Многие садоводы в своем конкретном СНТ сути демократии не понимают, как и правового порядка решения вопросов товарищества, условий существования садоводческих товариществ. Нередко они пытаются свои проблемы решать криком и оскорблениями, а также жалобами во все инстанции на неугодное правление и председателя. Вера в доброго и для всех угодного царя жива и сегодня, но если правление угодно всем, то оно попросту не работает совсем.

Главной и ключевой фигурой в любом садоводческом некоммерческом товариществе всегда был председатель правления. От его таланта наладить работу правления и общественной организации в целом во многом зависит благополучие садоводов, ведь только нормальный председатель способен остановить воровство и беззаконие в товариществе.

Председателем садоводческого некоммерческого товарищества не рождаются, да и законы в СНТ несколько отличаются от производственной или эксплуатационной организации, где они, возможно, когда-то работали. По многим причинам председатели СНТ не имеют времени посещать юристов или искать и разбираться в законах в поисковой сети, хотя вопросов у них на форумах много, в частности, о должностных правах и обязанностях председателя.

Выборы и перевыборы председателя СНТ

Должностные обязанности и права председателя СНТ определяет должностная инструкция, согласно которой на эту должность его нанимают или освобождают по решению правления и в соответствии с действующим законодательством. Выбирает председателя общее собрание (или собрание уполномоченных) сроком на два года. Председатель может иметь секретаря и заместителя, которые занимают эту должность до следующих выборов и в отсутствии председателя по его распоряжению выполняют обязанности управляющего. Секретарь правления ведет картотеку членов СНТ и собственников, которые проживают на территории товарищества, не являясь его членами – домашний адрес, телефон, данные о документах на землю, состав семьи.

Члены правления освобождают председателя от занимаемой должности только в определенных случаях:

  1. По письменному заявлению председателя о добровольном сложении своих обязанностей.
  2. За регулярный отказ проводить заседания правления, если его члены настаивали на этом письменно.
  3. Если председатель не является на работу без уважительной причины более 10 дней, причем этот факт подтвержден актами о его отсутствии в приемные часы и на заседаниях правления, административно-распорядительная деятельность председателя по работникам СНТ в этот период также не проводилась.
  4. Могут уволить председателя и за деятельность, которая нанесла финансовый ущерб организации из-за злоупотребления полномочиями в корыстных целях (этот факт должна подтвердить ревизионная комиссия).
  5. Если председатель отказывается проводить отчетное собрание в обозначенные законом сроки, а также не систематически выполняет решения общих собраний, при условии, что они вполне законны. То же касается и решений правления.
  6. Могут уволить при отказе в предоставлении ревизионной комиссии для проверок всей необходимой документации товарищества.

Дополняют или сокращают этот перечень только на общих собраниях. Председатель обязан подчиняться правлению СНТ, руководствуясь в своей работе уставом и законодательством РФ (в частности ст. 66 «О садоводческих, огородных и дачных некоммерческих организациях граждан»), а также решениями общего собрания и правления. Учитывает председатель в своей работе и нормативные акты местных властей, если они связаны с деятельностью товарищества, а также решения судов, если они вступи ли в законную силу.

Основные должностные обязанности председателя

Главная обязанность председателя СНТ – осуществление хозяйственной деятельности в соответствии и в пределах, предусмотренных уставом товарищества и федерального закона от 15.04.1998. №66-Ф3 (с дополнениями). Председатель должен знать:

  1. Положения законодательства РФ, которые регулируют хозяйственно-правовую деятельность СНТ.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка организации.
  3. Правила и нормы охраны труда, правила пожарной безопасности, гражданской обороны и правила техники безопасности.
  4. Техническую и проектную документацию товарищества, договорные документы по вопросам поставки коммунальных услуг.

Председатель сам соблюдает и контролирует соблюдение всем персоналом (бухгалтером, кассиром, электриком, охранником) правил внутреннего распорядка и должностных обязанностей, а также санитарных норм и правил охраны труда.

Председатель обязан выполнять сам и обеспечивать исполнение всеми сотрудниками распоряжений правления СНТ. Как только правление или общее собрание выбирают председателя (с оформлением соответствующего постановления), председатель может приступать к своим должностным обязанностям. Его полномочия определяются уставом и Федеральным законом. При несогласии с решением правления председатель вправе обжаловать его на общем собрании (собрании уполномоченных). Действует управляющий без доверенности, от имени садоводческого товарищества.

Должностная инструкция для председателя

Что входит в обязанности председателя СНТ?

  1. Председательствовать на заседаниях правления с правом первой подписи на финансовых документах и протоколах.
  2. Заключать договоры, открывать счета в банках, выдавать доверенности.
  3. Постоянно контролировать надлежащее исполнение всеми сотрудниками своих обязанностей.
  4. Осуществлять контроль исправной работы и безопасности всего инженерного оборудования СНТ.
  5. Еженедельно проводить осмотр общего имущества организации с целью выявления его технического состояния, эффективной работы и степени износа.
  6. Поддерживать контакты с представителями энергоснабжения и организаций-подрядчиков по вопросу исполнения СНТ договорных обязательств. Организовать доступ специалистов к инженерному оборудованию.
  7. Контролировать выполнение энергоснабжающими организациями и подрядчиками обязательств по договорам с товариществом, оперативно информировать правление о фактах нарушения договорных обязательств.
  8. Своевременно заключать соглашения об услугах со сторонними организациями, оплачивая их услуги по указанным тарифам.
  9. В должностные обязанности председателя СНТ входит также представительство интересов товарищества в районной администрации, санитарном надзоре, госпожнадзоре, технологическом надзоре по мере своей компетенции.
  10. Принимать меры для устранения аварийных ситуаций (отключение электрооборудования, аварии и т.п.), составлять акты по факту внештатных ситуаций по заявлению собственников.
  11. Ежемесячно снимать и фиксировать показания приборов учета электроэнергии (при необходимости – с привлечением работников соответствующих служб), показания приборов передавать в бухгалтерию СНТ и в энергоснабжающие организации.
  12. Проводить работу со злостными неплательщиками по ликвидации задолженности за техобслуживание и другие предоставляемые услуги.
  13. Своевременно информировать собственников об ограничениях (или отключениях) предоставляемых услуг с помощью объявлений, размещаемых на информационных стендах, контролировать информацию и на сайте СНТ.
  14. Проводить контроль заявлений , их учет и своевременное исполнение сотрудниками СНТ.
  15. Следить за санитарным состоянием и чистотой территории, в том числе и контейнерной площадки.
  16. Не реже одного раза в квартал информировать правление товарищества о планах и результатах их выполнения.
  17. Обеспечивать наличие, сохранность и пополнение рабочей и технической документации СНТ – планы, схемы, чертежи.
  18. Осуществлять контроль ведения отчетности – бухгалтерской, статистической, технической.
  19. Контролировать деятельность главного бухгалтера некоммерческой организации.
  20. Осуществлять проверку правильности начисления платежей собственникам СНТ.
  21. Вместе с членами правления регулярно контролировать состояние инженерного оборудования, внешнего благоустройства коттеджей товарищества, своевременно принимать меры по устранению подмеченных недостатков.
  22. Два раза в месяц принимать членов организации, как по личным, так и общим вопросам деятельности СНТ.
  23. Делать закупки материальных и технических ресурсов, которые необходимы для уставной деятельности СНТ.
  24. Хранить конфиденциальную информацию, которой председатель должен владеть в соответствии с занимаемой должностью (финансовое состояние организации, персональные данные членов товарищества).
  25. При исполнении служебных обязанностей быть вежливым и корректным с сотрудниками и собственниками земельных участков.
  26. Если трудовым договором и законодательством определены и другие обязанности – неукоснительно их соблюдать.

Обязанности управляющего по противопожарной безопасности

По закону «О садоводческих объединениях» между общими собраниями управляет СНТ правление во главе с председателем СНТ, в обязанности которого по пожарной безопасности входит выполнение требований противопожарного законодательства.

Общее собрание членов товарищества возлагает на правление и его председателя обязанности по выполнению конкретных мероприятий:

Назначить ответственного за выполнение Правил техники пожарной безопасности с направлением его на учебу со сдачей экзаменов и получения квалификации и удостоверения «Ответственный за противопожарную безопасность».

Иметь в товариществе и постоянно вести документацию о соблюдении правил пожарной безопасности в необходимом объеме:

  • решение правления по вопросу назначения ответственного лица за пожаробезопасность и утверждения Правил пожарной безопасности в СНТ;
  • решение правления по вопросу назначения ответственного за электрохозяйство;
  • решение правления по вопросу назначения лица, ответственного за средства для тушения пожара;
  • решение правления по вопросу утверждения списка дружинников;
  • инструкция по пожарной безопасности во время проведения газоэлектросварочных и других огневых работ;
  • инструкция о действиях штатных работников при пожаре и эвакуации;
  • журнал проведения инструктажа работников по пожарной безопасности.

Организация оповещения и информационного обеспечения

На въезде рядом с вывеской с названием товарищества должен быть щит со схемой СНТ. Копия схемы передается в пожарную часть. Для оповещения о пожаре в объединении должен быть радиоузел громкой связи, сирена которого дублируется механическими средствами – колоколом или рельсом.

На территории СНТ должен быть установлен информационный щит соответствующей тематики с оперативной информацией. Плакаты и таблички размещают и в местах общего пользования. В обязанности правления и председателя входит информирование и контроль обязательной установки членами товарищества у своих коттеджей бочки с водой или огнетушителя. Председатель должен осуществлять контроль своевременной очистки дорог для свободного проезда пожарной техники, а также отсутствия на территории свалок горючих отходов и емкостей с горючим. При устойчиво жаркой и ветреной погоде, а также при вверении особого противопожарного режима на СНТ председатель с правлением проводят разъяснительную работу о профилактике пожаров и действиях при возгорании, организовывают свободное патрулирование добровольными народными пожарными.

Действия при пожаре

При возгорании председатель или члены правления должны незамедлительно звонить в пожарную часть, а также объявить о пожаре всеми средствами оповещения (радио, колокол и т.п.). Надо организовать встречу и сопровождение пожарных машин в очагу пожара. Председатель должен принять меры по спасению людей и вывода их из пожарной зоны с помощью пожарной дружины. Необходимо также удалить из зоны посторонних.

До прибытия профессиональных пожарных начинать борьбу с огнем надо силами собственной пожарной дружины (в соответствии с Законом №100-ФЗ от 6.05.2011).

Права председателя товарищества

Кроме обязанностей, председатель СНТ имеет и права:

  1. Представлять интересы СНТ госструктурах и в органах местного самоуправления.
  2. Решать кадровые вопросы – принимать на работу сотрудников, увольнять не соответствующих должности. Согласно существующему законодательству принимать к работникам меры наказания и поощрения.
  3. Давать сотрудникам указания, обязательные для исполнения.
  4. Отстранять сотрудников от работы при грубом нарушении правил внутреннего распорядка, должностных обязанностей, санитарных норм, правил охраны труда и противопожарной безопасности.
  5. Для выполнения своих должностных обязанностей использовать полученную от членов правления информацию.
  6. Пользоваться оборудованием, материалами и инвентарем, предоставляемым товариществом.
  7. Управляющий имеет право на компенсацию расходов, понесенных во время исполнения должностных обязанностей, согласованных с правлением предварительно.
  8. Получать от собственников товарищества копии правоустанавливающих и подтверждающих их права документов на земельные участки.
  9. Ходатайствовать перед общим собранием (или правлением) об исключении должников из членов организации.
  10. Согласно уставу и законам РФ принимать и другие меры воздействия к собственникам участков, нарушающим устав, строительные нормы и другие положения законодательства.
  11. Председатель имеет право на вежливое, уважительное и корректное отношение сотрудников и членов товарищества.
  12. Если действующим законодательством и трудовым уставом установлены и другие права для председателя, то управляющий СНТ также имеет на них право.

За что несет ответственность?

