Судьи готовы поддержать предприятие при его обращении в лечебное учреждение за дубликатом листка о временной нетрудоспособности. Но при этом нужно учитывать особенности, ограничивающие, по мнению чиновников, применение такого документа. Об этом – в статье.

Применение дубликата возможно

Листок нетрудоспособности выдается медицинской организацией в день обращения либо в день закрытия больничного (п. 6 Порядка... утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).

Право на получение пособия по нему сохраняется в течение шести месяцев после выздоровления. Такой срок установлен также и при окончании периода освобождения от работы при уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании, долечивании (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Поэтому при утере листка нетрудоспособности еще до того, как он будет передан в бухгалтерию хозяйства, работник может обратиться в медицинское учреждение за дубликатом. Он оформляется лечащим врачом и председателем врачебной комиссии. При этом в новом больничном в строке «дубликат» проставляется отметка «V», а в строке «Дата выдачи» указывается дата его выписки (п. 57 Порядка № 624н, письмо ФСС России от 23 декабря 2011 г. № 14-03-11/15-16055).

Когда откажут в возмещении расходов

Если хозяйство выплатило работнику пособие, а затем потеряло листок нетрудоспособности, то ФСС России откажет в возмещении пособия. Позиция чиновников изложена в письме ФСС России от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761. Она заключается в следующем. Компенсация расходов возможна на основании оригинала или дубликата больничного листа. Другие документы ФСС России не примет.

Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.

Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения… утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.

Кроме того, в ФСС России считают, что для предотвращения необоснованной выдачи дубликатов листков нетрудоспособности их позиция должна быть доведена до соответствующих должностных лиц в медучреждениях (письмо № 15-03-11/12-7761).

Однако судьи в своих оценках не так категоричны. В постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 марта 2012 г. № 17АП-1262/2012 -АК арбитры поддержали предприятие. Поводом для спора с ФСС России послужило как раз представление при проверке дубликата, а не оригинала документа. По мнению судей, повторно оформленные листы с приложенными к ним расчетами сумм пособий представляют собой доказательство наступления страховых случаев и подтверждают фактическую выдачу работникам больничных, а также позволяют определить периоды временной нетрудоспособности.

При этом арбитры отвергли довод чиновников о непринятии дубликатов на том основании, что оригинал мог быть оформлен с нарушениями. Было принято во внимание и то, что со стороны работников больничные передавались свое­временно. Также судьи посчитали, что в случае потери оригинала больничного законодательство не запрещает работодателю для возмещения понесенных им расходов обратиться в медучреждение за получением дубликата.

Как подтвердить утрату документов

Напомним: первичку нужно хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В случае пропажи первичных документов руководитель должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин происшедшего. Отметим: комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. Например, если они уничтожены во время пожара, то это должно подтверждаться справкой органов пожарного надзора.

В случае стихийного бедствия (навод­нения, урагана или какой-либо другой чрезвычайной ситуации) подтверждение нужно получить у службы МЧС России. Такую аварию, как, например, затопление помещения, подтверждают соответствующие коммунальные службы, а факт кражи – органы внутренних дел. Поэтому в необходимых случаях в состав созданной комиссии входят не только собственные сотрудники хозяйства (представители администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности), но и представители милиции, государственного пожарного надзора, МЧС России, коммунальных служб. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем.

После чего нужно направить запросы в медицинские учреждения о выдаче дубликатов. Вполне вероятно, что у проверяющих чиновников ФСС России будут возражения против зачета расходов по социальному страхованию. Поэтому решение об обращении в суд хозяйство должно принять самостоятельно.

Больничный лист – важный документ, позволяющий сотруднику уйти в отпуск по причине временной потери трудоспособности, а также получить необходимые денежные выплаты. Но бывают ситуации, при которых в силу определенных обстоятельств этот документ теряется. Как же быть в таком случае?

Что делать, если сотрудник потерял больничный лист?

Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист.

Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач.

Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:

• готовое заполненное заявление на выдачу нового больничного листа (дубликата);
• паспорт гражданина России.

