Поддается ли нормированию труд кадровика? Что должен сделать кадровик в конце года

Организационное обеспечение кадрового делопроизводства

Делопроизводство по кадрам; кадровые задачи; требования к организационному обеспечению делопроизводства по кадрам;определение численности работников службы кадров.Документы по оформлению процесса трудовой деятельности службы кадровНормативная база по кадровому делопроизводству

В современном законодательстве, научно-методической и общей литературе нет определения понятия “делопроизводство по кадрам”. Поэтому используется определение термина “делопроизводство”, которое дано в государственном стандарте: “Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами” (ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”).
Исходя из этого определения делопроизводство по кадрам можно представить в виде следующей схемы (см. пример).

Естественно, что схема достаточно условна, она не отражает всех аспектов делопроизводства по кадрам, но позволяет понять логику этого процесса.

Такая трактовка делопроизводства по кадрам складывалась постепенно в течение ХХ в. До середины 1990 г. делопроизводство по кадрам ассоциировалось с документированием кадровых задач и организацией работы с кадровыми документами, но потом стало очевидно, что процесс делопроизводства по кадрам надо обеспечивать. Поэтому в левой стороне схемы даны обеспечивающие части делопроизводства по кадрам. Без этих мер организационно-правового, технического характера делопроизводство по кадрам качественно функционировать не в состоянии, как и управление кадрами в целом.

В правой стороне схемы показаны две основные стадии процесса делопроизводства по кадрам. Они тесно взаимосвязаны, хотя каждая из них имеет свою специфику.

Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов по всему комплексу кадровых задач. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки этих документов.

Характерно, что в отличие от “общего делопроизводства”, где созданием документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (инспекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатывают их. Среди широкого спектра взаимосвязанных управленческих функций и задач, выполняемых любой организацией в процессе своей деятельности, особую и в то же время важную роль играет функция по управлению кадрами (в современной интерпретации – управление персоналом). В практической деятельности реализация этой функции осуществляется посредством решения кадровых управленческих задач.

К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:
оформление организации труда работников;
заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу;
оформление перевода на другую работу;
оформление предоставления отпусков работникам;
оформление поощрения работников;
оформление дисциплинарных взысканий работников;
оформление аттестации работников;
оформление учета использования рабочего времени;
оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
оформление служебных командировок;
прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы;
оформление трудовых книжек;
ведение личных дел, составление статистической отчетности;
учет личного состава.

Прекращение трудового договора (контракта) может производиться по собственному желанию работника или по инициативе администрации.

В первом случае для прекращения трудового договора (контракта) достаточно заявления об увольнении в письменной форме и приказа руководителя организации.

Во втором случае иногда требуются согласие выборного профсоюзного органа на прекращение трудового договора (контракта) и наличие следующих документов: представления руководителя организации, протокола заседания выборного профсоюзного органа и, в случае его согласия, приказа.

Естественно, этот перечень не исчерпывает всех задач, возникающих в процессе управления кадрами. Необходимо также иметь в виду, что вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Существует несколько условий организационного характера, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать кадровые документы.

Во-первых, в организации должна быть служба кадров как самостоятельное структурное подразделение или освобожденный инспектор по кадрам.

Во-вторых, служба кадров (инспектор по кадрам) должна подчиняться непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.

Соблюдение этих условий позволяет оперативно решать многие, в том числе и недокументационные, вопросы кадровой работы (финансовые, технические и т. д.).

Выбор варианта (подразделение или должностное лицо) зависит от множества факторов, в том числе от масштаба организации и места в системе управления, количества работников, объема обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.Служба (инспектор) кадров организует весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации. Существенной частью этого процесса является документационное обеспечение задач управления кадрами. Нерешенность организационных вопросов значительно затрудняет процесс создания и обработки документов по кадрам.

Руководитель одного из “небольших” коммерческих банков обратился с просьбой об оказании практической помощи в налаживании делопроизводства по кадрам (составление и оформление приказов по кадрам, ведение картотеки по личному составу, ведение трудовых книжек и др.). Оказалось, что делопроизводством по кадрам в банке занимается секретарь “на общественных началах”. Естественно, что в этих условиях качество и оперативность работы с документами по кадрам находится на самом низком уровне. Руководителю банка было рекомендовано решить сначала организационный вопрос (ввести в штат должность инспектора по кадрам), а уже затем налаживать процесс кадрового делопроизводства.
Как определить, сколько в службе кадров организации должно быть специалистов?

В организациях Российской Федерации при расчете нормативов численности работников служб кадров используются Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (М.: ЦБНТ Госкомтруда, 1988).
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.

Нормы определены для следующих видов работ:
оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих;
оформление и учет трудовых книжек;
составление статистической отчетности по учету личного состава;
составление справок;
разработка планов;
расчет численности и др.

При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по типовым нормам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25 % трудоемкости нормируемых работ.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч= Т1 X К1: Фп,
где Т1 – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), час;
К1 – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается равным до 1,25);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), час.

Нормами времени не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).Если на предприятиях и в организациях действуют более прогрессивные нормы времени и работы выполняются меньшим количеством работников, чем это предусмотрено типовыми нормами, но при этом соблюдаются технология и качество работ, сохраняется фактическая численность работников.
Расчет численности инспекторов по кадрам производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.№
п/п Вид выполняемых операций Единица измерения Наименование факторов влияния и их числовые значения Параграф по сборнику, № нормы Норма времени на единицу измерения, час Объем работ за год, час Сумма затрат времени, час
1 Оформление документов при приеме на работу работников Один работник - 1 0,5 4500 2250
2 Оформление документов при увольнении работников Один работник - 2 0,6 3600 2419
3 Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости или инвалидности Один работник - 4,16 2,0 250 500
4 Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и образованию (форма №1)
И т. д. по всем операциям Один отчет Среднесписочная численность работников,
20500 чел. 5,1; 14 53,2 1 53,2
Итого 8000

Нормативная численность инспекторов по кадрам: Ч = 8000 ґ 1,15: 1910 = 5 чел.

Подобная методика расчета количества работников служб кадров в зависимости от фактора трудоемкости работ наиболее перспективна. Прямой расчет количества работников служб кадров в зависимости от общего количества работающих зачастую не приносит результата, однако фактор общего количества работающих при расчете может использоваться как дополнительный.

Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы: федеральные нормативные акты и документы конкретных организаций. К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих и др.

В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.

В литературе по кадровому делопроизводству достаточно подробно освещены вопросы подготовки положения о службе кадров и должностных инструкций его работников, приводятся перечни их разделов, раскрывается содержание разделов. Особое внимание при составлении положений и должностных инструкций следует уделять специфическим особенностям деятельности службы кадров и ее работников в данной организации.

Многие должностные инструкции являются точным воспроизведением примерных должностных инструкций, помещенных в некоторых книгах и пособиях по кадровому делопроизводству. Это недопустимо. Каждая должность работника службы кадров в конкретной организации имеет свои специфические особенности по выполняемым обязанностям, правам, взаимоотношениям, связям, ответственности и т. д. Именно для этой конкретной должности и должна создаваться инструкция. Примерные должностные инструкции могут использоваться как базовые, на основе которых разрабатываются собственные должностные инструкции работников служб кадров. Это связано также с тем, что в настоящее время конкретная инструкция является одним из основных документов, который юридически защищает работника в процессе выполнения им служебных обязанностей.

Существенный недостаток многих должностных инструкций – неадекватное отражение в них должностных обязанностей и прав. Как правило, подробно расписаны обязанности работников на основе квалификационного справочника, а в разделе о правах работников имеются минимальные сведения. Это приводит к тому, что выполняемые обязанности имеют слабую правовую поддержку.

Очень редко в должностных инструкциях подробно расписаны информационно-документационные взаимоотношения и связи работников службы кадров с другими должностными лицами организации.

Как правило, в службах кадров не имеется инструкций, пособий, рекомендаций по работе с документами. На наш взгляд, это существенное упущение, которое негативно сказывается на процессе кадрового делопроизводства. Поэтому службе кадров следует разрабатывать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами, по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации.

В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.

В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.

Казалось бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивается; ввести какую-либо произвольную форму документа по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы.

1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.

2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др. К ним относятся:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО) и др.;
государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” с дополнением № 1; Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
основные правила работы ведомственных архивов;
перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

3 группа – литература по трудовому праву, документационному обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др.

Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).
Нормативная база:
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). - М.: Минтруд России, 1995
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. - М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995

В условиях рыночной экономики учет НЧ применим в следующих случаях:

при необходимости оптимизировать численность (например, если нужно сократить работников);
при неравномерной загрузке производства (в случае сезонных пиков и спадов);
при совершенствовании технологических процессов (когда благодаря новому оборудованию производительность одного рабочего значительно повышается);
при планируемом росте объемов производства;
при открытии нового подразделения.

Несмотря на изменившиеся обстоятельства, базовое понятие сохраняется: численность работников определяется по нормам.

Попробуем разобраться, как это работает, на двух типичных примерах:

рост объема (вариант 1);
новое подразделение (вариант 2).

Норма численности формула

Для варианта 1.

Берется базовая численность работников (за предшествующий период), умножается на коэффициент планируемого роста производства (например, 1,2):

Nбазов * 1,2 = N требуемое количество рабочих.

Для варианта 2 рассмотрим пару примеров, А и В.

Пример А. По выработке (за месяц).

Планируется изготовить в месяц 144 конструкции. По нормативам установлено, что в месяц 1 человек может изготовить 15 конструкций. Нормативы могут быть как недовыполнены, так и перевыполнены: речь идет о коэффициенте выполнения норм, который высчитывается ретроспективно. Возьмем пример, когда нормы перевыполняются — тогда коэффициент будет выше 1, например, 1,2. Получится:

144 /15/1,2 = 8 (необходимое количество рабочих для производства 144 конструкций в месяц).

Иногда в числитель добавляют еще коэффициент невыходов (например, 1,1) — тогда расчет будет таким:

144 * 1,1 /15/1,2 = 8,8 (таким образом, лучше иметь 9 рабочих — тогда план месяца по выработке будет выполнен, даже если кто-то из рабочих заболеет).

Пример Б. По времени обслуживания (за месяц).

Формула сходна, но коэффициент выполнения не используется.

Данные для расчетов: общая трудоемкость в часах (высчитывается как сумма всех видов работ, умноженных на продолжительность каждого вида работ); продолжительность рабочего времени 1 работника в часах за месяц; коэффициент невыходов.

Допустим: трудоемкость 1560 часов; в месяце — 164 рабочих часа (среднее число в 2017 году); коэффициент невыходов —1,2. Тогда:

Нормы, применяемые для расчета численности управленческого персонала

Для определения НЧ управленческого штата в СССР существовали отраслевые нормативы. Сегодня нередко оказывается, что управленческий штат непомерно раздут, и перед кадровиком директор ставит высказать соображения относительно НЧ управленцев. Вот краткие рекомендации:

на 1 менеджера должно быть от 5 до 15 подчиненных (цифры варьируются в зависимости от профиля компании: чем более рутинной работой занимаются подчиненные, тем их может быть больше; меньше всего подчиненных должно быть у руководителя в сфере интеллектуальных разработок, консалтинга и т.п.);
30% руководителей и 70% исполнителей — такова наиболее гармоничная структура компании.

Инструменты для определения необходимого и достаточного числа управленцев

Метод Дельфи

Обратитесь к экспертам и узнайте их мнение. Важно точно определить, для какого структурного подразделения нужно найти оптимальное соотношение руководителей и подчиненных.

Метод бенчмаркинга

Изучение практики конкурентов. В выступлениях на конференциях, в журнальных статьях топ-менеджеры компаний вашей отрасли иногда делятся опытом построения организационной структуры предприятия — можно скопировать.

Формула Розенкранца

Для тех, кто верит только цифрам. Ключевой показатель для вычислений — это количество типовых видов работ (в штуках) в области руководства, например, подразделением (проведение совещаний; переговоры с поставщиками; подписание документации;…), умноженное на среднее время, затрачиваемое на 1 операцию.

Если вам удастся сосчитать количество таких операций, например, за месяц, умножить на среднюю продолжительность операции, потом разделить на 164 рабочих часа в месяц и дать еще небольшой люфт (перекур, туалет, чашка кофе, неожиданно возникшие, незапланированные дела — обычно повышающий коэффициент 1,5) —вы получите, сколько руководителей требуется этому подразделению.

Пример расчета по формуле Розенкранца

Отдел продаж. Типовых операций по управлению продажами за месяц — 60 (примерно 3 серьезных дела ежедневно). Средняя продолжительность — 3,5 часа. Считаем:

60 * 3,5 часа / 164 часа * 1,5 = 1,92 руководителя (почти 2, но будут чуть недогружены работой).

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций - разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее - ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее - предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

Щомісяця в журналі «Діловодство та документообіг»: організація діловодства в установах і підприємствах різних форм власності та рівня підпорядкування згідно з новими правилами й вимогами, архівна справа, кадрове діловодство на прикладі конкретних виробничих ситуацій, юридична підтримка під час роботи з документами, основні вимоги до складання та оформлення службових документів. А також відповіді кваліфікованих спеціалістів на запитання читачів, підвищення рівня освіти, поради психолога-практика та ін.
Друкований журнал + електронна версія без додаткових оплат.
Ваш гарантований подарунок: Онлайн-посібник «Складення та оформлення службових документів» у 2-ох частинах.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010

Сколько кадровиков должно быть в компании? Один, два, три и сотрудник, отвечающий за делопроизводство? Согласитесь, опрос весьма интересный и очень актуальный. Нередко состав службы кадров связывают с общей численностью персонала компании. Правильно ли это? И да, и нет. Можно ли доказать руководству, что по всем объективным показателям вам непременно нужен помощник? Можно, но для этого советуем обратиться к цифрам.

С сожалением стоит признать, что в большинстве российских компаний организация труда сотрудников кадровой службы зачастую не отвечает даже элементарным требованиям современного кадрового менеджмента. Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.

Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но... с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА

Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени. Для этого трудовые процессы таких специалистов необходимо изучать и проектировать, устанавливая необходимые затраты времени на их выполнение с учетом требуемого результата. Именно нормирование труда позволит определить необходимую численность кадровой службы и найти оптимальное соотношение числа работников разных квалификационно-должностных групп. Согласитесь, без этого при обосновании состава подразделения не обойтись. Но нормирование труда кадровика требует системного подхода.

Основные виды норм труда и другие вопросы нормирования законодательно определены в гл. 22 «Нормирование труда» ТК РФ. Для нормирования труда работников кадровых служб рекомендуется применять нормы времени и обслуживания, нормированные задания, нормы (нормативы) численности и соотношений отдельных категорий работников, нормы управляемости.

Нормы времени устанавливаются на работы по комплектованию и учету кадров, в т. ч. на отдельные операции (например, «Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих»), комплекс операций («Оформление и учет трудовых книжек»), процедуры («Составление технической отчетности и справок по учету личного состава»). Они показывают, какое количество времени должна занимать у сотрудника отдела кадров отдельная операция, их комплекс или процедура.

Для работ по делопроизводственному обслуживанию (экспедиторские, канцелярские, архивные и пр.) целесообразно предусматривать типовые нормы времени.

