Любое предприятие, компания или фирма имеют среди своей документации действующие локальные нормативные акты, которые могут быть дисциплинарными правилами, должностными инструкциями или разными положениями. Локальный акт может относиться:

• к разряду общеустановленных (обязательных) актов для любого предприятия,
• к разряду актов, добровольно созданных работодателем.

Какими бы ни были локально-нормативные акты организации, важно, чтобы они существовали в рамках закона, то есть не имели противоречий с законодательством. Существует ещё один характерный признак такого фирменного документа. Локальный акт является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для его подчинённых.

В данной статье рассмотрим всевозможные особенности этой разновидности документов.

Локальный акт - это…

Следует начать с того, что трудовой кодекс Российской Федерации (пятая статья ТКРФ) регулирует отношения между работодателем и работником посредством охраны труда, возможных соглашений и актов с нормами трудового права. Локальные акты организации с приведёнными в них нормами трудового права также регулируют рабочие отношения.

Подобный документ является общеустановленным для всех работодателей. Он соответствует и иной документации, которая содержит подобные критерии. Об этом говорит восьмая статья (первая часть) трудового кодекса. Однако какое-то определённое значение за понятием «локальный акт» не закреплено:

• кто-то считает, что это локальные акты организации, которые содержат многократное повторение существующих правил поведения сотрудников, и устанавливает их работодатель (это неполное определение);
• более правильным и полным будет следующее значение: «документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Особенности документа (локально-нормативного акта)

1. Возможные изменения в нём определяются работодателем.
2. Нормы, содержащиеся в документе, не противоречат закону или трудовому договору.
3. Он утверждается в виде инструкции или положения руководителем-работодателем (закрепляется в письменном виде). В некоторых случаях - при взаимодействии с профсоюзом организации.
4. С этим документом обязательно знакомят сотрудника, подтверждая данное действие его личной подписью.
5. Имеет законную силу со дня, когда он будет принят, или другой прописанной на бумаге даты.
6. Прекращает своё действие, когда истекает его срок или в случае отмены работодателем/судом.

Какие документы относятся к локальным нормативным актам организации?

Ниже на фото приведен характерный для большинства организаций перечень документов, являющихся локальными нормативными актами.

Как принимаются локальные акты учреждения?

Каждый локальный нормативный акт организации проходит определённые этапы. Сначала он разрабатывается, потом согласовывается, затем утверждается, после чего только получает законную силу и вводится в действие.

Подобная последовательность создания таких документов может также устанавливаться характерным локальным актом (к примеру, согласно существующему в организации положению о порядке принятия локальных нормативных актов - образец акта приведён на фото).

Этап разработки локально-нормативных актов организации

Документ разрабатывается непосредственно специально занимающейся этой деятельностью (по назначению руководства) рабочей группой лиц (или лицом-исполнителем) на основании имеющегося приказа. Это может осуществить как простой сотрудник кадров или главный бухгалтер, так и объединение начальников подразделений.

Этап согласования локальных актов

После разработки локальный акт обязательно находится в процессе согласования с другими структурными подразделениями или отделами. При этом общие замечания, комментарии, согласие/несогласие работники отражают на отдельном специальном бланке.

Этап утверждения локальных актов учреждения (организации)

После процесса согласования документ направляется на утверждение начальству.

Перед тем как вынести своё решение, руководитель должен направить проект с обоснованием в профсоюзную организацию. Данный представительный орган со стороны сотрудников имеет максимум пять дней на рассмотрение и выдвижение в обратном порядке своего письменного мнения по поводу этого локального акта.

Если профсоюз соглашается с предложенным локальным актом, то этот документ вводится в своё действие.

Если же профсоюз не предоставил согласия, или же предоставил, но с учётом некоторых пожеланий, то руководитель обязан не позднее трёх дней (после получения ответа) организовать с представительным органом дополнительные консультации для достижения взаимопонимания и принятия решения.

Локальные акты школы

Стоит отдельно остановиться на документации в общеобразовательных учреждениях, которые могут самостоятельно создавать собственные локальные нормативные базы из актов потому, что Закон «Об образовании» Российской Федерации гласит, что устав общеобразовательного учреждения должен иметь определённый перечень локальных актов. Но при создании дополнительных документов, что вносят дополнения к существующему уставу (например, это могут быть новые локальные акты школы), необходимо обязательно зарегистрировать их в ИФНС. В противном случае возникнут несоответствия в нормативно-правовой базе организации.

