быть любой официальный документ содержащий фотографию и подпись владельца.

Следует заметить, что документ указывается независимо от того, кем является получатель денег: представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.

Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром только после выдачи денег по расходному кассовому ордеру. В ней кассиру необходимо расписаться и указать свою фамилию и инициалы.

Документы, приложенные к расходнику, погашаются кассиром надписью "Оплачено" или штампом с указанием даты на них.

Для чего нужен

Расходный кассовый ордер(РКО,Расходник) первичный бухгалтерский документ для оформления выдачи денег из кассы ИП либо компании(ККМ и касса это не одно и тоже). Бланк расходника имеет унифицированную форму № КО-2 (Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Выписывается в одном экземпляре. Необходимо помнить, что расходный кассовый ордер остается в кассе, и не выдается на руки лицам, получившим деньги!

РКО могут быть выписаны как от руки, так и с помощью ПК. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если допущена ошибка, необходимо документ сделать заново.

Поступление денег в кассу оформляется с помощью приходных кассовых ордеров (ПКО) .

В октябре 2013 года разработали Универсальный передаточный документ (УПД) , который объединяет в одной форме счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 (ТН), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приемки-передачи основных средств ОС-1, товарно-транспортную накладную(ТТН).

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Руководителем организации

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

- Образцы заполнения РКО -

Выдача наличных денег в подотчёт (картинки увеличиваются)

Сдача денежных средств в банк

Выдача зарплаты персоналу

Выдача денег на материальную помощь сотруднику

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

.Excel

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

Выдача наличных денег из кассы организации производится бухгалтерией на основании расходного кассового ордера (РКО). Бланк расходника официально утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и именуется унифицированной формой № КО-2.

Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций, согласно которому выписывается бухгалтерским работником (или ответственным за это лицом) в единственном экземпляре.