Как сделать выписку из приказа о приеме на работу? Выписка из приказа и протокола Выписка из приказа образец.

В кадровую службу от руководителя организации поступило задание: сделать выписку из приказа о приеме на работу главного бухгалтера. Срочно нужен образец выписки, ведь задание нужно выполнить в кратчайшие сроки. Подскажем кадровику, как правильно ее оформить.

Право на выписки

Помимо заверенных копий кадровых приказов и других документов, связанных с работой, сотрудникам предприятия могу понадобиться выписки из них. Право работников на такие выписки обусловлено прямой нормой законодательства (ст. 62 ТК РФ). Вообще, на подготовку такой выписки дается три рабочих дня с момента поступления заявления от работника (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако, если распоряжение поступило напрямую от директора, лучше не тянуть до последнего.

Итак, выписка из приказа о приеме на работу – это документ, содержащий текст или часть текста, который находится в подлиннике. Такая выписка равносильна заверенной копии. Конечно, сделать и заверить копию подчас проще, но часто имеет смысл делать именно выписку из приказа. Например, чтобы сохранить конфиденциальную информацию о других сотрудниках. Если бы пришлось копировать весь документ целиком, то эти сведения стали бы достоянием персонала.

Образец выписки из приказа о приеме

Выписка из приказа включает в себя название, собственно текст оригинального приказа, заверительную надпись и подпись работника, ответственного за заверение. Если у организации есть собственные фирменные бланки, то выписку из приказа надо оформить именно на таком бланке. Такая норма предусмотрена, действующим до настоящего времени п.1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-X). Так выглядит образец выписки из приказа о приеме:

Выписку из приказа заверяем правильно и в срок

Действующее законодательство предусматривает единый порядок заверения документов (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Так, после текста приказа о приеме на работу делается надпись «Верно» и указываются фамилия, имя, отчество, а также должность компетентного лица, имеющего полномочия заверять выписки. Ставиться его подпись и печать организации (при ее наличии).

Выписка из приказа об увольнении работника - образец ее приводится ниже. Этот документ сотрудник может запросить у работодателя по ряду причин. Что это за причины, а также как верно составить такую выписку, расскажем в нашей статье.

Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении?

Прежде всего, следует заметить, что для специалиста совсем не обязательно иметь какую-то конкретную причину, чтобы получить от своей бывшей компании выписку из приказа об увольнении.

Дело в том, что согласно ст. 62 ТК РФ, если сотрудник обращается к руководству (в письменной форме) с просьбой предоставить какой-либо документ, связанный с его работой на предприятии, то фирма-работодатель должна в обязательном порядке это сделать не позднее чем через 3 рабочих дня. В перечне документов, которые компания обязана выдать, названы, в частности, копии приказов о приеме на работу и увольнении. Непосредственно выписки из приказа нет, однако этот перечень открытый. Следовательно, работник вправе запросить любой документ, который имеет отношение к его работе в компании, включая выписку из приказа об увольнении.

Но для чего она может ему понадобиться? Среди типовых ситуаций можно отметить следующие.

1. Как того требуют нормы трудового права, если специалист приходит устраиваться в компанию после службы в армии, работодатель до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу должен зафиксировать информацию о том, что данный специалист прошел военную службу (подп. 2 п. 21 Правил ведений и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Чтобы внести в книжку такую информацию, фирма должна издать соответствующий приказ, основанием для которого выступает подтверждающий документ, в частности, военный билет (для срочников), выписка из приказа об увольнении (для контрактников).

2. Нельзя исключать, что с имеющейся трудовой книжкой может что-то случиться (сотрудник может случайно ее испортить/потерять и т. д.). В этом случае необходимо книжку восстановить, т. е. сделать дубликат, в котором будет воссоздана вся трудовая биография специалиста. При этом восстановление должно производиться на основании документов, подтверждающих стаж работника: трудовые договоры с прежними работодателями, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении из компаний (разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

О том, по каким правилам происходит восстановление трудовой книжки, см. в статье .

3. Иногда бывает, что работник в течение жизни где-то трудился по всем правилам ТК РФ, однако сведения об этом по какой-то причине не попали в его трудовую книжку. Поэтому, когда дело подходит к пенсии, возникает вопрос: учитывается ли период такой работы в пенсионном стаже специалиста (ведь такой стаж считается на основании трудовой книжки)? Законодатель говорит, что учитывается, но только если указанные периоды подтверждены документально, в том числе выписками из приказов о приеме на работу и увольнении (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

Как корректно составить выписку из приказа об увольнении?

Выписка по своей сути представляет сжатую форму приказа, поэтому и сведения в ней необходимо отражать аналогичные тем, что были в приказе.

О том, как правильно оформить сам приказ об увольнении, см. в статье .

В частности, в выписке должны быть указаны:

реквизиты предприятия;
фамилия увольняемого специалиста;
преамбула приказа;
пункт ТК РФ, в соответствии с которым сотрудник покидает компанию;
фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

При этом подписывать выписку руководитель не должен. Достаточно напротив его фамилии указать слово «подпись».

Вместо руководителя выписку подписывает работник кадровой службы компании, ответственный за ее выдачу, указав при этом: «верно» или «выписка верна».

Скачать образец выписки из приказа об увольнении вы можете на нашем сайте.

