Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

В данной статье разберемся с таким документом, как график документооборота в бухгалтерии — скачать образец данного бланка предлагаем внизу статьи в формате xls.

«Жизненный» цикл любого документа включает в себя несколько этапов:

• Формирование (создание) документа.
• Его обработка.
• Перемещение в архив на хранение.
• Его уничтожение.

Все эти процессы называются документооборотом. Для его урегулирования используется график документооборота, являющийся одним из составляющих СВК – систем внутреннего контроля.

Данный документ наиболее востребован у бухгалтеров, ведь для них очень важна своевременная сдача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС и прочие. График документооборота позволяет назначать людей, которые будут ответственны за формирование и перемещение документов, а также в нем можно установить определенный срок их передачи в бухгалтерию – это значительно облегчает работу бухгалтера, ему больше не нужно будет подолгу ждать документацию и объяснять всем сотрудникам организации, когда и какие именно документы нужно передавать в бухгалтерию.

Образец оформления графика документооборота в бухгалтерии

Этапы создания:

• Форма графика. Определенной формы написания графика нет, для каждой организации все сугубо индивидуально. Главное – чем больше сама компания, тем подробнее и больше должен быть график.
• Выбор способа оформления. В качестве оформления графика документооборота можно использовать текст, таблицу или схему. Для разработки графика лучше применять программу Excel. Примерный образец документа можно скачать ниже по ссылке.
• Вписывание в график необходимых документов. Сюда входит вся документация, образующаяся во время работы организации.
• Назначение ответственных лиц. Тех работников, которые по долгу службы составляют отчеты и отвечают за их правильное оформление, нужно назначать и ответственными за их перемещение в бухгалтерию. Причем между составителями документации и бухгалтерией не должно быть посредников, либо их должно быть очень мало – это повысит шансы документа попасть на стол к бухгалтеру вовремя.
• Установка сроков передачи. Данный этап является наиболее важным в создании графика документооборота. В качестве сроков сдачи документов указывается либо конкретное число каждого месяца, либо несколько дней, которые прошли с момента составления документации.
• Завершающий этап: внедрение в практику. На этом этапе нужно оповестить каждого сотрудника о том, что и в какой период времени он должен исполнять. Для этого можно использовать: дополнительные листы к графику документооборота, в которых сотрудники будут расписываться, после ознакомления с графиком; распечатанные выписки из графика, розданные каждому работнику под расписку.

Чтобы сделать работу графика более эффективной, нужно внести поправки в премирование – при нарушении сроков передачи документов, размер премии либо будет снижаться, либо будет происходить депремирование конкретного сотрудника. Мера, конечно, не из приятных, но наказание рублем всегда было самым действенным.

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 9

Согласно п. 6 Инструкции N 157н <1> учреждения в целях организации и ведения бухгалтерского учета должны утвердить внутренним актом правила документооборота. Под документооборотом понимается движение документа от момента его составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Четко организованный документооборот обеспечивает возможность оперативного применения документов в текущей деятельности учреждения, полноту и своевременность их поступления и получения нужной информации. В статье рассмотрим основные моменты составления графика документооборота.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Общие положения

Пунктом 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105), установлено, что движение первичных документов регламентируется графиком, работа по составлению которого организуется главным бухгалтером. График документооборота может быть оформлен как приложение к учетной политике учреждения или в виде отдельного внутреннего акта и утвержден приказом руководителя учреждения.

Следует обратить внимание на то, что законодательством РФ не утверждена единая форма графика документооборота, поэтому каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (п. 5.4 Положения N 105).

При разработке графика документооборота нужно предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей при прохождении каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Все работники учреждения обязаны создавать и представлять документы по графику документооборота. В этих целях им вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются (п. 5.5 Положения N 105).

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы (п. 5.6 Положения N 105).

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер (п. 5.7 Положения N 105).

Порядок составления графика документооборота

График документооборота составляется в следующем порядке.