Совет Для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, нормированные задания устанавливайте на декаду или месяц по определенному алгоритму; для сложных - на более длительный срок с учетом их характера и содержания

Нормы обслуживания рекомендуется устанавливать при выполнении табельных работ (проверка наличия работников на рабочих местах, составление рапортов о движении личного состава работников, учет использования рабочего времени и др.) и применении традиционных систем учета (рапортно-ведомостной, пропускной по карточкам, обходной). Они показывают, например, какое число работников за определенный период времени должен проверить сотрудник отдела кадров на предмет присутствия на рабочем месте.

Нормированное задание для работников кадровых служб целесообразно формировать на основе анализа содержания выполняемых ими работ (функций), степени их повторяемости и других факторов. Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и заинтересованность отдельных работников в выполнении большего объема работ (функций), совмещении профессий и должностей при условии мотивации труда.

Период выполнения нормированного задания определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости функций (работ). Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с заданным результатом.

Толковый словарь

Норма времени - это величина затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (функции) работником соответствующей квалификации в определенных организационных условиях.

Норма обслуживания - «число» объектов, которое работник

соответствующей квалификации должен обслужить в единицу рабочего времени в данных организационных условиях.

Нормированное задание - это конкретный по составу объем работ (функций), который должен выполнить работник соответствующей

квалификации за определенный период времени с соблюдением требований к качеству результата его труда.

Нормативы по труду - это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Необходимая норма (норматив) численности работников той или иной должности рассчитывается на основе устанавливаемых видов норм труда.

Под нормой управляемости понимается число сотрудников, работающих под непосредственным началом одного или нескольких руководителей соответствующей квалификации при конкретных условиях организации кадровой работы. Принципиальное отличие нормы управляемости от нормы обслуживания состоит в том, что руководитель в данном случае дает задание, а не обслуживает работников. Применительно к кадровой службе норма управляемости может быть установлена для ее руководителя.

ТИПОВЫЕ НОРМАТИВЫ

Обратите внимание!

Применение тех или иных видов норм труда определяется степенью стабильности, повторяемости и продолжительностью нормируемых работ (операций, комплексов операций, процедур) во времени

В настоящее время нормативные материалы для нормирования труда работников кадровых служб, к сожалению, не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна. Это тем более актуально в условиях расширения круга обязанностей работников, обновления кадровой документации, автоматизации многих работ (функций) и т. п.

Тем временем для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых кадровиками, можно выборочно использовать уже имеющиеся межотраслевые нормативы и нормы. К таковым относятся:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);
Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.);
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);
Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);
Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.);
Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.);
Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).

Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия. Однако они и по сей день сохраняют свою актуальность. Давайте посмотрим, как на основе указанных типовых норм можно расчитать необходимую численность инспекторов по кадрам.

РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ ИНСПЕКТОРОВ ПО КАДРАМ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ НОРМАТИВОВ

При традиционном варианте работы кадровой службы инспектор в течение года выполняет все операции по учету и комплектованию кадров.

Ниже приведены фрагменты нормативов времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих (таблица 1 ) и увольнении (таблица 2 ), содержащихся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 (далее - Межотраслевые нормативы). Они были разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств. Межотраслевые нормативы имели ограниченный срок действия - до 1997 г., носили рекомендательный характер и использовались в качестве основы для разработки систем нормирования труда в организациях.

Обратите внимание!

Официальный срок действия Межотраслевых нормативов на работы по комплектованию и учету кадров истек

Межотраслевые нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту сотрудника, занимающегося комплектованием и учетом кадров. Поскольку нормативные акты, регламентирующие систему нормирования труда, пока не разработаны, положения указанных нормативов могут применяться и в настоящее время в качестве методического пособия при расчете и разработке норм времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы. При использовании данного документа следует иметь в виду, что в некоторой степени он устарел и не учитывает произошедших изменений в трудовом законодательстве, которые нашли отражение в функциональных обязанностях сотрудников отдела кадров. Поэтому предусмотренные в нем нормативы могут не охватывать весь спектр операций, производимых при приеме и увольнении работников.

