Задачи руководителей по соблюдению режима секретности
1. Руководитель обязан организовать обучение и проверить знания основных положений документов по режиму секретности;
2. Для исполнения секретных документов использовать только специальные блокноты, зарегистрированные тетради или предварительно учтенные в секретариате отдельные листы бумаги;
3. Обеспечение контроля за тем, чтобы передача секретных документов от одного работника другому осуществлялась только под роспись;
4. Снабдить всех сотрудников, работающих с секретными документами металлическими сейфами с двумя экземплярами ключей и личными печатями сотрудников;
5. При формировании документов в дела необходимо производить отметки в журналах или карточках в какой том и на какой странице подшит документ;
6. Исключить вынос секретной документации за пределы ведомственных зданий в обход существующих правил;
7. Исключить перевоз секретных документов без надлежащей охраны на личном или общественном транспорте.
Делопроизводство – документирование и организация работы с документами (документооборот).
Документирование – составление, оформление и печатание, размножение документа.
Документооборот – движение документа внутри органа с момента его получения или создания до отправки или уничтожения.
В зависимости от документооборота учет документов ведется в журналах или карточках. При организации делопроизводства разрабатывается номенклатура дел и оформляется журнал учета журналов и карточек. Данный журнал является переходящим. В секретном делопроизводстве используется журналы и карточки для входящей, исходящей и документации внутреннего обращения.
Журналы и карточки входящих и исходящих, документов внутреннего обращения заводятся ежегодно, остальные ведутся до окончания.
Оформление журналов
Каждый журнал или карточка регистрируются и выдаются исполнителю под расписку. Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и опечатаны. На последнем листе каждого журнала делается заверительная надпись работника секретариата о количестве опечатанных в журнале листов.
Всем документам и входящим и исходящим регистрируемый номер присваивается один раз, под которым они затем везде учитываются. После регистрационного номера указывается: ОВ, СС или С.
Документы ОВ учитываются отдельно, а СС и С – вместе. Если в журнал внесены исправления, они заверяются подписью и датой. Запрещено надписи подчищать и замазывать.
Порядок хранения секретных документов
Требования к помещениям:
1. Должны находиться в средних этажах зданий и не должны иметь вблизи различных сооружений, облегчающих возможность проникновения (пожарных лестниц, водосточных труб, балконов, крыш, пристроек).
2. Помещение должно быть изолированным, отвечающее требованиям противопожарной безопасности, желательно с капитальными стенами и перекрытиями.
3. Должны иметь металлические или деревянные обитые железом двери с надежными замками.
4. Окна должны оснащаться средствами, исключающими возможность просмотра через них секретных документов, а также проникновения через них в помещение.
5. При необходимости окна и двери блокируются сигнализацией.
6. Возможна охрана людьми.
В целях исключения доступа посторонних лиц в местах хранения секретных документов, они оборудуются специальными окнами для приема и выдачи документов.
Работа с документами, не подлежащими выдаче на рабочие места, осуществляется в специальных изолированных комнатах. Доступ в эти помещения разрешен исключительно руководителям органов, работникам секретариата и лицам, отвечающим за сохранность документов.
Документы Особой Важности хранятся только в сейфах отдельно от других документов. С и СС могут храниться на открытых стеллажах.
Работники, работающие с секретными документами должны иметь сейф, второй ключ от которого находится у ответственного лица. По окончании рабочего дня опечатывается сейф, помещение. Рабочий день начинается с осмотра печатей. Если печать нарушена, об этом докладывается руководителю и проводится проверка. Если в отсутствии лица необходимо вскрыть его сейф для изъятия документов, то создается комиссия и составляется акт вскрытия помещения и изъятия документов.
В случае пожара и других стихийных бедствий разрабатывается инструкция, утвержденная начальником, предусматривающая порядок вызова ответственных должностных лиц, вскрытия помещений, очередность спасания дел и документов, а также порядок их последующего размещения.
Печатание и учет документов в машинописном бюро
Помещение, где работает машинистка должно отвечать безопасности.
Принимает машинистка черновики, только на зарегистрированной бумаге (листы, спецблокнот). Эти черновики регистрируются в журнале машбюро.
