В связи с необходимостью оценить профессиональный уровень сотрудников приказываю:

1. Создать комиссию в составе:
Главного инженера Сергеева Сергея Сергеевича,
Руководителя отдела строительства и разработок Иванова Ивана Ивановича, Заместителя директора Петрова Петра Петровича, Начальника отдела кадров Васильевой Василисы Васильевны.

2. Назначить председателем комиссии:
Заместителя директора Петрова Петра Петровича.

3. Цели и задачи комиссии:
Провести аттестацию среднего технического звена сотрудников ООО «Конструкция». Список специалистов на аттестацию в приложении № 1 к данному приказу.

4. В срок до 08.04.2018 г. предоставить директору отчет о проделанной работе.

5. Ответственность за выполнение данного распоряжения возложить на начальника отдела кадров Васильеву Василису Васильевну.

Основание: служебная записка от заместителя директора по кадрам Николаевой Н.Н.

Директор Кузнецов К.К.

С приказом ознакомлены:

Сергеев С.С.

Иванов И.И.

Петров П.П.

Васильева В.В.

Приказ о создании комиссии для выяснения причин отсутствия документов

В связи с обнаружением факта отсутствия отдельных договоров в договорном отделе ООО «Мост» (далее — Общество) на основании докладной записки главного бухгалтера от 03.03.2018 № 12 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию для выяснения причин отсутствия документов в следующем составе:
Председатель комиссии: главный бухгалтер — С.С. Сидорова.
Члены комиссии: 1. Начальник договорного отдела — В.В. Васильева.
2. Руководитель юридической службы — А.А. Андреев.
3. Начальник отдела консолидации бухгалтерской отчетности — П.П. Петрова.
4. Руководитель службы безопасности — И.И. Иванов.

2. Комиссии:
2.1. Организовать проведение расследования причин отсутствия договоров в договорном отделе и представить акт о проведении служебного расследования на утверждение генеральному директору в срок до 10.03.2018г.
2.2. Организовать восстановление утраченных документов в срок до 16.03.2018.

3. Начальнику секретариата Александровой А.А. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Павлова П.П.

Генеральный директор Кузнецов К.К.

С приказом ознакомлены:

Приказ о создании закупочной комиссии

В соответствий с уставом муниципального унитарного предприятия «Жилсервис», в целях регламентирования закупочной деятельности в соответствии с Федеральным Законом № 223 -ФЗ « О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» приказываю:

1. Создать закупочную комиссию по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального унитарного предприятия «Жилсервис» в составе:
Председатель комиссии:
Директор Кузнецов К.К.
Секретарь комиссии: Петрова П.П.
бухгалтер -экономист Сидорова С.С.
главный бухгалтер Борисова Б.Б.

Директор Кузнецов К.К.

С приказом ознакомлены

Приказ о создании комиссии по электробезопасности

В целях соблюдения требований Правил технической -эксплуатации электроустановок потребителей и Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить комиссию по проверке знаний работниками ООО «Союз» норм и правил работы с электрооборудованием в составе:
Председатель комиссии: главный инженер Борисов Б.Б.
Члены комиссии: заместитель главного инженера Петров П.П.
специалист по охране труда Иванов И.И.

2. Отделу кадров довести данный приказ до работников предприятия в их касающейся части.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Сидорова С.С.

Директор Николаев Н.Н.

С приказом ознакомлены: Борисов Б.Б.
Петров П.П.
Иванов И.И.
Сидоров С.С.

Приказ о создании комиссии по расследованию дорожно-транспортного происшествия

В соответствии с Приказом № 7 от 15.01.2014 г. «Об утверждении правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и городским наземным электрическим транспортом и перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации» утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации.

Соблюдение техники безопасности на предприятии крайне важно для каждого сотрудника.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для контроля по охране труда в каждой организации должны присутствовать специалисты, прошедшие обучение в этой сфере. Кроме этого, приказом утверждается состав специальной комиссии по охране труда в соответствии с требованиями ТК РФ.

Для чего нужен приказ о создании комиссии по охране труда?

Создание любой комиссии в организации утверждается приказом. В статье 218 ТК РФ сказано, что само предприятие, профсоюзный комитет или трудящиеся могут выступить с предложением о формировании этой комиссии.

В ней всегда должны присутствовать две заинтересованные стороны:

• наниматель и его представители в лице сотрудников, ответственных за безопасность, кадры или начальники отделов;
• профсоюз, представляющий интересы рабочих.

На крупных предприятиях такие комиссии нужны для совместного участия администрации и трудящихся в вопросах охраны труда и соблюдения техники безопасности.

Какие вопросы регулирует комиссия?

Комиссия по охране труда представляет собой совещательный орган.

В сферу её компетенции входит урегулирование таких вопросов, как:

• Проведение проверок на рабочих местах на соответствие требований безопасности. По итогам этих мероприятий комиссия вносит свои предложения по улучшению условий труда.
• Предотвращение травматизма на производстве, профилактика профессиональных заболеваний и оповещение трудящихся об улучшении трудовых условий.
• Организация бесплатных поставок лечебно-профилактических продуктов рабочим, занятым на вредных производствах.
• Стимуляция сотрудников для неукоснительного соблюдения требований техники безопасности путём проведения конкурсов с выдачей призов или ходатайств о премировании.
• Содействие в разрешении споров, возникших в результате нарушений техники безопасности со стороны трудящихся или из-за отсутствия обеспечения индивидуальными средствами защиты со стороны нанимателя.

Наряду с этим, в обязанности комитета входят ежегодные отчёты о проделанной работе. Председатель комиссии должен отчитывается на заседаниях профсоюза или на рабочих конференциях.

В каких случаях она создаётся?

Инициатива по созданию комиссии может исходить как от рабочих в лице их профсоюзного комитета, так и от самого руководства предприятия.

Условия её создания, полномочия, права и срок действия прописываются в . Сама комиссия имеет полномочия вносить предложения по изменению и дополнению коллективного договора.

В каждом крупном предприятии с большим количеством рабочего персонала, объединённого в профессиональный союз, должна быть создана такая комиссия. Особенно это касается организаций, чья деятельность связана с повышенной опасностью для жизни человека или приносящей вред его здоровью.

В соответствии со ст. 218 ТК РФ комиссия по охране труда представляет собой коллегиальный орган. Наряду с другими комитетами, она входит в управление по охране труда на предприятии.

Составление приказа о создании комиссии по охране труда

Текст преамбулы приказа обычно содержит ссылки на статьи законов, в данном случае, на Трудовой Кодекс. Полезно упомянуть главные цели, для которых собирается комиссия: для осуществления совместных действий во избежание несчастных случаев, травм и аварий, снижения заболеваний и т.д.

В комитет по охране труда обязательно включаются:

• руководитель организации, как работодатель и ответственное лицо по организации безопасных рабочих мест предприятия в целом;
• начальники структурных подразделений, отвечающие в рамках своей компетенции за отведенный им участок работ;
• специалист по охране труда, прошедший подготовку в этой сфере и имеющий свидетельство установленного образца;
• представители профсоюза трудящихся, как защитники интересов простых сотрудников.

Проект приказа подготавливается и согласуется с юристом, который делает свои замечания относительно правовых аспектов, упомянутых в документе.

Как правильно оформить?

Приказ о создании комиссии по охране труда, как любой распорядительный документ, оформляется в соответствии с общей инструкцией по делопроизводству, разработанной для организаций.

Распечатывается на листах формата А4 и содержит такие основные разделы:

1. В верхней шапке документа присутствует полное название организации и заголовок распорядительного документа (приказа).
2. Порядковый номер приказа и дата его подписания.
3. Город.
4. Краткое содержание, из которого ясно, о чём приказ – «О создании комиссии по охране труда».
5. Преамбула, служащая основанием для создания приказа, ссылки на соответствующие нормативные акты, главные цели комиссии.
6. Утверждается состав комитета: назначается председатель, его заместители и секретарь.
7. Далее могут быть подробные перечисления функций, которые должна выполнять комиссия. Но чаще всего в приказах ссылаются на уже утвержденные положения по охране труда или отдельно изданные регламенты и методики, приложенные к распоряжению.
8. Назначается лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа. В некоторых организациях эту сферу курирует заместитель руководителя, в других директор оставляет его за собой или может возложить на специалиста, отвечающего за безопасность.

Таким образом, разделы приказа и состав комиссии будет во многом зависеть от структуры самого предприятия.

Кем утверждается?

Право подписи приказа, как главного распорядительного документа, есть у руководителя предприятия или лица, временно исполняющего его обязанности.

Из-за того, что данная комиссия состоит из представителей двух сторон и создана на паритетной основе, утверждать приказ может ещё и председатель профсоюзной организации.

Поэтому часто такие приказы имеют две подписи.

Кто визирует?

К приказу прикладывается лист ознакомления.

В нём перечислены все упомянутые лица, в том числе и куратор, отвечающий за его исполнение.

Все они оставляют свою подпись и дату ознакомления с приказом, а также получают заверенные копии или выписки из приказа.

Пример (образец)

В качестве примера разберём ситуацию на предприятии под названием ОАО «Альфа»:

• На заседании профкома сотрудники выступили с инициативой о создании комиссии по охране труда.
• Был составлен протокол, в котором назначили членов комиссии со стороны профсоюза и сотрудников.
• На основании этого протокола отдел документационного обеспечения составил проект приказа, который утвердил юридический отдел и руководитель предприятия.
• В организации имеется отдел по охране труда, поэтому руководитель назначает представителей со своей стороны, включая начальника этого подразделения. Ему, как наиболее подготовленному специалисту в данной области, даётся поручение разработать .
• Для обеспечения полноценной работы комиссии руководитель приказывает выделить помещение, оборудованное должным образом.
• Внизу делается пометка с номенклатурным номером дела, куда по тематике относится приказ.
• Ещё ниже указывается составитель приказа – сотрудник отдела документационного обеспечения.

Пример документа:

Где и сколько хранится?

По своей тематике приказ о создании комиссии является важным распорядительным документом, относящимся к организации работы всего учреждения. Поэтому в соответствии с номенклатурой дел его относят к приказам по основной деятельности.

Книги с такими приказами хранятся в архивах учреждений, если таковые имеются. Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения, то есть хранятся, пока существует учреждение.

Поэтому они нумеруются и прошиваются в специальный переплёт и заверяются работником архива.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Не во всех вопросах руководитель предприятия компетентен. И это совершенно правильно, т.к. для этого он и нанимает на работу специалистов. Некоторых штатных специалистов руководитель со временем вносит в состав комиссии.

Комиссия, независимо от ее вида, - это коллектив, создаваемый руководителем предприятия для выполнения каких-либо функций на предприятии или для проведения мероприятий.

Рассмотрим подробно несколько видов комиссий и приказы, необходимые для их создания.

Аттестационная комиссия.

Данная комиссия детально изучает предоставленные ей материалы по штату предприятия и заслушивает отчеты о выполненной работе сотрудниками, которые проходят аттестацию. В состав комиссии обязательно входят председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии и представители профсоюзов. Согласно новому Порядку от Минздравсоцразвития по аттестации рабочих мест теперь не предусматривается организация аттестации руководителем аттестуемого предприятия. Провести аттестацию могут только лишь аттестующие организации. Руководитель аттестуемого предприятия вправе потребовать информацию о аккредитации у аттестующей организации. На заседании аттестационной комиссии обязательно присутствие руководителя того структурного подразделения, где работает аттестуемый сотрудник.

В ходе работы члены комиссии должны принять одно из следующих решений: либо аттестовать рабочее место, либо его оптимизировать, либо ликвидировать. Чтобы принять взвешенное решение, членам аттестационной комиссии необходимо будет провести комплексный технико-экономический анализ. На основе результатов аттестации и сертификации оборудования вышестоящими органами сертифицируется производственный объект.

Члены комиссии также дают сотрудникам рекомендации по повышению в должности и включению в резерв. Секретарь ведет протоколы заседаний в прошнурованной и отдельно пронумерованной книге. Все протоколы заседаний хранятся в отделе кадров. Все материалы, подготовленные аттестационной комиссией, служат базой для формирования резерва рабочих кадров и организации плановой работы.

Заседание комиссии не является правомочным, если на нем присутствует менее 2/3 членов комиссии.

Подготовительный этап аттестации рабочих мест (далее - АРМ) включает в себя следующие действия:

1. решение руководителя предприятия о проведении АРМ;

2. составление приказа о создании комиссии по АРМ;

3. формирование графика проведения заседаний и его утверждение.

Остановимся на втором действии. Приказ о создании аттестационной комиссии не является типовым документом и разрабатывается руководителем предприятия.

В шапке приказа о создании указывается полное либо сокращенное наименование фирмы, номер и дата составления, место (город) издания приказа, а также краткое его содержание.

В преамбуле приказа после слов «Во исполнении» или «В целях реализации» необходимо упомянуть следующие основные нормативные документы: ст. 212 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития РФ 342н от 26.04.11 г. Далее в преамбуле указывается номер и дата договора на поэтапное выполнение работ по АРМ.

В основной части текста после слов ПРИКАЗЫВАЮ:

В первом пункте необходимо произвести назначение комиссии (обязательно один из членов должен быть с аттестующей организации, наименование которой тоже необходимо указать);

Во втором пункте указывается председатель комиссии (один из членов комиссии аттестуемой организации);

В третьем пункте указывается аттестующая организация;

В четвертом пункте прописываются обязанности аттестующей фирмы;

В пятом пункте среди членов комиссии указывают лицо, ответственное за контроль исполнения всех пунктов приказа.

Заверяется приказ о создании комиссии подписями руководителя аттестуемой организации и членов комиссии.

На самом деле приказ о создании комиссии по АРМ может быть оформлен по-другому. Вышеописанная структура приказа носит рекомендательный характер (образец приказа о создании комиссии приведен ниже для скачивания).

Экспертная комиссия.

Это постоянно действующий совещательный орган при руководстве, который занимается экспертизой ценности документов, а также принимает решение по уничтожению, постоянному или временному хранению документов. Создается экспертная комиссия руководителем предприятия на основе приказа о создании экспертной комиссии. В составе постоянно действующей комиссии должно быть не менее трех сотрудников.

