В БашГУ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива БашГУ. По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив БашГУ и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 25) и представляются в архив БашГУ при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;



графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела БашГУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении БашГУ экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

  1. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. Архив предприятия функционирует на правах структурного подразделения и находится в оперативном подчинении заместителя руководителя ПО уп; равлению.
  2. Документы предприятия, представляющие особую практическую или историческую ценность, после проведения экспертизы в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на хранение в региональный (ведомственный) архив.
  3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.
  1. Экспертиза ценности документов
  1. Экспертиза ценности документов - это процедура отбора документов на архивное хранение.
  2. Экспертиза ценности документов предприятия проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив предприятия и региональный (ведомственный) архив.
  3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Органи
    зация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.
  4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется на предприятии ежегодно с 5 по 20 декабря.
  5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению. Одновременно выделяются к уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли.
  6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел.
  7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
  8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по персоналу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
  9. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией и включает следующие графы:
  1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
  2. индекс дела (тома, части);
  3. заголовок дела (тома, части);
  4. дата дела (тома, части);
  5. количество листов в деле (томе, части);
  6. срок хранения дела.
  1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
  1. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
  2. в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел;
  3. графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
  4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
  5. графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
Ю.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
  1. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем предприятия и председателем ЭК.
  2. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ предприятия.
  3. Отбор документов за соответствующий пе
риод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. После этого предприятие имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. .
  1. Подготовка и передача документов в архив
  1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
  2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их. хранения.
  3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в службе ДОУ предприятия и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
  4. Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному начальником службы ДОУ и заведующим архивом графику.
  5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив.
  6. Прием каждого дела фиксируется отметкой в описи. По окончании процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел. После этого описи заверяются подписями заведующего архивом и руководителя службы ДОУ предприятия.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.

УТВЕРЖДЕНА приказом Минфина России от 31.12.92 № 81
Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации
/. Общие положения

  1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов РФ.
  2. Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно- контрольном управлении - Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
  3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно-контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
  4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

  1. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
  1. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов рассматриваются не позднее 5 дней со дня поступления в министерство.
  2. Анонимные обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.
Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, заявителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88 № 8422-XI).
  1. Письма граждан Министерство финансов РФ рассматривает в соответствии с законодательством РФ в пределах своей компетенции. Ответы на письма граждан, направляемые в Верховный Совет РФ, Администрацию Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, подписываются руководством министерства.
  2. Письма граждан, не относящиеся к компетенции министерства, пересылаются Административно-контрольным управлением или управлениями (отделами)
    безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствующие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.
  3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
  4. Руководители управлений (отделов) , а в необходимых случаях - руководство министерства, сообщают гражданам и соответствующим органам о решениях, принятых по письмам граждан, а п случае отрицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Решение о письменной или устной форме ответа принимает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делается соответствующая запись на письме и в регистрационно-контрольной карточке.
  5. Руководители управлений (отделов) организуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно - коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.
По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующего за окончанием квартала, в Административно-контрольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).
  1. Для приема граждан в министерстве организована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министерства финансов РФ.

Наталия Кондакова

Назначение описей дел структурного подразделения

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Дела, срок хранения которых составляет менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до истечения сроков их хранения, а затем уничтожаются.

Документы, созданные в деятельности структурного подразделения в течение года, подлежат включению в соответствующие описи дел структурного подразделения (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией). На основании данных описей дел документы структурного подразделения передаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией).

Правила составления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Таким образом, раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2013 году, должен быть составлен в 2014 году, а сами дела должны быть переданы в архив организации в течение 2015 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

В опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения включаются заголовки дел со сроком хранения свыше 10 лет, в опись дел по личному составу включаются дела по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет. Документы постоянного хранения, в том числе по личному составу (например, личные дела работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены ученые степени и (или) присвоены ученые звания и др.) включаются в соответствующий раздел описи дел постоянного хранения.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в». Например: 1/2013в, 2/2013лс, 3/2013в, где 1, 2, 3 - номер раздела структурного подразделения по номенклатуре дел, 2013 - год, в котором были заведены дела, «в», «лс» - обозначение, указывающее на тип описи дел (по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.

Правила заполнения граф описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством. Заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены.

При составлении описи дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения соблюдаются требования, установленные п. 196 Инструкции по делопроизводству и п. 90 Правил работы архивов и аналогичные правилам заполнения описей дел постоянного хранения структурного подразделения.

В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями п. 165, 166 Правил работы архивов.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу структурного подразделения за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г. В этом случае личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2011 год.

При внесении в опись дел по личному составу структурного подразделения личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.


Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Подскажите, когда и как нужно оформлять документы в архив (входящие и исходящие письма, приказы, протоколы) или, если их не требуется отправлять в архив, то как их оформлять в этом случае? В шкафу лежат документы еще с 2003 года!