На отпечатанном документе в правом верхнем углу гриф секретности и номер пункта перечня, в соответствии с которым проведено засекречивание и номер экземпляра. На обороте каждого листа указывается номер машбюро, количество отпечатанных экземпляров и для кого отпечатаны, фамилия машинистки и фамилия исполнителя. Если секретный документ печатает сам исполнитель, то документ вначале регистрируется в машбюро, а затем туда же сдается для оформления.
Оформление, учет, хранение рабочих тетрадей, специальных блокнотов и порядок их уничтожения
Рабочие тетради предназначены для ведения секретных записей. Эти тетради учитываются в журнале. Листы тетради нумеруются, прошиваются, опечатываются и заверяются подписью работника секретариата.
Спецблокноты для подготовки черновиков также учитываются в журнале, листы и корешки нумеруются.
Отдельные листы бумаги, выдаваемые исполнителем для составления документов и черновиков также учитываются в журнале. На таких листах проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты.
Для учета и передачи секретных документов, находящихся у исполнителей секретариат выделят внутренние описи, которые регистрируются в журнале.
Порядок уничтожения секретных документов
Приказом начальника создается комиссия. Комиссия отбирает документы, подлежащие уничтожению и составляет акт, в котором перечисляются документы, отобранные для уничтожения. Уничтожаются обычно в топках или измельчением в специальных машинах.
Акт уничтожения документов
________________
(гриф секретности)
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
_________________________________
(должность)
____________ __________________
(подпись) (фамилия)
«___»___________________20__ г.
АКТ №________
Комиссия в составе _________________________________________________________
(должности и фамилии)
________________________________________________________________________________
Отобрала для уничтожения, утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:
Всего подлежит уничтожению _________________________________ наименований (прописью)
документальных материалов в ________________ экземплярах, в _______________ томах.
(прописью) (прописью)
Члены комиссии:
1. ________________________________
2. ________________________________
3. ________________________________
(подписи)
«____»_________________20__ г.
Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил _________________________________________________________
(фамилия, подпись)
Документальные материалы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем ___________________________________________________
«____»________________20 г.
Члены комиссии:
1. _______________________________
2. _______________________________
3. _______________________________
(подписи)
Отметки в учетах об уничтожении документальных материалов произвел _________________________________________________________
(фамилия, подпись)
«____»________________20__ г.
Без составления акта, но с отметкой в журнале учета и проставлением даты уничтожения, уничтожаются следующие материалы:
· черновики и проекты секретных сведений;
· испорченные листы спецблокнотов;
· корешки спецблокнотов и внутренние описи,
· испорченные секретные бланки и т.д.
Порядок обращения со сведениями ограниченного распространения
Касается служебной информации. Эти сведения не составляют государственной тайны, однако ее разглашение может нанести ущерб интересам ведомства. Обычно на таких документах ставится гриф ДСП. За утрату данных сведений, наступает только дисциплинарная ответственность.
Проверка наличия документов
Осуществляется в целях предупреждения их утраты и соблюдения порядка их хранения и работы с ними. Осуществляется комиссией, которая по результатам проверки составляется акт.
Сроки проверки: документы особой важности проверяются ежемесячно; секретные и совершенно секретные документы, не подшитые в дела – один раз в полгода; по окончании года проверяются все документы; документы с грифом ДСП проверяются один раз в год.
В ходе проверки не требуется сдача документов исполнителями, однако, их наличие на рабочем месте обязательно.
С разрешения начальника органа могут проводиться внезапные проверки.
Проведение служебного расследования
По каждому факту разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, проводится служебное расследование. Для этого приказом начальника создается комиссия из трех человек, которые не заинтересованы в исходе дела. Комиссия вправе производить осмотр помещений, сейфов и других мест, где могут находиться утраченные документы, проверять полистно секретную документацию, опрашивать сотрудников, виновных в разглашении секретных сведений, либо утрате документов, а также других сотрудников, которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств разглашения, либо утраты документов.
На проведение служебного расследования, отводится срок не более месяца. По окончании расследования комиссия составляет заключение, к которому прилагаются объяснение лиц, акт осмотра и другие документы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
по факту утраты
ООО «Вихрь»
г.Брянск «__» __________ 20__ г.
