Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет - форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

  • бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
  • промо-версии в онлайн-сервисах;
  • профессиональные бухгалтерские программы;
  • онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

  • проверка в программах Пенсионного фонда;
  • проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel .

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel . Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.

Каждый месяц нужно сдавать в Пенсионный фонд отчетность по форме СЗВ-М. Что это за форма, кто ее сдает и когда, читайте в статье. Правила заполнения сведений СЗВ-М простые. Разберем их подробно.

Как отменить штраф за СЗВ-М:

Начиная с мая 2016 года ежемесячно нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ новую отчетность по форме СЗВ-М. Она внешне так проста, что законодатели даже не утвердилиникакой инструкции по ее заполнению. Статья поможет разобраться в том, кто, когда и как обязан отчитываться по СЗВ-М.

Что такое СЗВ-М

Отчет СЗВ-М - это новая ежемесячная отчетность в ПФР о застрахованных лицах. По мнению чиновников, этот отчет поможет отследить работающих пенсионеров.

Дело в том, что с 2016 года пенсионерам, которые трудятся по трудовым или гражданско-правовым договорам, страховые пенсии по старости не индексируются.

Но после того, как пенсионер прекратит работать, ему будут выплачивать пенсия с учетом всех пропущенных в период его работы индексаций (ч. 3 ст. 26.1 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Поэтому Пенсионному фонду необходимо оперативно получать информацию о занятости пенсионеров.

Если не сдать вовремя СЗВ-М, то фонд не получит сведения о работающих пенсионерах и переплатит им пенсию. Компания обязана возместить ущерб, ведь переплата произошла из-за того, что от страхователя не поступили сведения о работающих пенсионерах.

Кто должен сдавать СЗВ-М

Отчитаться по застрахованным «физикам» обязаны все работодатели: предприниматели, компании и их подразделения. Это правило распространяется и на иностранные организации, если в отчетном месяце они заключили с «физиком» трудовой или гражданско-правовой договор.

Однако есть ряд компаний и ИП, которые отчет по форме СЗВ-М не сдают. К ним относятся:

В остальных случаях форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» обязательна.

Новые правила к СЗВ-М

Начиная с отчета за сентябрь, форму СЗВ-М заполняйте внимательнее. 1 октября заработали поправки, которые Минтруд внес в инструкцию о персучете (приказ от 14.06.2018 № 385н). Отменять штрафы пенсионного фонда теперь станет сложнее. Как подстраховаться от новых ошибок и исправить старые смотрите на .

Кого указывать в сведениях по форме СЗВ-М

Представлять ежемесячную отчетность должны компании и ИП в отношении всех работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Также заполнить отчет следует на исполнителей по более специфичным договорам, их перечень дан в пункте 4 самой формы.

Вместе с тем к сотрудникам по договорам ГПХ закон предъявляет дополнительные требования. Представлять отчет в ПФР (СЗВ-М) надо только на тех физлиц, на выплаты которым по гражданско-правовому договору начисляются страховые взносы/

Например, если компания заключила договор аренды с физлицом, то выплаты по такому соглашению не облагаются взносами. Поэтому включать в форму СЗВ-М такого гражданина не надо (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).

Чтобы разобраться, сдавать отчетность СЗВ-М или нет, исходите из следующего:

  • какой именно договор вы заключили с «физиком»;
  • действовал ли договор в отчетном месяце, даже если он был заключен на один день.

Куда сдавать сведения о застрахованных лицах

Куда сдавать СЗВ-М зависит от того, есть у компании самостоятельные подразделения или нет.

По общему правила сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) надо отправить в отделение ПФР, где организация или ИП зарегистрированы в качестве страхователя.

Подразделение компании отчитывается в свое отделение фонда, если одновременно отвечает следующим критериям:

  • имеет отдельный баланс и расчетный счет;
  • само начисляет вознаграждения сотрудникам.

Если требования не соблюдены, либо подразделения находятся за рубежом, то сдайте общий отчет по месту головной организации.

Как заполнять СЗВ-М: бланк и образец заполнения сведений

Сведения о застрахованных лицах формируйте только по шаблону, который утвердило ПФР в постановлении от 01.02.2016 № 83н. Скачать бланк можно по ссылке ниже.

