Введение

Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы делопроизводства.

Основная часть

В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил.

  • 1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.
  • 2. В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре. Например, в дело под заголовком «Переписка об аттестации и установлении квалификации работникам государственных архивов» не могут включаться письма, связанные с решением других вопросов, даже кадровых (например, переписка об учете и распределении кадров, о направлении на работу молодых специалистов и т.д.). Для этих документов должны заводиться отдельные дела.
  • 3. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.
  • 4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:
    • · приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
    • · годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
    • · первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

  • 1. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.
  • 2. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
  • 3. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.
  • 4. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним - датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.

Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху - следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.

Вопросно-логическая последовательность предполагает группировку в деле документов, связанных с решением одного вопроса. Например, в деле с перепиской вместе должны быть подшиты письмо-запрос и письмо-ответ независимо от того, включались ли в это дело еще какие-либо документы в период между отправкой запроса и получением ответа. Если переписка по этому же вопросу продолжалась в течение года, то все соответствующие письма должны быть подшиты вместе с первоначальным запросом и ответом.

Как правило, при формировании дел применяется комбинированный вопросно-хронологический принцип.

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности. дело документ отчет формирование

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагаются в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета могут формироваться в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них - по алфавиту фамилий.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. При этом отдельно группируются предложения и заявления по улучшению работы организации (документы постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

Дела с перепиской формируются в логически-хронологической последовательности. Запрещается формировать переписку в два дела по принципу «Входящие документы» - «Исходящие документы».

Уже отмечалось, что дела в организации заводятся, как правило, в начале делопроизводственного года. Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда в течение года (например, в марте, июле и т.д.) появляется новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено. В этом случае независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Рассмотрим пример. В отделе кадров организации традиционно, из года в год, велись дела с перепиской под заголовками: «Об аттестации и квалификации работников» и «О приеме, распределении, учете кадров». Соответствующие дела были включены в номенклатуру дел на 2002 г. и заведены в делопроизводстве. Однако в июле 2002 г. в связи с необходимостью переподготовки и повышения квалификации работников организации отдел кадров начал переписку с заинтересованными лицами по указанному вопросу. В этом случае в отделе кадров должно быть заведено новое дело под заголовком «Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров». Подшивка документов по этому вопросу в заведенные ранее два дела не допускается. Заголовок вновь заведенного дела вносится в номенклатуру дел организации в раздел «Отдел кадров» под резервным индексом.

По окончании делопроизводственного года сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи их в архив организации или уничтожения.

Заключение

дело документ отчет

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости-- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Используемая литература

  • 1. Рубрика «Делопроизводство» А.Е. Рыбаков
  • 2. http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1366.htm

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит "Отметка об исполнении и направлении документов в дело", по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

  • - в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
  • - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
  • - в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
  • - документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа: «На исполнение», «Срочно», «Для коллегии» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственным за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня.

Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дела к началу года должна быть заведена папка.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнении ли он. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, отметок, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются.

Частичное и полное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, полному оформлению - дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

Оформление дел следует производить в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2010 г., должны быть оформлены в течение 2011 г.

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и разд. 5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству).

Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает (п. 184 Инструкции по делопроизводству):

Подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела;
- составление листа-заверителя дела;
- оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
- систематизацию документов дела.

Основные правила формирования дел

При формировании дела специалист по кадрам должен соблюдать ряд правил. Рассмотрим их.

Правило 1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы хранят в рабочей папке исполнителя.

В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре.

Правило 2. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома.

Правило 3. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела необходимо формировать:

Приказы по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
- годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
- первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Правило 4. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.

Правило 5. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Правило 6. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома.

Документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса, группируются в дело вместе) последовательности и в их сочетании.

Формирование дела в зависимости от вида документа

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности.

Распорядительные документы группируют в дела по видам и в хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу формируют в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагают в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате формируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.

Дела с перепиской располагают в логико-хронологической последовательности.

Если в течение года появилась новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено, то независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Оформляем обложку дела

При заведении дел необходимо правильно оформить их обложки. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 182 Инструкции по делопроизводству).

На обложке дела указывают:

Наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);
- индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой; он состоит из индекса раздела номенклатуры (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);
- заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
- год, в котором заводится дело;
- срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).

В течение года в процессе ведения дела на обложку может быть дополнительно вынесен номер тома (если количество листов документов, включенных в дело, превышает 250 и дело разбивается на тома). Номер тома указывается арабскими цифрами.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения оформляют и готовят к передаче в архив организации.

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляют полное оформление их обложек.

Заголовки дел, вынесенные на обложки, должны быть сверены с заголовками дел, указанными в номенклатуре.

Когда делаются уточнения в надписи на обложке?

При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:

Если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке указывают новое название, а старое заключают в скобки;
- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.

Правила проставления даты дела

На обложке проставляют дату дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за ____ годы».

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражают в заголовках дел (например, «Отчет о составе и движении кадров на предприятии за 2011 год»).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляют крайние даты документов дела.

Начальной датой на обложке будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (дату приложений не учитывают). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Календарную дату оформляют цифровым способом (например, 21.10.2011).

Затем на обложке дела проставляют количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке указывают срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Образец обложки дела, оформленной в процессе подготовки дела к передаче в архив, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Что такое архивный шифр дела?

При оформлении обложки дела на ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен дополнительно архивный шифр дела, который включает в себя:

Номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);
- номер описи;
- номер дела по описи.

Архивный шифр делам присваивают в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично¬му составу подшивают в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.

Листы в деле нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части отдельно.

Внутренняя опись

В случае если заголовок неполно раскрывает содержание документов, когда дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, рекомендуем в начале дела помещать внутреннюю опись, в которой следует перечислить все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Внутренние описи составляют, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам. Опись заверяет (подписывает) ее составитель.

Образец внутренней описи к делу с приказами по личному составу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

В конце дела на отдельном листе оформляют лист-заверитель дела, в котором нужно указать цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговорить особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела.

Литерные и пропущенные номера указывают в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это поможет избежать перенумерации листов и значительно сэкономить время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если 2 листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно, поэтому их количество в заверительной надписи обозначают после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительную надпись разборчиво подписывает составивший ее сотрудник с указанием должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляют новую заверительную надпись, при этом старую зачеркивают.

Образец листа-заверителя дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота; Наталья Новик, специалист по кадрам

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 1 .

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения 2 .

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила :

  • в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
  • документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
  • в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
  • приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
  • в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
  • - переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
  • - личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
  • - дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
  • - дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
  • - дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
  • 2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
  • 3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
  • 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
  • 5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
  • 6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
  • 7. Что понимается под «формированием дел»?
  • 8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
  • 9. Как определяются сроки хранения дел?
  • 10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?
  • См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
  • См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае -- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии -- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).

1. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).

В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".

В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

2. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы -- отдельно от оснований их издания, протоколы -- от решений, выписок и др.).

4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

5. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.

7. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:

Учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;

Личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, -- в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)