Ответ

Информация о правилах работы с документами (в т. ч. составе документов, образующихся в деятельности организации, сроках их хранения, правилах передачи на архивное хранение и на уничтожение, правилах ведения архивной работы и т.п.) должна быть закреплена во внутренних документах организации (например, в номенклатуре дел, инструкции по делопроизводству, документах, регламентирующих деятельность архива). Поэтому для начала рекомендуем узнать о наличии в организации этих документов и внимательно их изучить.

Об исходящих документах читайте подробнее по ссылке.

В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя:

Исходя из сути вопроса и учитывая, что указан видовой состав документов, а также если взять за условие, что документы находятся в хорошем состоянии, правильно оформлены, сформированы в дела, оформление документов в архив будет состоять из следующих этапов.

Интересная информация о оформлении дел размещена здесь.

1. Определение сроков хранения документов.

Чтобы убедиться в правильности формирования дел и определить дальнейший порядок работы с документами, в т. ч. возможность передачи в архив, требуется определить сроки их хранения. Для этого обратимся к следующим статьям Перечня:

№ статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

Приказы, распоряжения; документы (…) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности;

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все иды отпусков работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);

в) по административно-хозяйственной деятельности

Пост. ** (1)

75 л. (2) ЭПК

(2) о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (…) к ним:

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.);

в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.);

г) по координации определенных видов деятельности;

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.);

е) совещаний у руководителя организации (2);

ж) собраний трудовых коллективов организации;

з) собраний структурных подразделений организации;

и) общих собраний акционеров, пайщиков

(1) присланные для сведения - до минования надобности;

(2) Оперативных совещаний - 5 лет, ЭПК;

(3) При сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 лет;

Вы узнаете больше о основных видах документов организации , если перейдете в материал.

Отдельно следует остановиться на переписке (входящие и исходящие письма). Согласно Перечню, срок хранения переписки, как правило, составляет 5 лет (этот срок и будем рассматривать далее как основной), но, в зависимости от вопроса, который в ней затронут, может составлять от 1 года (например, ст. 779 - документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт) до постоянного срока хранения (например, ст. 118 - переписка о государственной регистрации права на недвижимое имущество и сделок с ним). Поэтому следует внимательно ознакомиться как с Перечнем, так и с документами, входящими в дела с перепиской.

В том случае, если в результате ознакомления выяснилось, что в дело подшиты, кроме документов со сроком хранения 5 лет, документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, дело должно быть либо переформировано, либо подлежать хранению в течение максимального срока, предусмотренного для входящих в него документов (что нерационально с точки зрения экономии места для хранения). А вот если в дело с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, попали документы с меньшими сроками хранения (1 год, 3 года) - переформировывать его не стоит, т.к. это требует больших трудозатрат, несопоставимых с ценностью данных документов. В дальнейшем, формируя дела, следует обращать пристальное внимание на сроки хранения документов, составляющих дела с перепиской.

Все о уничтожении документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Таким образом, анализируя полученную информацию, документы можно разделить на две группы:

  • имеющие постоянный и длительный (свыше 10 лет) срок хранения: приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч. 2 ст. 19 Перечня о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках); практически все виды протоколов (кроме собраний структурных подразделений организации) и др.

Именно эти документы подлежат передаче на архивное хранение. Как правило, такая передача производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении). Этот срок в среднем составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа;

  • имеющие временный срок хранения (до 10 лет): переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; протоколы структурных подразделений организации; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня.

Подробнее о ведении архива

Такие дела обычно не подлежат передаче на архивное хранение (хранятся в местах формирования (подразделениях) до истечения срока хранения и передачи на уничтожение). Однако следует уточнить, что организация вправе устанавливать для этих документов иные правила хранения. Например, в настоящее время во многих организациях хранение все возрастающего количества документов временных сроков хранения в местах формирования (подразделениях) не представляется возможным. Поэтому, в соответствии с установленными внутренними правилами организации, они также передаются на хранение либо в архив, либо, как вариант, в службу ДОУ. Как правило, такая передача также производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении), который составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа.

У вас не останется вопросов о входящих документах после прочтения статьи по ссылке.

Теперь, используя полученную информацию, попробуем разобраться с документами с учетом года их формирования. Допустим, что дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) также передаются на хранение в архив, а срок хранения дел в месте формирования (подразделении) до передачи на архивное хранение составляет 2 года:

Год формирования

Дела с документами постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения

(приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч.2 ст. 19 Перечня); протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации)

Дела с документами временного срока хранения (до 10 лет)

(переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам и личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации)

Срок хранения истек

Подлежит передаче на хранение в архив

Срок хранения истек

Подлежит передаче на хранение в архив

Подлежит передаче на хранение в архив

Подлежит передаче на хранение в архив

Подлежит передаче на хранение в архив

Подлежит передаче на хранение в архив

Подлежит передаче на хранение в архив

Хранение в подразделении

Хранение в подразделении

Хранение в подразделении

Хранение в подразделении

Формирование дела

Формирование дела

Таким образом, исключив еще формирующиеся и находящиеся на хранении в подразделении дела, мы получили состав документов в разрезе лет и видов, подлежащих передаче на хранение и на уничтожение в связи с истечением срока хранения.

