При оформлении трудовых отношений на новоявленного сотрудника в отделе кадров заводится личное дело. Все оформленные дела регистрируются в журнале учета личных дел работников. Ниже представлен образец такого журнала. В данной статье мы ответим на некоторые интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.

Поэтому настоятельно рекомендуется, чтобы по крайней мере в конце года было точное резюме, в котором представлены ежедневные данные и подписывается сотрудником. То же самое относится к данным о часах работы. Спор о сверхурочной работе может возникнуть спустя годы, а срок давности - 5 лет. Иногда рекомендуется не соглашаться на работу по контракту и не следить за тем, чтобы сотрудники не доказывали свою сверхурочную работу. Но если они отметили их часы подробно, может случиться так, что суд полагается на эти данные для вынесения решения.

Практический совет. Также стоит посчитать часы работы, так как это интересный источник информации: сверхурочное время, которое умножается, должно побуждать вас задуматься о внутренней организации вашей компании и заставить вас принять необходимые меры, позволяющие персоналу выполнять свои обязанности в течение согласованного рабочего дня. В этом случае также подписанные резюме отработанных часов избавят вас от споров за сверхурочные или отсутствующие часы.

Формирование личного дела начинается с момента выхода приказа о начале трудовой деятельности и ведется весь срок его работы. Обязанности как таковой по оформлению и ведению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязательность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.

Точный отчет о больничном листе также следует хранить по причинам, связанным с отдыхом и сверхурочной работой: вопрос о том, правильно ли вы заплатили работнику за время болезни, может возникнуть спустя годы. Вы также должны знать, уже ли сотрудники уже исчерпали свое годовое право на выплату заработной платы в случае болезни или нет.

Нет никаких обязательств по установлению оценок сотрудников, но было бы лучше сделать это на регулярной основе. Периодичность должна определяться в зависимости от продолжительности трудовых отношений. Чем дольше был соавтор, тем длиннее интервал между оценками. Оценки являются важным инструментом управления персоналом. Используемые разумно, они также являются мотивацией для сотрудников. Они также служат справочным материалом для установления сертификатов на работу.

Несмотря на то, что оформление и ведение индивидуальных дел сотрудников является делом добровольным, многие организации вменили в обязанность своим кадровым службам работу с делами сотрудников. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Что входит в личное дело работника

Личное дело представляет собой папку с вшитыми в нее документами (либо копиями) на отдельного работника. Рассмотрим перечень документации в деле работника:

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

И, наконец, вы должны также подать в файл персонала корреспонденцию, обмениваемую с сотрудником, предупреждения и т.д. Нужно ли вставлять файл приложения в личный файл? Речь идет об оценке. Сотрудники имеют право ознакомиться с их файлом. Это означает, что вы должны представить свой файл им в полном объеме.

Закон запрещает создание секретных файлов параллельно с личным файлом. Поэтому невозможно объявить свои файлы путем сертификации или с помощью независимого сотрудника по защите данных. Следуя этим нескольким советам, вы получаете файл, который, безусловно, больше поставляется, чем средний, но который позволит вам успешно противостоять потенциальным конфликтам и судебным искам.

  • заявление сотрудника о приеме его на работу;
  • , который заключался с наемным работником во время оформления трудовых отношений. А также все дополнительные соглашенья к этому договору;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
  • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
  • копия документов о получении образования;
  • выписки из приказов об утверждении в должности;
  • должностная инструкция;
  • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
  • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
  • документы о награждениях, поощрениях;
  • сведения о нарушениях, ;
  • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

Кадровик, работающий с делами сотрудников предприятия, обязан знать, что входит в личное дело работника. На этот счет у него имеется необходимая инструкция.

Поэтому необходимо обеспечить доступ ограниченного числа людей к файлам. Поэтому их следует держать под замком и ключом, а доступ к офисам службы персонала должен ограничиваться определенными лицами. Также необходимо обеспечить защиту от потери данных. Кроме того, если файлы находятся в электронном виде, они должны быть защищены от несанкционированных лиц с помощью специальной блокировки.

Данные в личной папке должны быть правильными. Иногда считается, что данные, которые больше не являются текущими, должны быть устранены, например, путем замены предыдущей оценки на самую последнюю. Это не считая сильного исторического компонента, который характеризует рабочие отношения. Вам будет очень сложно написать сертификат работы для многолетнего сотрудничества, если у вас есть только последняя оценка сотрудника. Более ранние версии трудового договора могут быть важны при интерпретации действующего договора.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

И даже старый адрес может по-прежнему оставаться важным после этого. Это означает, что информация, которая была записана во время регистрации, считается правильной. Сотрудник имеет право проконсультироваться с его файлом. Хотя, как правило, не представляется проблематичным предоставлять такое право работникам, это совсем другое, когда, например, проводится внутреннее расследование в отношении сотрудника. Рассмотрите расследование нарушений торговых процедур, которые банковский клерк выполняет от своего имени.