Первый этап. Определяем перечень документов. Перед составлением графика документооборота необходимо определиться с документами, используемыми для организации и отражения операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения, а также с формами, по которым они должны быть составлены. Например , Приказом Минфина России N 173н <2> утверждены отдельные унифицированные Формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета. Формы первичных документов утверждены также Постановлениями Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, от 30.10.1997 N 71а, от 11.11.1999 N 100 и др.

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Согласно п. 7 Инструкции N 157н документы, формы которых не унифицированы, разрабатываются учреждением самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

Формы, разработанные самим учреждением, являются приложением к их учетной политике, утверждаемой приказом руководителя.

Согласно п. 9 Инструкции N 157н в целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций (результатов операций) первичные учетные документы должны формироваться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях. В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные) (п. 7 Инструкции N 157н).

В приведенных выше Постановлениях, утвердивших унифицированные формы документов, представлены также указания по их применению и заполнению, которые следует учитывать при их оформлении.

Например , согласно этим указаниям Учетная карточка научно-педагогического работника (ф. Т-4) оформляется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) используется для оформления решения о списании материалов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения их выбытия со счетов бухгалтерского учета и т.д.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (далее - табель) заполняется с учетом посещаемости работников в отчетном месяце.

При составлении графика документооборота нужно указать необходимое количество экземпляров того или иного документа.

Например , акт о списании материальных запасов составляется в двух экземплярах, а табель - в одном.

Второй этап. Устанавливаем и утверждаем ответственных лиц и сроки представления документов. На этом этапе следует определить ответственных лиц за оформление документов, схему движения документов между ними, а также сроки их представления.

Например , табель должен вестись лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.), обособленных подразделений (филиалов). Он должен открываться ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

В конце месяца табель, оформленный надлежащим образом, сдается в установленные учреждением сроки в бухгалтерию, например, на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Третий этап. Определяем лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов. Например , принятие и обработка конкретных видов документов сотрудниками бухгалтерии осуществляется в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями. Согласно п. 8 Инструкции N 157н первичный учетный документ должен приниматься ими к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных формой, утвержденной самим учреждением), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица, а документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, - при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности осуществляется бухгалтерами в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным органом, регулирующим согласно законодательству РФ бухгалтерский учет.

Записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) вносятся по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичных (сводных) учетных документов (но не позднее следующего дня после получения первичных (сводных) учетных документов) на основании отдельных документов или группы однородных документов. Корреспонденция счетов в соответствующем журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Нужно ли формировать регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета?

Из п. 19 Инструкции N 157н следует, что регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) должны составляться с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета. Это подтверждается также Письмом Минфина России от 12.08.2011 N 02-06-10/3701.

Четвертый этап. Определяем сроки хранения первичных документов и учетных регистров. В учреждении должно быть обеспечено их хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дело, но не менее пяти лет. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении сроков хранения следует использовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например , первичные документы, поступающие в бухгалтерию, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения подлежат хранению в течение установленных Перечнем сроков. До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Например , согласно Перечню первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) хранятся в течение пяти лет (при условии проведения проверки, ревизии), как и регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.).

По окончании каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке указывается: название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера; количество листов в папке (деле).

Приведем пример графика документооборота, составленного в форме таблицы.

Соблюдение графика документооборота ответственными лицами способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри учреждения.

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Для обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

• оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;
• создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы;
• повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.

Ведение графика

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.

В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.

Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.

В этой связи основными принципами графика движения документов является:

• соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
• пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
• быстрота и четкость обработки поступившей информации;
• оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.

Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.

Общими этапами движения для всех документов учета являются:

• создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
• перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
• проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
• трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
• архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:

• существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
• равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
• повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
• усиление контроля всех процессов учета;
• усовершенствование процесса автоматизации учета;
• возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:

• перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
• списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
• схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
• графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
• порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
• типовых методик и технологий обработки документов.

Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.

Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.

(Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 24 804)

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии — своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график — специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии — это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

• определяет порядок создания и движения первичной документации;
• позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
• определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

• документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
• документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
• документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

• оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
• сдача документа в бухгалтерию;
• обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
• направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.