2. Оформление дел.

Для выполнения этой работы следует ознакомиться с основными нормативными документами, устанавливающими требования в данной области - Основными правилами работы архивов и ГОСТ 17914-72.

Подробнее о архивном делопроизводстве мы написали в материале по ссылке.

В соответствии с Основными правилами работы архивов дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному, а дела временного хранения (до 10 лет включительно) - частичному оформлению (см. п. 3.6.3). Дела, которые предполагается передать на уничтожение, с целью экономии трудозатрат оформлять не рекомендуется.

Даже учитывая отсутствие опыта, оформление дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения может быть выполнено самостоятельно. А вот оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу требует соблюдения определенных и достаточно жестких правил, поэтому по данному вопросу лучше обратиться за консультацией или подтверждением правильности проведенной работы к работникам архива или к экспертной комиссии.

Читайте о оформлении документов , чтобы не совершать ошибок.

В настоящее время, учитывая сложившуюся в организациях практику снижения трудозатрат подразделений на непрофильную деятельность, оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу часто производится архивным подразделением (например, уже после передачи дел на хранение в архив) либо вообще передается на выполнение аутсорсинговой компании - решение по этому вопросу принимается руководством организации. В том случае, если работу по оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения придется проделать своими силами, можно рекомендовать разделить ее на этапы, выполнение каждого из которых должно быть в обязательном порядке проконтролировано работниками архива (экспертной комиссией). Например:

1. Систематизация документов.

2. Нумерация листов.

3. Составление листа-заверителя.

4. Составление внутренней описи.

5. Оформление обложки.

6. Подшивка или переплет дела.

Порядок выполнения пунктов плана и их количество может изменяться в зависимости от необходимости тех или иных работ (например, если документы в деле уже систематизированы, выполнение этого пункта не понадобится; при отсутствии особо ценных документов - не требуется оформлять бланк внутренней описи документов дела и т.п.).

3. Экспертиза ценности.

Экспертиза ценности проводится постоянно действующей экспертной комиссией, созданной в организации. В данном случае экспертная комиссия должна провести оценку имеющихся документов, убедиться в правильности формирования дел, отобрать дела, подлежащие передаче в архив на хранение, и дела, подлежащие передаче на уничтожение (или принять решение о продолжении их хранения) в связи с истечением срока хранения.

Подробнее о передаче документов в архив мы писали здесь.

В нашем случае по результатам проведения экспертизы ценности могут быть оформлены следующие документы:

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации), если будет принято решение о передаче их на уничтожение;
  • опись дел постоянного хранения (приказы по основной (профильной) деятельности, протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации));
  • опись дел по личному составу (приказы по личному составу).

Формы указанного акта и описи, правила их оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций. Следует отметить, что данные документы могут быть оформлены только в случае, если у экспертной комиссии не будет претензий к правильности формирования и оформления дел. В том случае, если при проведении экспертизы будут обнаружены грубые ошибки, после их исправления может потребоваться проведение повторной экспертизы.

Важную информацию о архивном деле в 2017 году вы найдете в материале здесь.

Теперь рассмотрим оформление передачи на хранение дел, имеющих временный срок хранения (до 10 лет). Как уже указывалось выше, решение о передаче таких дел на хранение в архив (службу ДОУ, иное подразделение) должно быть закреплено во внутренних документах организации. Дела, имеющие временный срок хранения (до 10 лет), могут передаваться на хранение по номенклатуре дел (при ее наличии), либо в организации может быть разработана внутренняя упрощенная форма описи, аналогичная описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Оформление таких описей может производиться одновременно с описями дел постоянного хранения, по личному составу и актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подробнее о архивном деле мы писали здесь.

Таким образом, в результате проведения указанной выше работы, передачи дел на хранение и уничтожение, в подразделении должны остаться:

  • дела 2011 г. (формируемые);
  • дела 2009-2010-х гг. формирования (находящиеся на хранении в подразделении, пока с ними ведется информационно-справочная работа);
  • экземпляры:

Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

Описи дел постоянного хранения;

Описи дел по личному составу;

Описи дел временного (до 10 лет) срока хранения.

Образец описи дел временного (до 10 лет) срока хранения

структурного подразделения организации

Наименование организации

____________________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения организации

________ ______________________

Подпись Расшифровка подписи

ОПИСЬ № _______

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

Название раздела

В данную опись внесено ______________________ ед. хр. с № _________ Цифрами и прописью

по № __________________

Наименование должности

составителя описи __________________ ________________________________

Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка

Подробнее о архивном хранении мы написали в материале по ссылке.

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.