Когда в «Справочнике кадровика» мы приводим образцы оформления документов, как правило, они включают визы согласования и ознакомления с данным документом (его проектом) заинтересованных лиц. Задумывались ли вы, насколько они нужны? Или это просто обычай делового оборота и лишняя головная боль для делопроизводителей? Постараемся разобраться.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.

Виды согласования

Обратите внимание!
Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в т. ч. различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Внешнее согласование осуществляется после того, как проведено внутреннее согласование.

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению реквизитов документа «Виза» и «Гриф согласования» определены Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 (далее – Типовая инструкция по делопроизводству).

Порядок согласования

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

  • в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
  • в их адрес имеются поручения;
  • из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

  • составитель документа;
  • руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
  • руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
  • руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!
В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Сроки согласования

Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дня (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы желательно визировать в день их поступления на согласование. Приведем фрагмент документа «Об утверждении регламента согласования и подписания распорядительных и иных документов».

Процедура согласования завершается, как правило, возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, где он уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям

Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.

Повторное визирование

Повторное визирование проекта документа необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа не меняющих сути уточнений (исправление опечаток, грамматических ошибок и т. п.) повторное визирование не требуется.

Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

Виза согласования

Виза согласования включает в себя название должности визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования. Слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется. Виза согласования может частично заготавливаться при печатании документа. В этом случае визирующий от руки проставляет личную подпись и дату, например:

Мнение эксперта

Потапова А. В., эксперт журнала «Справочник кадровика»

Когда специалист отсутствует

При организации процесса согласования документов работодателю следует учитывать один нюанс. В локальных нормативных актах по делопроизводству целесообразно указывать должности специалистов, отвечающих за подготовку документа, и должности заинтересованных должностных лиц, имеющих право согласовывать документы (без указания конкретных фамилий и инициалов). Тогда в случае перевода на другую работу или увольнения конкретного работника обязанность согласования документов перейдет к тому работнику, который будет занимать эту должность, и при этом не нужно будет вносить изменения в нормативные документы.

В случае временного отсутствия на работе конкретного работника, обычно визирующего тот или иной документ, согласовывать документ будет тот работник, который в настоящий момент исполняет обязанности временно отсутствующего работника.

ТК РФ предусматривает несколько вариантов исполнения обязанностей отсутствующего работника:1. Временный перевод на другую работу по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 72 2 ТК РФ).2. Временный перевод на другую работу без согласия работника в исключительных случаях, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72 2 ТК РФ.

В случаях временного перевода на другую работу работник занимает должность временно отсутствующего работника, соответственно в реквизите «Виза» указывается именно эта должность.

3. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 60 2 ТК РФ).

При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в этом случае работник занимает должность, определенную трудовым договором, которая и будет указываться в реквизите «Виза».

При этом полномочия работника на согласование документов за временно отсутствующего работника будут подтверждаться дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, где установлен срок, в течение которого работник выполняет дополнительную работу, ее содержание и объем.

Для тех ситуаций, в которых по каким-то причинам должностные обязанности временно отсутствующего работника никто не исполняет (не осуществлен временный перевод на эту должность, обязанности по согласованию документов не возложены на другого работника), целесообразно для обеспечения процесса согласования документов в локальных нормативных актах предусмотреть порядок замены работника, визирующего те или иные документы. Например, можно предусмотреть в Инструкции по делопроизводству норму следующего содержания: «Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу согласовываются с … и начальником юридического отдела. При длительном отсутствии на работе (временная нетрудоспособность, командировка, отпуск) начальника юридического отдела документы … согласовывает главный специалист юридического отдела».

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

Процесс принятия решения – «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

Для документа, подлинник которого остается в организации (например для приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т. д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения. К такой процедуре обычно прибегают при визировании договоров, протоколов.

Работа с договорами

С особым вниманием следует отнестись к процедуре согласования договорных документов.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать судебных споров. Например, незначительная ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной налогового спора. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Поскольку договорные отношения обслуживаются многими службами – и юридической, и бухгалтерской, и финансовой, получается, что договорная работа насквозь пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить вероятность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Схема процедуры согласования договорных документов может быть следующей.

1. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с листом согласования документов.

2. Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования, а при несогласии с проектом договора они должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков согласования возлагается на специалистов, осуществляющих согласование, а контроль за соблюдением сроков – на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

3. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Ссылки на дату поступления договора на согласование и дату возврата от специалистов помогают отслеживать сроки согласования каждым специалистом и видеть их нарушение.

4. При наличии замечаний у согласующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

5. Согласованный всеми специалистами проект договора служба делопроизводства (или работники договорного отдела) готовит для подписания.

6. В практике договорной работы применяется прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Обычный вид надписи показан ниже в примере. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на которой написано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттиска печати помогает избежать подделки документов.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Об этом пойдет речь в следующем номере.

Чтобы иметь возможность самостоятельно решить юридические проблемы, связанные с оформлением необходимой документации, на первоначальном этапе необходимо четко представлять себе, какой пакет документов должен быть подготовлен для подачи в соответствующие инстанции, какова последовательность действий при обращении в городские или федеральные службы.

  • какие выгоды несет заказчику грамотно организованный технический надзор за строительством;
  • как проводится сдача объекта в эксплуатацию;
  • на каком этапе строительства возможно получение технических условий (и что подразумевают технические условия на подключение к коммуникациям);
  • что такое порубочный билет и как проводится оформление порубочного билета, в каких случаях необходимо разрешение на вырубку;
  • почему лучше поручить профессионалам получение справок БТИ и получение документов БТИ, в том числе – получение кадастрового паспорта.

Согласование перепланировки

Согласование перепланировки квартиры достаточно сложный и долгий процесс, согласование перепланировки квартиры лучше заказывать у специалистов по сгласованию перепланировок. Мы оказываем услуги по согласованию перепланировок в Москве и Московской области уже более 6 лет и за этот период накопили не мало положительных отзывов и благодарностей, но есть и неудачный опыт, что в свою очередь — тоже опыт!
Пусть даже Вам кажется что именно Ваша перепланировка квартиры или перепланировка нежилого помещения не вносит ни каких значительных изменений в первоначальную планировку квартиры или планировку нежилого помещения и Вашу перепланировку не обязательно согласовывать — это не так, перепланировку квартиры или перепланировку нежилого помещения надо согласовывать, если Вы ее уже сделали перепланиовку квартиры, то тогда узаконивать перепланировку квартиры или нежилого помещения — придется, но дороже! Пусть даже Вы собственник помещения нежилого или собственник квартиры — это не значит, что Вы можете делать все что захочется, согласно жилищному кодексу перепланировкой квартиры считается любое изменение конфигурации жилого или нежилого помещения.

Согласование перепланировки квартиры и согласование перепланировки нежилого помещения в Москве, Согласование перепланировки квартиры в Московской области — «Арта-согласование».
отличается от согласования перепланировки квартиры в Московской области. Перепланировка квартиры в Москве — изменение конфигурации помещения, жилого или нежилого — Перепланировка квартиры в Москве . Вы приобрели «недвижимость» квартиру или нежилое помещение в Москве или в Московской области и решили сделать ремонт, а как правило ни один хороший ремонт не обходится без перепланировки квартиры, перепланировка квартиры согласование или перепланировка нежилого помещения. Всем хочется что бы было уютно и комфортно и первое с чего необходимо начинать это разработка эскиза перепланировки квартиры после того как вы определились с дизайн проектом и будущей планировкой квартиры можно преступать к перепланировке квартиры или перепланировке нежилого помещения. Согласование перепланировки квартиры без проекта перепланировки квартиры невозможно, для чего и необходимо заказать проект перепланировки квартиры.

Согласование ПНООЛР в Росприроднадзоре или в Комитете по природопользованию

Срок рассмотрения документация составляет 30 рабочих дней (согласно регламенту работы данного государственного органа). Необходимо так же помнить, что перед подачей на рассмотрение, производственное предприятие или организация обязана уплатить государственную пошлину за выдачу лимитов. Данный платеж обязательно должен производиться с расчетного счета природопользователя.