Итоги

Выписка из приказа об увольнении может потребоваться, в частности, если необходимо внести запись в трудовую книжку о службе в армии, для оформления дубликата книжки при ее утере, для восстановления пенсионного стажа при расчете пенсии и т. д. Поэтому фирме важно помнить, что выписка должна содержать выжимку из приказа, касающуюся непосредственно причины расторжения трудовых отношений со специалистом.

Чтобы закрыть тему копий и их заверения, сегодня поговорим про выписку. Это тоже своего рода копия документа, но воспроизводящая лишь его часть. Причин воспроизведения лишь фрагмента документа обычно две: первая – исходник содержит закрытую информацию (персональные данные, коммерчески важные сведения), вторая – исходник слишком велик, а для дела нужен лишь незначительный фрагмент его содержания. Кое-что о выписках мы уже разбирали в , а сегодня углубимся в тему.

Запросить выписку может как работник организации, так и государственный или судебный орган. Единственным документом, в котором хоть как-то (впрочем, минимально) озвучены правила подготовки выписок – небезызвестный моим читателям Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» ().

Общие правила подготовки выписок

1. Воспроизвести все реквизиты документа, которые отвечают за его идентификацию: наименование организации, дата и номер документа, место составления, наименование, заголовок;
2. Воспроизвести требуемую часть текста;
3. Воспроизвести реквизит «Подпись» без личного росчерка подписанта;
4. Заверить выписку так же, как копию.

Выписка из приказа

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая – это обоснование управленческого решения, фрагмент текста до слова «ПРИКАЗЫВАЮ». При подготовке выписки из приказа констатирующая часть воспроизводится полностью, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Управленческие решения озвучиваются в распорядительной части текста приказа. Из них при подготовке выписки выбираем только те, что нужны.

Образец выписки из приказа по основной деятельности (все картинки кликабельны)

Если речь идет о приказе по личному составу, составленному по форме, которая когда-то являлась унифицированной (об отмене обязательности применения унифицированных форм документов – ), то поступаем точно так же, как и с приказом по основной деятельности. Отсутствие констатирующей части смущать не должно. Обязательно вносим в выписку основание для издания приказа (обязательная часть любого приказа по личному составу).

Образец выписки из приказа по личному составу

Выписка из протокола

При подготовке выписки из протокола в нее переносятся:
— реквизиты, идентифицирующие документ (организация, дата и номер протокола, место проведения совещания, наименование документа, заголовок);
— председательствующий, секретарь, присутствующие;
— из повестки дня – только вопросы, имеющие отношение к выписке;
— из основных разделов («Слушали», «Решили») необходимую информацию;
— из реквизита «Подпись» только должности, инициалы и фамилии председательствующего и секретаря. Просить их подписать выписку не нужно.
Выписка заверяется так же, как и копия.
Образец выписки из протокола

Многие кадровики ошибочно считают, что выписка из приказа и его копия - это одно и тоже. Читайте о том, как правильно оформить этот документ, когда он требуется, скачайте образцы

Читайте в нашей статье:

Когда требуется

Органы социальной сферы, инспекторы ГИТ, судьи и другие уполномоченные лица периодически требуют у компаний и организаций документы, касающиеся одного из работников. При этом в полном тексте такого документа могут упоминаться другие люди, которые к полученному запросу никакого отношения не имеют.

Не дать затребованный документ - невозможно, как и разглашать конфиденциальные данные других сотрудников. В решении этой дилеммы поможет выписка – копия той части документа, которая относится к конкретному человеку, содержащая преамбулу и те положения приказа, которые нужны направившему запрос лицу. Если приказ состоит из одного-двух пунктов и касается только одного сотрудника, гораздо проще его отксерокопировать, но большие документы нуждаются в ином оформлении.

Как правильно оформить

Строго определённого порядка оформления выписки нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:

название предприятия;
дата;
место составления;
подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.

Выписку можно напечатать, написать от руки, отксерокопировать нужный кусок приказа и допечатать на него нужные данные. Самое главное - наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.

Период действия и хранения

В законодательстве не установлен срок действия для выписки, поэтому по умолчанию этот документ считается бессрочным. Срок хранения зависит от того, откуда были взяты сведения.

Так, приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 утверждён Перечень типовых архивных документов. В пункте 656 этого Перечня сказано, что личные дела, в том числе заявления, копии приказов, должны храниться 75 лет.

Но если сделанная выписка относится к документам, которые не входят в состав личных дел, то храниться она будет только пять лет (п. 665 Перечня).

На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию. А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку. Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности.

Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов:

во-первых, полное воспроизведение реквизитов , вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются;
преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»;
далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа;
далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется;
выписку из документа всегда нужно заверять аналогично , то есть с произведением записи «ВЕРНО», обозначением должности и подписью (с расшифровкой) заверяющего, датой и печатью для сторонней организации; более подробно вопросы этой темы рассматривает отдельная статья.

По схожему образцу оформляется выписка из приказов по личному составу. Принципиальное отличие состоит в отсутствии части текста, который объясняет причины издания приказа (преамбулы). В связи с этим выписка интересующего пункта производится из распорядительной части («Перевести…», «Принять…» и пр.), все остальное аналогично выписке из приказов, касающихся основной деятельности организации.

Более наглядно и понятно это будет выглядеть на конкретном примере: