Введение…………………………………………………………………………………………………6
Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8
Унифицированные системы документации……………………………………………12
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18
Заключение ………………………………………………………………………………25
Список литературы………………………………………………………………………26
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
· Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
· Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
· экономии всех видов ресурсов;
· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
· государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
· применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· стандарты отраслей;
· стандарты предприятий;
· стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к составу реквизитов документов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
· единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
· новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
· делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
· правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
· правил проектирования бланков документов;
· правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
· правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.
В результате выполнения задания студенты должны :
Знать основные этапы и содержание работ по сбору форм документов, исходных данных о формах, их анализу и обобщению;
Уметь проводить содержательную унификацию документов;
Приобрести навыки практической деятельности по унификации документов управления.
Теоретическая часть
Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.
Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения .
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так ив условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Унификация документов направлена на (задачи унификации документов):
- повышение эффективности управленческого труда;
- создание единой системы унифицированной документации, охватывающей систему управления в целом;
- обеспечение сопряжения систем документации и отдельных форм документов;
- сокращение числа форм документов;
- сокращение количества реквизитов, имеющихся в конкретных формах документов.
Проведение унификации документов опирается на реализацию следующих принципов :
унификация от общего к частному , заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
единообразие построения форм документов и правил построения и оформления , обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа, выработки терминологии и условных сокращений;
комплексность унификации . При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
информативность , т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам, юридической силы;
группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;
обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
стабильность требований к документам , исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В соответствии с «ПР 50.1.019-2000. Правила по стандартизации. Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ» и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории:
общероссийские;
отраслевые (ведомственные);
организаций, предприятий или их групп, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности (далее - организаций).
Общероссийские унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку общероссийских унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов.
Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов и унифицированные формы документов организаций разрабатываются на основе общероссийских унифицированных форм документов или во взаимосвязи с ними.
Отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов утверждаются федеральными органами исполнительной власти или другими организациями, ответственными за разработку отраслевых (ведомственных) унифицированных систем документации, в состав которых входят данные унифицированные формы документов. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной отрасли (ведомства).
Унифицированные формы документов организаций утверждаются соответствующими организациями. Формы этой категории включают наряду с реквизитами, содержащимися в общероссийских и отраслевых (ведомственных) унифицированных формах документов, реквизиты, отражающие специфику конкретной организации.
Для общероссийской унифицированной формы документов установлены следующие стадии разработки и ведения:
1-я стадия - организация разработки общероссийской унифицированной формы документов;
2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;
3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов;
4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской унифицированной формы документов;
5-я стадия - тиражирование бланков форм документов;
6-я стадия - ведение общероссийской унифицированной формы документов.
Порядок разработки, утверждения, введения в действие, издания, ведения и применения отраслевых (ведомственных) классификаторов и классификаторов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.
Порядок разработки, утверждения, введения в действие, тиражирования, ведения и применения отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства и организации.
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, форматы и тип носителя (бумага, магнитный диск, оптический диск и т.д.), правила расположения информации по полю документа и т.д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации.
Несмотря на огромное число разнотипных документов со множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Исходя из этого, можно выделить два направления унификации документации – содержательную и формальную .
- основные положения унифицированной системы документов;
- требования к составу и содержанию УСД;
- задачи, сферы и уровни ее применения в управлении;
- порядок заполнения форм;
- стандартизованная терминология.
Установление ограничительных номенклатур действующих форм документов;
Создание типовых унифицированных форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
Унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей;
Стандартизация терминологии.
В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.
В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.
Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления. Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и размещения информации на носителе. В результате формальной унификации устанавливаются:
- типовые структуры реквизитов;
- описания групп взаимосвязанных реквизитов;
- типовые зоны для однородных реквизитов;
- требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче их по каналам связи (протокол обмена по каналам связи);
- единые методы контроля достоверности информации;
- порядок придания документам юридической силы.
Основные направления работ при формальной унификации следующие:
Унификация структур документов;
Разработка общих правил построения унифицированных документов и коммуникативных форматов;
Унификация типов носителей и форматов документов;
Унификация методов контроля информации.
Работа по унификации систем документации, как правило, начинается с обследования документооборота исследуемой организации, отрасли. На каждый комплект документации, реализующий определенную управленческую функцию, составляется матрица . Матрица представляет собой таблицу. В заголовки столбцов записываются наименования документов, а в заголовки строк – все реквизиты всех документов. На пересечении строк и столбцов отмечается наличие данного реквизита в конкретном документе. Анализ матрицы позволяет сделать вывод о дублировании показателей в документах, сформулировать предложения по составлению оптимальных форм документов.
Если при обследовании выявлены формы документов, не входящие в ОКУД, отраслевые классификаторы или табели документов предприятий, то на эти формы составляется карточка документа . В заголовочную часть карточки документа заносятся:
- наименование документа,
- название организации-автора документа,
- название организации-адресата,
- предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия),
- предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД (или по отраслевому классификатору, или по табелю предприятия).
Основная часть карточки документа представляет собой таблицу, куда заносятся координаты всех реквизитов по конструкционной сетке (ГОСТ 6.10.5-87), причем указывается как начальная, так и конечная координаты. Например, 04.22–04.50 означает, что реквизит размещается на 4-строке с 22 по 50 позиции.
Задание для самостоятельной работы
1. Изучить теоретическую часть настоящего практического занятия. Законспектировать в рабочей тетради сущность содержательной унификации.
2. Изучить приведенный комплект документов на заключение договора на НИОКР.
3. Заполнить матрицу для комплекта документов по заключению договора на НИОКР по приведенному образцу. Проанализировать матрицу, выявить недостатки комплекта документов: имеет ли место дублирование реквизитов, терминологическая путаница и т.п. Записать предложения по унификации комплекта документов.
|
Реквизиты |
Соглашение |
Дополнит. соглашение |
Смета затрат |
Прочие расходы |
Календ. план |
||
|
Заказчик |
|||||||
|
Исполнитель |
|||||||
|
Юридический адрес |
|||||||
4. Заполнить карточку документа для сметы затрат. В данной работе допускается координаты реквизитов записывать по координатной сетке Excel.
1) Наименование документа:
3) Название организации-адресата:
4) Предполагаемые наименование и код класса формы по ОКУД:
5) Предполагаемые наименование и код подкласса формы по ОКУД:
|
Наименование реквизита |
Координаты реквизита |
|
|
Постоянная часть |
Переменная часть |
|
|
Исполнитель |
D2-R2, D3-S3, E6-N6 |
|
|
Заказчик |
||
|
Наименование документа |
||
|
Заголовок таблицы |
||
|
Порядковые номера |
||
Источники и литература.
1. ПР 50.1.19-2000. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. – М. : Издательство стандартов, 2000. – 19 с.
2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. для АСУ /Под ред. Ткаченко В.В. – М., Издательство стандартов, 1979. – 176 с.
3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / Секретарское дело, 2001, №4. – С.28–32.
4. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М., Экономика, 1982. – 168 с.
Навигация
Разработка
Страницы сайта
Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.
Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.
Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).
Существуют следующие виды стандартов :
1. ГОСТы - государственные стандарты.
2. ОСТы - отраслевые стандарты.
3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.
Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.
Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации. Объектом унификации может быть множество существующих или возможных элементов систем, между которыми существуют отношения заменяемости и взаимозаменяемости, обуславливающие возможность их унификации. Объектами унификации могут быть изделия, материалы, детали, документы, терминология и т.д. То есть предметом унификации, так же как и стандартизации, являются варианты повторяющихся ситуаций.
Под областью распространения унификации понимается совокупность систем, где применен результат унификации, унифицированный элемент, предназначенный для применения в нескольких системах
Нормативной базой для проведения унификации документов являются:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);
Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;
Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;
Другие руководящие документы Госстандарта РФ;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.
Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов:
> унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
> единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
> комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;
> группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,
> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
> стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
> экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
> сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
При проведении унификации примен. методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:
· установление ограничительных номенклатур действующих форм;
· создание типовых форм;
· построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
· унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.
Формальная унификация док-тов
Методами формальной унификации документов являются:
· унификация структуры документов;
· создание общих синтаксических правил построения документов;
· унификация методов контроля информации в документах;
· унификация типов носителей и форматов документов
В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.
Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.
Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.
В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:
Упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
Унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
Сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
Использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;
Ускорить процессы принятия управленческих решений.
Этапы унификации текстов документов :
1) унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;
2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;
3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государственной власти: министерство, концерн, предприятие.
В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.
В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных.
В наст время действует 8 УСД:
1. Унифицированная система (УС) организационно-
распорядит документации (УС ОРД);
2. УС банковской документации;
3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации
бюджетных учрежедений и орг-ий;
4. УС отчетно-статистической документации;
5. УС учетной и отчетной бух документации предприятий;
6. УС документации по труду;
7. УС документации Пенсионного фонда РФ;
8. УС внешнеторговой документации.
Стадии разработки УСД (УФД)
УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных
форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных
в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;
нормативных и методических документов по их разработке, ведению и
применению.
Для общероссийской унифицированной формы документов
установлены следующие стадии разработки:
1-я стадия - организация разработки общероссийской Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:
Отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;
Руководящие документы;
Формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.
Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.
2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской
унифицированной формы документов;
3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта
общероссийской унифицированной формы документов;
4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской
унифицированной формы документов;
5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.
Результатом унификации документов, закрепленным нормативно, является создание унифицированных форм документов. УФД представляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:
1) общегосударственные;
2) отраслевые / ведомственные;
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их обработку. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счёт совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счёт сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации- отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации- установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации - целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации- формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причём она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в-третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению Документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.
Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 - основной стандарт в области делопроизводства, хоть и имеет много-аспектное применение. Основное его использование - в организациях всех форм собственности в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.
Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно- распределительной документации (УСОРД).
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке.
Работа унификации включает:
Разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД);
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, - отражающих специфику отрасли, и не вошедших в УСД;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД представляет собой комплекс взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке; ведению и применению.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Ответственность за разработку и ведение УСД несут соответствующие министерства и ведомства.
Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
Унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
Унифицированная система банковской документации (код 0400000);
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской - документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
Унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
Унифицированная система документации по труду (код 0800000);
Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
Унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).
Поскольку унифицированные формы документов, входящие в состав УСД, составляют лишь часть документации организации, для упорядочения документов, не вошедших в УСД, но применяемых в деятельности, организации должны сами проводить работу по унификации форм документов. Результаты этой работы фиксируются в Табеле и Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
Одной из УСД является унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). Характерной её чертой является то, что с её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и в любых отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики.
Комплексность подхода к унификации документов, включённых в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая- с помощью технических средств, третья- с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней соответствующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.
Целью разработки и усовершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определённой цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний- формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно- распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования ОРД, даёт возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.
Стандартизация и унификация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия, различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причём общим является понятие «унификация».
