"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 1

ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ

В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.

Разбираемся в терминах

Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.

Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании".

В соответствии с п. 29 ГОСТ Р 51141-98 копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.

Существует такое понятие, как "заверенная копия". Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат - это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные - копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения. Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах - для работника и работодателя. В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.

Выдача копий

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.

Заверение копий

Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Верно │

│ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │

│ Дата │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.

Нотариальное заверение копий

В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Дубликаты

Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, - диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке (при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника), дубликата трудовой книжки и т. д. Самому же ему, скорее всего, вряд ли придется заниматься выдачей дубликатов за одним, но крайне важным исключением. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008), выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.

Библиография

1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11.

2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news&id=2167. Дата обращения: 16.11.2010.

3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009. 48 с.

В. Пустозерова

заместитель главного редактора

журнала "Кадровик"

Подписано в печать

Прошу дать консультацию по вопросу оформления дубликатов актов выполненных работ и счетов-фактур за прошлые периоды. В организацию обратился контрагент с просьбой выставить дубликаты актов и счетов-фактур за прошлые налоговые периоды. Работники, имеющие право подписи на момент выставления документов, в настоящее время не работают в организации. Правомерно ли оформление указанных документов путем копирования имеющихся оригиналов в организации и передача контрагенту заверенных копий лицами, имеющими право подписи на текущий момент? Возникают ли у контрагента при этом налоговые риски по вычету НДС и по налогу на прибыль?

1. Да, правомерно. Для этого дубликат первичного документа необходимо оформить по всем правилам («ГОСТ Р 6.30-2003). Подробнее об этом в материалах статьи ниже. 2. Да, возникают, ведь контролеры считают, что копия первичного документа не подтверждает расходы, а копия счета-фактуры – вычет НДС. Так что, вероятность налогового спора остается. Однако с правильно оформленным дубликатом первичного документа контрагенту не составит труда доказать свою правоту в суде, особенно, если кроме дубликата будут в наличии подтверждающие розыск первички документы (локальные акты организации о розыске утраченных документов, акты специальной комиссии, письмо в Вашу организацию с просьбой предоставить дубликат первичного документа, а также акты сверки расчетов.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 8, Апрель 2015 Налоговые последствия утраты документов

Каждую хозяйственную операцию компания документирует (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после окончания соответствующего отчетного года (ч. и ст. 29 вышеупомянутого Закона о бухучете). Документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, - в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Иногда сроки хранения документов могут быть и более продолжительными (подробнее читайте ниже).*

Копии первичных документов для целей отражения налоговых расходов

Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12). Сами по себе факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения прибыли. На это указали столичные налоговики в письме от 25.01.08 № 20-12/05968 .

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .*

Восстановить утраченные документы целесообразно в четыре хода

1. Создать комиссию по расследованию причин утраты документов

Приказ о назначении такой комиссии издает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105). При необходимости для участия в работе комиссии можно пригласить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором фиксирует:

- причину утраты и перечень утраченных документов. Перечень составляют по данным инвентаризации, которая необходима в случае пожара, другого стихийного бедствия (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н);
- реквизиты документа, подтверждающего происшествие, в результате которого утрачены документы (справка коммунальщиков, противопожарной службы, органов внутренних дел).

2. Самостоятельно подготовить дубликаты утраченных документов

Это возможно, если утраченный документ компания также издавала сама. К примеру, кадровые документы (штатное расписание, положение о премировании и т. д.) или акты выполненных работ, по которым организация выступала исполнителем.

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

- заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
- дату заверения.*

Сама по себе копия документа не подтверждает налоговый расход

Если копия документа оформлена неверно, налоговики могут отказать компании в признании расходов, подтвержденных такой копией, или в вычете «входного» НДС (постановление ФАС Московского округа от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).*

2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 Как в конце года навести полный порядок в первичке и других документах

Восстановить утраченные бумаги

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т. п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.02.14 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой выслать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить первичку (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы иногда отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если содержание восстановленных документов такое же, как в утерянных.*

Сколько лет хранить первичку

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 43, Ноябрь - Декабрь 2014 «…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

- Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.*

- Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

- Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

- Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.*

НАШЕ МНЕНИЕ

- Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение - подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.

В том случае, если произошла утеря или порча договора , всегда есть возможность оформит его дубликат . Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Инструкция

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несете ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем - утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдается заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Утеряли договор с контрагентом 2010 г. Сейчас с этим контрагентом уже не работаем. Хотим подписать с ними дубликат того договора. В настоящий момент подписанты и у нас и у них уже сменились. Как правильно оформить дубликат? Кто должен быть указан в договоре, там где прописывается ООО "..." в лице генерального директора новые или старые директора? Где указывается что это дубликат? Какие ставятся ддаты

Утеряли договор с контрагентом 2010 г. Сейчас с этим контрагентом уже не работаем. Хотим подписать с ними дубликат того договора. В настоящий момент подписанты и у нас и у них уже сменились. Как правильно оформить дубликат?

Законодательство не устанавливает, как нужно оформлять дубликаты договоров.

По обоюдному согласию стороны могут оформить копию любого соглашения, вне зависимости от того, сколько лет прошло с даты оформления оригинала.

Подписать такое соглашение в любом случае должны действующие директора контрагентов – у прежних руководителей после увольнения нет права действовать от имени организации и подписывать документы.

Также нет необходимости оформлять дубликат соглашения точной копией оригинала – сторонам нужно только подтвердить наличие прав и обязанностей, существовавших 6 лет назад, для этого дубликат договора должен содержать те же условия, права и обязанности сторон, что и оригинал, те же сроки их исполнения.

Дата дубликата соглашения может быть текущей, но должно быть указание на прошлые даты, когда оригинал договора вступил в силу, и прекратил свое действие.

