Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Состав документов системы:

Информационно-справочные документы:

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.

Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.

Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.

Представление - документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.

Информационно-аналитические документы:

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Справка – 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.

Заключение - документ, подтверждающий выводы ор­ганизации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо доку­менту, вопросу и т.п.

Отзыв - документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.

Перечень - документ, содержащий систематизирован­ное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.

Общие требования к управленческим документам:

· Законность

· Достоверность (объективность)

· Полнота

· Конкретность

· Однозначность

· Непротиворечивость

· Убедительность (аргументированность)

· Юридическая значимость

· Информативность

· Унифицированность

· Структурированность

Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:

· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.

Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.

· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.

Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.

· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.

Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.

Структурно-логическая композиция информационной справки о факте, происшествии, событии:

Факт – действительное, реальное событие, явление; то, что действительно произошло, происходит, существует.

Происшествие – событие, нарушившее обычный ход вещей.

Событие – то, что произошло; то или иное произошедшее значительное явление, факт общественной или личной жизни.

§ Идентификация : время, место, формулирование описываемого факта, происшествия, события.

§ Общая характеристика : общие и отличительные существенные обстоятельства, количественные, качественные и прочие характеристики.

§ Участники, действующие лица : непосредственные участники и действующие лица, присутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные причины, истоки; следствия каких-либо событий, процессов, условий и т.д.

§ Результаты, последствия:

Структурно-логическая композиция информационной справки о ситуации, положении, обстановке:

Ситуация – совокупность обстоятельств, положение, обстановка.

Обстоятельство – явление, связанное с другим явлением; условие, определяющее положение, существование кого-либо или чего-либо.

Положение – состояние кого-либо или чего-либо, сложившиеся обстоятельства.

Обстановка – положение, обстоятельства, условия существования кого-либо или чего-либо.

Состояние – положение, внешние или внутренние обстоятельства, в которых находится кто-либо или что-либо.

Тенденция – направление развития, склонность, стремление.

§ Идентификация : привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

§ Типизация : квалификация, т.е. характеристика явления, процесса по типу, природе и т.д. через общие и отличительные существенные характеристики, признаки, показатели.

§ Обстоятельства, явления, элементы – существенные, определяющие, сопутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Тенденции, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о явлении, процессе:

Явление – проявление, выражение сущности, то, в чем она обнаруживается; всякое обнаруживаемое проявление чего-либо; событие, случай.

Проявиться – в свойствах, внутренних состояниях: обнаружиться, стать явным.

Процесс – ход, развитие какого-либо явления, последовательная смена состояний в развитии чего-либо.

Развитие – процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное; переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.

§ Идентификация : наименование, пространственно-временные характеристики описываемого явления, процесса.

§ Типизация : квалификация явления, процесса по типу, природе и т.д. с обоснованием по общим и отличительным существенным признакам.

§ Причины : непосредственные, возможные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Стадии, этапы, тенденции :характеристика направлений, стадий, этапов развития; тенденции.

§ Результаты, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:

Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.

Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.

Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.

Работа – занятие, труд, деятельность.

· Наименование, инициализация : наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.

· Время, место : пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

· Участники, действующие лица : субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.

· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.

Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке :

Общая характеристика :

o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,

o основные факторы,

o причины,

o тенденции.

Информационная часть :

последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.

Структурно-логическая композиция аналитической справки:

v Вступительная часть:

· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел

· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер

v Основная часть:

· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)

· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия : изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.

· Ожидаемые результаты, последствия : описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:

v Вводная часть:

· Основание – повод проверки (обследования):

§ Цели и задачи проверки

· Объект проверки (обследования)

§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)

§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности

§ Временные рамки проверки, обследования, изучения

· Субъект и особенности проверки (обследования):

§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей

§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий

v Описательно-мотивировочная часть:

Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.

Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.

Основные задачи редактирования:

· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.

· Устранение логических погрешностей изложения.

· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.

· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.

o Виды правки :

· Правка-вычитка

· Правка-сокращение

· Правка-обработка

· Правка-переделка

1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?

2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?

3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?

4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?

5. Какие виды протоколов Вам известны?

6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?

7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?

8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?

9. Каковы основные задачи редактирования?

10. Какие основные виды правки Вам известны?

Нормативно-правовые акты:

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477

Литература

Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001

Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.

Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.

Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.

Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.

Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.

Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.

Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.

Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.

Классификация продуктов ИАД.

Виды документов ИАД.

Отличительные черты документации ИАД.

Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее - ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания . Сегодня информационно-аналитическая (далее - ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее - ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.

Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ - обеспечить лицо, принимающее решение (далее - ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей . В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.

Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.

С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :

Документы информационного характера - информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.

Документы аналитического характера . Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.

Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка - это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.
Информационно-аналитическая записка - термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.
Доклад - это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.
Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановкепредставляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.
Аналитический отчет - это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.
Аналитическая статья - это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой - интересна для специалиста в исследуемой сфере.
Дайджест - информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления - например, для ознакомления с основными новостями отрасли.
В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.
Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:

Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.

Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.

Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.

Высокая степень информативности.

Использование статистики и обобщенных данных.

Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).

Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).

Таблица 1
Наименование продукта	Анализ, выводы	Предложения по решению проблемы
Аналитические справки, записки	Нет	Нет
Аналитический обзор	Да	Нет
Доклад	Да	Да
Информационная сводка	Нет	Нет
Аналитический отчет	Да	Да
Аналитическая статья	Да	Да
Дайджест	Нет	Нет

*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.
Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.
С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:

Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .

Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:

1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства .

Текстовый блок (основная информационная нагрузка).

Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:

Работа в комиссиях :
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .

Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).

Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).

Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).

Таблица 2
Наличие графических элементов и таблиц в документах, являющихся продуктами ИАД
Наименование продукта	Графические элементы	Таблицы
Аналитические справки, Записки	Могут встречаться, но для большинства нехарактерны	Да
Аналитический обзор	Да	Да
Доклад	Да	Да
Информационная сводка	Нет	Да
Аналитический отчет	Да	Да
Аналитическая статья	Да	Да
Дайджест	Нет	Нет

Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.
Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.

Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты. При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами. Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД. Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.

См. Кривобокова А. Интернет-бизнес-аналитика - информационная технология нового века // Прогноз финансовых рисков. URL:(дата обращения 20.04.2010).

См. Глоссарий. Информационные продукты // Web-and-Press. URL: (дата обращения 25.04.2010).

См. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. - Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. - С. 7.

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

Организационно-распорядительные документы

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций –приказы, инструкции, указания ; кооперативные организации – решения ; общественные организации –постановления , распоряжения .

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение … и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении,приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить . Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать ), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении… ) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах… ).

Виды распорядительных документов

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ . Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Информационно-справочные

и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

^ Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

^ Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Ключевое слово этого жанра – Прошу . Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт . Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует словоСоставлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

^ 5.3. Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

^ Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

^ Трудовой договор – юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

^ Доверенность: личная и официальная . Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

^ 5.4. Деловые письма

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

^ Сопроводительное письмо . Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

^ Гарантийное письмо . Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение . Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения – ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.