Согласно закону №404-ФЗ от 29 декабря 2015, если объект, несущий негативный след, принадлежит экологическому надзору федерального уровня, то с 1 января 2019 согласование ПНООЛР происходит в территориальном органе Росприроднадзора. Если объект принадлежит государственному экологическому надзору - в вышестоящем органе субъекта федерации РФ.

Согласование линий передачи данных на печатной плате

Ранее мы рассматривали линии передачи так, как если бы каждая из них представляла собой отдельное соединение «точка-точка». Необходимо рассмотреть и групповые соединения, например, системы шин адреса и данных в схемах памяти, а также случаи, когда несколько плат связаны высокоскоростным соединением, например, через соединительную панель (бэкплейн или материнскую плату).

Проект инфекционного отделения ждет согласования

Цена капитального ремонта будет известна в декабре. А пока зам. главы администрации Вячеслав Богомолов дал поручение главному врачу больницы Анатолию Васильеву в течение недели подать предварительную бюджетную заявку на капитальный ремонт (смету рекомендовано составить исходя из норматива 46 тысяч руб. за квадратный) и монтируемое оборудование (около 15 млн рублей), чуть позже - подать заявку на немонтируемое оборудование.

При этом магистральная тепловая сеть проходит под зданием инфекционного отделения. Чтобы вынести сеть из-под здания, строителям придется разобрать часть фундамента (вопреки утверждениям ГУП «ТЭК», наша администрация настаивает именно на таком варианте). Закрывать будут так, чтобы при последующих ремонтах не приходилось нарушать целостность полов. По оценке специалистов, новых сетей хватит лет на 25.

Жду согласования или согласование

Согласование - СОГЛАСОВАНИЕ. Форма словосочетания, состоящая в том, что прилагательное или спрягаемый глагол по форме применяются к существительному. В русском языке различают следующие виды С.: 1. С. прилагательного в атрибутивной (см.) форме с… … Словарь литературных терминов

согласование - взаимодействие, координация, регулирование, выверка, подгонка, подбор, увязка; сообразование, самосогласование, увязание, координирование, скоординирование, согласовывание, утряска, состыковка, слаживание, корреспондирование, увязывание. Ant.… … Словарь синонимов

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

Информация о согласовании вывесок в Санкт-Петербурге

Лист согласования представляет собой документ указывающий внешний вид рекламоносителя, его расположение на фасаде, используемые материалы для производства и адрес размещения. Его рассмотрение длится от 1 месяца (Чаще всего укладываются в один месяц). После его подписания можно начинать изготовление.

На этом этапе мы предоставляем художникам технический проект с отрисовкой вывески и фасада в графическом редакторе, разрезами узлов крепления, техническим описанием вывески. Согласование проекта длится от 1 месяца (По сути, на официальном сайте КГА, в графе срок рассмотрения стоит «1 месяц», мол не больше не меньше, но не надо забывать что мы живем в самой прекрасной стране в мире и все остальные страны нам завидуют)

Юридический центр ГРАД

Для начала сотрудничества нам потребуются копии правоустанавливающих документов на участки и здания, на территории которых планируется будущее согласование строительства или легализация самостроя. Потребуются планы и проекты планировки территории, схемы размещения инженерных коммуникаций и близлежащих объектов, а также градостроительный план развития и правила застройки земельного участка, без этих документов оформить самострой не получится. Уже имеющаяся исходно-разрешительная документация, данные градостроительных и проектных учреждений и результаты инженерных изысканий позволят определить предельные и допустимые параметры будущего или уже существующего объекта.

Зачастую, архитектурные проекты, выполненные на высочайшем профессиональном уровне архитекторами мирового масштаба пылятся на полках и не востребованы, а на улицах выпячиваются совершенно нелепые здания, вызывающие насмешки и сожаление прохожих, и все эти проблемы из-за согласования строительства дома . Налицо несогласованность действий архитекторов и городских властей. В одних случаях, причина в амбициях архитекторов, не желающих считаться с местными особенностями городской инфраструктуры. В других, чрезмерное превалирование административного ресурса вопреки разумной архитектурной мысли. Согласование проекта строительства происходило без достаточного взаимодействия заказчика с контролирующими органами и из-за этого узаконить самострой иной раз очень трудно своими силами. Итог мы с вами можем обозревать воочию.

Поиск ответа

На согласование счетного оборота со значением определенного количества со сказуемым влияет множество различных факторов. В приведенных контекстах возможно согласование и в ед., и во мн. числе. Ср. примеры из справочников: В университете учится 28 тысяч студентов и Сто наших студентов отправятся в этом году на стажировку за рубеж . Особенности согласования с подлежащим – дробным числительными в справочниках не описаны, поэтому можно руководствоваться такими общими рекомендациями. Форма ед. числа подчеркивает общее количество лиц, совокупность предметов, указывает, что они испытывают какое-то воздействие, состояние; ед. число сказуемого акцентирует внимание на количестве предметов или лиц, о которых идет речь. При форме мн. числа выделяются считаемые лица и предметы как производители действия, подчеркивается отдельность предметов или лиц, указанных в подлежащем, раздельность совершения ими действия.

Как правильно? Этого ни Петя, ни Маша не знали. Этого ни Петя, ни Маша не знала. Этого ни Петя, ни Маша не знало. Этого ни Петя, ни Маша не знал. А если поменять Машу и Петю местами - тогда как? Этого ни Маша, ни Петя не знали. Этого ни Маша, ни Петя не знала. Этого ни Маша, ни Петя не знало. Этого ни Маша, ни Петя не знал. Мне кажется, множественное число тут неуместно, ведь: «Этого ни Вася, ни Петя не знал». Но если число единственное, то какой тогда род?

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

23.11.2007

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются. ........

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

  • 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  • 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

14.07.2007

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

12 ноября 2010 г. 17:16

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов - прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования - время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения - безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений - не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Но подразделения - участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это - подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней - не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

● потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;

● не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);

● продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;

● не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);

● не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;

● направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов - параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике - самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем - параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

● обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;

● обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

● договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

● пояснения к «схемам» договоров и сделок;

● материалы проведенных тендеров / конкурсов;

● выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

● оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и

● проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

● после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента - личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

● сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);

● информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота - за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

● анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Разработка и согласование проектной документации осуществляется по нормам федерального законодательства и Положению №1008 от 27.12.2000 г. В случае ее составления в соответствии с техническими условиями, исходными данными и требованиями, дополнительного представления в структуры, их установившие, для получения разрешения, не требуется. Исключения составляют случаи, предусмотренные в законодательстве и указанном выше Положении. Рассмотрим далее, в каких ситуациях необходимо согласование проектной документации.

Общие сведения

Согласование проектной документации производится ее исполнителем при участии заказчика. В договоре (контракте) может быть установлено иное правило. Согласование осуществляется в рамках вопросов, относящихся к ведению участников подготовки проекта строительства. Процедура проводится по конкретным разделам. По ее результатам выдается лист согласований проектной документации.

Контролирующие структуры

В Положении предусмотрено обязательное утверждение проектной документации следующими органами и должностными лицами:


Дополнительно

Порядок согласования проектной документации на строительство по специальным технологиям предусматривает обязательное ее представление эксплуатирующей организации. В частности, речь идет об объектах спорта, здравоохранения, образования, зрелищных учреждениях и пр. Согласование проектной документации по благоустройству в пределах отведенных под соответствующие цели участков земли, а также функциональное назначение помещений встроенного типа, в случае их приобретения исполнительными госорганами осуществляется с Администрациями районов населенного пункта. В Положении предусмотрены и особые случаи. В частности, при размещении объекта в отсутствие технологических требований и условий либо возможности их подготовки, согласование проектной документации осуществляется с заинтересованными организациями. Их перечень приводится в Приложении Д к указанному Положению.

Продолжительность рассмотрения заявок

Порядок согласования проектной документации предусматривает установление сроков рассмотрения заявок. Он не должен превышать 15 дней с момента поступления. При этом для простых объектов срок не должен быть больше 5 дней. Продолжительность выполнения санитарно-эпидемиологической экспертизы зависит от категории сложности представленного объекта. Срок проведения процедуры находится в диапазоне 7-30 дн.