Если исследовательский орган составляет промежуточный отчет, он должен быть помещен в личный файл. Однако консультации такого отчета соавтором могут противоречить целям опроса. То же самое верно, когда судебный процесс находится на рассмотрении между работодателем и работником.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

  • название документа;
  • дата подшивки документа;
  • количество листов внесенного документа;
  • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
  • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Ведение личного дела

Однако даже при наличии преобладающих интересов невозможно просто отказывать работнику в праве консультироваться. Скорее, речь идет о том, чтобы каждый отдельный документ основывался на каждом документе, должен ли он показывать его сотруднику или нет.

Однако работник не может помешать своему работодателю собирать определенную информацию о нем, поскольку это необходимо для завершения трудовых отношений. Его право на удаление своих данных ограничено именно из-за существования трудового договора. Однако может потребоваться удаление из файла ошибочных или ненужных данных. Применяется следующее общее правило: документы, которые все еще могут использоваться для оценки действительности претензий, которые еще предстоит сделать, не должны устраняться, даже если сотрудник этого требует.

Tитульный лист личного дела работника образец

Как уже отмечалось ранее, при изъятии из личного дела какого-либо документа, во внутреннюю опись ставится определенная отметка. На место изъятого документа вкладывают справку-заместитель. В справке отражено когда, кем, для каких целей, на какой срок было произведено изъятие документа. Данную справку заверяют подписями сотрудник, выдавший документ, и тот, кто его получил. Любое изъятие документов из дела работника возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Будьте осторожны, когда отставной сотрудник попросит вас удалить его файл из вашей системы данных, чтобы сделать вывод, что он отказывается от своих прав в качестве сотрудника. Вполне возможно, что в то время он не думает, что впоследствии ему понадобится свидетельство о работе. Личные файлы не должны быть раскрыты третьим лицам.

Поэтому они не должны быть раскрыты третьим лицам. В случае слияний это может создать деликатную ситуацию, когда приобретающая компания хочет знать, хочет ли компания, которую она хочет взять на себя, выполнять важные обязательства перед своими сотрудниками.

Бывают случаи, когда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (например, неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью .

Без явного согласия каждого сотрудника она не должна иметь доступа к этим данным. Компания, которая размещает прикомандированных сотрудников, должна теперь приложить к своему кадровому регистру копию деклараций о размещении, ранее переданных в компетентную территориальную единицу. Новое обязательство, в зависимости от обстоятельств, связано либо с владельцем произведения, либо с основным предприятием, либо с пользователем, осуществляющим в случае временной работы.

Последний должен приложить к своему кадровому реестру копию деклараций о прикомандировании либо от их договаривающейся стороны, либо от их субподрядчика, либо от временного учреждения. Он предоставляется либо в учреждении, либо на каждом отдельном рабочем месте или в месте работы учреждения для лиц, занятых на них.

Желательно поместить в дело работника его фотографию. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется подписью кадрового специалиста и печатью работодателя. Не лишним будет указать дату фотографирования.

Все личные дела сотрудников сшиваются и фиксируются в журнале регистрации личных дел работников.

Другие обязательные записи, которые должны быть внесены в реестр персонала

Штраф, возникший в случае несоблюдения этого обязательства, является штрафным штрафом 4-го класса, т.е. не более 750 евро. Кадровый реестр должен указывать для каждого набора. Идентификация сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, пол, гражданство; карьера: рабочие места, квалификация, дата въезда и выхода компании; тип контракта: например, договор о найме или профессиональной деятельности, срочный контракт, работа на условиях неполного рабочего времени, предоставление временной фирмой и т.д.; для иностранных работников: тип и серийный номер названия в качестве разрешения на работу. Эти копии также должны быть доступны либо в учреждении, либо на каждом отдельном рабочем месте или на рабочем месте учреждения для тех, в которых размещены работники, работающие в них.

Ведение личных дел работников

Личные дела работающих на данный момент сотрудников хранятся в отделе кадров. Для них выделяется несгораемый шкаф, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных дел имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Специалист по работе с личными делами назначается приказом и проходит специальный инструктаж, в котором отражены его обязанности и инструкция о том, что должно быть в личном деле работника, и как правильно их оформлять. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с , принятым на предприятии.

У вас есть вопрос в трудовом законодательстве? Наша экспертная служба может предоставить вам нормативную информацию, адаптированную по телефону. Целью положений, касающихся социальных документов, является обеспечение соблюдения различных социальных положений. В частности, социальные документы должны включать.

Для обеспечения регулярного объявления работников компании. чтобы убедиться, что соблюдены социальные положения, содержащиеся в других законах, декретах и ​​коллективных трудовых соглашениях, и что расчеты правильно установлены. Реестр персонала и индивидуальный счет - это два типа социальных документов, рассмотренных ниже. Существуют и другие документы, относящиеся только к определенным категориям работодателей и работников, и которые здесь не рассматриваются.

