Выставить счет на оплату от ООО - такая задача может встать как перед начинающим специалистом, так и перед бухгалтером со стажем. В нашей статье мы разберем, что такое счет на оплату, а также рассмотрим его образец.

Что такое счет на оплату

Счет на оплату — это документ, на основании которого компания или ИП оплачивает товары, услуги, работы. По счету может как вноситься аванс, так и осуществляться постоплата. Счет не является обязательным документом для осуществления расчетов между хозяйствующими субъектами.

Форма бланка для выставления счета на оплату для ООО законодательно не регламентирована, так же как и порядок его выставления. В связи с этим продавцы вправе разработать форму самостоятельно и использовать свой шаблон или выставлять счета в свободной форме.

Тем не менее по правилам делового оборота чуть ли не каждая сделка купли-продажи сопровождается выставлением счета. Выписывая счет, продавец как бы напоминает покупателю: «Я жду оплату на такую-то сумму за такой-то товар».

Особая важность счета заключается в том, что он может служить офертой, когда договор не заключается. В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет является офертой, если в нем указаны существенные условия сделки. Когда покупатель оплачивает счет, он тем самым акцептует его, т. е. соглашается с условиями покупки. Счет, оформленный как оферта, после оплаты будет являться документом, который свидетельствует о заключении сделки между продавцом и покупателем даже тогда, когда договор между ними не заключался (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Обязательные реквизиты бланка, служащего для счета на оплату

Итак, унифицированной формы бланка счета на оплату не установлено. Также к такому документу не предъявляются требования п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ о содержании обязательных реквизитов. Кроме того, сам факт выставления счета еще не является финансовым событием, т. к. счет может быть перевыставлен или не оплачен. Однако для того, чтобы покупатель смог правильно оплатить счет, в нем обязательно следует указать:

• наименование и ИНН поставщика;
• платежные реквизиты поставщика;
• наименование и ИНН покупателя.

Без указания этих реквизитов покупатель просто не сможет совершить платеж.

Также продавец может указать в счете и дополнительные реквизиты. Об этом мы поговорим далее.

Дополнительные реквизиты счета. Счет с НДС или без НДС

Дополнительно в счете можно указать:

• Номер и дату — эти реквизиты помогут продавцу не запутаться в расчетах и правильно идентифицировать платеж.
• Основание платежа — наименование товара (работ, услуг), количество, цену и стоимость. Основание платежа указывается для того, чтобы покупатель перед оплатой знал, за что он платит, какое количество товара покупает и по какой цене.
• Ставку и сумму НДС. В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах сумма НДС плательщиками налога должна указываться отдельной строкой. Обычно эта информация располагается в конце табличной части счета. Соответственно, неплательщики НДС или лица, пользующиеся льготой по налогу, в счетах указывают: «Без НДС».
• Адрес и телефон продавца.
• Другие реквизиты.

Продавец для удобства и привлечения клиентов может указать в счете свой адрес, телефон или другую информацию (часы работы отдела доставки, схему подъезда).

Также в счете можно прописать срок его действия. Срок важен особенно для счетов, выставленных в иностранной валюте или зависящих от ее курса. Часто в нижней части счета можно увидеть: «Счет действителен 10 дней». Это означает, что если покупатель оплатил счет спустя это время, то продавец может отказать в поставке товара или оказании услуги (выполнении работы), т. к. по какой-то причине могла измениться цена или товара не осталось на складе.

Без подписи руководителя и бухгалтера, а также печати счет будет действителен, если политикой компании предусмотрена такая форма счета.

Счет — это первичка или нет?

Многие спорят и ошибочно утверждают, что в счете обязательно должны присутствовать подпись руководителя и печать компании, т. к. счет — это первичный документ.

Давайте вместе разберемся, является счет первичкой или нет. С принятием закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать перестала быть обязательной к применению.

Многие крупные компании не производят оплату даже по заключенным договорам без получения счета. Дело в том, что отделу, отвечающему за оплату по договорам и бездоговорным поставкам, удобнее производить оплату по счету: в счете всегда указаны действительные платежные реквизиты продавца; оригинал счета прикладывается к заявке на оплату или хранится вместе с платежными поручениями.

То есть фактически мы признаем, что счет — это первичный документ. Но это не так. На поставку товара, оказанные услуги и выполненные работы уже выписывается первичный документ — товарная накладная, акт и т. п., который документально подтверждает действительность сделки и факт исполнения договора, а значит, возникновение обязательства по оплате товара (работ, услуг). Оплату по сделке можно произвести и на основании накладной, акта или договора.

Не знаете свои права?

Счет — это вторичный документ

Итак, счет является не первичным, а вторичным документом, служащим скорее для правильного заполнения платежных реквизитов продавца. Кроме того, первичным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни юридического или физлица. А счет является не фиксацией такого факта, а напоминанием или желанием продавца получить оплату за свой товар, работу или услугу по случившемуся факту поставки.

Также счет может играть роль коммерческого предложения потенциальному клиенту. Оплата счета в данном случае будет служить соглашением к данному предложению. Если покупатель не согласен с условиями предстоящей сделки, то он может просто проигнорировать счет, а направление письма с отказом в данном случае не предусмотрено.

Кроме того, на основании счета ни одна из сторон сделки не делает в учете никаких проводок.

Образец счета на оплату

Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС.

С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.

В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.

В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.

В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.

Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.

Способы заполнения счета

Счет может быть распечатан на фирменном бланке компании.

Существует несколько способов заполнения счета:

1. Найти бланк в интернете, распечатать и заполнить его от руки.

Данный способ будет выглядеть непрезентабельно, если ваш покупатель — крупная компания и вы рассчитываете продолжить взаимовыгодное сотрудничество. Однако такой вариант имеет место на труднодоступных территориях или при небольших объемах торговли с юридическими лицами.

1. Взять предложенный образец выставления счета на оплату от ООО и далее использовать его как шаблон, заполняя в электронном виде. Такой вариант приемлем, когда торговля имеет уникальный характер и не всегда учетную программу можно оперативно подстроить под специфический вид бизнеса.
2. Использовать бухгалтерскую или другую учетную программу, например «1С».

Очень удобно при выписке счета с применением программы «зашить» в форму счета логотип или фирменный знак компании. Или можно использовать счет как элемент рекламы, добавляя туда необходимую информацию.

Второй и третий способы удобнее в применении и позволят избежать ошибок при заполнении.

Отправить или передать счет можно:

• через «Почту России»;
• курьерской службой;
• по факсу;
• по электронной почте;
• с помощью ЭДО (электронного документооборота).

Как мы понимаем, последние три способа позволят покупателю быстрее получить счет, а значит, сократить сроки согласования и оплаты.

Выставление счета физлицу

Зачем может потребоваться выставление счета физическому лицу? В наше время физические лица — не предприниматели все чаще используют безналичную форму оплаты. Потому что не всегда есть возможность, например, оплатить покупку на сайте по банковской карте. А через специальное банковское приложение можно оплатить счет, не приезжая в офис продавца или магазин. В этом случае счет ничем не будет отличаться от обычного счета, используемого компанией в работе.

В случае если физическое лицо будет выступать продавцом товара, работ или услуг, то для оплаты покупатель — юрлицо или ИП — может потребовать счет. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда компания арендует квартиру для своих работников у физлица или, например, покупается предмет интерьера у частного мастера. Чаще всего с физлицом составляется договор, в котором прописываются все обязательные реквизиты, в том числе данные для оплаты. Но если покупатель просит счет, то можно также воспользоваться нашим образцом, вставив свои реквизиты и данные покупателя.

В нашей статье мы рассмотрели обязательные и дополнительные реквизиты счета. Предложенный образец поможет бухгалтеру в работе при оформлении этого документа. Попутно мы поговорили о счете физлицу. А наши размышления о том, является ли счет первичным или вторичным документом, расставили все точки над «и» в обсуждении этого документа.

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx , .xlsx .

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера - нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Счетом на оплату называют документ, который выставляется продавцом товаров или услуг покупателю. Таким образом, подтверждается факт продажи и возникают основания для внесения оплаты.

Как выставить счет на оплату?

Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично. Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?

Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.

Бланки счетов на оплату 2018-2019 года

Предлагаем вам бесплатно скачать пустые бланки счетов на оплату, действительные в 2019 году.

Как заполнить бланк счета на оплату?

Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.

При выставлении счета на оплату в него включают:

• Номер счета (нумерация ведется с января текущего года) и дату его создания.
• Название продавца, юридический адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
• Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
• Данные об услуге или товаре: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
• Данные об НДС.
• Срок оплаты счета (при необходимости).
• Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Почему в КУБе удобнее выставлять счета. Видео.

Образцы заполнения счетов

Чтобы правильно внести в бланк реквизиты своей организации (или ИП) и плательщика, бесплатно скачайте шаблоны заполнения счета на оплату услуг и товаров.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Как отражать НДС в счете на оплату?

В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.

В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?

Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Как выставить счет на оплату: оформление документации по сделке, разница между ИП и ООО + перечень критериев правильного счета.

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату , есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
4. Описание предмета соглашения (детальное).
5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855 )

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО .

Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

В предыдущей графе или таблице надо указать количество , если случай того требует (не все можно измерить количественно).

Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату , как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту