Нередко случается, что работники выезжают в командировку или возвращаются из нее в выходной день. Как оплатить данные дни: по среднему заработку или в двойном размере, как работа в выходной день? Разберем вопрос с позиции рекомендаций финансовых ведомств и судебной практики.

Запись вебинара про документальное оформление и оплату командировки; средний заработок при командировке; командировку в выходной, однодневну юкомандировку; суточные при командировках. Обратимся к мнению контролирующих органов, изложенному в письмах.

Как оплачиваются выходные в командировке: позиция Минтруда России

В письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337 сказано: «…дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно статье 153 ТК РФ в не менее, чем двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания». Этот порядок подтверждается и судебной практикой.

Позиция Минтруда России: день отправления в командировку и день возвращения из нее в выходной день следует оплатить по нормам статьи 153 ТК РФ, в которой говорится: работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата выходных в командировке: судебная практика

Обратимся к Решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663. Несколько слов об истории дела.

Гражданин обратился в суд с иском о признании недействительными абзацев 1 и 3 пункта 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Заявитель указал, что оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.

Представители заинтересованных лиц Минфина и Минтруда России возражали против удовлетворения заявленных гражданином требований. В суде они пояснили, что положения оспариваемого нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству Российской Федерации и не нарушают права работников, направляемых в служебные командировки.

Когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Трудовой кодекс РФ в статье 153 предусматривает оплату труда в выходные и нерабочие праздничные дни. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Верховный суд вынес решение отказать гражданину в заявленном иске и указал, что при отправлении работника в командировку или возвращении из нее в выходной день следует руководствоваться нормами статьи 153 ТК РФ.

Выходит, ситуация не совсем понятна. Делаем выводы:

1. Выплаты, произведенные согласно ст. 153 ТК РФ, относятся к компенсационным выплатам, входящим в состав заработной платы. Заработная плата - является вознаграждением за труд. И ключевое слово здесь именно «труд». Поездка в поезде или перелет в самолете вряд ли можно считать временем, когда работник выполняет работу.
2. Заработная плата выплачивается на основании документов, подтверждающих количество отработанного работником времени. Возникает вопрос: как определить количество часов, которое следует оплатить в двойном размере, и на основании какого документа?

Не менее важный вопрос: возможно ли включить выплаты, произведенные по нормам ст. 153 ТК РФ за дни выезда в командировку в выходной день, в расходы по налогу на прибыль? Для ответа на данный вопрос обратимся к письму Минфина России от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862.

Выходные в командировке: как учесть при расчете налога на прибыль?

Минфин рекомендует следующее: если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 статьи 255 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 статьи 252 НК РФ.

Аналогичное разъяснение дано и в письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564. Данное письмо выпущено совместно с письмом Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800. Обратите внимание, что это письмо размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

Можно ли оплатить дни отправления работника в командировку или возвращения из нее в выходные дни из среднего заработка?

На данный счет есть позиции отдельных специалистов и постановления судов, что да, можно оплатить такие дни исходя из среднего заработка. Например, согласно Постановлению ФАС Дальневосточного округа от 22.09.2010 по делу № А59-183/2010, за время командировки сохраняется средний заработок, а не производится оплата за фактически отработанное время.

Оплата данных дней исходя из среднего заработка также вызывает вопросы. Обратимся к п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Здесь говорится, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Ключевыми словами здесь являются слова «за все дни работы по графику». То есть, если по графику у работника выходной день, то имеется ли возможность выплачивать за данные выходные дни средний заработок?

Как же возместить работнику потерянный выходной день?

Работник, выезжая в командировку в выходной день или возвращаясь из нее, теряет свой выходной день. И это время, конечно же, каким-то образом следует работнику возместить.

Если организация принимает решение возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее, чем в двойном размере), следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты возможно включить только в случае:

1. если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни. В противном случае, включить в расходы данные выплаты не получиться;
2. если указанные выплаты соответствуют критериям, установленным п. 1 статьи 252 НК РФ. Данное мнение высказано в письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.

Напомню, согласно п. 1 ст. 252 ТК РФ, в расходы по налогу на прибыль возможно включить выплаты, которые будут одновременно соответствовать следующим критериям: выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными.

Если организация принимает решение возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка , то здесь возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах.

Принимая решение о возмещении работнику указанных выходных дней, работодателю следует помнить:

1. В локальных нормативных актах разрешено закреплять только условия, не противоречащие действующему законодательству.
2. Зарплата выплачивается только за фактически отработанное время и на основании документа, в котором ведется учет рабочего время. Согласно ст. 139 ТК РФ, заработная плата (оплата труда) - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты, надбавки и иные выплаты) и стимулирующие выплаты. К компенсационным выплатам относятся, в том числе и выплаты за работу в выходные и праздничные дни.
3. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику. Основанием является п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

• Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
• Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
• Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
• Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого

С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.

Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:

• Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
• По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.

Как оплачиваются командировочные: расчет аванса

Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.

Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:

Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.

Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:

• из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
• затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)

Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:

• Д/т 71 К/т 50.

Принятие к учету командировочных расходов

По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.

Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.

Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:

• суточные в сумме 3500 руб.;
• проживание в гостинице 9900 руб.;
• квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
• квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
• квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.

Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:

На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:

Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.

Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

Служебное задание;

Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

Командировочные расходы: подробности для бухгалтера

• Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ

  Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...

• Командировочные расходы: учитываем последние изменения

  В отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете? Командировочные расходы возникают почти... на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется... , подтверждающих произведенные расходы; 2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями... размеры возмещения командировочных расходов; 3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также...

• Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений

  КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...

• Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?

  А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...

• Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности

  ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...

• Командировка на один день: как оформить и учесть?

  Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...

• Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности

  Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...

• Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений

  Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...

• К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...

• Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок

  Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...

• Разрабатываем положение о командировках

  Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...

• Вычет НДС по электронным билетам. Примеры

  Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...

• Суточные - 2017 в разрезе налогов

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках... иными нормативно-правовыми актами компании. Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают...

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Внимание

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Что считается командировкой?

Командировка - это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

1. Руководство издает соответствующий приказ.
2. Гражданину предоставляется аванс.
3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Виды командировок

Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида - на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:

• плановые;
• внеплановые;
• краткосрочные и длительные;
• одиночные и групповые.

Срок командировки по ТК РФ

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749 . В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

• цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
• продолжительность выполнения служебного задания;
• иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

• составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
• иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
• основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ .

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

1. Работодатель утверждает график.
2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ . В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

• пособие по нетрудоспособности;
• выплаты за дни простоя;
• иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.

Дополнительная информация

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Отказ от командировки

• женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
• лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
• работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
• граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

ВАЖНО

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Внимание

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ . Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

Новая редакция Ст. 168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Комментарий к Статье 168 ТК РФ

Статья 168 Трудового кодекса РФ предписывает, что работодатель возмещает командированному расходы по:

По проезду;

По найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Статьей 8 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством РФ, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством РФ.

1. Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

Так, командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

Расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

Расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Тут хотелось бы обратить внимание на такой нюанс. В настоящее время довольно часто авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. А чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билет. Непонятно, как в таких случаях документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж. Ведь билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Минфин России в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 разъяснил, что перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Однако учтите: распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечатать билет она уже не сможет. Вам предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе. Из-за этого могут возникнуть сложности со списанием затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль. Чтобы избежать проблем, заранее позаботьтесь о получении электронного билета в бумажном виде или попросите работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

2. Затраты на проезд при отсутствии

оправдательных документов

А можно ли возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов? Да.

Во-первых, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).

Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости (п. 19 Инструкции N 62). Это право руководителя, но никак не обязанность.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц (ст. 210 Налогового кодекса РФ).

3. Затраты по проживанию

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

Наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

Фамилию, имя, отчество потребителя;

Сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

Цену номера (места в номере);

Другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности - гостиничный счет по форме N 3-Г, утвержденный Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Бухгалтеру чаще всего приходится иметь дело с бланком строгой отчетности "Счет" (формы N 3-Г, или N 3-Гм), который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов. Счета могут оформляться ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется оплата за весь период проживания. Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета делается отметка о произведенном возврате ему части денежных средств.

Организация 19 апреля 2007 года направила бухгалтера Н.К. Ковальчук в трехдневную командировку в г. Владимир. В командировке она должна была сверить расчеты с поставщиками сырья. Ей выдали под отчет 4000 руб. Вернувшись, Ковальчук 23 апреля составила авансовый отчет и приложила к нему следующие документы:

Командировочное удостоверение (форма N Т-10);

Железнодорожные билеты во Владимир и обратно стоимостью 1500 руб.;

Счет из гостиницы по форме N 3-Г за двое суток проживания на сумму 1770 руб. (в том числе НДС - 270 руб.).