В настоящее время уже не требуется предоставление справки с нынешнего места трудоустройства о том, что работнику не осуществлялись выплаты по временной утрате трудоспособности.

Процедура восстановления утерянного больничного по вине самого сотрудника такова:

1. Нужно взять у начальства заверенную его подписью справку о том, что больничный бланк не был предоставлен.
2. Сотрудник пишет заявление на выдачу дубликата и относит его в медучреждение вместе со справкой.
3. Оба этих документа относятся в поликлинику, в которой был оформлен оригинал больничного листа.
4. После рассмотрения предоставленных сотрудником документов в медучреждении собирается медкомиссия, которая рассматривает вопрос об удовлетворении запроса на выдачу копии.
5. После одобрения разрешение передается лечащему врачу, который проводит повторное оформление больничного бланка.

Оформление дубликата больничного листа, правила и сроки оформления

Чтобы восстановить больничный лист при его утере, необходимо заполнить бланк, соответствующий оригиналу.

При этом идентичность бланка не подразумевает аналогичность заполнения. В этом и есть основное различие копии и оригинала. Правила оформления дубликата таковы:

1. На бланке в правом верхнем углу ставится обозначение «Дубликат». Такую метку можно поставить либо штампом, либо написать прописью.
2. Что касается даты, то указывается время заполнения дубликата, а не время оформления оригинала.
3. Период больничного отпуска прописывается одной строкой в бланке копии.
4. «Первичный» и «Продолжение листка» – необходимые для заполнения поля в дубликате больничного листка.
5. В отличие от оригинала, в дубликате необходимо заполнять строки «Профессия врача» и «Фамилии представителей врачебной комиссии». Эти строки заверяются подписями членов комиссии.

Что касается сроков предоставления дубликата, то лично в руки сотруднику он выдается в течение дня с момента подачи заявления. А вот если заявление на замену оформлял руководитель, то здесь время может затянуться максимум на 7 дней.

Потеря больничного – это серьезное нарушение, особенно если оно произошло по вине сотрудника бухгалтерии. После такого происшествия руководитель предприятия должен подписать приказ о создании комиссии по расследованию, которая выявит все факторы случившегося инцидента.

Комиссия документально оформит и заверит факт потери, а после проверки руководство передает запрос на оформление дубликата больничного в медицинское учреждение.

Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника?

Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.

В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.

Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:

• утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
• испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, ).

Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.

Однако получить дубликат больничного листа сотрудник вправе до того момента, пока бухгалтерия не внесла соответствующие заметки в учете акта о временной нетрудоспособности. После этого копию сотруднику уже никто не предоставит.

Что делать, если больничный утерян медучреждением?

Если больничный лист утерян по вине сотрудников медицинского учреждения, то эта ситуация ни в коем случае не отменяет всех выплат, предназначенных по страховому случаю.

Также медучреждение обязано предоставить обратившемуся сотруднику копию утерянного больничного. Для этого сотрудник обязан предоставить сведения с места прохождения комиссии.

Больничный лист может быть не утерян, а испорчен при заполнении медицинским сотрудником. Тогда осуществляется повторное заполнение акта с соблюдением следующих требований:

• для заполнения полей нового бланка необходимо использовать только гелевую или перьевую ручку, но ни в коем случае не шариковую;
• допускается использование исключительно черных чернил;
• рукопись должна быть выполнена только печатным шрифтом, исключительно на русском языке;
• не допускается отступление за пределы отведенных полей, граф и ячеек;
• допущенные при написании фактические, грамматические ошибки портят заполняемый бюллетень и автоматически делают его недействительным.

Если медицинский работник, оформлявший больничный лист, сделал ошибку при заполнении, то бланк с ошибкой необходимо незамедлительно вернуть по месту заполнения. Это сэкономит время, поскольку не придется оформлять дубликат.

Потеря больничного листа в большинстве случаев не несет за собой серьезных последствий для работника. Переоформить и получить дубликат можно в довольно короткие сроки. А если такая неприятность произошла по вине нанимателя или медицинского работника, основную работу по получению дубликата возьмет на себя организация.

