3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры.

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела	Примечание
01. Планово-экономический отдел
	Устав АО		Постоянно	Переходящее с 2017 года
	Штатные расписания		Постоянно	Переходящее с 2017 года
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции		75 лет
	Приказы по сотрудникам		75 лет
03. Бухгалтерия
			3 года
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права?

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .

Как оформлять заголовки дел

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

делопроизводство нормативный хранение номенклатура

Система хранения документов в каждой организации строиться на основе номенклатуры дел (Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.

Согласно официальному определению, «Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». 1

Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела, т.е. формирование дел. Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. 2

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации 3 .

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

• - Наименование организации
• - Наименование вида документа (номенклатура дел)
• - Дата
• - Номер
• - Место разработки
• - Срок действия
• - Гриф утверждения (располагается справа)

Оформляя в бланке реквизит «Номер», необходимо помнить, что здесь проставляется порядковый номер номенклатуры, начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел. 4

Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится по функциональному или производственному принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

Например: «организационно-распорядительная деятельность», «управление персоналом», «планово-отчетная деятельность», «финансовая деятельность», «маркетинг» и т.д.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.