Я, начальник службы безопасности ООО «Вихрь» ____________________, рассмотрев факты утраты документа, установил, что «__» __________ 20__г. сотрудник ______________ получил секретный документ, о чем расписался в журнале учета секретных документов.
Обеспечение режима секретности в других государствах
Самая жесткая система защиты информации в США. Она предусматривает возможность проверки сотрудников на благонадежность путем перлюстрации корреспонденции (прочтения, просмотра), прослушивания телефонов, слежки, провокации. Осуществляется контрразведывательное образование населения, включающее воспитание ответственности за охрану секретов, бдительности, выработку умения давать правильную оценку действиям, представляющим угрозу национальной безопасности.
В Великобритании защита информации базируется на законе «О Государственной тайне» 1911 года, который предусматривает радиоперехват, подслушивание телефонов, перлюстрацию корреспонденции.
Во Франции информация защищается на основании закона 1960 года «О секретах», который предусматривает смертную казнь. Ответственность также наступает за разглашение сведений по неосторожности.
В Германии защита информации регулируется нормативными актами МВД. Директива «О безопасности» 1988 года предусматривает создание федеральных органов, уполномоченных по охране секретов. Согласно этой директиве не допускаются к работе с секретной документацией лица с политической неблагонадежностью, психическими расстройствами, половыми извращениями, лиц, чьи биографические сведения нельзя подтвердить.
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"Порядок обращения с секретными документами"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"Порядок разработки секретных документов"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"Пересылка секретных документов"
СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
"Размножение секретных документов"
Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.
"Уничтожение секретных документов"
СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:
Оценка ценности СД;
Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
Написание акта на уничтожение СД;
Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
Акт на уничтожение СД хранится в 1-ом отделе и является отчетным документом при проверках.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ТЕМА №9 - ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ
Лекция 13 – Принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
2. Проверка правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (карточек)
3. Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов дел и носителей
Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них,выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах Отметок о таком движении документов также могут случаться ошибке, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. "Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и следующего возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:
Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек)
Сразу после регистрации;
Проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации,
- сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок
По истечении каждого квартала;
Проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации,
Один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);
Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах,
Один раз в год по истечении года (годовая проверка).
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дед и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:
Охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;
Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
Фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.
Страница: 3
Архив
215. Секретные дела вносятся в номенклатуру дел руководителем учреждения или СОГТ совместно с руководителями структурных подразделений и заведующим архивом учреждения в конце текущего года на очередной год с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов, сроков их хранения и в соответствии с правилами архивной работы.
При небольшом количестве секретных дел (не более 10) номенклатура дел может составляться на несколько лет, но не более пяти.
216. Номенклатура секретных дел утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января очередного года.
217. Номенклатура секретных дел учитывается по журналу учета внутренних документов и хранится в течение года у руководителя учреждения или СОГТ. После проверки наличия документов указанная номенклатура подшивается в отдельное дело.
218. Изменения и дополнения в номенклатуру секретных дел вносятся с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ по представлению руководителей структурных подразделений.
219. Сроки хранения секретных дел, включенных в номенклатуру дел, указанную в пункте 217 настоящего Порядка, определяются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков их хранения.
220. Тома секретных дел и журналов учета вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения и с указанием имени и фамилии работника, ответственного за ведение дел (томов) и журнала учета. По законченным делам (томам) в номенклатуре делаются записи о дате заведения дела (тома), количестве листов и других необходимых данных. Если в течение года в учреждении заводятся новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
221. По окончании года в конце номенклатуры дел указывается количество заведенных секретных дел (томов) постоянного и временного хранения и дел, переходящих на следующий год.
222. Номенклатура дел является основным учетным документом секретных дел текущего года, а порядковые номера дел по номенклатуре являются номерами дел текущего года.
223. При большом количестве дел, включенных в номенклатуру дел, им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела (в пределах номенклатуры дел данного структурного подразделения).
224. Секретные дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
1) тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, т.е. относятся к одному вопросу или одной теме;
2) по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты);
3) корреспондентскому, при котором в одно дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями либо по другим признакам.