Организация установила, что суточные для командировок по России составляют 100 руб. в день. В железнодорожных билетах сумма НДС отдельно выделена не была. А вот в счете гостиницы указано, что в стоимость услуг входит этот налог.

В итоге все командировочные расходы составили: 3 дн. x 100 руб./дн. + 1500 руб. + (1770 руб. - 270 руб.) = 3300 руб.

Если работник пользовался автостоянкой гостиницы, то оформляется квитанция по форме N 11-Г "Автостоянка", которая также является бланком строгой отчетности.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

4. Суточные

При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться Инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако необходимо помнить, что Инструкция N 62 применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу РФ.

Так, суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции N 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции N 62). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки (п. 7 Инструкции N 62).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

В соответствии с Постановлением N 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

Расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Размеры суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812. Тут нужно иметь в виду следующие особенности, установленные Постановлением Правительства РФ.

1. Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением N 812.

2. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы.

Также следует отметить, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня пересечения Государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Работник вылетает в служебную командировку на самолете в Рим (Италия). Время вылета самолета - 2 марта 2007 г. 13 часов 15 минут. Таможенный контроль в России и в Италии работник пройдет 2 марта 2007 г. Аэропорт находится в Москве, а работник командируется из г. Твери. Для того чтобы добраться до аэропорта, ему следует выехать в Москву на поезде 1 марта 2007 г. в 03 часа 52 минуты.

Таким образом, первым днем командировки следует считать 1 марта 2007 г. За этот день работнику должны выплатить суточные в рублях по установленной организацией норме. За 2 марта 2007 года суточные работнику должны выплатить в иностранной валюте по нормам, установленным организацией для Италии.

Если работник едет в служебную командировку в ближнее зарубежье, в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения при следовании из России и в Россию определяются по отметкам в командировочном удостоверении. Оформляется оно так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории Российской Федерации.

А если в процессе командировки сотрудник организации посещает несколько зарубежных стран, возникает вопрос: каким образом рассчитывать суточные в данной ситуации? Дело в том, что по зарубежным командировкам командировочные удостоверения не оформляются и отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются. А для списания расходов на выплату суточных важно знать день пересечения границы каждого государства. Ведь предельные нормы списания суточных установлены отдельно для каждой страны. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 в таком случае дни нахождения в том или ином государстве вы можете определить по отметкам в загранпаспорте. Однако при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. Как в таком случае определить, нормы какого государства использовать для выплаты суточных? По мнению Минфина России, вы можете руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого советуем в приказе указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. И попросить работника сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.

5. Иные расходы

Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

Расходы по оплате услуг связи;

Дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

Расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

Расходы на получение визы;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

Другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.

6. Вычет НДС по командировочным расходам

Осуществление предприятием командировочных расходов затрагивает и налог на добавленную стоимость в части вычета сумм налога, относящихся к командировочным расходам, из общей суммы исчисленного налога.

Так, согласно пункту 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость на налоговые вычеты по командировочным расходам.

Вычетам подлежат суммы НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае если в соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ (налог на прибыль организаций) расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. В пределах норм в налоговую базу включаются только суточные. При этом суммы НДС с суточных не рассчитываются и вычету не подлежат. Это обусловлено тем, что выплата суточных регулируется трудовым законодательством, то есть считается добавленной стоимостью, созданной в организации, которая является работодателем для командированного работника (как, например, суммы заработной платы и различных доплат).

Самым эффективным способом ухода от налоговых споров является "профилактика". Всех командированных сотрудников необходимо инструктировать о том, как должны быть оформлены документы. В них либо вообще не должно быть упоминания об НДС, либо должна быть четко выделена сумма налога.

Следует признать, что в отношении покупки билетов на проезд к месту командировки и обратно работнику практически невозможно будет добиться выделения суммы НДС отдельной строкой. Наилучшим выходом в данной ситуации будет заключение договоров с агентствами по продаже билетов. В этом случае при покупке билетов у организации будут и счета-фактуры, и документы, подтверждающие фактическую оплату стоимости билетов. После того как на руках будут все необходимые документы, можно без проблем поставить НДС по расходам на проезд до места командировки и обратно к вычету. Такой вариант документального оформления командировочных расходов на проезд выгоден еще и тем, что при потере билета командированным лицом сумму НДС все равно можно зачесть.