Таблица 1

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

1. Ознакомление с соответствующими документами (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу.

2. На основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании, военный билет (у военнообязанных), приказ или распоряжение о приеме на работу) заполнение личной карточки работника.

3. Заполнение учетной карточки специалиста с высшим образованием и ее размещение в картотеке. Заполнение учетной карточки специалиста со средним специальным образованием и ее размещение в картотеке.

4. Составление приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), цех (отдел), дата приема на работу, размер оклада (надбавки), при необходимости - период испытания.

5. На основании приказа (распоряжения) - внесение записи в трудовую книжку, в которой указываются: дата приема на работу, профессия или должность, цех (отдел), дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. 6. Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Обратите внимание!

Положения Межотраслевых нормативов во многом устарели и могут не учитывать отдельные операции (функции), производимые при приеме и увольнении работников. Поэтому указанные нормативы подлежат корректировке

1. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

2. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

3. На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении.

4. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении.

5. Выдача трудовой книжки увольняемому.

6. Запись о выдаче трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек.

7. Изъятие личного дела из картотеки.

8. Запись в личном деле об увольнении и в Журнале регистрации уволенных.

9. Комплектование документов для передачи в архив.

10. Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

11. Составление отчета об увольнении с работы.

Совет При корректировке нормативов учитывайте, что другое содержание работ приведет к другим результатам в расчетах

Нормирование труда инспектора по кадрам осуществляется в следующем порядке:

Шаг 1. На каждую операцию устанавливается норма времени в зависимости от влияющих на ее величину факторов.

Шаг 2. С учетом планируемых работ на год по каждой операции определяется трудоемкость нормируемых функций и работ, не предусмотренных нормативными материалами.

Шаг 3. Суммарная трудоемкость по нормируемым операциям делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год (приложение).

Приведем пример расчета численности инспекторов по кадрам.

Численность инспекторов по кадрам рассчитывается по формуле:
Ч = То / Фп,
где То - суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 чел.-ч - из приложения);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч (70 чел.-ч). Тогда:
Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.
Принимаем Ч = 3 чел. Таким образом, число инспекторов составит три человека.

Практика свидетельствует о значительных затратах времени кадровиков на документальное обслуживание. Для нормирования типовых работ могут быть рекомендованы Нормы времени на работы по до-кументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

В кадровых службах (при традиционной структуре управления трудовыми ресурсами предприятия) может быть занято число табельщиков, которое определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени. Приведем пример расчета их численности.

Численность табельщиков рассчитывается по формуле:
Ч = Чос / Нобс,
где Чос - среднесписочная численность работников, чел.,
Нобс - норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета и децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Чос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Нобс) 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Чос / Нобс = 20 500: 490 = 42 чел.

Значит, данной организации требуется 42 табельщика.

Нвр = Топ (1 + К /100) ,

где Нвр - норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч;
Топ - нормативное значение времени на выполнение нормируемой работы (функции), установленное по Межотраслевым нормативам, чел.-ч;
К - коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «Оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Нвр = 0,46 (1 + 8: 100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на процедуру «Оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями в книжке составит:
Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8: 100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемой работы по формуле:

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
HBp. i - норма времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;
Vi - объем конкретного вида нормируемой работы (операции, комплекса операций), выполняемой за год, чел.-ч;
i = 1, 2... n - порядковый номер вида нормируемой работы (процедуры, операции).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, определяется по формуле:

Совет При нормировании труда кадровика не забудьте учесть специфику нормируемых работ (функций)

где Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, чел.-ч;
HBp. j - время на выполнение работ (процедур, операций), не предусмотренных Межотраслевыми нормативами; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;
Vj - годовой объем работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами;
j = 1, 2... m - порядковый номер вида работы, не предусмотренной Межотраслевыми нормативами.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тнн.

Приложение

Пример определения трудоемкости нормируемых работ