Локальные акты учреждения общего образования являются законными и официальными правовыми документами. Они принимаются в надлежащей последовательности для регулирования отношений внутри школьной деятельности, отражённой в уставе организации.

Локальные акты школы должны отражать следующие принципы:

• Они созданы для определённого образовательного учреждения и действуют, соответственно, в стенах одной организации.
• Они представляют собой официальные письменные правовые документы, содержащие в себе все обязательные реквизиты.
• В процессе создания и введения локального акта задействованы все субъекты процесса образования.

Виды локальных актов общеобразовательного учреждения

Школьные документы, а также локальные акты доу (дошкольного образовательного учреждения) могут быть нормативными. Такая документация содержит перечень определённых правил и норм, которые должны соблюдаться в обязательном порядке всеми участниками процесса образования. Для него характерно продолжительное во времени применение. Такие акты детализируют и дополняют правовую норму в отношении каждой отдельной школы.

Выделяют также и индивидуальные локальные акты. Как правило, они однократны и используются для закрепления определённого решения с юридической точки зрения.

Какие документы относятся к локальным школьным актам?

Локальные акты об образовании представляют собой постановления, решения, приказы, инструкции, правила, положения и договоры. Они отражают и регулируют разные стороны деятельности школы. К сведению, такую же разновидность документации имеют локальные акты доу. Рассмотрим каждый документ.

• Постановления: эти локальные акты могут быть индивидуальными правовыми документами и нормативными. Они отражают в себе решение управляющего органа школы.
• Решения: общее собрание сотрудников принимает локальные Такие документы очень часто носят характер рекомендаций.
• Приказы: такой документ издаёт директор образовательного учреждения для разрешения основных задач. Например, ниже, на фото, приведён образец акта - приказ об утверждении правил внутреннего распорядка школы.
  Органы, которые управляют школой, такими документами, как постановления и приказы, утверждают положения, правила, инструкции.

Как должны оформляться локально-нормативные акты

Трудовым законодательством не создано определённых требований относительно оформления подобных документов. Но существует ГОСТ Р6.30-2003, включающий информацию о необходимых требованиях, которые нужно соблюдать при создании и оформлении локального акта. Согласно ему, любой документ (за исключением письма) оформляется на специальном бланке и содержит следующую информацию:

• полное и сокращённое название организации (то наименование, что указано в учредительных документах);
• указание прописными буквами наименования после названия организации;
• дата утверждения и последовательный номер акта при регистрации;
• указание места создания и оформления документа;
• наличие подписи(ей) согласования;
• указание в конце документа информации о приложениях;
• соблюдение структуры документа, в которую входят все необходимые положения (общие, основная часть и заключительные);
• разделы (с номером и заголовком), пункты и подпункты обязательно являются содержательной частью документа;
• проводится обязательная в середине верхнего поля листа (начиная со второй страницы).
• Обязательно наличие грифа утверждения руководства организации в правом верхнем углу. Утверждение может быть представлено либо простой подписью начальника, либо отдельно созданным приказом. Всё заверяется печатью.

Ознакомление с актом сотрудников организации

После утверждения локально-нормативного акта он проходит стадию регистрации в специальном журнале и получает индивидуальный номер и указание даты, с которой он вступает в законную силу.

С этим актом руководство обязано ознакомить тех своих сотрудников, деятельность которых затронута в самом этом документе, согласно статье 22 (часть 2) трудового кодекса Российской Федерации. Процесс ознакомления отражается на специальных ознакомительных листах в виде отдельного приложения к локально-нормативному акту, а также отражается в журнале ознакомления.

Как локальные акты хранятся

Все оригинальные акты должны храниться в одном месте (канцелярии, приёмной или отделе кадров). Копирование документов происходит при распространении документа среди отделов и структурных подразделений.

Подобные локальные документы имеют неограниченный срок хранения в соответствии со списком типовых управленческих архивных документов, которые формируются при работе государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Основные локальные нормативные акты - регламентирующие документы, которые необходимо разработать, утвердить и принять на каждом предприятии. К их содержанию и оформлению предъявляются требования, соблюдение которых гарантирует юридическую силу нормативных актов.