Реквизиты контрагентов должны быть указаны в соответствии с текущей датой, а не 6-летней давности (т. е. указывать действующий адрес, ставить оттиск действующей, а не прежней печати и пр.).

Обоснование

КОММЕНТАРИЙ К ГРАЖДАНСКОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ПОД РЕДАКЦИЕЙ ДОКТОРА ЮРИДИЧЕСКИХ НАУК, ПРОФЕССОРА С.А. СТЕПАНОВА

Статья 425. Действие договора

1. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. *1

2. Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются *2 к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.

3. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. *3

Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства. *3

4. Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

_________________________

Комментируемая статья устанавливает, во-первых, возможность сторонам распространить действие соглашения «в прошлое», в отношения, предшествующие заключению договора, и, во-вторых, приоритет «нормального» течения договора и исполнения договорных обязательств, которые могут быть прекращены с истечением срока договора только в специально оговоренных (соглашением или законом) случаях.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

На сегодняшний день, при начислении пенсии для граждан РФ главным критерием служит наработанный стаж. Подтверждением наличия стажа на том или ином месте работы в классическом варианте выступает трудовая книжка. В случае ее утери – трудовой договор (ТД). Для уверенности, что необходимая документация не будет утеряна в Пенсионном Фонде и вам не учтется стаж в виде нескольких лет, лучше всего сделать копии ТД и книги. Перед тем как заверить копию трудового договора, ознакомьтесь с порядком осуществления данной процедуры.

Соответственно параграфу 66 ТК, основное свидетельство, подтверждающее факт осуществления трудовой деятельности гражданина трудовая содержится в трудовой книжке.

Там находится вся необходимая информация:

• организация (место службы, учебы, работы);
• даты начала и окончания вступления на должность;
• причины увольнения.

Обратите внимание! При отсутствии трудовой книги доказательством факта работы на определенном предприятии и стажа выступает соглашение между работодателем и сотрудником.

Когда нужна копия ТД?

Параграф 56 ТК гласит о том, что при оформлении на работу между предприятием и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором отображается информация об условиях работы, сведения о каждой из сторон, права и обязанности, которые накладываются на участников договора с учетом действующего трудового законодательства.

Важно!Если речь идет о копии документа, то юридической силой обладает только экземпляр, оформленный и заверенный по всем правилам.

Случаи, когда может понадобиться копия ТД:

• ссуда;
• кредит;
• загранпаспорт;
• виза;
• обращение в суд;
• ИФМС;
• для начисления пенсии.

Заверение копии ТД и книги

Интересуясь вопросом, как правильно заверить копию трудового договора, образец которого должен быть предоставлен при подписании документа во время трудоустройства (параграф 56,57 ТК), необходимо понимать, какие лица уполномочены для осуществления данной процедуры: собственник компании, главный бухгалтер, сотрудник кадрового отдела, директор фирмы.

В свою очередь, заверение трудовой книжки осуществляется с помощью проставления печати на каждой заполненной странице документа с наличием подписи от руки с информацией:

• дата заверения;
• инициалы и полная расшифровка уполномоченного сотрудника, осуществившего данную процедуру.

Оформление копии

Первый способ оформления копии ТД предусматривает выполнение ряда действий:

• предоставить нотариусу оригинал и копию ТД;
• оплатить государственную пошлину за выполненную процедуру.

Второй способ заверить трудовой договор более доступный, ведь для этого необходимо обратиться к специалисту кадровой службы:

• предоставить копию ТД;
• удостовериться в наличии печати и подписи уполномоченного должностного лица.

Заявление о выдаче документов работодателем

Согласно параграфу 62 ТК, работник имеет право на подачу заявления с целью затребования документов, связанных с осуществлением его трудовой деятельности. При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.

Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.

Обязательные требования

Интересуясь, как правильно заверить копию трудового договора, нужно обратить внимание на обязательные пометки, которые свидетельствуют о соблюдении правильного оформления копии:

• наличие печати предприятия;
• наличие подписи уполномоченного лица с расшифровкой его имени;
• наличие даты заверения.

Какие ошибки допускают при оформлении копий документации?

Важно! В случае наличия ошибок в оформлении документа, копия не может иметь юридической силы.

В документе не должно быть перечисленных ниже моментов.

1. Подписи и приписки, сделанные карандашом.
2. Нечеткость в формулировке.
3. Размытая подпись или текст.
4. Печать неверного образца.
5. Отсутствие необходимых реквизитов, подписей и уточнений, предусмотренных законом РФ.

Особые случаи

Если кроме трудового договора, вы нуждаетесь в заверении трудовой книги, учитывайте тот факт, что печать должна быть поставлена на каждой заполненной странице, в том числе на последнем развороте книги.

Копия ТД для обращения в банк

Обратите внимание!Порядок того, как заверить трудовой договор для банка или трудовую книгу, остается неизменным. Единственное условие, которое может измениться – срок действия копии.

При требовании банка предоставления выдержки из документов, с целью получения достоверной информации о размере оплаты труда или длительности трудовой деятельности на указанной должности, работник пишет специальное заявление на предприятие, опираясь на параграф 89 ТК.

Копия ТД для пенсионного фонда

Необходимость для предоставления копии ТД в ПФР (пенсионный фонд России) существует лишь в случае утери трудовой книги или вашего несогласия с размером рабочего стажа, на основании которого производится расчёт пенсии.

Срок действия заверенной копии ТД

Заверенная копия документа действительна в период от четырнадцати до тридцати дней. Если в исходную документацию были внесены поправки, срок действия копии аннулируется. То же самое происходит и после окончания периода в тридцать рабочих дней после осуществления заверения.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает консультант-юрист Елена Анатольевна Пономарева