Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. От полноты реквизитов зависит их юридическая сила. Юридическая сила документа - свидетельство официального документа, сообщаемая ему действительным законодательством, компетенцией издавшего его органа, и установленное порядком оформления.

Перечень и оформление реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

01- Государственный герб РФ. Изображение герба помещают на бланках документов в соответствии с Законом о Государственном гербе РФ.
02 - герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба субъектов Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не помещают на бланке, если на нем есть Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации. Эмблему располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке.
04 - код организации - автора документа. Код проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
05 - основной государственный регистрационный номер. Его проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми, проставляется с телефонами организации в левом верхнем углу.
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП). Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми государственными налоговыми органами.
07 - код формы документа. Код формы документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.
08 - наименование организации, являющейся автором документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, проставляется на основании вида бланка документа.

Наименование организации субъектов Российской федерации, имеющих наряду с государственных языком Российской Федерации государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Располагается название на ином языке справа или ниже наименования на государственном языке.

09 - справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес и номера телефонов и другие сведения на усмотрение организации (факс, электронная почта, названия сайтов, номера счетов в банках).
10 - наименование вида документа регламентируется уставом и должно соответствовать общероссийскому классификатору управленческой документации, исключение составляет письмо - в письме наименование вида документа не указывают.
11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания или дата принятия решения по данному вопросу, для акта - дата события. Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну дату. Дату проставляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День - двумя цифрами, месяц - двумя цифрами, год - четырьмя цифрами.
12 - регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется при наличии в инструкции организации по номенклатуре дел такого указания. Проставляется регистрационный номер трафаретной частью «№_от_», которая заполняется от руки датой и порядковым номером.
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, поставляется только в тех документах, которые являются ответами на запрос.
14 - место составления или издания документа. Место указывают только в том случае, если затруднено определение документа по таким реквизитам, как наименование организации и справочные данные об организации.
15 - адресат. Адресатом могут быть юридические или физические лица, а также государственные органы. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и структурного подразделения должны указываться в именительном падеже.
16 - гриф утверждения документа. Документы утверждаются должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек), наименования должности лица, его подписи и инициалов, даты.
17 - резолюция. Резолюция содержит указание относительно решения вопроса, изложенного в документе, включает в себя фамилию, инициалы, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться на отдельном листе.
18 - заголовок к тексту. Заголовок включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок располагается над текстом документа, и объем заголовка не должен быть более пяти строк, каждая длинной до 28 знаков.
19 - отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется на документах, которые подлежат исполнению в определенный срок. Контроль производится за исполнением документа, отметку о контроле обозначают словом или штампом «Контроль».
20 - текст документа. Текст излагают на государственном языке в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст состоит из двух частей:
- ? причин, оснований, целей составления документа;
- ? решений, доводов, просьб, предложений, рекомендаций.

Если текст содержит несколько решений, его можно разбивать

на разделы, подразделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Переписка между деловыми партнерами на языке, установленном договором между ними.

21 - отметка о наличии приложения. Отметку названного в тексте приложения оформляют следующим образом: «Приложение на 4 л.

в 3 экз.». Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются наименование приложения, число листов и число экземпляров: Приложение об управлении кадрами на 6 л. в 2 экз.

22 - подпись. Подпись располагают после текста и отметки о наличии положений, отступив на три-четыре межстрочных интервала. В состав реквизита входят наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23 - гриф согласования документа. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, его подписи, инициалов и фамилии, даты.
24 - визы согласования документов. Визирование документа - форма внутреннего (в пределах одной организации) согласования. Включает подпись, должность, расшифровку, дату.
25 - оттиск печати. Оттиск печати проставляют на документах, требующих особого удостоверения.
26 - отметка о заверении копии документа. Отметка ставится в необходимых случаях для придания документу юридической силы. Ниже реквизита «Подпись» поставляют заверительную надпись «Верно», должность, подпись, расшифровку подписи лица, заверившего документ, дату.
27 - отметка об исполнителе документа. Отметка необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения общих вопросов. Включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется согласно резолюции руководителя на документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала. Включает в себя ссылку на дату и № документа или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», № дела, в котором будет храниться документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию включает очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении в виде штампа. Должна содержать наименование организации, получившей письмо, дату и регистрационный номер.
30 - идентификатор электронной копии документа. Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) // Система «ГАРАНТ».

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру делопроизводства.

Бланк документа по определению ГОСТ Р 51141-98 - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он представляет собой стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и оставлено место для переменной. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех последующих страниц используются стандартные листы бумаги. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, определенное пространство между краем листа и текстом, необходимое для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. ГОСТ Р 6.30-2003 установил следующие размеры полей не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, инструкциях, актах), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Реквизиты бланков могут располагаться одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты печатают на двух языках: русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами.

Не допускается: размещение на бланке только сокращенного наименования организации; «украшение» бланка рисунком, который можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации; произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующее требованиям государственного стандарта; размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом до кументоведен ия и архивного дела (ВНИИ ДА Д) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГО СУДАРСТВЕН НЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003 -07 -01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 0 11-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении ; образцы бланков документов - в приложении .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печат и;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I , ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3 .10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3 .12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организа ции индексом дела по номенклатуре дел, информацией о коррес понденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3 .15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Ла гунину

или

АО «Эле ктроцен тромо нтаж»

Главному бухгалтеру

В .М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиа дом»

Н .В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт до кументоведен ия и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя , затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекст иль »

Личная подпись В .А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подписьЛ.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИ ИДА Д

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н .В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИ КА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3 .18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком )?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого )?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеж е. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. , то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «про шу »).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил »).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили »).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили »).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила »).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение »);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить »);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ ДА Д считает возможным »).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают е го наим енование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росарх ива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например :

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке ); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия ), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятийЛичная подписьА.А . Борисов

или на бланке:

Вице-президентЛичная подписьА .А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»Личная подписьН.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор институтаЛичная подписьМ .В. Ларин

Главный бухгалтерЛичная подписьЗ .В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директораЗаместитель директора

по научной работепо научной работе

Личная подписьЮ .Г. ДемидовЛичная подписьК.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссииЛичная подписьВ.Д. Банас юкев ич

Члены комиссииЛичная подписьА.Н. Сокова

Личная подписьА.С. Красавин

Личная подписьО .И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подписьА.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др ., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительн ую надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадровЛичная подписьТ .С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соот ветствии с приложением . Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок ) и продольный (рисунок ).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08 ,11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б .1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б .2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б .3 - Образец продольного бланка письма организа ц. 9

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6. 30 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

01 - Государственный 02 - герб субъекта герб Российской 03 - эмблема Российской Федерации организации или товарный знак (знак 10 - наименование обслуживания) 05 - основной вида документа 09 - справочные 06 - идентификационный 08 - наименование государственный 04 - код организации данные об Состав реквизитов документа номер организации регистрационный номер 07 - код формы организации налогоплательщика/код (ОГРН) юридического лица документа причины постановки на учет (ИНН/КПП) 11 - дата документа 12 - регистрационный 13 - ссылка на номер документа регистрационный 14 - место номер и дату составления или документа издания документа 16 - гриф утверждения документа 19 - отметка о контроле 15 - адресат 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 20 - текст документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 21 - отметка о наличии 24 - визы 22 - подпись приложения 23 - гриф согласования документа 27 - отметка об 28 - отметка об исполнителе исполнении документа и 30 - идентификатор направлении его в электронной копии дело документа 29 - отметка о поступлении документа в организацию

01 – Государственный Герб Российской Федерации (доп) Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

02 – Герб субъекта Российской Федерации (доп) Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт Петербурга. Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

03 – Эмблема организации или товарный знак (доп) Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации) Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

04 – Код организации (ОКПО) (обяз) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных. Код является элементом электронной идентификации документа. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13 значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

04 – Код организации (ОКПО) 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)

07 – Код формы документа (обяз) Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

08 – Наименование организации (обяз) Указывается наименование организации автора документа Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

09 – Справочные данные об организации (доп) Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб страницы организа ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.); код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП; код по ОКУД.