Из статьи вы узнаете:

Локальный нормативный акт - это нормы трудового права, действующие на данном предприятии

В общем случае взаимоотношения работника и работодателя регламентируются положениями Трудового кодекса. Этот сборник законодательных актов содержит все необходимые для осуществления этого взаимодействия нормы трудового права. Вместе с тем, каждый работодатель вправе дополнять такие нормы собственными локальными регламентами, не противоречащими ТК РФ, учитывающими специфику и производственной деятельности конкретного предприятия, и установленные на нем правила и требования, регулирующие внутренние управленческие процессы. Такие регламенты оформляются как отдельные локальные нормативные трудовые акты.

После того, как локальный нормативный акт утвержден, документ должен быть зарегистрирован. Для регистрации этих документов на предприятии ведется специальный журнал. После того, как документ зарегистрирован с ним должны быть ознакомлены те сотрудники компании, которых он касается. Факт того, что работник ознакомился с текстом данного локального нормативного акта обязательно должен быть подтвержден его собственноручной подписью, проставленной с указанием даты ознакомления.

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. ТК РФ), Положение об охране труда ( ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон «О коммерческой тайне»).
3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников ().
5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
6. Положение об охране труда ().
7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда ().
8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от ).
9. График отпусков (ст. ТК РФ, Постановление Госкомстата России от ) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от говорится , что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. ТК РФ ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на , в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

• название организации согласно учредительным документам;
• наименование документа (положение, правила и пр.);
• номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
• виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
• специальная отметка, если есть приложения к документу;
• виза утверждения руководителем;
• дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

• на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
• изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

• оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
• к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
• в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

" № 12/2015

Какие документы считаются локальными нормативными актами? Какие виды локальных актов выделяются? Что относится к обязательным локальным актам? На какой срок они могут утверждаться? В каких случаях локальный акт необходимо согласовывать с представительным органом работников? Что считается таким органом? В каком порядке осуществляется согласование? Каковы требования к оформлению локальных актов и их хранению? В каком порядке в них вносятся изменения?

В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда. А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации – это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель. Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники – через их представительный орган или профсоюз. О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

Обязательные ЛНА

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

• правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);
• документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
• акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

• правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396).

Обратите внимание

Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Срок и сфера действия ЛНА

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

• с истечением срока действия (если срок был установлен);
• с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;
• с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала. А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

• порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
• формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
• порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?

К сведению

Представителями работников в отдельно взятой организации в силу ст. 29 ТК РФ являются первичные профсоюзы. Если же такового нет или он не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы всех работников, на общем собрании работников может быть избран иной представитель или представительный орган (ст. 31 ТК РФ).

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

К сведению

Некоторыми нормативными правовыми актами рекомендовано при формировании локальных актов организации создавать рабочие группы из числа работников. В частности, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 425н предложено при организации работы по формированию примерного положения об оплате труда федеральным государственным органам и учреждениям создавать рабочие группы из числа специалистов главного распорядителя средств федерального бюджета, руководителей и работников финансового, экономического, правового и кадрового подразделений подведомственных учреждений соответствующего типа и представителей профессиональных союзов, других независимых экспертов.

Порядок согласования ЛНА

Прежде всего отметим, что порядок разработки и утверждения ЛНА работодатель определяет сам, закрепив его в соответствующем документе, которым также может быть ЛНА или другой документ (например, приказ).

А вот процедура согласования с представительным органом работников регламентирована ст. 372 ТК РФ.

Итак, работодатель перед утверждением ЛНА должен направить его проект и обоснование по нему в представительный орган работников.

Принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников в случаях, не установленных Трудовым кодексом, может предусматриваться коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

Получив эти документы, представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня их получения должен направить работодателю ответ с мотивированным мнением по проекту в письменной форме. Если данное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, у работодателя есть два варианта действий:

• он может согласиться с мнением и принять акт, скорректировав его;
• если его данное мнение не устраивает, в течение трех дней после получения мнения работодатель может провести с представительным органом дополнительные консультации в целях формирования взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Однако в таком случае представительный орган может обжаловать решение работодателя в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, представительный орган имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном гл. 61 ТК РФ.

На основании жалобы (заявления) представительного органа государственная инспекция труда в течение одного месяца со дня ее получения проводит проверку в организации. В случае выявления нарушения она выдает работодателю предписание об отмене указанного ЛНА, обязательное для исполнения.

Требования к оформлению ЛНА

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

• наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
• дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;
• отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.») и на самом приложении в правом верхнем углу (например, «Приложение № 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ «Центр социальной помощи» от 13.01.2015»).

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Порядок ознакомления

Итак, утвержденный ЛНА следует зарегистрировать в соответствующем журнале с присвоением порядкового номера и указанием даты введения в действие. Напомним, что ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте.

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Принимаемых на работу ознакомить с ЛНА нужно до подписания трудового договора. При этом необходимо учитывать, что с содержанием утвержденного ЛНА должны быть ознакомлены те работники, на которых он распространяется.

Ознакомление может осуществляться путем оформления листов ознакомления в виде приложения к ЛНА, журнала ознакомления или любым другим способом. Приведем примерный образец журнала ознакомления.

Хранение локальных актов

Оригиналы ЛНА хранятся в одном месте. Как правило, это или канцелярия. Для структурных подразделений организации целесообразно сделать копии.

Что касается сроков хранения, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, ЛНА хранятся в организации постоянно.

Изменения в локальных актах

Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.

Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.

Обратите внимание

Если изменения положений ЛНА повлекут за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора (оплаты труда, режима рабочего времени и т. п.), необходимо получить согласие работника, предварительно уведомив его об этом за два месяца. Если работник не согласен с такими изменениями, работодатель может внести их в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74 ТК РФ, если изменения вызваны изменением организационных или технологических условий труда в организации.

Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.

Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.

И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работников, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления.

«Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений».

В трудовом законодательстве часто можно встретить ссылки на ЛНА, расшифровка этого понятия – локальный нормативный акт . В документообороте компаний бумаг превеликое множество – приказы, положения, распоряжения, графики, договоры и т.д. А что такое локальные нормативные акты из всех этих документов? Как их оформлять и утверждать? И какие из них обязательны? На эти вопросы есть ответы в ТК и письмах Роструда.

Что такое ЛНА

Для начала разберём понятие на составляющие:

• локальный – это значит, действует внутри организации;
• нормативный – содержит правила, которым все без исключения должны подчиняться – и рабочие, и администрация;
• акт – документ.

Что такое ЛНА

В итоге получаем, что ЛНА – это внутренний закон организации, действие которого распространяется на все штатные единицы .

8 статья ТК никак не регулирует издание ЛНА , но предупреждает, что они не должны нарушать положение сотрудников, иначе будут признаны недействительными .

Локальные нормативные акты в трудовом праве – это такие внутренние законы, которые касаются только всего коллектива. То есть приказы или распоряжения в отношении конкретного работника – это не ЛНА, а индивидуальный акт . Коллективный договор и соглашения к нему ТК не относит к ЛНА, ведь в 8 статье так и сказано, что принимаемые ЛНА не должны противоречить коллективному договору. То есть колдоговор держится особняком .

Но вот приложения к колдоговору – это натуральные локальные нормативные акты , примеры их могут быть такими:

• ПВТР;
• положение о премировании и оплате труда;
• положение о персональных данных и т.п.

Внимание!

Нюанс: перечисленные приложения не обязательно прилагаются к колдоговору, они могут быть и самостоятельными документами.

Роструд к ЛНА также относит:

• штатное расписание;
• положение об аттестации;
• инструкции по охране труда.

Нюанс: при оформлении нового работника ТК обязывает знакомить его со всеми ЛНА, но это вовсе не относится к штатному расписанию , потому что оно никак не связано с его трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014г.)

Нельзя отнести к ЛНА табеля или графики отпусков , потому что это распорядительные акты, а не нормативные.

Ответственность

Так как ЛНА это внутренние законы, то за их нарушение можно привлечь к ответственности: работников к дисциплинарной, а директора – к административной.

Виды локальных нормативных актов

По статусу ЛНА можно разделить на обязательные (по требованию трудового
законодательства) и дополнительные (на усмотрение работодателя). Основные нормативно правовые акты, то есть обязательные, по нормам ТК должны быть в каждой организации:

• положение о персональных данных (ст.86);
• положение об оплате труда (ст.135);
• ПВТР (ст.189);
• положения или правила по охране труда (ст.212);
• положение об аттестации (ст.81).