Специфика оказания услуг

Госорганы по надзору и контролю, а также иные заинтересованные организации не могут изменять условия согласований, предоставленных при предпроектной подготовке объекта. Услуги указанных структур, финансируемые за счет бюджетных средств, не подлежат оплате. К ним в том числе относится экспертиза проектной документации. Услуги в заинтересованных организациях должны оказываться по принципу "одного окна". Отказ в выдаче заключения должен предоставляться единожды в письменном виде. Он должен быть удостоверен подписью уполномоченного лица с указанием замечаний и их обоснованием. Если данные недочеты не приводят к изменениям в проектных решениях, то их необходимо устранять на стадии согласования.

Проверка

В соответствии с Положением №1008 от 27.12.2000 г., экспертиза проектной документации проводится вне зависимости от источников финансирования и форм собственности объектов. В качестве основания для начала проверки выступает представление бумаг, выданных КГА, ЦГСЭН и КГИОП. В процессе экспертизы осуществляется ревизия соответствия проектной и градостроительной документации исходным параметрам, требованиям и техническим условиям, выданным государственными органами по контролю и надзору, а также заинтересованными организациями. В результате проверки осуществляются подготовка и последующая передача заказчику сводного заключения. Его неотъемлемым элементом является акт проведения специализированной экспертизы. При наличии замечаний они включаются в заключение. При этом устанавливаются сроки для их устранения. Заказчику также может быть выдано отрицательное заключение. Оно может быть обусловлено необходимостью провести доработку документации, после чего выполнить повторную экспертизу. Замечания должны быть подготовлены комплексно по всем разделам. В ходе работы по их устранению они не подлежат изменению либо дополнению.

Важный момент

Проектная документация и решения по застройке объектов представляются заказчиком для выполнения специализированной экспертизы до организации и проведения государственной процедуры проверки. Условия передачи бумаг установлены в разделах I.6, III, IV Положения. Услуги уполномоченными структурами должны осуществляться по правилам "одного окна". Длительность выполнения государственной и специализированной проверок определяется в договоре. При этом их продолжительность не должна быть больше месяца. Для простых объектов длительность специализированной и государственной экспертиз сокращена до 15 дней. Исключением является проверка ГУПР и ООС, которая выполняется по положениям ФЗ №174, а также нормативным актам Минприроды. Для объектов, относящихся к категории особо сложных, продолжительность экспертизы допускается увеличить, но не больше чем на 10 дней.

Утверждение

Оно осуществляется различными уполномоченными органами в зависимости от источников, из которых осуществляется финансирование. Так, при проведении строительных работ за счет бюджетных средств процедура входит в компетенцию исполнительных структур власти. Она выполняется после проверки сводной сметы. Расчеты составляются в составе рабочих документов на строительство объекта. В случае проведения мероприятий за счет собственных средств заказчиком, а также с привлечением дополнительного финансирования, указанная процедура им и осуществляется.

Инженерные разделы

Документация, составленная в соответствии с техническими требованиями организаций и ведомств, осуществляющих эксплуатацию сетей или владеющих ими, представляется указанным субъектам на рассмотрение и согласование в случае наличия соответствующих положений в технических условиях. Срок проведения указанных процедур не должен быть больше 20 дней. Инженерные разделы согласовываются только в части исполнения технических условий. Список бумаг, представляемых указанным выше организациям и ведомствам, определен в Приложении Ж к Положению №1008.

Комплектация документов производится в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 21.101-97. Уполномоченные организации и ведомства не имеют права разрабатывать правила по оформлению и формированию пакета чертежей в отступлении от установленных в указанном выше госстандарте. В случае необходимости проведения вскрытия дорожных покрытий улиц для прокладки инженерных коммуникаций, согласование на выполнение необходимых работ выдается специальным отделом Комитета по дорожному хозяйству и благоустройству.
При размещении сетей по территории, которая находится в собственности, необходимо получить разрешение от ее законных владельцев. Совмещенный план по размещению коммуникаций под землей, составленный на этапе формирования рабочей документации, должен быть согласован с соответствующим отделом Комитета градостроительства и архитектуры, ведающим подземными сооружениями.