С 2009 года, после внесения изменений в Федеральный закон об обязательном социальном страховании (ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.), все пособия по временной нетрудоспособности, а также некоторые другие виды социальных пособий выплачиваются исключительно из средств Фонда социального страхования (ФСС). Естественно, делается это только после предоставления специального документа, подтверждающего наступления страхового случая.

В настоящий момент таким документом является «Лист временной нетрудоспособности», порядок выдачи и оформления которого регулируется Приказом Министерства здравоохранения РФ № 624н, изданным 29 июня 2011 года. К сожалению, нередко случаются ситуации, когда по той или иной причине лист нетрудоспособности теряется. Так как же получить пособие, если временная нетрудоспособность имела место, а вот документ, подтверждающий это, отсутствует?

Если лист нетрудоспособности был потерян самим работником

Если потеря документа случилась ещё до его сдачи в бухгалтерию предприятия, то по закону сотрудник имеет право получить его дубликат листа нетрудоспособности. Правда сделать это так просто, как хотелось бы.

Дело в том, что в Письме ФСС № 14-03-18/15-12956, от 28.10.2011 года, которое было издано специально, чтобы разъяснить некоторые моменты оформления больничных, написано: «В строке «дубликат W» листка нетрудоспособности проставляется отметка "V" в случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом и председателем врачебной комиссии ». В результате некоторые медучреждения стали трактовать это положение так - дубликат больничного может быть выдан только в том случае, если оригинал был утрачен самим лечебным учреждением.

К счастью в том же пункте Письма указано, то при заполнении графы «дубликат W» уполномоченные лица должны руководствоваться уже не действующими сейчас старыми Правилами, утверждёнными Минздравсоцразвитием Приказом № 514 ещё в 2007 году. В пункте 63 старых Правил указывается, что при утере больничного оформлять дубликат должен лечащий врач и председатель врачебной комиссии. То есть они должны именно оформлять документ, а не терять его.

Что касается процедуры выдачи дубликата, то официально она не прописана. Практика показывает, что для получения документа работник должен подать в лечебное учреждение письменный запрос о выдаче дубликата листа нетрудоспособности и приложить к нему справку с места работы о том, что выданный ранее больничный лист в компанию не предоставлялся и оплачен, соответственно, не был.

Обычно, письменного запроса и справки с места работы достаточно для выдачи дубликата без каких-либо осложнений и вопросов со стороны лечебного учреждения.

Если лист нетрудоспособности был потерян на предприятии уже послы выплаты пособия работнику

На первый взгляд эта ситуация кажется практически безвыходной - при отсутствии больничного листа или его дубликата ФСС категорически отказывается возмещать расходы предприятия на оплату пособия по временной нетрудоспособности. Для обоснования своей позиции ведомство даже выпустило специальное информационное Письмо № 15-03-11/12-7761 от 17 июля 2013 г.

В Письме сказано, что основанием для возмещения выплаченных работнику сумм может стать либо сам лист нетрудоспособности, либо его дубликат. Никакие другие документы основанием для выплат быть не могут. Кроме того, в Письме особо подчёркнуто, что дубликат может быть выдан только в том случае, если оригинал больничного листа работник ещё не предоставлял в бухгалтерию своего предприятия.

Впрочем, у предприятия всё-таки есть шанс вернуть выплаченные средства, но для этого придётся обратиться в суд и предоставить очень вескую причину утраты документов. Например, если лист нетрудоспособности был утрачен вследствие пожара, наводнения, кражи или каких-либо других форс-мажорных обстоятельств. В этом случае предприятие должно создать специальную комиссию по расследованию происшедшего.

Если комиссия сможет сформировать документальное подтверждение наступления тех или иных форс-мажорных обстоятельств (справки из МЧС, МВД, коммунальных, пожарных служб и т.д.), то руководитель компании имеет право направить в медучреждение письменный запрос о выдаче дубликата, а затем, в случае отказа медиков или ФСС, обратиться в суд для отстаивания своей позиции. Прецеденты, когда суд выносил решение в пользу предприятия, уже были.

Произвести расчет зароботной платы , и другие виды расчетов любой сложности, Вы сможете в бухгалтерской фирме "Омега".