При необходимости информацией из личных дел могут воспользоваться начальники подразделений, где осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник. Для получения необходимых сведений заинтересованное лицо должно обратиться к начальнику отдела кадров, также допускается обратиться к руководителю предприятия. Далее издается приказ, который дает разрешение на ознакомление с необходимыми документами. Выдается только та информация, которая отвечает направленному запросу. Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.

Лица, которые должны создавать и поддерживать социальные документы

То есть, люди, которые занимают рабочих или лиц, ассимилированных работникам. Поэтому работники. Работники, занимающиеся трудовым договором, такие как. Трудовой договор работника; трудовой договор работника; трудовой договор торгового представителя; внутренний трудовой договор; договор оккупации студентов; договор о найме на дому; временный трудовой договор; временный трудовой договор; трудовой договор оплачиваемого спортсмена; договор об обязательном внутреннем судоходстве; трудовой договор моряков. Которые не связаны трудовым договором, но которые предоставляют услуги под руководством другого лица, такие как.

Свободный доступ к личному делу имеет только сам работник. Дело может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка с документами возвращается на свое место.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников?

После увольнения или выхода на пенсию дела работников могут быть переданы на новое место работы (исключительно по специальному запросу) либо отправлены на хранение в архив.

Лица, ассимилированные работодателям

Инвалиды, участвующие в контрактах специального профессионального реабилитационного обучения; лица, участвующие в договорах ускоренного профессионального обучения. Художники участвовали за вознаграждение за выступления во время выступлений или других мероприятий, за исключением случаев проведения семейных мероприятий; лица, участвующие в перевозке товаров, заказанных им компанией, с помощью транспортных средств, владельцами которых они не являются или покупка которых финансируется, или финансирование, обеспеченное оператором этого предприятия; лица, осуществляющие перевозку лиц на тех же условиях, что и выше.

Лица, которые занимаются учениками

Учеников, связанных контрактом ученичества среднего класса по непрерывному образованию; учеников, связанных контрактом ученичества для наемных профессий. Кто должен хранить социальные документы. Каждый работодатель должен хранить социальные документы на определенный период времени.

При этом срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Это также относится к лицам, имеющим статус работодателя. Они не могут уклониться от своих обязательств по сохранению социальных документов. Реестр персонала, специальный реестр сотрудников и индивидуальный счет составляют часть социальных документов, которые необходимо сохранить.

Бельгийский или иностранный работодатель, созданный в Бельгии

В последних двух случаях сохранение может быть осуществлено только путем предварительного уведомления начальника управления контроля за социальным законодательством района, в котором будут храниться социальные документы.

Работодатель больше не работает в Бельгии

Иностранный работодатель. К бельгийскому месту жительства физического лица, которое хранит документы в качестве агента или служащего работодателя, с обязательством заранее сообщить заказным письмом начальнику округа по контролю за социальными законами. В зарегистрированном офисе или в его домицилии, если они находятся в Бельгии. . В случае размещения работников в Бельгии существуют особые правила для обеспечения работников и сохранения эквивалентных социальных документов.

И 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 26 марта 2007 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 28 марта, а в отдел кадров была передана 31 марта и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 31 марта 2007 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

Если в организации журнал (книга) учета личных дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет одновременно.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку. Эта дата соответствует дате из описи дел структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации. Дата в конце описи проставляется работником кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Пример оформления журнала (книги) учета личных дел приведен в приложении.

Для обеспечения оперативного поиска личных дел кроме журнала (книги) целесообразно вести также вспомогательную алфавитную картотеку (примечание 1 ). Алфавитную картотеку рационально вести в том случае, если личные дела систематизированы в кадровой службе не по алфавиту фамилий работников, а по порядку регистрационных номеров личных дел (п.19 Инструкции допускает и тот, и другой порядок систематизации личных дел в делопроизводстве). Нормативными правовыми актами не определена форма карточки учета личного дела, поэтому ее оформляют произвольно. Не установлена также обязательная структура такой картотеки. Вместе с тем представляется целесообразным делить алфавитную картотеку на два блока: личные дела работающих и личные дела уволенных. По мере увольнения работников карточки будут перемещаться из первого блока во второй. Из последнего блока алфавитные карточки будут передаваться в архив организации одновременно с личными делами, где будут формироваться в справочную картотеку архива.

В кадровой службе могут вестись и иные вспомогательные картотеки, сформированные по различным признакам, например: картотека по структурно-алфавитному признаку (примечание 2 ), отдельные картотеки на личные дела работающих в организации пенсионеров, работников, имеющих ученые степени (звания), и др. Вспомогательные картотеки оказывают большую помощь в оперативном поиске необходимой информации при подготовке отчетов по кадрам и заполнении статистических форм.

Примечание 1. Кроме специальной алфавитной картотеки номера личных дел могут фиксироваться также в личных учетных карточках работников ф.Т-2.

Примечание 2. В такой картотеке карточки на личные дела распределяются по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений - по алфавиту фамилий. Это позволяет быстро выбрать личные дела всех работников требуемого структурного подразделения.