Перейдем к оформлению бланка приказа о создании экспертной комиссии для уничтожения документов.

В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).

Заверяется приказ визами руководителя предприятия и членов экспертной комиссии. Затем приказ отдается в отдел кадров.

Порядок получения приобретенных товаров (работ, услуг) заказчиком строго регламентирован 44-ФЗ (ст. 94) и гражданским законодательством (ст. 513 ГК РФ).

В соответствии с ч. 3 ст. 94, организация должна не только принять товар, но также провести экспертизу (внутреннюю или с привлечением экспертов), в ходе которой будет установлено соответствии поставляемой продукции условиям государственного (муниципального) контракта. В том случае, если ТРУ приобретаются у единственного поставщика, организация-заказчик в обязательном порядке проводит экспертные процедуры.

Представители заказчика должны осмотреть и принять товары в сроки, установленные договорными отношениями. В контракте также может быть прописана обязанность создания приказа «Приемочная комиссия 44-ФЗ». Если организация-заказчик принимает ТРУ без надлежащей проверки, то в будущем он не сможет указывать на недостатки, обнаруженные в ходе обычного способа сдачи-приемки товаров, работ или услуг.

Таким образом, для проведения приемочной процедуры, соответствующей действующему законодательству, заказчику надлежит сформировать приемочную комиссию и организовать внутреннюю или внешнюю экспертизу.

В целях организации вышеуказанного процесса в учреждении разрабатываются следующие распоряжения:

• приказ о приемке товара по 44-ФЗ;
• указ о создании приемочной комиссии;
• положение;
• приказ о возложении обязанностей по приемке товаров, работ, услуг на определенное должностное лицо;
• приказ-экспертиза 44-ФЗ;
• указ руководителя о создании экспертной комиссии.

Процесс сдачи-приемки в первую очередь рекомендуется проводить при высокой стоимости поставляемых ТРУ, а также в случае сложных технических характеристик продукции, когда процедура оценки, выполняемая силами одного специалиста заказчика, затруднена. Согласно ч. 6 ст. 94 44-Ф3, приемочная комиссия должна состоять минимум из пяти человек.

Как составить приказ о приемочной комиссии

1. В шапку распоряжения — наименование и реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН, адрес).
2. Название самого документа — «Приказ», а также его реквизиты (номер и дата) и цель создания.
3. Нормативная база — ч. 6 ст. 94 44-ФЗ.
4. В текстовой части по пунктам перечисляются указы руководителя — создание комиссии, утверждение председателя, состава и Положения.
5. Дата вступления документа в силу и назначение ответственного лица.

Само распоряжение подписывается руководителем и заверяется печатью (при наличии). Также в распоряжении должны расписаться все члены ПК, тем самым подтверждая, что они ознакомлены с содержанием документа.

Образец приказа об утверждении правил приемки

Порядок принятия ТРУ прописывается сторонами в контракте. Заказчик после получения товара должен осмотреть его в установленный срок, проверить качественные и количественные характеристики и в случае выявления несоответствий сообщить об этом поставщику.

Для процедуры сдачи-приемки должна проводиться экспертиза по 44-ФЗ, образец приказов будет представлен далее в статье.

В том случае, если оценка осуществляется сторонней организацией, результатом такого анализа будет оформленное заключение уполномоченного эксперта.

Если проводится экспертиза внутренняя 44-ФЗ, приказ также составляется заказчиком.

В соответствии с ч. 3 ст. 94 44-ФЗ, проверка поставленных товаров, работ и услуг проводится заказчиком для подтверждения соответствия ТРУ требованиям контракта, качественным и количественным характеристикам, техническим регламентам, ГОСТам и ТУ.

Для осуществления такой проверки организации надлежит составить распоряжения об экспертизе при приемке товара (внутренней или с привлечением сторонней организации), а также о создании экспертной комиссии либо о назначении лица, ответственного за такую проверку. Экспертный орган по оценке также должен включать не менее 5 человек.

Форма указов также разрабатывается организацией-заказчиком самостоятельно при соблюдении базовых требований о локальных нормативных актах и распоряжениях.

Распорядительный документ об оценке при сдаче-приемке ТРУ должен включать:

• сведения о заказчике — наименование, реквизиты;
• данные о самом распоряжении — номер, дата, название документа;
• нормативно-правовую базу, подтверждающую необходимость проверки ТРУ, а также порядок проведения оценки, — внутреннюю или при помощи сторонней организации;
• содержательную часть — утверждение состава комиссии, положения, бланка экспертного заключения или акта;
• дату вступления документа в силу и ответственное лицо.

Указ подписывается руководителем. Все члены ЭК также визируют документ в графе «Подпись/Ознакомлены».

Образец распоряжения о создании экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2008 № 2

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»