Стоимость проезда к месту загранкомандировки и обратно может быть оплачена как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Однако в подпункте 4 пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ сказано, что налогообложение производится по налоговой ставке 0 процентов при реализации услуг по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.

Таким образом, налог на добавленную стоимость по международным перевозкам просто не начисляется и не платится, следовательно, и принять к вычету этот налог нельзя, поскольку он просто отсутствует.

В то же время предприятие может принять к вычету сумму НДС, уплаченного за услуги по перевозке пассажиров и багажа по Российской Федерации, но при условии что в проездном документе (билете) отдельно выделена сумма НДС.

7. Налог на прибыль

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы на командировки:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

Оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Как следует из вышеизложенного, Налоговый кодекс РФ для целей исчисления налога на прибыль организаций в части командировочных расходов нормирует только суточные и полевое довольствие. Все остальные командировочные расходы не нормируются.

В то же время для принятия командировочных расходов при исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на статью 252 Налогового кодекса РФ. В этой статье сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота в том государстве, где такие расходы были произведены, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Другими словами, с этого года организации смогут уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход.

Следует также отметить, что налоговики настаивают: командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия.

При этом арбитражной практикой (Постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2002 г. N КА-А40/1219-02 и от 29 января 2001 г. N КА-А40/6458-00) указывается, что производственный характер командировки и ее целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем. Такими документами могут быть, например, приказы, а также оформленные в соответствии с установленными требованиями командировочные удостоверения, отчеты о результатах командировок, акты выполненных работ, переписка с российскими и иностранными фирмами, договоры с организациями, в которые направлялись работники, телефонограммы или данные АТС, свидетельствующие о неслучайном выборе пунктов командировок, заключенные контракты на поставку товаров, а также первичные платежные документы, подтверждающие затраты на командировки.

По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются. Непроизводственные командировки следует отличать от тех, которые не дали конкретного результата. Например, сотрудник был направлен в командировку для заключения договора покупки или продажи товара, однако договор заключен не был. Такая командировка носит производственный характер вне зависимости от достигнутого результата (Постановление ФАС Центрального округа от 21 октября 1999 г. N 81/10, Постановление ФАС Московского округа от 27 июня 2001 г. по делу N КА-А40/1255-01).

Таким образом, для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений (за исключением суточных и полевого довольствия), при условии их документального подтверждения и производственной направленности.

Расходы на проезд

Расходы на проезд принимаются в размере фактических затрат. Тут, правда, стоит обратить внимание на обоснованность расходов и документальное подтверждение.

Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы вряд ли могут считаться оправданными. К такому выводу пришли судьи ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 15 ноября 2005 г. N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32). В деле сотрудник купил билет на самолет из Новокузнецка в Тюмень через Москву. Тогда как прямой переезд на поезде в купе обошелся бы на порядок дешевле.

Командированному оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. При этом уточнено, если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". То есть согласно указанному документу под местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник. К такому же выводу пришел и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03. Поэтому судьи отказались учесть в составе расходов затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе. Судьи рассуждали так. Местом назначения командированного признается город Москва. Поэтому ни о каком возмещении расходов по проезду сотрудников в метро говорить не приходится. Такие расходы включаются в суточные.

Иногда после выполнения командировочного задания работник остается в данной местности на отдых. Возмещается ли работнику стоимость обратного билета при его возвращении? Согласно разъяснениям, данным в письме Минфина России от 10 ноября 2005 г. N 03-03-04/2/111, к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки. В том числе проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), при этом они должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия к месту командировки и дне выбытия из места командировки. Причем дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении о дне выбытия из места командировки.

В случае если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Поэтому, учитывая изложенное, в налоговой базе по налогу на прибыль вышеназванные расходы не признаются.

Найм жилого помещения

Если работник подтвердил расходы по найму жилья кассовым чеком и простым счетом, то данные расходы, бесспорно, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако как быть в том случае, если работник подтвердил наем жилья лишь бланком строгой отчетности - гостиничным счетом по форме N 3-Г или приходным кассовым ордером? Арбитражная практика здесь полностью на стороне тех организаций, которые учитывают данные расходы при исчислении налога на прибыль, поскольку Налоговый кодекс РФ указывает, что расходы должны быть подтверждены документально, но не оговаривает, какими именно документами это можно сделать. Естественно, документы должны содержать все необходимые по Закону о бухгалтерском учете данные.

