Коммерческий инвойс - это основной документ, требуемый большинством таможенных служб для проведения очистки международных грузов. Коммерческий инвойс необходим для всех товаров (не документов), продаваемых или передаваемых отправителем получателю.

Использование различных форматов

Допускается использование различных форматов коммерческого инвойса. К наиболее употребительным относится корпоративный инвойс отправителя на его бланке. В случае если отправитель не имеет корпоративного инвойса на фирменном бланке, он может напечатать информацию на обычном листе бумаги.

Заполнение отправителем коммерческого инвойса

Отправитель должен заполнить коммерческий инвойс, включив в него следующую информацию:

Дата экспортирования.
Ссылки на экспортную документацию (номер заказа, номер инвойса и пр.)
Полное имя/адрес отправителя.
Полное имя/адрес получателя.
Полное имя/адрес импортера (если отличается от получателя).
Страна-экспортер.
Страна-производитель (товаров)
Страна конечного назначения.
Номер авиатранспортной накладной (AWB).
Описание каждой позиции товаров должно включать (но не обязательно ограничиваться):

А) наименование товара;

Б) сфера использования (если это применимо к описанию товара);

В) номера частей, серийные номера и пр. (если это применимо к описанию товара);

Г) гармонизированный тарифный номер (если он известен);

Д) количество;

Е) материал, из которого товар изготовлен;

Ж) № поз./№ п/п, если таковые известны;

З) тип упаковки;

И) вес (фунты/унции/кг);

К) количество мест;

Л) единица измерения;

М) цена за единицу;

Н) общая стоимость.

Подпись грузоотправителя и дата заполнения.
Проверить соответствующую графу на предмет указания условий поставки - FOB, C&F или CIF.

Требования к описанию товаров.

Полное описание товаров необходимо всегда. В описании должны содержаться ответы на следующие вопросы:

Что это?

Из чего изготовлено?

Как или с чем будет использоваться?

В каком количестве?

Грузоотправитель также должен представить разбивку (цена за единицу и общая сумма) по каждому виду товаров, а также указать страну происхождения для каждого вида товаров. Для каждой приведенной позиции указывается номинальная стоимость. Формулировки "F.O.C." ("бесплатно") и "NCV" ("не имеет коммерческой ценности") не допускаются.

Полное описание товаров	Цена за ед.	Общая сумма
100 молотков (Италия)	$5.00 (долл. США)	$500.00 (долл. США)
150 отверток (Канада)	$3.75 (долл. США)	$562.50 (долл. США)
	Всего	$1,062.50 (долл. США)

Грузоотправитель может указать номера HSUS (гармонизированного кода/код согласно списка ТНВЭД), если таковые известны.

Особые требования

ЕСЛИ отправление содержит…	ТОГДА в описании инвойса необходимо…
Биологические образцы	Происхождение образца: человеческое, животное и т.д. Причина экспорта (н-р, проведение тестирования, исследования и т.д.). Способ транспортировки: сухой лед, лед и т.д. Срок хранения образца. К коммерческому инвойсу может быть приложена копия разрешения или указан номер разрешения.
Химические вещества	Заявление TSCA: "Заявляю, что все химические вещества в данном отправлении не подлежат контролю согласноTSCA". Или: "Заявляю, что все химические вещества в данном отправлении соответствуют применимым нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химические вещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или какой-либо применимой нормы или постановления по TSCA". Указание только химического названия без описания считается недостаточным. Описание необходимо в целях классификации, н-р, описание пасты должно быть следующим: "паста полирующая, автомобильная".
Часы настольные / настенные	Ценность (стоимость) следующих компонентов: а) подвижный элемент; б) корпус; в) гальванический элемент; г) камни (если таковые имеются).
Подарки	В разделе описания товаров авиатранспортной накладной (AWB) приводится формулировка «Unsolicited gift», кроме этого должно присутствовать полное описание и стоимость всех изделий. В случае если стоимость подарков на отдельное грузоотправление превышает $100 (для разных стран существуют различные ограничения по стоимости), такие грузоотправления подлежат таможенному оформлению в стране получателя с оплатой пошлины/налогов.
Текстильные изделия	1) Состав текстильного изделия, н-р, хлопок 100%; полиэстер 50% / хлопок 50% и т.д. 2) Способ переплетения ткани, н-р, вязаное изделие или тканное. 3) Для кого предназначено изделие (для мужчин, женщин и т.д.) Образцы текстильных изделий должны сопровождаться следующей пометкой: "MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE".

Упаковывание

Один подписанный оригинал вместе с 5мя копиями коммерческого инвойса прилагаются к отправлению, при этом как минимум одна копия должна всегда сопровождать отправление. Коммерческие инвойсы хранятся в клейком кармане для международных отправлений вместе с авиатранспортной накладной (AWB). Мы рекомендуем клиентам поместить дополнительный экземпляр инвойса внутрь своего отправления.

Проверка инвойса

Если инвойс входит в состав документации, сопровождающей груз, необходимо:

1. Убедиться в наличии 1 оригинала и 5 копий инвойса.

2. Проверить коммерческий инвойс на наличие в нем описания содержимого отправления.

Если описание содержимого отсутствует или недостаточно четкое (например, содержимое указано как образцы, части, печатная документация), необходимо дать более полное описание.

3. Проверить, указана ли в коммерческом инвойсе объявленная ценность товаров для таможенных целей в валюте соответствующей страны.

Примечание. При отправке двух и более видов товаров проверить разбивку стоимости по каждому виду товаров. Если общая объявленная ценность товаров для таможенных целей не указана, попросить указать ее. ) 44 KB 40.5 KB

Обсудить Инвойс, задать вопросы- можно на форуме

Грузосопроводительным документом, который предоставляет компания-поставщик на партию товара, является инвойс или счет-фактура. Наиболее употребимая форма коммерческого документа оформляется на фирменном бланке, но можно составить счет-фактуру и на обычной бумаге. Для удобства отправителей образец заполнения инвойса в формате PDF предоставляют веб-сервисы юридических компаний (на нашем сайте есть образец в разделе ).

Коммерческий инвойс является подтверждением факта отгрузки экспортируемого товара продавцом, но не удостоверяет его продажу. Дополнительным назначением инвойса является установление страны происхождения товара и использование его в качестве накладной.

Структура коммерческого инвойса

При оформлении счета имеются отраслевые особенности, но обязательным является заполнение общих элементов структуры счета. Правилами оформления документа предусмотрено описание шести основных частей образца инвойса на товар:

Номер и дата документа. В схеме нумерации можно предусмотреть кодирование не только хронологической последовательности операции, но и других важных моментов (сроков).
Данные о стране происхождения продукции , т. е. об отправителе – продавце товара. Сюда включаются сведения об экспортирующей компании – ее полное наименование, контактные данные, платежная и юридическая информация. Для плательщика НДС обязательным является указание регистрационного номера.
Правила ведения бизнеса . В данный раздел вносится серия, номер и дата заключения контракта, фиксируется дата окончательного расчета за поставку, наименование валюты, условия международной поставки.
Сведения о получателе . Раздел включает наименование и адрес заказчика с уточнением конкретного исполнителя расчетов (отдела крупной компании).
Информация о товарах . Детализированный перечень – – включает описание поставляемого груза с указанием:
- единицы измерения;
- количества товара (по каждому наименованию);
- сведений об упаковке;
- кода товара согласно ТН ВЭД;
- цены за единицу каждого наименования;
- скидки к цене (если оговорено условиями);
- итоговой суммы, подлежащей оплате.
Полное описание условий оплаты (чек, банковский перевод и т. д.), а также упоминание о размере возможного начисления пени в случае просрочки платежа.

Коммерческий инвойс подписывается должностным лицом компании-поставщика и ее главным бухгалтером с указанием их Ф. И. О. и заверяется печатью отправителя.

Особенное условие оформления счета-фактуры – перевод

В соответствии с приказом Государственного таможенного комитета (ГТК РФ) №1467/18.12.2003 должностные лица таможни вправе потребовать перевода на русский язык коммерческого инвойса, предоставленного компанией-экспортером на языке страны происхождения. Это условие не выдвигается, если заполнен образец английского инвойса ().

Сложность перевода заключается в воспроизведении на русский язык иностранных названий обилия продукции, ее артикулов, кодов и другой информации. Таможенная служба может потребовать, чтобы перевод был подтвержден подписью должностного лица и печатью организации, делавшей перевод.

Для оформления качественного коммерческого инвойса можно использовать либо шаблоны, либо полноценное программное обеспечение. Специфика такого оформления и рассылки счетов-фактур предполагает обязательное создание аккаунта, посредством использования которого можно сохранять все созданные ранее документы, высылать счета клиентам. При этом полная сумма, выставляемая к оплате, будет подсчитываться автоматически.

Вы можете заказать услуги.

Для российского потребителя и предпринимателя слово “инвойс” практически не знакомо, так как в нашей стране этот документ отсутствует. Однако для торговли товарами с зарубежными партнерами и для оказания услуг этот документ необходим. Давайте разберемся, что такое инвойс, как его получить и где его использовать?

Инвойс что это?

Это специальный документ, который используется между продавцом и покупателем, и подтверждает все международные экономические сделки. Используется он для того, чтобы подтвердить стоимость декларируемого на границе товара. Счет-фактура, инвойс включают в себя похожие данные, но используются для разных целей. Этот документ - основа для расчета НДС, таможенных сборов. Его оформляет продавец, в документе содержатся данные о продавце и покупателе, информация о грузоперевозчике и сделке.