Управляющий СНТ несет ответственность за:

  • организацию делопроизводства в СНТ,
  • учет и хранение документов.
  • правильность заключенных договоров,
  • надлежащее содержание, эксплуатацию и сохранность имущества,
  • своевременное и полное выполнение условий всех договоров, осуществление платежей (совместно с бухгалтерией).

В частности, председатель платит за общий расход электроэнергии по общему счетчику. Эта сумма гасится суммарными показаниями индивидуальных счетчиков, поэтому в должностные обязанности председателя СНТ входят и вопросы контроля электричества. При смене счетчика у собственника участка он обязан снять показания старого счетчика в день замены и показания нового в день установки, причем председатель должен быть уверен, что счетчик технически исправен, то есть прошел проверку в энергосбыте. Взимать с членов объединения плату по тарифам, превышающим размер, установленный комиссией по энергоресурсам (из-за потерь в проводах, холостого хода трансформатора, воровства), категорически запрещается. Подобная деятельность влечет за собой уголовную и административную ответственность.

Подачу электроэнергии прекращают в случаях:

  • плохого состояния электропроводки,
  • нарушения схем учета электроэнергии,
  • присоединения токоприемников мимо счетчика,
  • отсутствия допуска должностных лиц к проверке состояния приборов потребления электроэнергии,
  • несвоевременной оплате услуг.

Отключение производят после предупреждения и в случае, если нарушитель не устранил проблем в срок. За иные нарушения устава, например, неуплату членских взносов, правление и председатель не имеют право отключать электроэнергию в качестве меры воздействия на неплательщика.

Обязанности ревизионной комиссии

Ревизионная комиссия – орган СНТ, действующий постоянно, избираемый на общем собрании членов товарищества для финансово-хозяйственного контроля над деятельностью объединения, его правления и других должностных лиц.

Свою деятельность комиссия проводит в соответствии с уставом товарищества, а также соответствующими нормативно-правовыми документами.

Выбирают членов комиссии в составе трех человек на один-два года на общем собрании открытым или заочным голосованием из числа лиц с высшим (или базовым высшим) образованием – юридическим или экономическим и опытом работы в хозяйственно-правовой сфере. Правомочна и комиссия из двух человек. Если избирают одного, то он называется Ревизором. Любой член товарищества может быть избран в ревизионную комиссию. Собственник-профессионал, постоянно проживающий на территории СНТ, но не являющийся ее членом, утверждается отдельно.

В составе ревизионной комиссии не могут быть:

  • председатель правления;
  • члены правления и их родственники;
  • собственники-должники;
  • лица с судимостями и дисквалификацией;
  • кто-либо по доверенности от члена СНТ.

Если на общем собрании избираются и другие руководящие органы, то ревизионную комиссию назначают после них.

Функции ревизионной комиссии:

  1. Проверка финансовых документов товарищества, инвентаризация, учредительная документация, протоколы собраний и приказы председателя и правления, сравнение результатов с данными бухучета.
  2. Проверка законности договоров и других сделок от имени товарищества.
  3. Проверка составленного баланса, годового отчета, распределения прибыли, отчетов для налоговой инспекции, статистики и госструктур.
  4. Оценка обоснованности составления сметы расходов и доходов.
  5. Проверка фактического наличия имущества и средств.
  6. Проверка целевого использования денежных средств и имущества.
  7. Проверка обоснованности операций с финансами, полноты и своевременности уплаты налогов.
  8. Проверка обоснованности затрат на капитальные расходы и текущую деятельность
  9. Проверка финансового состояния и контроля задолженности членов СНТ.
  10. Проверка расчетов по оплате труда физлиц.

После проверки финансовой деятельности комиссия составляет заключение с оценкой правильности составления документации (отчетов, балансов, деклараций). Ревизию финансовой деятельности объединения проводят раз в год. Результаты заключения представляют общему собранию только после ознакомления с ними председателя и членов правления. Комиссия должна своевременно доводить до правления (в письменном виде) результаты всех проверок за семь дней до общего отчетного собрания. По жалобам членов – в 10-дневный срок.

При составлении отчета комиссия разрабатывает точные рекомендации по исправлению недостатков. Всю конфиденциальную финансовую информацию (персональные данные членов организации, ее финансовое состояние) комиссия разглашать не имеет права.При отсутствии внешнего аудита заключение делается по годовому отчету товарищества и утвержденному бюджету с начислениями зарплат. В полномочия ревизионной комиссии входит и предложения для общего собрания о премиях по результатам работы аудита для правления и ревизионной комиссии для улучшения мотивации в работе.

В обязанности председателя ревизионной комиссии входит прием членов СНТ один раз в месяц (определяется конкретная дата).

Обязанности председателя и правления в отношении ревизионной комиссии:

  1. В период проверок правление оказывает всяческое содействие в работе ревизоров, представляя в их распоряжение кабинет, оргтехнику, канцелярские принадлежности.
  2. Председатель включает кандидатуры собственников, подавших заявление в бюллетень для голосования, если в повестке собрания значится вопрос выбора ревизионной комиссии.
  3. Председатель правления товарищества обязан представить ревизорам документы, которые указывались в решении от проведении аудита или дать письменное объяснение об их отсутствии.
  4. По письменному требованию любого члена правление обязано ознакомить его с выводами комиссии и предоставить копии заключения.
  5. При подготовке общего отчетного годового собрания членов объединения правление и председатель обязаны разослать всем своим членам заключения и отчеты ревизионной комиссии.

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА САДОВОДЧЕСКОГО НЕКОММЕРЧЕСКОГО ТОВАРИЩЕСТВА «ИЖОРЕЦ» МАССИВА «ЗАРЕЧНОЕ»

  1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности садового некоммерческого товариществе «Ижорец» массива «Заречное» (далее – «Товарищество») документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.

1.2. В Положении используются следующие основные понятия:

  • “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
  • “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества; “документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
  • “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
  • “архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;
  • “реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
  • “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
  • “копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
  • “регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
  • “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;
  • “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.

1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.

1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества.

  1. Правила организации делопроизводства.

2.1. Делопроизводство в садоводческом некоммерческом садоводческом товариществе «Ижорец» массива «Заречное» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г.

2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя Товарищества.

2.3. После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель Товарищества обязан в течение 7 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 7 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.

2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества.

Правление обязано:

  • обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
  • принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
  • обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
  • обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:

1) устава товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;

2) бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества;

4) документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;

5) протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества;

6) финансово-экономического обоснования размера взносов;

7) иных внутренних документов товарищества.

Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Председателя Товарищества и на основании письменных запросов.

2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя Товарищества.

2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется назначенным для этого членом Правления Товарищества или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя Товарищества.

2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

  1. Создание документов в Товариществе

3.1 Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением Товарищества.

3.4. Реквизитами документов Товарищества являются:

  • наименование Товарищества;
  • должность лица – автора документа;
  • подпись должностного лица;
  • вид документа;
  • место составления документа;
  • адресат;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • текст документа;
  • ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
  • отметка о наличии приложений;
  • оттиск печати;
  • отметка о заверении копии.

3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).

3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:

  • Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества, протоколы Правления Товарищества);
  • Постановления Правления Товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов Товарищества);
  • Предписания Правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
  • Реестр членов Товарищества;
  • журнал регистрации заседаний Правления Товарищества;
  • журнал регистрации Общих собраний членов Товарищества.

3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление Товарищества.

3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2018,

где 001 – порядковый регистрационный номер;

01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2018 – год поступления.

На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится 14 дней.

3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день в день подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

  • перед текстом письма обяза­тельно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
  • Исходящие документы подписываются Председателем правления. Финансовые документы подписываются Председателем правления и Главным бухгалтером.
  • Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на­правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.

Формирование документального фонда Товарищества осуществляется Правлением Товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.

3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером (кассиром или председателем) Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем правления в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

  1. Ведение Архива

4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.

4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.

4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.