225. Секретные дела формируются и оформляются в соответствии с правилами архивной работы.
226. в дела группируются секретные документы текущего года. Исключение составляют переходящие дела, которые заводятся в ограниченном количестве.
Документы постоянного хранения комплектуются в дела отдельно от документов временного хранения. в дела подшиваются только исполненные документы.
227. При приеме секретных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дела, рассылки, фамилий исполнителей, а также соответствие грифа секретности документов грифу секретности дела.
На обложке дела (тома) указывается гриф секретности, наименование учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома), заголовок (наименование дела) или, при необходимости, шифр темы в соответствии с номенклатурой дел, год начала ведения дела, количество листов дела (тома) и срок его хранения.
228. в заголовках дел с секретными распорядительными документами указывается вид документов и их характер (подлинники или копии).
229. Дата начала ведения дела, проставляемая в номенклатуре секретных дел, должна соответствовать дате поступления первого документа на подшивку в дело. Даты начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам подшитых в нем документов. Эти даты проставляются на обложке дел, законченных делопроизводством.
230. Обложки секретных дел должны соответствовать действующим стандартам.
231. Одновременно с делом заводится также карточка регистрации дела, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая хранится вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись дела ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.
232. Листы законченного секретного дела должны быть сброшюрованы и пронумерованы, а также должна быть составлена внутренняя опись. На описи и на специально подшитом листе в конце дела (тома) должна быть сделана заверительная надпись.
Все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа; названия документов с номерами листов вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Листы ознакомления с распорядительными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
233. По окончании секретного дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в него документов, а также должность и фамилия руководителя учреждения или работника СОГТ, который оформил эту опись, а на специально подшитом в конце дела (тома) листе производится цифрами и прописью надпись о количестве подшитых в нем листов.
Дело (том) с документами нумеруется, опечатывается (пломбируется) и заверяется руководителем учреждения или работником СОГТ, оформляющим дело (том). Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати руководителя учреждения или СОГТ, которая наклеивается так, чтобы захватывался шнурок, использованный для прошивки дела (тома).
234. Каждый том секретного дела должен содержать не более 250 листов. в случае поступления на подшивку документов свыше этого количества заводится следующий том дела с указанием его порядкового номера. Включение в дело не относящихся к нему документов запрещается.
235. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписью руководителя учреждения или работника СОГТ.
236. Секретные документы в течение года могут подшиваться скоросшивателем или храниться в рабочей папке. После окончания года они должны подшиваться в дело. в делах, находящихся в скоросшивателе или в рабочей папке ведется внутренняя опись имеющихся в них документов и оформляется титульный лист, на котором делаются надписи в соответствии с настоящим Порядком. При необходимости исполнителям выдаются необходимые им документы. При этом в карточке регистрации документа (дела) записывается номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.
237. Секретное дело выдается руководителем учреждения или СОГТ пользователям государственной тайной под расписку.
238. Изъятие из дела (тома) секретных документов или перемещение их из одного дела (тома) в другое производится только с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ с вложением в дело (том) заменяющей их справки. в случае безвозвратного изъятия из дела документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета секретных документов текущего года с отметкой об этом в заменяющей их справке.
Справка подписывается руководителем учреждения или работником СОГТ и руководителем структурного подразделения, с разрешения которого изымаются документы. Отметки об изменении количества листов дела при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.
239. Законченные делопроизводством секретные дела, журналы учета и карточки, а также номенклатуры дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с правилами архивной работы и требованиями настоящего Порядка. Номенклатуры дел хранятся постоянно, а журналы учета - не менее 5 лет.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОТБОР СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ и ДЕЛ на ХРАНЕНИЕ И
УНИЧТОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК ИХ ПЕРЕДАЧИ в АРХИВ
240. Экспертизой ценности секретных документов, передачей секретных документов на хранение в архив, отбором их на уничтожение и подготовкой документов для указанных действий занимается комиссия, в состав которой включается не менее двух человек, имеющих допуск. Эти лица руководствуются в своей работе правилами, устанавливаемыми Архивным департаментом, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения.