Форма отчета простая. Правила заполнения прописаны в самом бланке. В поле «Реквизиты страхователя» запишите свой ИНН и КПП, а также регистрационный номер, который присвоило отделение Пенсионного фонда.

В поле «Тип формы» укажите код:

  • ИСХ - сдаете отчет впервые;
  • ДОП - дополняете сведения, если забыли показать работников;
  • ОТМН - сдаете данные на сотрудников, которых ошибочно включили в первичный отчет.

Затем внесите информацию в табличную часть отчетности. Впишите ФИО, ИНН и СНИЛС работников, которые трудились в отчетном месяце хотя бы один день. Но не учитывайте поголовно всех сотрудников. В отчет включите только тех, кто действительно застрахован.

Например, высококвалифицированных специалистов включать не надо, за них взносы компания не платит. Также не включайте в отчетность студентов-очников, которые получают деньги в студенческих отрядах. И не важно, какой договор заключили с ними.

Как заполнить СЗВ-М: образец

Когда надо сдавать СЗВ-М в фонд

Крайний срок сдачи сведений о застрахованных лицах - 15-е число месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Но бывают случаи, когда крайний день выпадет на выходной или праздник. Тогда СЗВ-М подайте на следующий рабочий день после праздника, либо выходного (письмо ПФР от 28.12.16 № 08-19/19045). Например, для отчетности за август отчетности крайний срок - 16 сентября, так как 15-е число - суббота.

Как отправить отчет СЗВ-М в ПФР

Сдача СЗВ-М возможна двумя способами: на бумаге или электронно. Причем, если в штате у вас до 25 сотрудников, то способ вы праве выбрать сами.

А вот если штат больше 25 работников, то отправляйте отчетность в фонд только через интернет. После того, как сдадите отчетность, фонд направит протокол о приеме. В программе может высветиться «зеленая галочка». Это знак того, что отчет сдали в срок, но есть грубые ошибки, которые надо исправить.

Если отчет прошел, то в программе зеленным цветом будет написано «Документ принят!». В ином случае, фраза красная: «Документ не принят!» или «Документ принят частично!». Также в протоколе будут результаты первичной проверки (Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н).

Как исправить ошибки в СЗВ-М

С 1 октября отменить штраф за СЗВ-М станет сложнее. Минтруд переформулировал некоторые пункты своей инструкции, чтобы узаконить штрафы за дополняющую форму (приказ от 14.06.2018 № 385н).

Забыли включить сотрудника в СЗВ-М. Если компания включила в отчет не всех сотрудников, то ПФР считает, что сведения по забытым людям не сдали. Чтобы исправить отчет, направьте дополняющую форму СЗВ-М только на тех работников, которых не указали в первоначальном отчете. Если сдадите такую форму позже срока, то фонд выпишет штраф — 500 руб. за каждого забытого человека (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По мнению фонда, такой штраф обоснован, ведь раньше на этих людей сведения не сдавали.

Ошиблись в сведениях сотрудников. Если неправильно указали ИНН кого-то из сотрудников, то фонд пришлет протокол с кодом ошибки «20» (постановление Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п). Если же допустите ошибку в Ф. И. О. или СНИЛС застрахованного лица, то получите протокол с ошибкой «30».

Организация должна скорректировать сведения в течение пяти рабочих дней после того, как получила уведомление (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Тогда штрафа не будет. Чтобы исправить ошибки, подайте дополняющую форму на сотрудника. В ней укажите сведения о работнике правильно.

Допустили серьезную ошибку в отчете. Протокол с кодом ошибки «50» означает, что ваш отчет не приняли. Такое могло произойти, например, если вы неправильно указали ИНН компании.

В этой ситуации организация должна заново подать СЗВ-М с типом формы «исходная». Если не успеете исправить отчет до 15-го числа, следующего за отчетным месяцем, то вас оштрафуют на 500 руб. за каждого работника в отчете. В этой части правила остались прежними.