4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

  • учредительные документы;
  • уставы во всех редакциях;
  • внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
  • заявления на членство в Товариществе;
  • договоры на пользование инфраструктурой с садоводами – индивидуалами;
  • приходно-расходные сметы Товарищества;
  • ведомости приёма взносов и платежей;
  • документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;
  • отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
  • договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
  • сопроводительные документы на имущество общего пользования;
  • судебные решения по делам с участием Товарищества;
  • акты уничтожения документов.

4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера(кассира).

4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

  • номер протокола заседания правления;
  • наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
  • лица, осуществившие уничтожение документов.

4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

  1. Заключительные положения

5.1.Настоящее Положение принимается на общем собрании членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества , которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя, правления и самих садоводов в том числе.

8.1.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.1.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

Срок внесения изменений в номенклатуру соответствует срокам полномочий председателя, правления, ревизионной комиссии СНТ, установленных уставом.

8.1.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

Правило регистрации документов:
1. Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с Товариществом отношений по договору пользования объектами инфраструктуры.
2. Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с Товариществом договорные отношения согласно условиям договора о пользовании объектами инфраструктуры, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.
Буквально следует понимать так: ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ тот, к-й издан в организации для внутреннего пользования или направления в адрес вне организации, исключая адреса членов Товарищества и садоводов-индивидуалов, имеющих договоры о пользовании инфраструктурой с СНТ.

8.1.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

Основным документом о требованиях к бухгалтерскому учёту является ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте".

8.2 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

  • приходно-расходные сметы Товарищества;
  • ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;
  • протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;
  • отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
  • договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
  • сопроводительные документы на имущество Товарищества;
  • акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66 от 15.04.98 г.

8.2.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

  • номер протокола заседания правления;
  • наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;
  • лица, осуществившие уничтожение документов.

8.2.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.3 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества,заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

8.3.5 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

8.4 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления Московского района г. Калининграда, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

1. Протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных) подписывают председатель и секретарь такого собрания; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно.

2. Протоколы заседаний правления и ревизионной комиссии (ревизора) садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства подписывает председатель правления или заместитель председателя правления либо соответственно председатель ревизионной комиссии (ревизор) и председатель комиссии такого объединения по контролю за соблюдением законодательства; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно.

3. Членам садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и гражданам, ведущим садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, по их требованию должны предоставляться для ознакомления:

1) устав садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, внесенные в устав изменения, свидетельство о регистрации соответствующего объединения;

2) бухгалтерская (финансовая) отчетность объединения, приходно-расходная смета объединения, отчет об исполнении этой сметы;

3) протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных), заседаний правления, ревизионной комиссии (ревизора) объединения, комиссии объединения по контролю за соблюдением законодательства;

4) документы, подтверждающие итоги голосования на общем собрании членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в том числе бюллетени для голосования, доверенности на голосование, а также решения членов объединения при проведении общего собрания в форме заочного голосования;

5) правоустанавливающие документы на имущество общего пользования;

6) иные предусмотренные уставом садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения граждан и решениями общего собрания членов объединения внутренние документы.

(п. 3 в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 337-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Садоводческое, огородническое или дачное некоммерческое объединение обязано предоставить члену объединения, гражданину, ведущему садоводство, огородничество или дачное хозяйство в индивидуальном порядке на территории такого объединения, по их требованию копии документов, указанных в пункте 3 настоящей статьи. Плата, взимаемая объединением за предоставление копий, не может превышать затрат на их изготовление. Предоставление копий документов, указанных в пункте 3 настоящей статьи, органу местного самоуправления, на территории которого находится такое объединение, органам государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, судебным органам и правоохранительным органам осуществляется в соответствии с их запросами в письменной форме.

15297

Устав садоводческого или дачного товарищества

Существенным условием для создания является наличие участников , отвечающих всем требованиям действующего законодательства и расположение всех земельных в пределах одной территории. Основанием для создания сообщества является общее решение граждан об учреждении . В некоторых случаях такое решение может возникнуть в процессе другого объединения.

Этот документ является основой деятельности любого предприятия, оформляется в письменном виде и чаще всего за основу берется стандартный бланк, в который вносятся правки, в зависимости от задач и целей, стоящих перед будущим объединением.