Стоимость товара в счете инвойса должна соответствовать договорной цене предоставляемой продукции или услуги.

В любой западной стране, при покупке экспортных товаров или получении услуг из-за рубежа, обязательно оформляется данный документ.

Как заполнить документ.

Заполнение инвойса подчиняется определенным правилам. Он должен содержать следующую информацию:

Дату заполнения.
Номер документа.
Информацию о продавце: название фирмы и ее юридический адрес.
Сведения о покупателе: наименование или, если это физическое лицо, то данные паспорта и адрес.
Полные данные грузоотправителя и грузополучателя.
Дату и номер договора, согласно которому осуществляется поставка.
Условия Инкотермс (международных договоренностей доставки товара).
Полное описание груза, его наименование, и код по товарной номенклатуре ВЭД.
Условия оплаты.
Страну производства товара.
Количество груза и его стоимость.

Например, при любой покупке, на тех же всемирно известных китайских сайтах, обязательно оформляется счет-инвойс. Без этого документа товар просто не выпустят с таможни.

Образец заполнения инвойса можно увидеть здесь:

Проформа инвойс.

Это счет, который содержит сведения о стоимости товара. Он не содержит сведения о сроках оплаты указанной суммы, поэтому не считается платежным расчетным документом. Все остальные функции инвойса проформа выполняет. Ее могут выписать на еще не проданный и не оплаченный товар, но уже отгруженный. Также ее оформляют при ситуации наоборот - когда продукция еще не ушла со склада, но уже подписан договор о продаже.

Кстати, если товар отправляется за границу на безвозмездной основе, тогда тоже оформляют проформу инвойс. Обычно такой документ могут приложить в следующих случаях:

поставки давальческого сырья на переработку;
выставка;
аукцион;
экспертиза.

То есть, положено оформлять данный документ даже при безвозмездном вывозе товаров за границу, и указывать, что это именно инвойс.

Услуги, оказываемые зарубежному клиенту.

Давайте разберемся, что это - инвойс на услуги. В эпоху глобализации и интернета границы мира все больше и больше стираются. Предоставление международных услуг становится более популярным и распространенным. Но любые услуги, предоставляемые из России за рубеж, считаются внешнеэкономической деятельностью, и обязаны проходить валютный контроль. Для того, чтобы у банков не возникало вопросов о происхождении доходов, полученных за услуги, можно оформить три вида международных документов:

счет-договор;
инвойс;
договор.

Счет-договор используется для оформления простых и быстрых сделок. Он рассчитан на долгосрочное сотрудничество. Подпись на таком документе ставит исполнитель, заказчику не нужно распечатывать и пересылать его международной почтой. Это значительно упрощает бумажную волокиту при простых сделках. Для крупных, многомиллионных заказов он не подходит.

Договор - самый серьезный вид подтверждения оказания услуг. Именно его нужно подписывать, когда идет долгосрочное и дорогое сотрудничество. Обязательно оформляется при оказании специальных услуг, таких как, например, финансовый консалтинг, предоставление услуг маркшейдера или продажи лекарственных препаратов.

Обязательно необходимы подписи двух сторон. Также заключают его, если речь идет об очень дорогих заказах, оплаченных в валюте. Если вы переводите за услуги более 3 000 000 рублей, или наоборот, получаете от партнеров более 6 000 000 рублей, договор обязателен. В этом случае банк поставит его на учет и присвоит ему номер. Так контролируются абсолютно все крупные валютные сделки.

И самый простой способ оформить свои отношения с зарубежными заказчиками - оформить документ инвойс на услуги. Он подойдет для одноразового сотрудничества, и это идеальный вариант для фрилансеров с ИП. Очень часто зарубежные предприниматели нанимают русских дизайнеров, копирайтеров, создателей лендингов и других сайтов. Его очень просто оформить, и с его помощью будет легче пройти валютный контроль, получить свои деньги в банке, которые оплатил заказчик.

Оформление документа на оказание услуг:

В инвойсе на услуги необходимы следующие сведения:

Дата подписания и номер инвойса.
Данные о заказчике: ФИО, адрес юридический и места проживания, название и правовой статус компании, указание страны.
Информация об исполнителе: паспортные данные и полные данные о компании или ИП.
Перечень предоставляемых услуг и их количество. В случае почасовой оплаты, обязательно указать количество часов.
Реквизиты оплаты.
Цена в рублях и в валюте.
Общая стоимость выставляемых услуг.
Срок оплаты.
Способ передачи оказываемой услуги.
Срок ее осуществления.
При наличии - печать компании или штамп.
Подпись того, кто готовит инвойс.

Как видите, ничего сложного в том, чтобы заполнить инвойс нет. Документ избавит от большинства сложностей с банком. Но необходимо помнить, что инвойс может заключать только юридическое лицо. Поэтому, если вы фрилансер без ИП, то лучше не брать заказы из-за рубежа во избежание проблем с налоговой инспекцией и валютным контролем банка.