241. Комиссия, указанная в пункте 240 настоящего Порядка, осуществляет ежегодный отбор секретных документов и дел для постоянного или временного хранения либо уничтожения, рассматривает описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, а также акты об уничтожении документов и дел и выносит соответствующие решения, которые утверждаются руководителем учреждения.
242. После проверки правильности оформления и систематизации дела нумеруются и включаются в описи по возрастающей нумерации.
243. Описи на дела постоянного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов и примечания. Описи хранятся постоянно.
244. Описи на дела временного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения и номера статей в перечне сроков хранения документов. Описи хранятся в архиве до уничтожения всех учтенных в них дел, но не менее 10 лет.
245. Перед первой единицей хранения каждого нового структурного подразделения в описи указывается его наименование.
Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером, который ей был присвоен после систематизации секретных дел. в конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения.
246. Экземпляры описей с расписками работников архива в приемке дел подшиваются руководителем учреждения или СОГТ в специальное дело, в котором они хранятся до сдачи учтенных по ним дел в Государственный архив. Формы описей дел, порядок их составления и утверждения устанавливаются Архивным департаментом.
247. Работники ведомственного архива проверяют правильность отбора секретных документов и дел, сдаваемых в архив, и их описей.
Оформленные с нарушением установленных правил документы и дела, а также их описи подлежат исправлению сотрудниками, ответственными за сдачу документов и дел в архив.
248. Описи секретных дел, отобранных для постоянного хранения, представляются ведомственным архивом в течение года Государственному архиву на утверждение.
249. Секретные документы и дела временного хранения сдаются по истечении установленного срока их хранения в ведомственном архиве в соответствующий государственный архив в соответствии с правилами архивной работы.
В случае реорганизации или ликвидации учреждения для решения вопроса о дальнейшем хранении или передаче в государственный архив секретных документов и дел создается комиссия, в состав которой включается также представитель Архивного департамента. Все члены комиссии должны иметь допуск.
250. Документы и дела временного хранения по истечении установленных сроков подлежат уничтожению в соответствии с настоящим Порядком.
251. в архивных хранилищах сотрудниками архивов составляются план и схема размещения секретных документов и дел и на случай аварийных ситуаций их эвакуации, которые утверждаются руководителем архива.
Перемещение документов внутри хранилищ может производиться только с разрешения руководителя архива.
252. Секретные документы и дела, хранящиеся в ведомственных архивах, могут выдаваться для временного пользования и просмотра пользователем государственной тайной с разрешения руководителя учреждения или СОГТ. Ознакомление пользователя государственной государственной тайной с секретными архивными документами производится только в архиве.
253. Проверка наличия секретных документов и дел в ведомственных архивах проводится не реже одного раза в 5 лет.
254. Изменения грифа секретности или рассекречивание документов и дел, хранящихся в ведомственном архиве, производится с соблюдением требований настоящего Порядка. О рассекречивании хранящихся в ведомственном архиве секретных документов и дел (без зачеркивания и изъятия частей текста) делается отметка на титульном листе документа и обложке дела. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации архива.
УНИЧТОЖЕНИЕ НОСИТЕЛЕЙ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
255. Уничтожению подлежат носители секретной информации, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности.
256. Руководитель учреждения устанавливает порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми носителями секретной информации, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению материалов. Указанный порядок утверждается руководителем учреждения.
257. Носители секретной информации уничтожаются путем сжигания, плавки, дробления, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.
258. Носители секретной информации уничтожаются на основании решения назначенной руководителем учреждения комиссии в составе не менее двух человек. Оба члена комиссии должны иметь допуск. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Секретные документы или дела с истекшими сроками хранения уничтожаются учреждением после утверждения описей дел постоянного хранения соответствующим государственным архивным учреждением.