10 – Наименование вида документа (обяз) Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД Вид документа определяется его назначением и содержанием. В письме наименование вида документа не указывают. Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д. Расположение реквизита – продольное или угловое.

11 – Дата документа (обяз) Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные тметки. о Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г. » после цифр не ставится.

12 – Регистрационный номер документа (обяз) Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп) Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _____ от _____» . Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

14 – Место составления или издания документа (доп) Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, оно включено в состав наименования организации. если

15 – Адресат (доп) При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа. При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

16 – Гриф утверждения документа (доп) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009 Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – Резолюция (доп) Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист рационного омера и даты документа, к которому н резолюция относится.

18 – Заголовок к тексту (обяз) Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал. Заголовок располагают ниже реквизита « 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

19 – Отметка о контроле (доп) Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа.

20 – Текст документа (обяз) Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами: В связи с тем что…; Ввиду поступления с большим опозданием…; На основании приказа от… №…;

21 – Отметка о наличии приложения (доп) Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала. . Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

22 – Подпись (обяз) Подпись состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать: наименование предприятия; личную подпись расшифровку (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

23 – Гриф согласования документа (доп) Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из: слова СОГЛАСОВАНО; должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия); даты согласования. Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

24 – Визы согласования документа (обяз) Виза - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Согласование документа оформляется визой, включающей: должность и подпись визирующего документ; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату подписания. При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

25 – Оттиск печати (доп) Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов» , которое утверждено приказом генерального директора.

26 – Отметка о заверении копии (доп) Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 – Отметка об исполнителе доп Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; личную подпись исполнителя; дату исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

29 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз) Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо сти часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа. Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

30 – Идентификатор электронной копии документа Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.

3.5 Угловой бланк

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный .

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации" , "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Рис. 1. Центрированный способ расположения реквизитов

Рис. 2. Флаговый способ расположения реквизитов

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

Примеры оформления углового бланка также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и , – а также в документах:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.2);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 12, 13, 14, 17, 18).

3.6 Бланк организации

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5)), а также в

приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 .

Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и бланк конкретного вида документа .

3.7 Бланк структурного подразделения

Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и бланк конкретного вида документа .

3.8 Бланк должностного лица

4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа - это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа." Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Многие требования к бланкам документов с введением этого стандарта существенно изменяются. Необходимость изменений объясняется тем, что при создании бланков современных российских коммерческих организаций требования старого государственного стандарта часто не соблюдались, что привело к созданию бланков, информация которых не только воспринимается с затруднением, но и не позволяет идентифицировать автора документа, так как содержит неполные или искаженные сведения о нем. Однако следует заметить, что использовать требования стандарта имеет смысл по ряду соображений - стандарт создавался с учетом отечественной практики оформления документов, он включает наиболее оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации - автора документа, придания документам необходимой официальности. Кроме того, стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве и традициям отечественного документирования.

Анализ бланков современных организаций различных форм собственности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую неоправданной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организации, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызывают недоверие к документу из-за невозможности идентификации организации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

Указывается только сокращенное наименование организации - автора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсутствует определение организационно-правовой формы;

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка

Рассмотрим, как ведется конструирование бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»

Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:

4.2 установка формата бумаги;

У нас в стране используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.

В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.

Для установки размеров бумаги и размеров полей в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:

Меню Сервис

Команда Параметры

Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения Сантиметры)

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)

Нажать ОК

4.3 установка размеров полей;

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Поля – устанавливаем следующие размеры полей:

левое поле – 3,5 см

правое поле – 1 см

верхнее – 2 см

нижнее – 2 см Нажать ОК

Нажатием кнопки “По умолчанию” данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.