К дополнительным, то есть необязательным, можно отнести все остальные акты, например:

• положение об ОК;
• должностные инструкции;
• положение о командировках;
• положение о проходной и т.п.

Акты ещё подразделяются на способы принятия:

• принимаемые директором единолично;
• принимаемые коллегиально, с учётом мнения коллектива или профсоюза.

Мнение коллектива или профсоюза обязательно учитывать, когда принимаются :

• ПВТР;
• положение об оплате;
• положение или приказы по проф. обучению работников;
• положение об аттестации;
• нормы выдачи сотрудникам средств защиты (если в колдоговоре они не указаны).

В колдоговоре могут быть прописаны и другие акты, принимаемые только совместно с коллективом.

Единоличное утверждение ЛНА

Если мнение коллектива можно не учитывать, то акты принимаются так:

• разрабатывается проект акта;
• согласуется с заинтересованными лицами;
• утверждается директором.

Сотрудники, с которыми нужно согласовывать акт, это руководители отделов, которые будут непосредственно работать с этим документом . Например:

• оплата труда согласуется с главбухом и экономистом;
• положение об отделе кадров – с начальником ОК;
• об охране труда – с инженером по ОТ.

И конечно все акты лучше согласовывать с юристом , своей визой он подтвердит соответствие законам.

Утверждение, естественно, закрепляется приказом. Для наглядности вот об утверждении штатного расписания.

Коллективное принятие ЛНА

Вся процедура учёта мнения профсоюза или коллектива при утверждении актов расписана подробно в 372 статье ТК. Мнение может высказывать либо председатель профсоюза компании, либо представитель коллектива. Представителей выбирает коллектив на собрании и закрепляет свой выбор в протоколе . Протокол может вести секретарь. Пишется протокол в произвольной форме и подписывается работниками, участвующими в голосовании. Обратите внимание на подписи – они должны быть реальными . В спорной ситуации несоответствующая подпись может создать проблему.

Процедура принятия ЛНА такова:

• директор направляет проект акта представителям коллектива (обязательно письменное уведомление, в котором представитель распишется о принятии);
• максимум через 5 рабочих дней директору должно быть озвучено мнение представителя в отношении акта (то есть, что устраивает, а что нет);
• если согласие достигнуто, ЛНА утверждается директором (на первой странице ставится отметка, что акт принят с учётом мнения коллектива, под которой распишется представитель);
• если есть разногласия, директор обязан через 3 дня уведомить представителя о проведении переговоров (уведомление также письменное с отметкой в получении);
• переговоры протоколируются и закрепляются подписями директора и представителей;
• если стороны договорились мирно, акт принимается;
• если спорные вопросы остались, директор утверждает акт единолично, но работники могут обжаловать его в ГИТ;
• в месячный срок с момента принятия жалобы инспектор ГИТ должен провести проверку, и, если он усмотрит в ЛНА расхождения с законодательством, выдаст предписание об отмене акта.

Акт начинает действовать со дня его утверждения.

Как оформляются ЛНА

У некоторых актов есть общепринятая форма, например у штатного расписания – Т-3. Формы не строго обязательны к применению, они могут быть адаптированы к вашей компании. Но есть обязательные включения, без которых не обойтись:

• название фирмы;
• название документа (инструкция, положение и т.п.);
• дата утверждения и реквизиты приказа.

Страницы акта нумеруются, сам он сшивается и скрепляется печатью. Если есть приложения к акту, укажите их и прикрепите к документу.

Внимание!

Мнение коллектива отражается на первой странице фразой: «СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 10.12.2015г. №1 ».

Для примера вот вам .

Отмена, изменение и хранение ЛНА

Акты отменяются или изменяются в таких случаях:

• если изменилось требование закона, нормами которого регулируется акт;
• если истёк его срок;
• издан новый акт, отменяющий действие прежнего (например, утверждено новое штатное расписание).

Акты хранятся в делах канцелярии, отдела кадров или других отделов. Если они нужны для работы другим сотрудникам, можно выдать копии . Сроки хранения у актов разные, о них мы поговорим в статье о номенклатуре дел.

Что такое локальные нормативные акты здесь мы разобрали. Если есть у вас необходимость в разработке ЛНА, подходите к вопросу творчески, постарайтесь учесть все особенности и потребности вашей компании , но не забывайте и о требованиях законодательства.