Особо следует обратить внимание на то, что в составе расходов по найму жилого помещения не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль только расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами. Все остальные дополнительные услуги, в том числе и бронирование номера, включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Расходы на проживание документально не подтверждены

Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Многие до сих пор полагают, что фирма должна возместить неподтвержденные расходы из расчета не менее чем 12 рублей в сутки. Эта норма установлена для работников бюджетных учреждений (Постановление Правительства от 2 октября 2002 г. N 729). Однако коммерческие фирмы не должны теперь ориентироваться на эти нормы. Если работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику, то размер такого возмещения нужно прописать в трудовом договоре.

Тогда фирма даже сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Аренда квартир для командированных

Иногда организации арендуют для своих сотрудников, находящихся в командировке, квартиры. Можно ли арендную плату в этом случае исключить из налогооблагаемой прибыли? Минфин России в письме от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112 отвечают на этот вопрос отрицательно. Логика чиновников такая: у организации не может быть документов, подтверждающих, что работник проживал во время командировки именно в арендованной квартире. А как известно, затраты, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Однако чиновники писали свое письмо в 2005 году. С 2006 года фирмы могут без каких-либо возражений чиновников списывать на расходы часть арендной платы, приходящуюся на те дни, когда в квартире проживали командированные работники.

Дело в том, что с 2006 года организации могут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. В редакции статьи 252 Налогового кодекса РФ среди таких документов назван и приказ о командировке. Таким образом, при наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором арендована квартира, проблем со списанием арендной платы не будет.

Поспорить с инспекторами придется лишь в том случае, если фирма спишет на расходы арендную плату за те дни, когда квартира пустовала. Свою правоту предприятие может отстоять с помощью следующих аргументов.

Квартира нужна, чтобы обеспечить проживание командированных сотрудников. Арендовать же квартиру на несколько дней или снимать номер в гостинице, как правило, невыгодно. Краткосрочная аренда или проживание в гостинице могут обойтись куда дороже, чем наем жилого помещения на длительный срок. Да и каждый раз подыскивать подходящее помещение в другом городе и заключать при этом новый договор - дело хлопотное и требующее дополнительных трудозатрат.

Выходит, долгосрочная аренда позволяет фирме сэкономить деньги и время своих сотрудников. Поэтому затраты на такую аренду, безусловно, можно считать экономически оправданными. И если фирма сможет подтвердить их документами (договором, платежными поручениями и т.д.), никаких препятствий для списания арендной платы в уменьшение налогооблагаемой прибыли быть не должно. Вполне возможно, что такие доводы убедят суд и вам удастся списать на расходы всю сумму арендной платы.

Надо сказать, что Минфин России действительно изменил свое мнение по этому вопросу. Так в письме от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533 чиновники указали, что расходы по содержанию квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и др.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Суточные

Для целей налогообложения суточные нормируются. Предельные нормы возмещения суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Поэтому организация, которая установила суточные свыше этих норм, не сможет их учесть (в части превышения) при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 19 мая 2006 г. N 03-05-02-04/65).

Однодневная командировка: платить суточные или не платить?

Если срок командировки составляет один день, то есть сотрудники возвращаются в тот же день, что и уехали, нужно ли им платить за этот единственный день суточные? Нет, не нужно.

Во-первых, при служебных поездках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в пункте 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" N 62.

Во-вторых, по мнению Верховного Суда РФ, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки при условии проживания вне места постоянного жительства более 24 часов (решение от 4 марта 2005 г. N ГКПИ05-147). Поэтому, если работник ежедневно возвращается из командировки домой, суточные не нужны.

Другой вопрос, что руководитель фирмы может предусмотреть выплату суточных при однодневных командировках в коллективном договоре (ст. 168 Трудового кодекса РФ). В этом случае суммы суточных будут уменьшать налог на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Командировка, которая так и не состоялась

Иногда бывает, что командировка по каким-то причинам срывается. Между тем деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, проплачена бронь гостиницы, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

В бухгалтерском учете такие затраты включают в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что расходы по отмененной командировке связаны с получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. Правда, налоговики могут с таким подходом не согласиться. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа.

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованными считать нельзя.

