Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу производится по объявлениям на взнос, представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Организация должна вносить денежную наличность в кассу только на свой банковский счет, открытый в этой кредитной организации. Бухгалтерский работник после соответствующей проверки передает объявление на взнос наличными в кассу. Получив такое объявление, кас- 109 совый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него банкноты и монету.
На столе кассового работника находятся только деньги лица, их вносящего Все ранее принятые кассовым работником деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения.
После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему бухгалтерскому работнику. Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка о г денежного чека для предъявления в кассу Получив денежный чек, кассовый работник в проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам, » сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;
в проверяет наличие на денежном чеке подписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность;
подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;
вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;
сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;
повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;
выдает деньги получателю и подписывает чек.
Прием и выдача денежной наличности физическим лицам по договорам банковского счета (вклада), а также сотрудникам кредитной организации производятся по приходным и расходным кассовым ордерам. В приходных, расходных кассовых ордерах указываются фамилия, имя, отчество или другие персональные данные клиента, позволяющие его идентифицировать. Для подтверждения приема, выдачи денежной наличности в сберегательной, вкладной книжке или другом документе, остающемся у клиента, делается соответствующая запись.
Прием кассовым работником от физическою лица денежной наличности для осуществления операции по переводу денежных средств по поручению физического лица без открытия банковского счета, в том числе для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей, производится по документу, предназначенному для представления (заполнения) физи- 110 ческим лицом при перечислении денежных средств без открытия банковского счета. Физическому лицу выдается подтверждающий документ о приеме наличных денег, на котором проставляются подпись кассового работника и печать кассы.
Для приема, хранения и выдачи наличных денег каждое предприятие имеет кассу. Общие принципы ведения кассовых операций регламентируются «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации». Предприятия могут иметь в своей кассе наличность в пределах лимитов остатка денег в кассе. Лимиты остатка денежных средств и нормы использования выручки устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятие обязано сдавать на расчетный счет в банк. Предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, премий, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. В соответствии с правилами ведения кассовых операций каждое предприятие обязано соблюдать следующие правила:
1. Для обеспечения сохранности денежных средств с лицами, занимающимися кассовыми операциями, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
2. С целью обеспечения сохранности денежных средств устанавливаются специальные требования к оборудованию кассовых помещений.
3. Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться не реже одного раза в квартал или месяц по решению руководителя.
Существуют строгие требования к документации кассовых операций для предприятий всех форм собственности:
1) бланки кассовых документов должны быть строго типовой формы;
2) не допускаются в кассовых документах исправления и подчистки;
3) приходные и расходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности и выдаются кассиру в пронумерованном виде под роспись;
4) чековые книжки для расчетов и получения наличных денег с расчетного счета предприятия должны храниться в сейфе у главного бухгалтера предприятия, не допускается выдача незаполненных чеков;
5) все кассовые документы должны содержать все обязательные реквизиты, в противном случае они теряют юридическую силу.
Для оформления кассовых операций используют четыре основных документа: кассовую книгу, приходный и расходный кассовые ордера, акт инвентаризации денежных средств.
Кассовая книга выдается кассиру в пронумерованном и прошнурованном виде. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и скрепляется печатью. На предприятии одновременно должна быть одна кассовая книга. Она ведется под копирку в двух экземплярах. Отрывная часть кассовой книги является отчетом кассира.
Приходный кассовый ордер (ПКО) – это приказ–распоряжение, оформляющий поступление денежных средств в кассу. Состоит из двух частей:
– ордера, в котором заполняется поступившая сумма цифрами и прописью с указанием источника и причины поступления;
– квитанции к ПКО. Это отрывная часть, она выдается на руки лицу, сдавшему деньги
Расходный кассовый ордер (РКО) – это приказ–распоряжение на выдачу денежных средств из кассы предприятия. Состоит из двух частей:
– в первой указывается, кому и на какие цели выданы денежные средства, сумма цифрами и прописью;
– вторая часть представляет собой расписку лица, получившего денежные средства, с указанием основных реквизитов документа, удостоверяющего личность получателя и его роспись.
Акт инвентаризации денежных средств содержит следующие основные реквизиты:
– дату и место составления;
– состав комиссии;
– количество предъявленных денежных средств по купюрной и общей стоимости;
– количество и сумму денежных документов;
– количество бланков строгой отчетности.
В акте инвентаризации указывается документальный остаток денежных средств в кассе по последнему кассовому отчету, результат инвентаризации и отклонения. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех денежных ценностей и за всякий причиненный в связи с их неправильным хранением ущерб предприятию. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя в присутствии кассира. Хранение в кассе денег, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении считаются излишком.
На обратной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостачи, а руководитель предприятия указывает свое решение.
Выявленные излишки наличных денег приходуются с зачислением в доход предприятия:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».
В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса».
По решению руководителя суммы взыскиваются с материально ответственного лица (кассира):
Дебет 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Сумма ущерба может быть погашена следующими способами:
а) путем внесения денег в кассу
Дебет 50 «Касса»
Кредит 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
б) путем вычета из заработной платы
Дебет 70 «Расчеты по оплате труда»
Кредит 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.
Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).
После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.
Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Выдача наличных денег из кассы
В соответствии с п. 14 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2)
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.
При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью – «оплачено» с указанием числа месяца и года.
Выдача денег по другим документам
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:
в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано »;
платежная (расчетно-платежная) ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
составить реестр депонированных сумм;
передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.
Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием «депонированные суммы». Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.
Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Ведение кассовой книги
В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Правила ведения кассовой книги
Предприятие ведет только одну кассовую книгу.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».
Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Ведение кассовой книги автоматизированным способом
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».
Обе машинограммы:
должны составляться к началу следующего рабочего дня;
иметь одинаковое содержание;
включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;
нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.
При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
- № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
- № КО-4 «Кассовая книга»;
- № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Остановимся поподробнее на порядке заполнения каждого документа (за исключением кассовой книги, порядок заполнения которой рассмотрен выше).
Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Важный момент! Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается (п. 3 ст. 7 и п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Отметим, что наряду с выдачей денег из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.
Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность на получение заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (формы № Т-53 и № Т-49 соответственно) и Указания по применению и заполнению этих форм.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты денег:
- на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;
- на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.
Важный момент! Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.
Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка ведения кассовых операций не требуют обязательного составления РКО на сумму фактически выплаченной по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм № Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:
Сумма оплаты труда в торговой организации «Осень» за март 2009 г. составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за март заработной платы – 21 580 руб., первая половина заработной платы была выдана 16.03.2009 в сумме 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 10-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 16.03.2009 и 06.04.2009. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась с 06 по 08 апреля. До 09 апреля фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма не выданной зарплаты 09 апреля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.
Бухгалтер организации «Осень» отразит следующие операции в учете:
16.03.2009
Дебет 50 Кредит 51 74 500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину марта
Дебет 70 Кредит 50 74 500 руб. – выдана заработная плата за первую половину марта
31.03.2009
Дебет 44 Кредит 70 180 000 руб. – начислена заработная плата за март
Дебет 70 Кредит 68 21 580 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы за март
06.04.2009
Дебет 68 Кредит 51 21 580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за март
Дебет 50 Кредит 51 83 920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину марта (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.
С 06.04.2009 по 08.04.2009
Дебет 70 Кредит 50 74 420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину марта
09.04.2009
Дебет 70 Кредит 76/4 9 500 руб. – депонированы денежные суммы (83 920 - 74 420) руб.
Дебет 51 Кредит 50 9 500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк
В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
- Дебет 76/4 Кредит 50 – депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.
