Управление персоналом как специальное направление деятельности стало формироваться на рубеже XIX и XX столетий.
Специалисты, занимавшиеся этими вопросами, в Англии назывались секретарями по благополучию; в США и Франции - общественными секретарями. Их основными функциями были устройство школ и больниц, контроль над условиями труда, противостояние попыткам создания профсоюзов, посредничество между администрацией и рабочими. Наймом, увольнением и учетом кадров в тот период ведали линейные руководители.
Специальные кадровые службы возникли в 1920-1930-е гг. Они выполняли работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, присутствием в судах, выплатой заработной платы. Эти функции считались вспомогательными, а все основные решения по кадрам принимались высшим руководством.
Сегодня прежние кадровые службы преобразовываются в западных фирмах в службы персонала или человеческих ресурсов (последний термин больше принят в США). Эти подразделения обладают широкими полномочиями, им выделяют лучшие помещения, ибо они - «визитная карточка» организации.
Во многих случаях такие службы возглавляются лицами, занимающими вторые места в управленческой иерархии. На них назначают энергичных людей в возрасте до 40 лет, прогрессивно мыслящих, имеющих широкий взгляд на вещи. Без их участия в организациях не принимается ни одно серьезное решение.
Службы персонала не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью, а лишь помогают руководству организации и подразделений решать вопросы, связанные с человеческими ресурсами.
Важнейшим элементом служб персонала являются кадровые подразделения, управляющие его движением. Их основными функциями являются: учет; прогнозирование и планирование потребности в кадрах; организация набора, изучения и оценки; подготовки, переподготовки, перемещения, увольнения работников; формирование кадрового резерва и работа с ним по специальным программам; участие в аттестации персонала и мероприятиях по ее итогам.

В составе кадровой службы должны быть также сотрудники, отвечающие за информацию о рынке рабочей силы, ведущие делопроизводство, осуществляющие компьютерное обеспечение кадровой работы.
Службы персонала разрабатывают программы развития работников, улучшения условий труда и быта, участвуют в разрешении трудовых конфликтов, налаживают социальное партнерство.
В структуре службы управления персоналом выделяют несколько блоков: блок формирования персонала (комплектование, изучение, подготовка, увольнение); блок распределения и перераспределения персонала (первичная расстановка, профессиональная адаптация, перемещения); блок создания условий использования персонала (охрана труда, организация медицинского и социального обслуживания, выработка методов стимулирования); блок разработки нормативов по персоналу (производительности, расхода времени, оплаты труда); подразделения по созданию и совершенствованию структуры и системы управления, осуществляющие ее анализ, проектирование, управление процессом формирования.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа анализ состояния и определение потребности в кадрах, разработка штатных расписаний; набор, отбор, оценка персонала; тестирование; планирование перемещений и увольнений; текущий учет и контроль; подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников; формирование резерва на выдвижение, воспитательная работа; разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации, т. е. системы теоретических взглядов, идей, требований в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Несмотря на то, что фактически кадровая служба не играет значительной роли в производственной деятельности компании, тем не менее она занимает одну из ключевых позиций в его функционировании. Ведь именно отдел кадров предприятия занимается подбором работников, которые будут выполнять те или иные поставленные перед ними задачи на благо предприятия, занимается вопросами обучения работников и повышением их профессионального уровня.

Так чем же конкретно занимается служба по управлению персоналом? Основными ее задачами является, во-первых обеспечение предприятия подходящими для выполняемой работы исполнителями. Для этих исполнителей обеспечиваются условия труда, гарантированные трудовым законом. Кроме того, кадровая служба следит за соблюдением , ведь именно на службу по управлению кадрами зачастую возлагаются функции по урегулированию конфликтов между предприятием и его работниками. Во-вторых, кадровики готовят как общие нормативные акты по предприятию, например, разрабатывают коллективный договор, так и прорабатывают должностные инструкции для каждой штатной единицы. Именно от кадровой службы зависит, какие права и обязанности будут возложены на сотрудников, занимающих ту или иную должность, какую ответственность они будут нести за невыполнение обязанностей, возложенных инструкцией, но делается это все, безусловно, на основании более глобальных документов предприятия, например, того же коллективного договора. В-третьих, поскольку государство требует от предприятий постоянного отчета о занятости на предприятии, о наличии вакансий и т.п., служба управления персоналом занимается составлением статистических отчетов, которые подают в соответствующие органы. В-четвертых, кадровики составляют графики отпусков для персонала. На некоторых предприятиях такие графики не подлежат изменениям, то есть, поставили вас в график зимой - значит, в отпуск вы пойдете именно зимой, без вариантов. На иных предприятиях с этим проще – график отпусков примерный, каждый сотрудник может пойти в отпуск, когда ему удобно.

Дополнительные обязанности службы по персоналу

Конечно, выше перечислены задачи кадровой службы в глобальном плане. Если же свести все к конкретике, то ежедневно HR менеджеры занимаются разработкой или поиском тренингов для персонала, подбором тематик семинаров для работников. Отслеживают в тех организациях, где это предусмотрено законом, и проводят аттестацию рабочих мест. В государственных учреждениях кадровики должны следить за своевременным присвоением очередных званий, классов, рангов сотрудникам. Это довольно важный момент, потому что от своевременности присвоения очередного звания, класса зависит дальнейшее продвижения сотрудников по карьерной лестнице и его зарплата. Присвоение очередного ранга, перевод на другую должность, перевод в другой отдел, в общем, любые изменения, касающиеся трудового статуса человека, должны также своевременно вноситься в его трудовую книжку, которая храниться в отделе кадров.

Кроме того, зачастую служба по персоналу следит за соблюдением трудового распорядка. Например, ведет журнал учета прихода-ухода с работы, где каждый сотрудник ставит свою подпись, приходя на работу и уходя с нее. За несоблюдение трудового распорядка на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание. На каждом предприятии ежедневно заполняется табель учета рабочего времени, за который тоже отвечает все тот же отдел кадров. И именно от правильности заполнения такого табеля зависит, какую зарплату начислят сотрудникам по концу месяца. Работники кадровой службы должны знать не только, как подбирать персонал, как закрыть или как заполнить статистические отчеты, но и знать основы трудового законодательства. Ведь иногда сотрудникам необходимо получить консультацию по тем или иным вопросам, а юрист есть далеко не на каждом предприятии. Поэтому, когда в организации нет юридического отдела или юриста, на службу управления персоналом возлагаются задачи по оказанию правовой помощи сотрудникам в трудовых вопросах. Помимо оказания консультаций по трудовым вопросам, кадровая служба является таким себе «судьей» в вопросах разрешения конфликтов, возникающих между сотрудниками на почве выполнения их трудовых обязанностей.

Таким образом, на службу управления персоналом возложено множество задач и функций, реализуя которые она обеспечивает нормальное функционирование всей компании в целом. Ведь отвечая за «винтики», какими являются все работники организации, кадровая служба позволяет предприятию работать как единому целостному механизму.

СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА

Служба персонала , или кадровая служба , - специализированное подразделение (совокупность специализированных подразделений) организации, осуществляющее функции по управлению персоналом в организации. В зависимости от размеров предприятия, его организационной структуры, продолжительности существования, политики организации место кадровой службы в системе управления предприятием, а также конкретный набор выполняемых этой службой функций могут существенно различаться.

В общем виде к функциям службы персонала можно отнести следующие:

• поиск персонала, оценка и отбор персонала, адаптация персонала;
• прием на работу, увольнение, учет кадров, поощрения и взыскания;
• организация труда на предприятии;
• обучение и развитие персонала, оценка работы персонала;
• мотивация персонала;
• планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование кадрового резерва;
• поддержание здорового климата в коллективе, участие в урегулировании конфликтов в коллективе, психологическая поддержка;
• формирование (участие в формировании) кадровой политики организации в соответствии с единой политикой организации, общими принципами управления в компании и ее целями.

В небольших организациях, как правило, бывает достаточно одного сотрудника, чьи основные функции связаны с управлением персоналом организации. Обычно такой сотрудник осуществляет поиск и подбор персонала, а также документальное оформление кадровых процедур (прием, увольнение и т.д.). В более крупных организациях для осуществления функций по управлению персоналом создается отдельное подразделение (отдел), который может по-разному наименоваться (отдел кадров , служба персонала и т.д.). Возглавляет такое подразделение его руководитель - начальник отдела кадров , руководитель службы персонала . Функции по подбору персонала и учету кадров в такой организации, как правило, распределены между специалистами: подбор персонала осуществляет менеджер по подбору персонала , рекрутер , а учет кадров ведет инспектор отдела кадров .

В крупных организациях с большим штатом сотрудников и множеством подразделений такого распределения должностных обязанностей в области управления персоналом недостаточно. Здесь необходимо осуществлять не только подбор персонала, но и планирование потребностей в персоне на будущее, формирование кадрового резерва, оценку работы сотрудников, контроль их деятельности, управление продвижением сотрудников по карьерной лестнице. Зачастую здесь бывает необходимо выработать единую кадровую политику компании, в соответствии с которой будут формироваться принципы работы всех кадровых служб. В таких организациях общее руководство деятельностью кадровых служб осуществляет директор по персоналу , которому подчиняются руководители кадровых подразделений, осуществляющих подбор персонала, учет кадров и другие функции по управлению персоналом.

Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.

Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:

• Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
• Прямое подчинение КС директору предприятия.
• Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
• В руководство предприятия включена КС.

Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:

• Вид деятельности предприятия.
• Штатный объем фирмы.
• Уровень управленческого потенциала КС и пр.

Организационная структура отдела персонала

Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:

• Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
• Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
• Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
• Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
• Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
• Четкое распределение организационных полномочий.
• Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.

Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:

• Особенности устройства и деятельности организации.
• Использование рабочих технологий и вид производства.
• Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
• Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.

На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:

• Число ступеней руководства.
• Численность персонала.
• Тип управленческой структуры.

Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.

Чем занимается отдел кадров

Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:

• Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
• Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
• Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
• и пр.

Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.

Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:

• Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
• Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
• Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
• Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
• Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.

Условно можно выделить два функциональных направления КС:

1. Управленческий контроль трудовых отношений.
2. Документальное фиксирование условий трудового соглашения.

Контроль трудовых отношений означает:

• Штатное планирование.
• Укомплектование персонала предприятия.
• занимаемой должности.
• Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
• Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
• Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.

Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:

• Распоряжения, приказы.
• Заполнение установленных учетных информационных форм.
• Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
• Формирование .
• Консультационные услуги.
• Расчет графика рабочего времени.
• Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).

Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.

Организация работы отдела кадров

Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:

• управленческий состав;
• специалисты;
• технические исполнители.

Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:

• круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
• специальные знания;
• квалификационные требования.

Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:

• Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
• Управленческие и лидерские качества.
• Обучаемость.
• Владение основами финансового формирования.
• Дипломатические навыки и пр.

Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии.