Сегодня обычно все без исключения, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязательно поставляют товары или же услуги иным юридическим, физическим лицам.
Именно поэтому необходимо формировать целый ряд различного рода документов специального формата, установленного законодательно или же произвольного.
Одним из обязательных таких документов является именно товарная накладная. Она составляется на транспортируемый груз.
Существуют определенные правила формирования подобного рода документа. Все они отражаются в специальных законодательных нормативных документах.
Что нужно знать
Накладная – специализированный документ, который позволяет реализовывать большое количество самых разных задач. Именно поэтому составление его так необходимо. Причем целью является не только отчетность, но и множество иных действий.
В первую очередь это касается отправителя и получателя товара, какого-либо груза. Например, необходима в случае, если по какой-то причине товар не удовлетворяет определенным требованиям.
Формат документа устанавливается специальными нормативами. Важно помнить, что накладные могут потребоваться при проведении проверок контролирующими государственными органами.
В первую очередь это Федеральная налоговая служба. К основным вопросам, рассмотреть которые нужно будет в первую очередь, стоит отнести следующие:
- необходимые термины;
- с какой целью она формируется;
- правовое регулирование.
Необходимые термины
Сегодня существует целый ряд различного рода законодательных актов, которые регулируют вопрос составления товарной накладной.
Основными вопросами, рассмотреть которые нужно обязательно заранее, являются следующие:
- общие правила составления;
- какой берется бланк;
- если давальческих материалов.
Общие правила составления
Процесс составления накладной связан с множеством самых разных нюансов, особенностей. Особенно если эта накладная является возвратной. Предварительное ознакомление с ними позволит избежать большого количества самых разных сложностей.
При этом существуют определенные ситуации когда вообще возможно составление данного документа:
- истек срок годности груза, товара;
- имеет место задержка оплаты;
- отсутствует возможность реализации;
- имеет место обновление ассортимента.
Важно помнить о необходимости присвоения соответствующего номера составляемой накладной. Она должна осуществляться в соответствии с установленным в организации порядком подобных действий.
При осуществлении транспортировки автомобильным транспортном обязательно проставляется номер, а также дата составления транспортной накладной.
Раздел товарного типа должен быть заполнен в соответствии с определенными данными накладных в соответствии с которыми все полученные товары были приняты к учету в организации.
Видео: товаро-транспортная накладная
При помощи накладной необходимо установление связи между ранее возвращенным и поставленным имуществом. В накладной на возврат и оригинальной обязательно должны совпадать следующие данные:
- используемые единицы измерения;
- ставка и цена;
- другое.
Товар должен быть возвращен на условиях поставки. Руководитель организации, иной исполнительный орган, а также главный бухгалтер обязаны осуществлять простановку своих подписей на документах.
Занимаясь предпринимательской деятельностью, многие организации сталкиваются по той или иной причине с необходимостью возврата товара. Право на данную процедуру у юридического лица (ИП) присутствует на основе законодательства РФ, а также договора (если прописано в нём). Нередко это стоит отдельным пунктом в договоре. Чтобы оформить всё официально и без последующих претензий от поставщика, нужно скачать бланк возвратной накладной (бесплатно) и заполнить все его необходимые графы.
