Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.
Из статьи вы узнаете:
Согласование документа - это не только подтверждение его юридической значимости
Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа - это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.
Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа , при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.
Процедура согласования документа - это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.
При этом, согласование документа - это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.
Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.
Формы согласования документов
Существует две формы согласования документа - это:
- внутреннее согласование - при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами - руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
- внешние согласование - при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.
Мы более подробно остановимся на нутренней форме согласования документов , поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.
Читайте также:
- Регламентация рабочего согласования проектной документации
Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации
Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение - финансовое, технологическое, организационное и т. п. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами - руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию. Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже:
|
Наименование подразделения |
Какие вопросы входят в зону ответственности |
|
Бухгалтерия |
|
|
Финансовый отдел |
|
|
|
|
Служба делопроизводства |
|
|
Если документ инициативный, решение о том, какие службы будут его согласовывать, принимает главный исполнитель документа и руководитель того подразделения в котором он работает. Но в любом случае, порядок согласования проектов документов должен быть определен инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной на предприятии. Когда документ подготовлен как ответ, согласовывать его нужно с теми службами, которые перечислены в резолюции руководителя. Кроме того, необходимо ориентироваться и на содержание документа, чтобы включить в список согласующих все службы, имеющие отношение к данному проекту.
Порядком согласования и утверждения документов , принятом на предприятии, может предусматриваться как последовательное проставление согласующих виз на документе, так и одновременная его рассылка для ознакомления и согласования.
Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей
Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.
При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.
Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:
Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.
Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.
Каждый документ начинается с проекта, а проекты большинства организационно-распорядительных документов должны быть согласованы с заинтересованными специалистами. Особую роль в процедуре согласования проекта играет секретарь или помощник руководителя. Прежде чем отдать документ на подпись, вы должны проверить: есть ли все необходимые визы, насколько корректно оформлены даты согласования, есть ли ошибки в листе согласования. Также нужно проверить, правильно ли оформлен документ. Кто в организации должен согласовывать разные виды документов, как оформляется согласование, в какие сроки проводится? Ответим в статье на эти и другие практические вопросы.
Что такое согласование проекта документа
Согласование проекта документа – это оценка проекта компетентными должностными лицами. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Согласование бывает: внутреннее и внешнее. Внешнее согласование происходит за пределами организации, например, контролирующим государственным органом. Во внутреннем согласовании участвуют работники компании.
Внутреннему согласованию подлежат значимые организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения. Реже все этапы согласования проходят информационно-справочные документы: деловые письма, докладные и служебные записки. Внешнее согласование предполагает согласование документа со сторонними организациями. Такими документами могут быть совместные письма, приказы, соглашения, договоры.
Как происходит согласование документов в организации
Сначала ответственный исполнитель готовит проект документа. Помимо подготовки проекта он определяет состав согласующих, рассчитывает сроки согласования, устраняет замечания рецензентов. Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за содержание и оформление проекта документа, а также за то, что документ будет своевременно направлен на согласование. Затем участники согласования оценивают содержание документа в рамках своей компетенции и готовят замечания. Они должны уложиться в сроки согласования, которые установлены организацией.
Кто должен согласовывать документ
Проект документа, подготовленный по резолюции руководителя, должен быть согласован сотрудниками организации, указанными в резолюции. Проекты инициативных служебных документов направляются на согласование всем отделам, заинтересованным в том, чтобы решения, принятые в документе, были реализованы. Проект документа проходит четыре этапа согласования. Документ согласовывают:
1. Составитель (автор).
2. Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта.
3. Заместитель руководителя организации, который координирует деятельность структурного подразделения.
4. Начальники заинтересованных структурных подразделений. Они дают объективную оценку проекту документа и ставят визу на документе. Должностные лица, которые отвечают за согласование документа, распределяются следующим образом:
– за финансовую сторону отвечает главный бухгалтер;
– за соблюдение трудового законодательства – начальник отдела кадров;
– за то, что договор подписывается с благонадежным контрагентом, – начальник службы безопасности;
– за юридическую чистоту сделки – начальник юридического отдела;
– за соответствие документа профильной деятельности компании – технический директор, начальник производства.
Обратите внимание!
Состав согласующих документы лиц каждая компания подбирает самостоятельно
В последнюю очередь проект документа согласовывается со службой делопроизводства или с секретарем. Они проверяют оформление готового проекта документа, стилистику изложения, орфографические ошибки, пунктуацию, визы заинтересованных структурных подразделений. Согласование завершается, если собраны все визы. После завершения согласования документ передается на подпись руководителю.
Закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, которые согласовываются, а также перечень структурных подразделений – обязательных участников согласования (таблицы 1 и 2 ниже).
Таблица 1. Структурные подразделения организации, которые должны согласовывать конкретные виды документов
| Структурное подразделение – обязательный участник согласования | Перечень документов, подлежащих согласованию |
|---|---|
| Финансовый отдел | Приказы, распоряжения, затрагивающие финансовые вопросы |
| Юридический отдел | Приказы, распоряжения, которые требуют правовой экспертизы |
| Отдел безопасности | Документы, которые затрагивают вопросы защиты информации и внутриобъектового режима организации |
| Отдел информатизации | Документы, решения которых требуют реализации с применением информационных технологий |
| Служба делопроизводства | Приказы, распоряжения |
Таблица 2. Виды документов, которые должны согласовывать структурные подразделения организации
Какие решения выносят по проекту документа
Согласующее лицо, ознакомившись с проектом документа, может принять одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».
«Согласовано» – самый желанный вариант для автора документа, он означает, что согласующее лицо полностью одобряет документ.
Обратите внимание!
«Согласовано с замечаниями» – такую оценку документ получает, когда согласующее лицо в целом соглашается с содержанием, однако видит недочеты, которые не влияют на общий смысл документа: нарушена нумерация пунктов или есть грамматические ошибки. На подпись руководителю представляют документ без замечаний.
«Не согласовано» – эта виза говорит о том, что проект документа подготовлен с серьезными ошибками, недоработан и его подписание приведет к нежелательным для организации результатам.
Как оформляется согласование документа
В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в силу с 1 июля 2018 года, внутреннее согласование документа оформляют визой. Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования:
Если к документу имеются замечания, то виза согласования оформляется так:
Визирующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу. Затем структурное подразделение–исполнитель рассматривает замечания. Если замечания учтены в проекте полностью, повторно визировать документ не нужно. Если после замечаний изменился смысл документа, его повторно направляют на согласование участникам процедуры. После завершения согласования документа, к которому были замечания, исполнитель должен отразить это в листе согласования. Например, написать фразу «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, которые помещают в дело.
Допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования (образец ниже). Это характерно для распорядительных документов. Если есть необходимость, визы согласования можно оформлять на каждом листе документа.
Образец. Лист согласования к приказу
На документах, которые согласовываются с внешней организацией, органом власти или должностным лицом, проставляют гриф согласования. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи – инициалов, фамилии и даты согласования. Гриф согласования проставляется: на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, который является неотъемлемой частью документа.
Внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер.
Если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.
В какие сроки нужно согласовать проект документа
Сроки согласования документов закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации. Срок визирования зависит от вида документа, его содержания и объема (таблица 3 ниже). Оптимальный срок согласования документа – от 1 до 5 рабочих дней. Документы, к которым есть замечания, как правило, согласовываются дольше.
а также даст необходимые рекоммендации по процессу согласования во всех инстанциях.
В данной статье мы попробуем разобрать вопрос - в каких случаях можно провести перепланировку самостоятельно, а когда для согласования лучше обратиться к специалистам-посредникам?
Если рассмотреть ситуацию в целом, то если вы хотите выполнить незначительные изменения, например, снести перегородку между ванной и санузлом, или расширить дверной проем в перегородке, то в этом случае, при наличии некоторого свободного времени и терпения, можно узаконить перепланировку квартиры самостоятельно. Однако более сложные работы, для которых необходима разработка проектной документации и оформление технического заключения от автора дома, потребуют для согласования значительно больших усилий. В этом случае самостоятельное согласование перепланировки может как затянуться на длительный срок, так и не удаться вовсе. Кроме того, расходы на получение необходимых разрешений могут быть даже выше, чем при обращении к посредникам.
Примеры эскизов перепланировок
По большому счету, любую перепланировку возможно согласовать собственными силами. Вопрос лишь в том, сколько времени и сил готов затратить на этот процесс собственник. Исключения составляют "пограничные" перепланировки, по которым действующее законодательство четко не определяет порядок согласования, и приходится действовать в каждом случае индивидуально.
Например, к этим случаям относится демонтаж подоконных блоков или перенос кухонь. В одних округах жилищные инспекции требуют проект перепланировки от автора дома, в других - проект перепланировки от проектной организации, имеющей допуск СРО, а в некоторых данную перепланировку не разрешают вовсе.
В результате получается, что в одном округе перепланировку удастся согласовать самостоятельно, в другом согласовать не получиться, а в третьем – потребуют приличный по объему комплект проектной документации . Причем перепланировки в этих случаях будут совершенно идентичные. Опять же, и стоимость согласования перепланировки, в каждом из этих случаев будет разной.
Однако если не брать такие сложные ситуации, то процесс самостоятельного согласования перепланировки начинается с заказа в БТИ технического паспорта на квартиру. Следует отметить, что если в техпаспорте присутствуют "красные линии" (выявленная незаконная перепланировка), то к нему дополнительно необходимо заказать поэтажный план и экспликацию "до перепланировки".
Технический паспорт квартиры
По итогам консультации должна определиться одна из основных схем, по которой необходимо согласовывать перепланировку.
Какие перепланировки проще всего согласовать самостоятельно
1. Перепланировка в уведомительном порядке (раньше это называлось «по эскизу »).
2. Перепланировка по проекту без затрагивания несущих конструкций от организации с допуском СРО.
3. Перепланировка по проекту с затрагиванием несущих конструкций с техническим заключением от автора проекта дома.
4. Ранее сделанная перепланировка по техническому заключению о ее допустимости и безопасности.
Расхождения начинаются в той части, когда речь заходит о том, есть или нет необходимость в разработке проектной документации, и если да, то насколько сложной она будет, и потребуется ли техническое заключение о возможности проведения перепланировки.
Самостоятельное согласование простых перепланировок
Уведомительный порядок согласования перепланировки касается тех мероприятий, которые не затрагивают несущие стены и перекрытия, инженерные коммуникации и конструкцию полов. Такие работы не требуют разработки проекта. Согласно старому 73-ПП они назывались «эскизными» и рассматривались Мосжилинспекцией в виде ксерокопии плана БТИ с отмеченными изменениями. Новое 508-е ПП в редакции 840 ввело понятие уведомительного согласования для несложных перепланировок, но поскольку новый порядок пока не прижился, инспекторы продолжают рассматривать их «по старинке» - в форме эскиза. Такую перепланировку возможно согласовать самостоятельно. Однако чтобы убедиться, например, что затрагиваемые перегородки не являются несущими или разгружающими, лучше провести экспертизу будущей перепланировки – например с привлечением специалистов нашей компании.
Согласованиепопроектуот
Для перепланировок, которые затрагивают несущие конструкции, перекрытия, полы и коммуникации, т.е. потенциально небезопасны для дома и его жителей (полный перечень таких работ см. в п. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №№508-840), необходима разработка проектной документации с техническим заключением от автора проекта дома. В этом случае лучше отказаться от согласования перепланировки самостоятельно и доверить его специалистам из посреднической организации. Чтобы воспользоваться помощью посредников, вам потребуется оформить доверенность на специалиста выбранной вами фирмы, а также предоставить копию правоустанавливающих документов, заверенную у нотариуса.