Устав объединения принимается и утверждается путем проведения общего голосования дачников и садоводов. Согласно положениям от 15.04.1998 в уставе прописываются все необходимые положения, такие как:

  • название, месторасположение и правовая форма организации;
  • предмет, цели и задача работы сообщества;
  • полномочия и обязательства сообщества, а также его участников;
  • правила и условия принятия граждан в члены сообщества ;
  • порядок внесения членских и других ;
  • условия и правила организации обязательных работ;
  • полномочия и компетенция органов , правила их выбора;
  • порядок выплаты зарплаты сотрудникам объединения;
  • порядок и голосования;
  • правила ведения делопроизводства и документооборота сообщества;
  • условия ликвидации или реорганизации сообщества.

Кроме обозначенных пунктов, в уставе следует прописать ответственность членов объединения по долгам организации . Важно, чтобы уставные положения по своему содержанию не противоречили действующему законодательству.

Регламенты садоводческого или дачного товарищества

Для полноценной работы организованного сообщества, помимо устава и решения, необходимо произвести утверждение на общем собрании членов сообщества внутренних регламентов . К обязательным относятся:

  1. порядок ведения общего собрания участников сообщества;
  2. направления деятельности правления товарищества;
  3. правила работы ;
  4. условия деятельности комиссии, выполняющей надзор за соблюдением действующего законодательства;
  5. порядок создания и дальнейшего функционирования представительств товарищества;
  6. правила учреждения фонда взаимного кредитования;
  7. условия функционирования прокатного фонда;
  8. внутренний распорядок функционирования сообщества.

Регламенты должны быть прописаны понятным деловым языком, подтверждены подписями председателей и уполномоченных лиц. Что касается изменений в данных положениях, то поправки могут быть внесены только путем созыва общего собрания участников товарищества.

Регулирующие документы товарищества

Перечень документов садоводческого товарищества , являющихся обязательными можно дополнить такими бумагами, как:

  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников садового и дачного товарищества ;
  • порядок выхода участников из состава объединения;
  • акт передачи дел в случае смены председателя сообщества.

Каждый из указанных нормативных документов садоводческих товариществ , представляет собой инструкции и рекомендации по работе с членами сообщества и организации деятельности самого объединения.

В правилах внутреннего распорядка указывается период работы и отдыха сотрудников, проведение различных мероприятий, включая обязательные работы и собрания, подведение итогов и контрольно-ревизионные процедуры.

Должностные инструкции представляют собой положения, согласно которым сотрудник сообщества исполняет свои трудовые обязанности.

Порядок выхода участников из состава товарищества также регламентируется соответствующим документом.

В том случае, если в объединении меняется председатель, в обязательном порядке составляется акт приема-передачи документации товарищества.

Дополнительные документы

Помимо основных документов садоводческого некоммерческого товарищества , которые должны постоянно храниться у председателя, в сообществе могут иметься и дополнительные бумаги, связанные непосредственно с работой товарищества, то есть в список могут быть включены различные договоры, соглашения, ревизионные акты, выписки, справки и так далее.
Эти сопутствующие бумаги также участвуют в документообороте и хранятся у председателя товарищества.

Заключение

В завершение статьи можно сделать ряд выводов:

  1. Для каждого дачного или садоводческого объединения должен быть оформлен устав . Данный документ является основой для работы и функционирования предприятия.
  2. В уставе обязательно прописываются все существенные положения, касающиеся деятельности созданного товарищества.
  3. Помимо устава, принимаются регламенты , которые устанавливают порядок проведения той или иной процедуры, например, ревизии, организации работы фонда взаимопомощи или фонда проката.
  4. Положения регламента могут быть изменены только путем созыва общего собрания граждан и принятия соответствующего решения.
  5. Также для работы товарищества могут потребоваться внутренние документы , такие как порядок выхода участников из состава объединения, правила внутреннего распорядка и другие.
  6. Документооборот товарищества может быть представлен и дополнительными бумагами в виде договоренностей, соглашений, различных справок и выписок.
  7. Все документы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны официальным лицом и заверены печатью общества. Документация хранится у председателя товарищества.