Шопинг и услуги в Финляндии.

При заключении сделок между странами Евросоюза, разумеется, никакого инвойса оформлять не нужно. Но при международной торговле и вывозе товара за пределы Евросоюза инвойс нужен при больших объемах. Поэтому при покупке товара можно оформить инвойс в Финляндии.

Инвойс - это не только опись и указание стоимости товара. Это еще и документ, по которому можно вернуть часть своих денег.

На сегодняшний день, практически в каждой стране Европы, НДС входит в стоимость товара. Но не резиденты страны, посетители, туристы и гости не обязаны его платить. Поэтому его можно попросить возместить. На данный момент жители России при покупке товаров в Финляндии могут выбрать - как же им вернуть налог на добавленную стоимость? Есть два варианта: инвойс и такс-фри.

Как работает получение такс-фри?

Система такс - фри уже давно и успешно используется практически во всем мире.

Нужно совершить покупку минимум на 40 евро.
На кассе предъявить свой заграничный паспорт.
Получить кассовый чек: продавец оформляет специальную форму.
Товар обязательно должен быть запечатан в магазине, обычно это делает менеджер или администратор, который оформляет такс-фри. Пакет запрещено вскрывать на территории ЕС.
Нужно заполнить свои паспортные данные на чеке для осуществления возврата.
На таможне ваш товар проверят на соответствие чеку, поставят нужный штамп в чеке.
Если все в порядке, то вы можете обратиться в офис такс-фри, и вам вернут от 11% до 13% покупки в той валюте, в которой вы за нее платили, соответственно в Финляндии - евро.
Если ваша покупка была очень крупная и превышала 5000 евро, в этом случае можно получить 17% обратно, при условии, что магазин предупредит компанию, и они будут готовы вам выплатить эту сумму.

Это тоже способ возвращения налога на добавленную стоимость, но он отличается от предыдущего варианта. Получением такс-фри во всем мире занимается компания Global blue, и, разумеется, бесплатно свою работу делать никто не будет. Она берет комиссию за возвращение налога, и поэтому вы получаете не всю сумму, а только часть. Например, в Финляндии НДС 24%, а максимальный возврат только 13%, и он зависит от суммы покупки. А по инвойсу можно получить до 19.5% от чека.

Но, как и везде, здесь есть свои нюансы. Немногие знают, что инвойс, это способ возврата налога и на данный момент им пользуются не так много желающих. Хотя по цифрам видно, что это более выгодно, так еще и возврат не зависит от суммы покупки. Значит, если вы потратили абстрактные 10 евро, 2 евро вы можете вернуть.

Процедура получения инвойса:

Совершаем любую покупку в магазине.
На кассе сообщаем о том, что хотим получить инвойс.
Предъявляем свой заграничный паспорт.
Администратор оформляет инвойс, опечатывает покупку.
На таможне пограничная служба проставляет штампы в чеки. При прохождении границы, нужно обязательно указать, что это инвойс.
При возврате в этот же магазин во время следующей поездки полученная сумма засчитывается в счет следующей покупки.

Да-да, вы прочитали правильно. Возврат с системой инвойс возможен только в виде ваучера. “Живых” денег наличными или карточкой получить не удастся, но с другой стороны, вы можете оплатить этим чеком около 20% от покупки.

Во многих магазинах эта услуга предоставляется бесплатно, однако в приграничных зонах Финляндии некоторые реселлеры (посредники) просят 5 евро за оформление инвойса.

Инвойс получается немного выгоднее, чем получение такс-фри по деньгам. Но это при условии, что вы в ближайшее время вернетесь в страну, так как получить его можно только в течение 6 месяцев с прошлой покупки.

А плюсы такс-фри - то, что вы получаете практически сразу живые деньги. Именно этот вариант стоит выбирать при одноразовом визите в страну.

Инвойс - это международный документ, который подтверждает правовой статус товара. При ведении ВЭД его оформляют всегда.

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
Информация о государствах:

из которого были отправлены товары (export);
в котором они были произведены (manufacture);
и в которое их предполагается доставить (destination).

Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
Описание каждого товара:

наименование;
количество и единицы измерения;
область применения;
габариты;
материал изготовления;
стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

Количество мест – т.е. количество упаковок.
Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцы	обязательно указываются: происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.; цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований; предельные сроки хранения; способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества	приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение; также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товары	любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так: корпус; механизм; гальванический элемент.
подарки	подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины; в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильные	прописывается: состав и процентное соотношение всех компонентов; способ плетения (тканное или вязаное изделие); в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий

Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
Проставляется дата.
Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
Общая цена груза с отметкой валюты.
Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
Общий вес и число мест отправления груза.
Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.