Документооборот предприятия - его центральная нервная система. Законодательная регламентация предпринимательской деятельности постоянно увеличивается и совершенствуется. Важна не только правильная организация движения письменной формы документов, стала актуальной проблема электронного обеспечения функционирования предприятия. По многим направлениям документооборота именно электронный обмен информацией стал обязательным.

Первичные документы не всегда изначально оформляются в письменной форме, но каким бы документ ни был, он обладает определенными свойствами, временем существования и конкретным движением по подразделениям и сотрудникам. Размер предприятия, его юридическая форма, сфера компетенции и область функционирования не имеют значения, но график документооборота для учетной политики на предприятии лучше разработать еще до начала его создания.

Учетная политика - обязательная составляющая документооборота

Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.

Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:

Создание или получение.
Принятие к исполнению и обработка.
Передача в архив.

Любое действие с первичным документом характеризуется:

источником или отправителем документа;
получателем или исполнителем;
датой принятия к исполнению;
временем исполнения;
адресатом результата исполнения.

Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.

Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.

Обязательные требования законодательства

Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.

Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил. Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.

Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики - образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.

Индикаторы состояния документов

Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.

Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом. Здесь график документооборота для учетной политики - образец, а фактическое состояние - основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.

Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:

предоставление отчетности в налоговую;
оплата налогов;
подача электронных деклараций;
другие законодательно обязательные действия.

Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

создание или получение документа;
проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

ответственный (сотрудник, подразделение);
срок исполнения.

Вторая колонка - три-четыре позиции:

ответственный за проверку (исполнение);
срок исполнения;
срок передачи в головную организацию;
форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.

Архивы документов и сроки хранения

Архивы (даже у средних предприятий) быстро достигают внушительных размеров. Сопроводить для повторения филиалами образец графика документооборота для учетной политики дополнительными рекомендациями по хранению в архиве и работе с архивными документами - разумная практика.

Законодательство устанавливает различные сроки хранения для разных документов. Учетная политика головного офиса не обязательно должна совпадать с политикой филиала. Сфера компетенции различных подразделений предприятия может кардинально отличаться. Но логику построения графика, однозначной идентификации документов, этапов их прохождения, правил слежения за индикаторами и регламент архивного дела целесообразно строить в едином ключе.

Унификация учетной политики, а архивной работы в особенности, имеет существенное значение для оптимизации инфраструктуры предприятия и движения информации.

Любой бизнес - это не только контроль со стороны государственных органов, но и собственного руководства и учредителей. Последняя инстанция обычно не склонна разбираться в нюансах и действует по единому строгому алгоритму.

Особенности учетной политики в частном секторе

Многие организации не ограничиваются предусмотренными законодательством нормами, а разрабатывают свою нормативную базу. Часто можно встретить график документооборота для учетной политики ООО, производственного кооператива, товарищества, фонда и другого вида юридического лица в формате собственного варианта представления о бизнес-процессах и их конструировании на практике, на реальном предприятии.

Существенным отличием госсектора от частного предпринимательства является более широкие финансовые возможности, которые позволяют положить в основу инфраструктуры предприятия популярную дорогостоящую систему, например, на базе решения Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих идей у Oracle предостаточно, но далекое не каждое предприятие может их приобрести и иметь оборудование, достаточное для их эксплуатации.

Программное обеспечение электронного документооборота

Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, - наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.

Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.

Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.

Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.

На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

Что нужно знать

Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

базовые понятия;
какова его роль;
правовая база.

Базовые понятия

В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

документооборот;
входящие документы;
исходящие документы;
первичная обработка;
предварительное рассмотрение;
исполнение;
таксировка;
котировка.

Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

no images were found

Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

Какова его роль

Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

выдавать , иные ;
заключать сделки.

Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС , трудовой инспекцией, негосударственными фондами.

Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база

Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

основные положения, используемая терминология;
хранение и учет документации;
процедура комплектования;
как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2019 году

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота.

Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

начальный этап составления;
что в результате;
заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

Начальный этап составления

В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

главный бухгалтер;
руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

взаимосвязь;
сроки выполнения определенных работ.

Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

типовые;
индивидуальные;
унифицированные (на конкретном предприятии).

При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

Что в результате?

При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

подразделений предприятия;
участвующих в формировании лиц.

Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

Заполненный пример

В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

Нюансы при составлении

При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.

Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

в бюджетном учреждении;
при УСН.

В бюджетном учреждении

При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

направлением движения документов;
сроки формирования, сдача в архив.

Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.

При УСН

С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

входящий
внутренний
исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

оригинал документа
копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

использовать современное ПО
перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

составьте первичное положение и документов в организации
пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

График — документооборот

Cтраница 1

График документооборота утверждается руководителем организации.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности.

График документооборота для учетной политики — образец

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников. Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Грамотно составленный график документооборота способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усиливает контрольных функции бухгалтерского учета.

График документооборота утверждается руководителем предприятия. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

График документооборота объявляется приказом руководителя строительной организации и обязателен к исполнению для всех работников, связанных с учетом. Наблюдение за выполнением графика возлагается на главного (старшего) бухгалтера строительной организации.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Страницы: 1 2 3

Введение ……………………………………………………………….………3

Глава 1. Понятие и развитие документооборота……………….……….…5

1.1 Развитие документооборота………………………………….……….….5

1.2 Понятие документооборота………………….……………………….…..7

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Магнезит»……………………….……….………….……….…..10

2.1 Схема движения и технология обработки документов

ОАО комбината «Магнезит»………………………………………..……….13

2.2. Регистрация документов…………………………………………..…….17

2.3 Контроль исполнения документов………………………………..…….23

Заключение ……….……………..……………………………….….………..26

Библиография …..……………… ………………………………………..….27

Приложение

Введение

Организ ация работы с докумен тами предполагает организацию документооборота учрежде нии, хранение документов и ихиспользование вл екущей дея тельности учреждения. Докум ентооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движ ен ие документов в учреждении с момента их создани я или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рац ионал ьной органи зации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируем ые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние доку менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступаю щие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотокомпони мается совокупность документов, выполняющих определенное целе вое наз начение в процессе документооборота.

Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота - важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства,организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы.

Первичные учетные документы: документооборот в бухгалтерии

Предметом курсового исследования является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия города Сатки — ОАО «Комбината Магнезит».

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ОАО «Комбинате Магнезит».

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документо-оборота данного предприятия.

— изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

— рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

— описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».

В заключении представлены выводы по курсовой работе.

В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.2. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

Горизонтальные — связывают организации одного уровня

Вертикальные — нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Глава 2. Основные правила организации документооборота на ОАО комбината «Магнезит»

— оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
— максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ОАО «Магнезит» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

График документооборота

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

* таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

* группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

* контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

первичный документооборот организационный табель

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Оптимизация документооборота

Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

-определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

-регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

· правильная организация работы службы ДОУ;

· рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

· организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

· табель форм документов;

· маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

· графики документооборота;

· схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа(обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009

Первичные учетные документы и их назначение. Классификация первичных документов. Осуществление контроля и упорядочение обработки данных о хозяйственных операциях, графики документооборота. Сохранность первичных учетных документов на предприятии.

контрольная работа , добавлен 14.01.2014

Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

контрольная работа , добавлен 08.04.2013

Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013

Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.

реферат , добавлен 30.04.2011

Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.

контрольная работа , добавлен 24.04.2014

Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012

Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014

Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения, история и особенности эволюции данного процесса в ходе петровских реформ. Классификационные справочники, разработка и применение: номенклатура дел, табель и альбом форм документов.