Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.
Табель унифицированных форм документов - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации .
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.
Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.
Табель является:
справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;
справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);
справочником контроля за деятельностью исполнителей;
справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.
Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
предпроектное обследование;
выбор формы Табеля;
формирование структуры Табеля;
отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования :
определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме . Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.
Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы : наименование формыдокумента, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формыпо классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующиеграфы : место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления .
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).
В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).
Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.
Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.
Графа 2-3-4: Наличие унифицированной формы : вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.
Графы 5-6-7 Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов - ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.
Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
Графа 8. В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму , и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.
В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.
Графа 10. Подпись записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Графа 11. Примечание: помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Также в табель можно включить графы:
Н азвание структурного подразделения , которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.
Утверждение: заполняется для документов, подлежащих утверждению.
Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.
Печать: проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.
Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.
Проект Табеля унифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.
Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.
Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений
Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.
Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.
Он представлял собой таблицу со следующими графами:
Код формы по ОКУД;
Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;
Наименование и индекс формы;
Способ представления;
Периодичность;
Кто представляет;
Кому представляет;
Срок представления;
Разработка по линии ОАСУ.
Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».
В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.
В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):
Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.
В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:
Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)
В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.
В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.
Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.
Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:
Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.
Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:
Сбор и анализ материала;
Выбор формы Табеля;
Формирование структуры Табеля;
Составление Табеля.
На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;
Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;
Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
Документация организации как минимум за последний год ее существования.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:
Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);
Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);
Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).
Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).
Табель форм документов предназначен для:
- · оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
- · классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
- · унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
- · унификация форм документов организации;
- · упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
- · соответствие используемых форм документов решаемых задач;
- · юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
- · оперативность реализации управленческих функций организации;
- · сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:
- · Предпроектное обследование.
- · Выбор формы Табеля.
- · Формирование структуры Табеля.
- · Отбор форм документов для включения в Табель.
- · Согласование Табеля.
- · Утверждение Табеля.
Основными задачами предпроектного обследования являются:
- · определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
- · формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
- · выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
- · определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:
- · документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
- · организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
- · распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
- · комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
- · документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
- · полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
- · функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);
- · сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.
Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.
На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:
- - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
- - классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- - унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
- - упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.
Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.
Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.
При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:
- 1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- 2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
- 3) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991;
- 4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
- 5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2005;
- 6) Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002;
- 7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
- 8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. - М., 2007.
Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.
Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами
Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.
Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм документов организации предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
унификации форм документов в организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Примечание |
|
Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Кем и когда утверждена форма документа |
Локальный код |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Сколько экз. готовится |
Согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Где хранится |
Примечание |
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
|
Виды документов |
Разновидности документов |
|
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации |
Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации |
|
Организационно-правовая документация организации |
Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка |
|
Распорядительные документы организации |
Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) |
|
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов |
Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации |
|
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения) |
Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д. |
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
полное наименование формы документа;
заголовок к тексту (тема), если он имеется;
код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Подразделение-составитель ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
документа __________________________________________
Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________
Визы:
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
ФИО) _______________________________________________________________
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
должность, ФИО)____________________________
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
|
№ п/п |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту (о чем) |
Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) |
В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) |
Количество доку-ментов в месяц |
Кто готовит проект документа (должность, ФИО) |
Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) |
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) |
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
С кем согласуется содержание документ |
Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) |
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) |
Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) |
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО) |
Сколько экземпляров документа создается |
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) |
Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) |
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? |
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
_________________________________________________________
П Р И К А З
«__» января 2014 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.