За что может оштрафовать ПФР

Пенсионный фонд может оштрафовать компанию дважды: если она сдала СЗВ-М позже срока и вдобавок допустили в отчете ошибки. За опоздание с отчетом контролеры штрафуют на 500 рублей за каждого застрахованного (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Аналогичный штраф возможен и за ошибки в отчете.

Если компания, у которой штат более 25 работников, сдаст сведения на бумаге, то также возможен штраф - 1000 рублей.

А вот директор и бухгалтер отвечают за нарушения согласно статье 15.33.2 КоАП. Штраф для них варьируется от 300 до 500 рублей.

Добрый день, уважаемые читатели! Одним из нововведений 2016 года стал отчет СЗВ-М, сдавать его надо ежемесячно и в 2018 году его никто не отменял. В сегодняшней статье рассказываем о том, что это за отчет и как его заполнить. Как обычно, все покажем на примере.

Что представляет собой отчет СЗВ-М

Начнем, как обычно, с вопроса, а что это за отчет вообще такой? Форму СЗВ-М ввели в 2016 году, Постановлением Правления ПФ РФ №83П от 01.02.2016 г., поэтому она относительно новая.

Все ИП и юрлица, которые числятся в рядах страхователей (тех, кто нанял работников и в соответствии с законодательством платит за них страховые взносы), каждый месяц должны сдавать эту форму в ПФР. О том, мы уже писали. Ну а по форме отчет фактически представляет собой список лиц, работающих у предпринимателя.

Перечислю несколько основных моментов:

  • В отчет включаются все работающие застрахованные лица (даже те, кто , если с их вознаграждений в ПФР перечисляются взносы);
  • Если единственный учредитель юрлица одновременно является его руководителем, его также следует включить в СЗВ-М (даже если трудового договора ни в каком виде нет). Отсутствие выплат в пользу такого директора (когда ему не платят зарплату) не относится к причинам, допускающим несдачу отчета (эту ситуацию разъясняет письмо ПФР № 08-22/6356 от 06.05.2016 г.);
  • Все, у кого работников больше 25 человек, сдают отчет электронно, остальные – могут выбрать, как им его сдавать;

Сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году

  • Срок сдачи отчета – 15 число следующего месяца. Например, за январь 2018 года мы должны отчитаться до 15 февраля. Перенос последнего дня сдачи отчета, если этот день выпадает на выходной или праздник, происходит в стандартном порядке;
  • Штраф за несдачу отчета равен 500 рублей за каждого работника, который должен быть указан в этой форме. То есть, если у вас работает 10 человек и вы не сдали вовремя отчет, то вам светит штраф в 5 000 рублей. Если вы проставите в отчете недостоверные или неполные сведения – вас также ждет штраф в 500 рублей за каждого работника, по которому представлены такие данные.

Что в итоге? Да, отчетов для работодателей стало больше. Да, его надо очень часто сдавать – каждый месяц. Да, за его несдачу введены довольно немаленькие штрафы – даже если у вас 2 работника, нести дополнительные «потери» в виде 1 000 рублей никто не хочет. Остается только одно – заполнять форму и сдавать ее в установленный срок.

Как заполнить СЗВ-М

Форма, на самом деле, действительно простая. .

В ней нет никаких расчетов, она содержит 4 раздела: в первых трех указываются основные сведения, ну а 4-ый – представляет таблицу с перечнем работников. Заполнить ее не составит особого труда. Итак, разберемся по порядку.

Раздел 1: здесь проставляем свое название юрлица (ФИО ИП), ИНН и КПП, а также регистрационный № в ПФР – вообщем, вполне обычные реквизиты любого юрлица или ИП.

Раздел 2: здесь указывается период, за который отчитываемся. В нашем примере пусть это будет январь. Соответственно, в свободных полях ставим «01» и «2018».

Раздел 3: здесь ставим код формы. В стандартном случае нужно написать «исхд». Если вы дополняете ранее сданный отчет – «доп», или отменяете ранее поданные сведения – «отмн». В форме есть подсказка по заполнению этого поля.

Раздел 4: здесь в табличном виде представляется список застрахованных лиц, при этом заполняется их ФИО, № СНИЛС и ИНН. В принципе, ничего сложного в этом нет, главное – иметь все сведения.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Один из самых распространенных вопросов при заполнении этой формы: что ставить в поле ИНН, если вы его не знаете? Согласно последним разъяснениям, страхователь заполняет это поле в таблице в случае, если располагает информацией об ИНН сотрудника. Если сведений об ИНН сотрудника у вас нет – оставляем пустой.

Но, так как этот вопрос появляется довольно часто, значит, много случаев, когда при сдаче отчета возникали спорные моменты. В связи с этим, рекомендуем запросить у своих работников копии свидетельств ИНН и обновить свои данные по кадрам.

В конце отчета руководитель прописывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, дату документа и печать (если она есть). Все, отчет готов, его можно сдавать.

Предприятия и организации, а также индивидуальные предприниматели (ИП), использующие наемный труд и заключающие с работниками трудовые договоры, в обязательном порядке должны зарегистрироваться в качестве страхователей в соответствующих территориальных органах Пенсионного фонда России (ПФР), выступающего в качестве страховщика (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Здесь есть нюансы. Страхователи-организации, являющиеся юридическими лицами, проходят автоматическую регистрацию в ПФР в течение пяти дней с момента оформления открытия предприятия в федеральных органах исполнительной власти (п. 8 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). ИП в качестве работодателей должны зарегистрироваться в Пенсионном фонде самостоятельно. Причем заявление должно быть подано не позднее 30 дней с момента заключения первого трудового или же гражданско-правового договора. После этого регистрация в Пенсионном фонде ИП как страхователя осуществляется в течение пяти дней. (п. 21, 22 и приложение 7 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). Следует обратить внимание на сроки. Несвоевременная регистрация страхователя влечет за собой штрафные санкции в сумме пяти тысяч рублей, если просрочка составляет менее 90 дней, и 10 тысяч рублей при превышении этого периода (п. 1 ст. 27 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

После того, как субъект предпринимательской деятельности получает статус работодателя, у него появляется обязанность сдавать отчет СЗВ-М, образец заполнения которого представлен в данном материале. Форма СЗВ-М утверждена соответствующим постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и введена в действие с 1 апреля 2016 года. В ней содержатся сведения о всех застрахованных лицах, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. Форму СЗВ-М скачать можно внизу страницы.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

При подготовке отчетности следует соблюдать определенные правила. Заполнение и последующая сдача в Пенсионный фонд отчетной формы СЗВ-М требуют соблюдения установленного порядка. Нельзя нарушать срок сдачи отчетности (п. 2.2 ст. 11 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в редакции от 29.12.2015 № 385-ФЗ, от 01.05.2016 № 136-ФЗ), который установлен не позднее 10 числа, идущего за отчетным месяцем. При этом сдача отчетности СЗВ-М допускается с превышением указанного срока, при условии, если последний день возможности отчитаться попадает на выходной или же праздничный день. В этом случае отчет можно отправить в ПФР в ближайший рабочий день. Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен ниже, должна включать все необходимые сведения о застрахованном лице, указанные в самом отчетном документе.

СЗВ-М - это форма ежемесячной отчетности, причем обязательной, и при ее представлении следует руководствоваться абзацем 3 п. 2 ст. 8 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Что это значит. Если численность застрахованных у работодателя лиц в отчетный период превышает 25 человек, то заполнение формы должно быть в электронном виде.

Образец заполнения бланка СЗВ-М

Необходимо знать, какие данные вводить в СЗВ-М. Инструкция по заполнению формы поможет вам не допустить ошибок. СЗВ-М, образец заполнения рассмотрим детально.

Как заполнить:

Это демонстрационный пример заполнения формы.

Скачать бланк СЗВ-М

Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен выше, используется субъектами предпринимательской деятельности всех форм собственности. Оформление бланка не представляет особой сложности. Скачать форму СЗВ-М в «Экселе» можно по ссылке ниже. Всегда соблюдайте порядок заполнения формы. Выполняя правила заполнения СЗВ-М, вы сможете избежать ошибок. Сдавайте отчетную форму без задержек в указанные сроки, это позволит избежать штрафных санкций.

Скачать форму СЗВ-М.

Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М ?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

  • Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
  • Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

  • Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
  • Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • СНИЛС (указывается обязательно);
  • ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.