Самостоятельное согласование перепланировки по проекту от организации с допуском СРО
Существуют перепланировки, когда несущие конструкции не затрагиваются, но проект перепланировки все же необходим. К таким мероприятиям относятся, например, укладка гидроизоляции при расширении ванной и санузла, монтаж тяжелых перегородок, или изменение конструкции полов, или перенос газовой плиты и др. В этом случае проект может составить любая организация, имеющая допуск СРО (например, наша компания), а вы в дальнейшем сможете проводить согласование проекта перепланировки квартиры самостоятельно, в Москве только такой порядок проведения перепланировки будет соответствовать жилищному законодательству. При этом стоит помнить, что та же укладка гидроизоляционного покрытия относится к скрытым работам, а это значит, что на стадии проведения работ необходимо составление акта на скрытые работы.
Самостоятельное узаконивание незаконных перепланировок
Незаконная перепланировка может долгое время оставаться незаметной, но "всплывет" при проведении каких-либо сделок с недвижимостью. Захотите ли вы продать квартиру, либо приватизировать ее, - везде, где нужен поэтажный план БТИ, самовольные работы будут автоматически выявлены. Вас в итоге обяжут выплатить административный штраф, и вы получите предписание вернуть квартире прежний вид, либо узаконить перепланировку.
Самостоятельное согласование сделанной перепланировки иногда возможно, но вам потребуется техническое заключение о допустимости и безопасности проведенных работ. Оформить ТЗ по факту можем, например, мы.
Для согласования незначительных самовольных изменений, таких как демонтаж встроенной мебели, перемещение сантехники или электроплиты, можно обойтись и без техзаключения. Вы просто подаете в "одно окно" жилинспекции или МФЦ свой технический паспорт в красных линиях и план с экспликацией "до" перепланировки.
Если в результате ваших работ ухудшились эксплуатационные характеристики здания, или перепланировка, угрожает безопасности проживания в вашей квартире или в квартирах ваших соседей, то согласовать такие работы "задним числом" у вас не получится, и квартире придется вернуть первоначальный вид. А если же вы выполнили незначительные изменения, и они не нарушают принятых строительных и санитарных норм, то можно выполнить согласование проекта перепланировки самостоятельно или через посредников. Для этого необходимо предоставить в Мосжилинспекцию техническое заключение о допустимости и безопасности, и после того, как будет получено разрешение, ваша перепланировка будет считаться законной.
Требования, предъявляемые к оформлению документов
Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).
В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .
Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.
Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .
Реквизиты, определяющие наименование вида документа
Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.
Дата документа
Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.
Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .
Регистрационный номер
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).
Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .
Гриф утверждения
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:
утверждение документа руководителем;
утверждение изданием специального распорядительного документа.
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.
Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .
Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.
В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.
Гриф согласования
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.
Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.
Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.
Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.
Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.
Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.
Три «золотых» правила согласования
Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».
Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .
Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.
Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.
Пример 1
Свернуть Показать
Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.
Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.
Пример 2
Свернуть Показать
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.
Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.
Роли подразделений
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.
Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.
Зоны ответственности подразделений
Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:
А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.
Условия успешной реализации процедуры согласования
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.
Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).
Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.
Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.
Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).
В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.
Пример 4
Свернуть Показать
В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:
- потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
- не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
- продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
- не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
- не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
- направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.
Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.
Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.
Алгоритм и способы согласования
Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:
Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).
Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.
Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.
При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.
Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.
Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.
Сроки согласования
Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .
В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.
Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.
При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.
Схемы и маршруты согласования
Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.
Пример 5
Свернуть Показать
Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):
В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:
- обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
- обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
- договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
- пояснения к «схемам» договоров и сделок;
- материалы проведенных тендеров / конкурсов;
- выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
- приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.
К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.
Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).
В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.
При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).
После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:
- оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
- проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
- после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.
Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».
Контроль согласования
Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:
- сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
- информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
- анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).
Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.
В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.