259. Без составления акта, но с отметкой в журнале учета с проставлением даты уничтожаются следующие носители секретной информации:
1) черновики и проекты секретных документов (отметки об уничтожении заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
2) испорченные листы спецблокнотов (отметки об уничтожении делаются на контрольном листе спецблокнотов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
3) корешки спецблокнотов, испорченные листы бумаги (формы, бланки), состоящие на специальном учете (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются с подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
4) бракованные экземпляры (листы) размноженных секретных документов, секретные технические документы, состоящие на предварительном учете, и их брак (отметки об уничтожении делаются в журнале учета выполняемых работ или в наряде и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
5) отдельные перепечатанные и бракованные листы (отметки об уничтожении делаются в журнале отпечатанных документов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и машинистки);
6) испорченные бланки паспортов и формуляров на секретные изделия, протоколов сборки и приемных испытаний (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
7) звукозаписи секретной информации (отметки о стирании путем последующей записи на тот же носитель и о размагничивании записей делаются в журнале учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
8) все промежуточные материалы, образовавшиеся в процессе изготовления кино- и фотодокументов, содержащих секретную информацию.
260. Носители секретной информации, подлежащие уничтожению без акта, уничтожаются после проставления соответствующей отметки в учетном документе или помещаются после измельчения в специально отведенное для этого место в режимном помещении и затем уничтожаются по мере их накопления.
261. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные секретные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается в какие новые дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам учета текущего года. в журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов. в акте об уничтожении указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.
Секретные дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.
262. Перед включением в акт каждого носителя секретной информации, подлежащего уничтожению, сверяется с журналом учета его наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество экземпляров и листов.
Отобранные и включенные в акт об уничтожении носители секретной информации после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других документов и дел.
263. в акт об уничтожении носителей секретной информации запрещается вносить какие-либо исправления (вычеркивания, приписки). в исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
264. Уничтожение носителей секретной информации до утверждения акта запрещается. Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверять уничтожаемые носители информации с записями в акте.
265. Уничтожение носителей секретной информации должно производиться в максимально короткий срок после утверждения акта. Если материалы вывозятся для уничтожения за пределы учреждения, то они уничтожаются в тот же день.
266. Носители секретной информации доставляются к месту уничтожения в опечатанной таре (мешках, ящиках и т.п.).
Материалы уничтожаются комиссией в составе не менее двух человек, принимавших участие в составлении акта об уничтожении.
267. После уничтожения носителей секретной информации участвовавшие в этой работе работники производят запись в акте об уничтожении носителей информации и заверяют ее своими подписями, а в журнале учета делают отметки с указанием номера акта и даты его регистрации.
Запрещается переписывать акт об уничтожении носителей секретной информации после сверки согласно пункту 262 настоящего Порядка, а также делать отметки в журнале учета до уничтожения носителей информации. Выносить акты описи и другую документацию к месту уничтожения носителей информации запрещается.
268. Акты об уничтожении секретных дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении других носителей информации - 10 лет. Эти акты хранятся руководителем учреждения или СОГТ.
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ и СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
269. Руководитель учреждения или СОГТ не реже одного раза в квартал проверяет наличие и состояние всех полученных, опечатанных, учтенных за проверяемый период, не подшитых в дела или не скомплектованных в отдельные папки секретных документов.
270. После окончания календарного года проводится проверка наличия и состояния секретных документов и дел, независимо от времени засекречивания и от того, где и у кого они находятся (исключая архивы). Проверка проводится назначенной руководителем учреждения комиссией в составе не менее двух человек, которые должны иметь допуск.
271. в ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) секретных документов за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.
При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты об уничтожении документов и другие формы учетной документации.
272. По результатам контроля составляется акт, в котором указываются:
1) вид проверки;
2) наименование подразделения, где проводилась проверка;
3) основание проведения проверки;
4) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;
5) краткая характеристика состояния делопроизводства и соблюдение настоящего Порядка в работе пользователя государственной тайной с секретными документами;
6) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период по всем видам учета раздельно;
7) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;
8) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины непредъявления;
9) другие выявленные нарушения требований настоящего Порядка, допущенные пользователями государственной тайной, с указанием их фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
10) выводы и предложения по результатам проверки и меры по устранению выявленных нарушений.
Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
273. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ, а также ставится в известность полиция безопасности.
274. Руководитель учреждения или СОГТ обязан устранить недостатки, выявленные в ходе проверки.
ОБРАБОТКА СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ
СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ (СВТ)
275. Секретную информацию разрешается вводить только в СВТ и обрабатывать ее при помощи СВТ, не включенных в вычислительную сеть общего пользования.