Основания для возврата продукции
Посредством заполнения бланка накладной на возврат товара покупатель имеет право вернуть товар в следующих ситуациях:
| № | Основание | Пояснение |
| 1 | Нарушение сроков | Касается как несвоевременной доставки продукции, так и запоздалого предоставления документов или иных данных (принадлежностей), относящихся к данному товару |
| 2 | Несоответствие ассортимента | Если в договоре прописано одно количество (состав) поставляемой продукции, а по факту присутствует несколько другое, то покупатель имеет право вернуть всю партию. Для этого заполняют бланк накладной на возврат товара поставщику |
| 3 | Низкое качество продукции | Если в ходе приема товара обнаружен брак либо отличающееся качество от указанного в договоре, то партия подлежит возвращению к поставщику |
| 4 | Нарушенная упаковка | Испорчена или не соответствует позициям, указанным в договоре |
| 5 | Отсутствие докомплектации | Покупатель имеет право запросить довезти недостающее количество продукции в установленный срок. Если поставщик не выполняет свои обязательства, принятый товар можно отправить обратно. В таком случае заполняют бланк накладной на возврат товара (скачать бесплатно с нашего сайта можно будет по ссылке далее). |
| 6 | Отсутствие информации о товаре | Покупатель в таком случае не имеет представления о качестве продукции и/или ее свойствах, а также не может предоставить сведения конечному потребителю, что расценивается как нарушение прав потребителя |
Кроме основных пунктов, на основе которых покупатель имеет право вернуть товар, существуют дополнительные. Их можно прописывать в договоре по обоюдному согласию сторон. Например:
- выход за срок годности, в течение которого продукция не была реализована;
- нарушение периода оплаты со стороны покупателя – в таком случае также заполняют бланк накладной на возврат товара, скачать который можно будет далее;
- товар снимается с производства или с продаж, а также в случае замены ассортимента.
Нюансы заполнения накладной на возврат
Накладную составляют в 2-х экземплярах – для продавца и покупателя. Последний прикрепляет этот документ к бухгалтерской отчетности. Если причиной возврата стало низкое качество продукции или истекший срок годности, то составляют претензию, отражающую данный факт. Вместе с ней указывают дополнительные расходы, которые привели к убытку или основаны на транспортных издержках.
Официальной обязательной формы возвратной накладной не существует, поэтому она может подаваться в свободном написании. Однако большинство фирм широко используют бланк возвратной накладной № ТОРГ-12, утвержденной в 1998 году Госкомстатом.
Учтите, что оформление данного документа сопровождается рядом нюансов:
- поле «Организация-грузоотправитель» – указывают основные контактные реквизиты покупателя, отраженные в контракте на поставку продукции;
- поле «Плательщик» заполняют только в случае финансовых претензий со стороны покупателя, иначе – поле оставляют пустым;
- поле «Основание» – необходимо чётко указать, на основе каких документов происходит возврат.
При заполнении документа следует учитывать серию и номер товара, а также дату приемки. Сведения должны соответствовать накладной по приему этой продукции.
Учитывая, что форма № ТОРГ-12 не является официальной, то скачать бланк накладной на возврат товара поставщику можно практически в любом проверенном источнике.
С нашего сайта скачать бланк Excel возвратной накладной можно бесплатно по прямой ссылке .
В том случае, если несоответствия были обнаружены заказчиком во время приемки, до постановки товара на учет, то стороны подписывают акт о расхождении, которым является товарная накладная на возврат, форма ТОРГ-12.
Если же организация-заказчик приняла к учету ТМЦ и впоследствии обнаружила несоответствия, то составляется возвратная накладная, в которой четко указывается основание для возврата: несоответствующее количество, качество, скрытые недостатки. К возвратной накладной необходимо приложить подтверждающие документы, такие как акт, претензия, письма. Дополнительные сведения о несоответствиях указываются в документации на возврат.
Когда можно вернуть товар
Согласно действующему гражданскому законодательству, заказчик вправе вернуть ТМЦ поставщику в ряде случаев:
- несоответствие полученного товара условиям контракта в части качества, упаковки, комплектации (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 482, п. 2 ст. 480 ГК РФ);
- истекший срок годности поставленных ТМЦ;
- невозможность использования и реализации;
- обновление ассортимента заказчика и проч.
Заказчик проверяет соответствие количественных и качественных характеристик в процессе приемки ТМЦ или же по факту приемки в срок, установленный законом или контрактом (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ).
Возвратная накладная ТОРГ-12, образец, скачать
Особенности заполнения товарной накладной ТОРГ-12 на возврат
В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя. Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.