Задержки в командировке

Если сотрудника командируют в северные районы или на Дальний Восток, то командировка может затянуться. Ну, скажем, по причине нелетной погоды. В этом случае организация должна возместить работнику затраты на оплату гостиницы и выплатить суточные. Причем эти расходы будут учитываться при налогообложении прибыли на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Правда, если сотрудник, скажем, забыл привезти документы, подтверждающие причины форс-мажорных обстоятельств, то лучше оформить продление командировки. Для этого достаточно издать соответствующий приказ. Конечно, в этом случае в командировочном удостоверении должны быть проставлены отметки той датой, когда сотрудник действительно поедет обратно. Тогда все дополнительные траты сотрудника плюс суточные будут учтены как расходы на командировки. В бухучете делают записи:

Дебет 20 (26, 10, 08...) кредит 71

Списаны расходы по командировке.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. И если возникнут претензии со стороны проверяющих, можно будет сослаться на письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Иные расходы на командировки

В письме Минфина от 23 июня 2006 г. N 03-03-04/1/543 чиновники пришли к выводу, что расходы организации по предоставлению вахтовым рабочим общежития уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль лишь в сумме, не превышающей установленных нормативов на содержание вахтовых поселков. Эти нормативы утверждают органы местного самоуправления. А если нормативов нет, то такие затраты организация списать на расходы не сможет.

Действительно, в соответствии с подпунктом 32 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ для целей исчисления налога на прибыль организации могут учитывать в составе расходов только затраты, связанные с содержанием вахтовых и временных поселков в пределах этих нормативов. Но только если эти вахтовые поселки принадлежат самой организации. Однако если общежития для персонала не принадлежат самой организации, то тогда инспекторы не вправе применять положения указанного пункта. Тогда указанные затраты возможно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Во время командировки сотрудник добирается от гостиницы до работы на метро. Можно ли учесть стоимость проезда при расчете налога на прибыль? Можно. Однако подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ здесь не подходит. Здесь предусмотрены затраты на проезд до места командировки и обратно. А вот расходы на проезд в общественном транспорте во время командировки - нет. Поэтому бухгалтеру как раз пригодится подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Документальным подтверждением расходов будут билеты с отметками о поездках. А чтобы экономически обосновать затраты, нужно издать приказ, в котором указать, что во время командировки работник будет добираться из гостиницы на работу на метро, а фирма обязуется расходы компенсировать.

А в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 октября 2006 г. по делу N Ф04-7102/2006(27676-А67-40) судьи не согласились с изложенными в решении инспекции выводами, касающимися расходов по услугам VIP-зала. Суд рассуждал так. Согласно пункту 12 пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ указанные расходы не предусмотрены в перечне расходов на командировки, однако отнесение их к расходам на командировки, исходя только из места и времени оказания услуг, не основано на нормах законодательства о налогах и сборах. Общество расходы на оплату услуг по обслуживанию в VIP-зале к расходам на командировки не относило, а учитывало их в других расходах, связанных с производством и (или) реализацией.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Документальное подтверждение расходов на оплату услуг по обслуживанию в VIP-зале инспекцией не оспаривается.

Относя указанные затраты к другим расходам, предусмотренным пунктом 49 статьи 264 Налогового кодекса РФ, суд правомерно указал, что произведенные затраты связаны с необходимостью оперативного управления обществом и срочного разрешения возникших вопросов. А обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, то есть расходы связаны с производственной деятельностью общества и являются экономически обоснованными. Значит, их учет при расчете налоговой базы по налогу на прибыль является правильным.

8. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

в) комиссионные сборы;

д) провоз багажа;

ж) оплату услуг связи.

Все иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (по экскурсионному обслуживанию, питанию, разъездам на такси и т.п.), подлежат включению в его совокупный доход и облагаются налогом в соответствии со статьей 224 Налогового кодекса РФ по ставке 13 процентов.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Теперь к суточным. Чиновники настаивают, что суточные, размер которых превышает установленные для налога на прибыль нормы, должны включаться в налогооблагаемые доходы работника. Следовательно, с них нужно удержать НДФЛ (письмо МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127). Однако ВАС РФ в решении от 26 января 2005 г. по делу N 16141/04 заявил, что суммы суточных, превышающие 100 руб., не облагаются НДФЛ, если в коллективном договоре фирма прописала больший размер компенсаций для командировок. А письмо N 04-2-06/127 подлежит отмене как противоречащее законодательству. Обосновывая свою точку зрения, суд указал, что Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 применяется только при расчете налога на прибыль, а Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 предназначено исключительно для бюджетных организаций. Общий же порядок, по которому следует выплачивать командировочные, предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ. А там как раз говорится, что размер суточных устанавливается в коллективном договоре или в другом внутреннем документе предприятия.