276. При применении СВТ для обработки секретной информации создается система защиты секретной информации (в дальнейшем - СЗСИ), которая включает в себя совокупность организационных мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения несанкционированного доступа с секретной информации, ее утечки (в том числе наблюдения за излучением) и разрушения.
277. СЗСИ должно предотвращать:
1) гибель имущества, доступ или приведение его в негодность - выведение из строя (уничтожение компонента технического обеспечения, стирание программы или файла с информацией, недоступность к файлу на диске вследствие неисправности операционной системы или программы управления файлами);
2) посягательство неуполномоченного субъекта (лица, программы, вычислительной системы) на конфиденциальность - захват информации;
3) внесение несанкционированного изменения - модификацию;
4) добавление в вычислительную систему фальсифицированного объекта, репродукцию сообщения в ложном контексте, отрицание отправки или получения сообщения - фальсификацию.
278. СЗСИ должна содержать также дневник ревизий. в дневнике ревизий автоматически регистрируются все существенные события, отражающие пользование системой (дата и время регистрации; использованная рабочая станция или терминал; идентификатор работы, программы или файла; операции; выдача распечаток) и отказы системы, а также действия лиц, работавших с системой (работы по управлению и техническому обслуживанию).
279. Обработка секретной информации на СВТ разрешается только после создания СЗСИ и в случае ее функционирования.
280. Вся секретная информация должна содержаться в СВТ в криптографическом виде, за исключением случаев, когда СВТ не включены в вычислительную сеть и находятся в спецпомещении. При распечатке и копировании секретной информации должны соблюдаться все требования настоящего Порядка.
281. Наладочные и экспериментальные работы (опробование программ, формирование массивов, испытание терминалов и др.) производятся с применением несекретной (условной) информации. Указанные работы могут проводиться с применением секретной (реальной) информации при условии соблюдения настоящего Порядка.
282. После капитального ремонта помещений, установления и монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка функционирования СЗСИ. в иных случаях СЗСИ проверяется не реже одного раза в год. Проверяющие должны иметь допуск.
283. По результатам проверки функционирования СЗСИ составляется акт, который подписывается всеми участниками проверки. Акт утверждается руководителем учреждения.
284. в случае обнаружения не предусмотренных проектом отводов кабелей, проводов и других отклонений от технической документации, которые свидетельствуют о возможных попытках или фактах несанкционированного доступа к носителям секретной информации и могут привести к утечке или разрушению секретной информации, обрабатываемой на СВТ, об этом немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ и полиции безопасности. Дальнейшее пользование СВТ прекращается до получения указаний.
286. При приобретении и доставке в Эстонию импортной вычислительной техники должны применяться меры, исключающие возможность получения иностранными организациями, фирмами и их представителями сведений о ведомственной принадлежности заказчика и конкретных местах установки этих средств.
287. Полицией безопасности может до начала применения или во время применения технических средств проводиться специальная лабораторная проверка.
КОНТРОЛЬ ЗА ОХРАНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ
288. Контроль за охраной государственной тайны в учреждениях осуществляется в целях изучения и оценки фактической сохранности, выявления недостатков и нарушений в соблюдении настоящего Порядка, а также установления причин недостатков и нарушений и разработки предложений по их устранению и предотвращению.
289. Контроль за охраной государственной тайны осуществляют:
1) внутри учреждения - руководитель учреждения или СОГТ в соответствии с настоящим Порядком;
2) полиция безопасности.
Для проведения проверки сотрудниками полиции безопасности должен быть обеспечен допуск к территории режимного объекта (к режимным помещениям).
290. Проверяющие имеют право ознакомляться со всеми носителями секретной информации, журналами учета и иными материалами по проверяемым вопросам.
291. По результатам проверки составляется акт, в котором должны быть отражены состояние охраны государственной тайны, выявленные недостатки и нарушения и предложения по их устранению. Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр передается полиции безопасности и второй - учреждению, в котором была проведена проверка.
292. в случае выявления нарушений настоящего Порядка, которые приводят или могут реально привести к утечке секретной информации, проверяющие вправе принимать решения о приостановке работы с секретной информацией до создания необходимых условий.
_______________