Ключевая строка возвратной ТН ТОРГ-12 — это «Основание». Ее необходимо заполнить корректно, в соответствии с содержанием операции. В эту графу вносятся следующие сведения:
- возврат товара;
- номер и дата ТН, по которым производилась приемка ТМЦ;
- реквизиты контракта-основания;
- номера и даты сопроводительных документов — писем, актов несоответствия, дефектных ведомостей.
Табличная часть включает те же позиции, что и ТОРГ-12. Позиции товаров в документах на прием и на возврат должны быть абсолютно идентичными, иначе несоответствия могут послужить причиной штрафных санкций при проверках.
Единственным исключением может выступать строка НДС. Согласно письмам Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@, если организация-заказчик не является плательщиком НДС, то и в возвратной ТОРГ-12 эта позиция может быть нулевой. В таком случае поставщик выставляет заказчику корректировочную счет-фактуру на ту сумму НДС, которая была указана в первоначальной ТН на поставку.
Подписывают возвратную документацию руководитель и главный бухгалтер организации-заказчика. Подписи обязательно должны быть с расшифровками и заверены печатью при условии ее официального использования в учреждении. Сам факт передачи возвращаемого товара заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.
Гусарова Юлия Как быстро и удобно составить возвратную накладную - узнайте из статьи. Чтобы скачать и заполнить бланк накладной, воспользуйтесь сервисом интернет-бухгалтерии «Моё дело».Возвратная накладная сопровождает операции по передаче товара поставщику. Случаи, когда организация или предприниматель может вернуть закупку, устанавливаются не только договором купли-продажи (поставки), но и законодательством. В частности, покупатель (ООО или ИП) может вернуть товар по возвратной накладной, если:
- продавец в установленные сроки не передал документы или принадлежности, относящиеся к товару;
- поставка не соответствует количеству или ассортименту, установленным в договоре;
- выявлены существенные нарушения качества или товар поставлен в ненадлежащей упаковке (то есть обнаружены неустранимые недостатки или недостатки, на исправление которых потребуются значительные расходы или время);
- продавец в разумный срок не выполнил требования о доукомплектовании товара, в то время как договором предусмотрена поставка товаров в комплекте;
- продавец не предоставил необходимую и достоверную информацию о товаре.
Возвратная накладная всегда составляется в двух экземплярах: один передаётся продавцу, другой остаётся у покупателя и является основанием для отражения в учёте операции по возврату. На основании возвратной накладной товар ненадлежащего качества возвращается поставщику. При этом поставщику может быть предъявлена претензия, в сумму которой включается покупная стоимость товара и все расходы, понесённые в связи с продажей (например, транспортные расходы).
Унифицированной формы возвратной накладной нет, в различных ситуациях она составляется в свободной форме или за основу берётся типовой бланк. Например, форма № ТОРГ-12, № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3.
Если товары к моменту решения о возврате приняты на учёт, тогда роль возвратной накладной выполняет накладная по форме № ТОРГ-12. Это унифицированная форма товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г.), которая применяется для оформления отпуска или продажи товарно-материальных ценностей. Если документ составляется для передачи некачественного товара, то в заполненном бланке это нужно отметить, а также поставить ссылку на реквизиты акта о признании товара некачественным по форме № ТОРГ-2 (для российского товара) или № ТОРГ-3 (для импортного товара). На основании актов составляется претензия поставщику. В розничной торговле возвратная накладная не оформляется: достаточно заявления покупателя, гарантийного талона и кассового чека, выданного при продаже.
Вернуть товар можно непосредственно во время приёмки поставки, если нарушение условий договора (например, некомплектность или брак) обнаружено именно в этот момент. В этой ситуации возвратная накладная не составляется. Достаточно оформить акт об установленном расхождении по количеству и качеству (№ ТОРГ-2, № ТОРГ-3) и сделать соответствующую отметку в накладной, выставленной поставщиком. Если нарушение обнаружено позднее (например, при предпродажной проверке), то возврат, его сроки и составление возвратных документов нужно согласовать с поставщиком (условия могут указываться в договоре купли-продажи).