Другой вопрос, что минфиновцы с упорством, достойным лучшего применения, отказываются прислушаться к доводам судей. Так, например, уже после того, как увидело свет решение ВАС РФ по поводу НДФЛ, Минфин успел выпустить несколько писем. Скажем, в письме от 21 марта 2005 г. N 03-05-01-04/62 чиновники категорично заявили, что с компенсаций, превышающих 100 руб., НДФЛ платить нужно. Дескать, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право устанавливать, какие суммы возмещать сотруднику. А вот определять нормы таких расходов для целей налогообложения организация не может. Вот и получается, что со сверхнормативных суточных нужно удержать НДФЛ.

Таким образом, предприятие при оплате работнику суточных не должно включать в доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, суточные, выплаченные в пределах норм, установленных внутренним локальным актом. Правда, не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Датой фактического получения дохода при получении доходов в денежной форме является день выплаты дохода (п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных и других не оговоренных в статье 217 Налогового кодекса РФ в качестве освобождаемых от налогообложения компенсационных выплат является день утверждения авансового отчета работника. Таким образом, бухгалтерская проводка по начислению налога на доходы должна иметь дату, аналогичную дате утверждения авансового отчета.

Организация обязана удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Причем удержание исчисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ), то есть удержание налога организация может произвести, например, при выплате заработной платы работнику или выплате перерасхода по авансовому отчету.

Не следует путать порядок начисления налога и порядок его удержания.

Начисление налога на доходы физических лиц делается помесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее начисленных сумм налога. Удержание налога производится в момент фактической выплаты зарплаты, денег по больничному листу, аванса и т.п.

9. ЕСН и пенсионные взносы

Подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ к суммам, не подлежащим налогообложению единым социальным налогом, относит:

Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:

а) проезд до места назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи.

Как и в отношении налога на доходы физических лиц, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Таким образом, статья 238 Налогового кодекса РФ содержит правило, аналогичное статье 217 Налогового кодекса РФ. Следовательно, и в отношении единого социального налога следует руководствоваться нормами командировочных расходов, установленными в соответствии с законодательством.

Суточные в пределах норм не облагаются единым социальным налогом в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог, потому что они не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Однако не только со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог. В соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ выплаты и вознаграждения не признаются объектом налогообложения единым социальным налогом, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Например, работодатель может произвести оплату работнику питания, стоимости театральных билетов, посещения выставок, экскурсий и других расходов, связанных с досугом в командировке. Эти расходы не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде. Следовательно, суммы возмещения работнику таких расходов не облагаются налогом на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Организацией на 2007 год установлены следующие нормы возмещения расходов при командировках на территории Российской Федерации.

Расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 1300 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки.

Расходы на выплату суточных - в размере 220 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

В феврале 2007 года организация (местонахождение - г. Пермь) направила в служебную командировку в Магнитогорск в производственных целях главного инженера сроком на четыре дня.

Во время служебной командировки главным инженером были произведены расходы на сумму 9480 руб., в том числе:

Железнодорожный купейный билет (Пермь-Магнитогорск) в размере 1500 руб.;

Суточные в размере 880 руб. (4 дн. x 220 руб.);

Найм жилья за двое суток в размере 2600 руб. (2 дн. x 1300 руб.);

Авиабилет (Магнитогорск-Пермь) бизнес-класса в размере 4500 руб.

В результате в выплаты, не облагаемые единым социальным налогом, будут включены командировочные расходы в размере 9480 руб., т.е. в полном размере. В том числе в выплаты, не облагаемые единым социальным налогом, будут включены и суточные, выплаченные сверх норм, предусмотренных законодательством, в размере 480 руб. (4 дн. x (220 руб. - 100 руб.)).

10. Взносы на обязательное страхование от несчастных

случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Предприятие должно уплачивать взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (действует с последующими изменениями и дополнениями).

Более конкретный порядок исчисления взносов установлен Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184 "Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Так, согласно пункту 3 Постановления N 184 страховые взносы начисляются на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, выполняющих работу по совместительству), лиц, осужденных к лишению свободы и привлекаемых к труду страхователем, а в соответствующих случаях - на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору.

При этом в пункте 4 сказано, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765. Пункт 10 Постановления N 765 указывает, что в Перечень выплат, на которые не начисляются взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, включаются:

Суточные в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации;

Документально подтвержденные фактические расходы по найму жилья;

Документально подтвержденные фактические расходы по проезду;

Иные документально подтвержденные фактические дополнительные расходы, связанные с командировкой, истраченные с разрешения работодателя.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

Другой комментарий к Ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Статья 168 ТК РФ перечисляет виды расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку. К ним относятся расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

2. Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, а также его размеры определяются в коллективном договоре или в локальных нормативных актах организации. При формулировании соответствующих правил необходимо иметь в виду, что налоговое законодательство (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК) устанавливает порядок отнесения сумм возмещения командировочных расходов к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК к расходам, связанным с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, относятся расходы:

На проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

По найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номерах, а также за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

Суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

На оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Размеры возмещения за счет бюджетных средств расходов, связанных с командировками, для организаций, финансируемых из федерального бюджета, с 1 января 2003 г. установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729.

3. Работнику, направленному в командировку, возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным или автомобильным транспортом, включая страховой взнос по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Если станция, аэропорт, пристань находятся за пределами того населенного пункта, в котором проживает работник, ему возмещаются также и расходы по проезду к ним.

Выбор вида транспорта, которым работник намеревается добираться до места командировки и обратно, как правило, осуществляет он сам. Однако в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации могут быть установлены ограничения при выборе вида транспорта.

Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

Водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

Автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Если работник по окончании командировки выехал не к месту постоянной работы, а в иное место, оплата расходов по этому проезду может не производиться либо производиться только в сумме, соответствующей стоимости проезда к месту постоянной работы.

4. Если работник выезжает в командировку на личном автомобиле, возмещению подлежат расходы на топливо. Возмещение подобных расходов должно быть предусмотрено приказом о направлении работника в командировку. Указанные расходы возмещаются на основании чеков и квитанций на приобретение топлива. Расход топлива определяется исходя из расстояния до места командировки и обратно по путевому листу.

5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным документами. Эти расходы возмещаются только за период пребывания в командировке. Если же работник по окончании срока командировки, указанного в приказе и командировочном удостоверении, не выехал из гостиницы или иного жилого помещения, оплата расходов по его найму за соответствующие дни не производится.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются и в том случае, если работник имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, но оставался в месте командировки.

В качестве жилого помещения, оплата по найму которого подлежит возмещению, могут выступать гостиницы, отели, пансионаты, общежития, а также жилые помещения, арендованные у юридических или физических лиц.

Расходы по найму жилого помещения направленными в командировку работниками в пределах установленных норм включаются в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, а за пределами этой суммы возмещаются за счет прибыли организации. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. установлены следующие минимальные нормы расходов по найму жилого помещения: 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих расходы, - 12 руб. в сутки.

6. За период пребывания в командировке, включая время в пути, работнику выплачиваются суточные. Минимальный размер суточных при командировании в пределах РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. составляет 100 руб. в день. Нормы суточных, сумма которых включается в расходы, связанные с производством и (или) реализацией при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации, устанавливаются Правительством РФ. С 1 января 2002 г. норма суточных установлена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 (в ред. от 13 мая 2005 г.) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" и составляет:

За каждый день нахождения в командировке на территории РФ - 100 руб.;

За каждый день нахождения в командировке за пределами РФ - в размере, установленном приложением к Постановлению Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

При направлении работника в командировку за пределы РФ суточные по нормам, установленным для командировок за пределами РФ, выплачиваются со дня пересечения границы при выезде из РФ и до дня пересечения границы при обратном въезде в РФ, а за остальное время - по нормам, установленным для командировок в пределах РФ.

Выплата суточных в большем размере может осуществляться за счет прибыли организации.

7. В том случае, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, имеет ли работник такую возможность, решается в каждом конкретном случае с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

8. Направленный в командировку работник может понести и иные расходы. При этом та часть расходов, которая производится им с разрешения или с ведома работодателя, подлежит возмещению.

Разрешение работодателя на осуществление дополнительных расходов в командировке, которые затем будут возмещены, должно быть получено работником при направлении его в командировку. Наиболее целесообразной формой такого разрешения является указание на это в приказе о командировании, однако возможны и иные варианты.

К числу подобных расходов могут быть отнесены как те, которые вызваны интересами направившей работника организации (например, для выполнения задания, послужившего целью командировки), так и те, которые вызваны интересами самого работника, но обусловлены целью командирования (например, расходы, связанные с возвратом или переоформлением проездных документов).

Расходами, произведенными с ведома работодателя, следует считать те, которые произведены работником самостоятельно, без разрешения работодателя, но в его интересах, при этом возможность несения работником таких расходов была известна работодателю или должна была быть ему известна.›