Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Назначение и виды

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

• информация об образовании;
• информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
• личные сведения (адрес, состав семьи);
• данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
• данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

• ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
• преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

• паспорт гражданина;
• приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
• обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
• если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
• документ, который подтверждает уровень образования;
• ИНН и СНИЛС;
• документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
• трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

1. Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
2. Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
3. В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
4. Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
5. Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
6. Пол обозначают заглавной буквой.
7. ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
8. Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
9. Гражданство прописывается кодом.

1. Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.

1. Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

1. Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
2. Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
3. Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
4. Отметка о личной жизни также производится по кодам.

1. Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
2. Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

1. Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
2. Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
3. Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
4. Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
5. В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
6. Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
7. Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
8. Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:

• информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
• данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
• документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.

При заполнении данного пункта кадровый работник, как правило, основывается на сведениях, сообщенных работником. Однако если должность, на которую работник принимается, требует знания иностранного языка, то кадровик основывается на результатах тестирования принимаемого работника.

Обращаем Ваше внимание на то, что в личной карточке следует указывать только знание иностранного по отношению к России языка, а не языков народов России. Например, не указывается знание татарского, удмуртского языков и т.д.

Степень знания иностранного языка может быть указаны в следующих вариантах:

- «читает и переводит со словарем»;

- «читает и может объясняться»;

- «владеет свободно».

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН.

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки указываются сведения о втором иностранном языке:

Если работник владеет большим количеством языков, то разрешается включение дополнительных строк для внесения сведений о знании иностранных языков

24. Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2? Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2 в случае, если работник не окончил образовательное учреждение?

Данный пункт заполняется на основании документа об образовании работника. Кадровый работник указывает образовательный уровень работника (среднее (полное) общее образование; начальное профессиональное образование; среднее профессиональное образование; высшее профессиональное образование)

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН:

Основное общее образование - код 03;

Среднее (полное) общее образование - код 07;

Начальное профессиональное образование - код 10;

Среднее профессиональное образование - код 11;

Неполное высшее профессиональное - код 15

Высшее профессиональное образование - код 18;

Обращаем внимание, что запись об уровне образования рекомендуется смещать влево, чтобы в дальнейшем было удобно вносить запись о следующем уровне.

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Если работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, то в пункте 6 надлежит сделать запись - «неполное высшее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 и более курса, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел основное общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «основное общее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «среднее (полное) общее».

Если работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы и прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «незаконченное среднее образование».

В случае, когда работник получает образование следующего уровня, разрешается включать дополнительную строку и ячейки в первую часть пункта 6, например:

Наименование образовательного учреждения, данные о документе об образовании (наименование, серия и номер) указывается на основании документа об образовании. Желательно указывать наименование образовательного учреждения полностью. Однако в случаях, когда такое наименование слишком длинное, то разрешается допускать сокращения, не искажающие его смысл. Так, традиционно сокращают слово «имени», записывая как «Университет им. …»

Год окончания кодируется арабскими цифрами «00.00.0000».

Квалификация записывается также в соответствии с квалификацией, указанной в документе об образовании.

В личную карточку необходимо вносить также и сведения о послевузовском профессиональном образовании.

В третьем блоке пункта 6 кадровый работник вносит сведения о форме послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура.

Заполнение блока о послевузовском образовании производится в вышеизложенном порядке. Этот блок пункта 6 не предусматривает указания ученой степени, однако многие кадровые специалисты считают правильным приводить ее после наименования образовательного учреждения.

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения
2. Сведения о воинском учете
3. Прием на работу и переводы на другую работу
4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения) и почетные звания
8. Отпуск
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Формулировки записей о гражданстве

Формулировка	Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации	1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)	2
Иностранный гражданин	3
Лицо без гражданства	4

Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?

В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Формулировки записей о знании языка

ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образования	Что он означает	Код по ОКИН
Начальное (общее) образование	Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования)	02
Основное общее образование	Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство	03
Среднее (полное) общее образование	Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство	07
Начальное профессиональное образование	Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство	10
Среднее профессиональное образование	Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом	11
Неполное высшее образование	Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение	15
Высшее образование	Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом	18
Послевузовское образование	Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом	19

Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример

У инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

Пример

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке

Брачный статус	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке	1
Состоит в зарегистрированном браке	2
Состоит в незарегистрированном браке	3
Вдовец (вдова)	4
Разведен (разведена)	5
Разошелся (разошлась)	6

ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?

Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Типы адресных объектов	Сокращ.	Типы адресных объектов	Сокращ.
Автономный округ	АО	Слобода	сл.
Автономная область	Аобл.	Станция	ст.
Город	г.	Хутор	х.
Край	край	Аллея	аллея
Область	обл.	Бульвар	б-р
Республика	Респ.	Въезд	въезд
Район	р-н	Дорога	дор
Улус	Ул	Животноводческая точка	жт
Поселок городского типа	пгт	Заезд	заезд
Рабочий (заводской) поселок	рп	Квартал	кв-л
Курортный поселок	кп	Кольцо	кольцо
Дачный поселок	дп	Линия	линия
Волость	волость	Набережная	наб.
Аал	аал	Парк	парк
Выселки (ок)	выс.	Переезд	переезд
Аул	аул	Переулок	пер.
Поселок сельского типа	п.	Планировочный район	п/р
Железнодорожная будка	ж/д будка	Площадка	пл-ка
Деревня	д.	Площадь	пл.
Поселок и (при) станция (и)	п/ст.	Починок	починок
Железнодорожная казарма	ж/д казарма	Проезд	проезд
Железнодорожный пост	ж/д пост	Просек	просек
Железнодорожный разъезд	ж/д рзд.	Проселок	проселок
Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт	ж/д оп	Проспект	пр-кт
		Проулок	проулок
Железнодорожная станция	ж/д ст.	Разъезд	рзд
Промышленная зона	промзона	Станица	ст-ца
Село	с.	Территория	стр.
Заимка	заимка	Строение	тер.
Казарма	казарма	Тракт	тракт
Кишлак	к.	Тупик	туп.
Местечко	м.	Улица	ул.
Микрорайон	мкр.	Участок	уч-к
Населенный пункт	нп	Шоссе	ш.
Остров	остров

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

Пункт	Как заполнять
Категория запаса	Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Воинское звание	Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву».
Состав (профиль)	На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п.
Полное кодовое обозначение ВУС	ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.
Категория годности к военной службе	Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.
Наименование военного комиссариата по месту жительства	Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Состоит на воинском учете	Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.
Отметка о снятии с воинского учета	Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

• дату приема (перевода);
• структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
• должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
• оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»

Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?

Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места.

Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»

В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы

6. Согласно ОКИН образование (п. 6 формы Т-2) записывается и кодируется следующим образом:

Для того чтобы правильно указать код образования по ОКИН, нужно знать, кто относится к той или иной категории. В таблице приводятся примеры, которые помогут вам правильно указать код:

Образование на момент поступления на работу	Категория, к которой относятся работники	Код по ОКИН
Работники, окончившие интернатуру, ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру, докторантуру и имеющие диплом	Послевузовское образование	19
Работники, окончившие высшие учебные заведения (институты, университеты, академии) и имеющие диплом	Высшее образование	18
Работники, обучавшиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие третьего курса	Среднее (полное) общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение)	03 или 11
Работник, который окончил три и более курсов высшего учебного заведения и продолжает обучение или по каким-либо причинам прервал обучение	Неполное высшее образование 7	15
Работники, окончившие средние специальные учебные заведения (техникумы, колледжи, училища) и имеющие диплом	Среднее профессиональное образование	11
Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах, училищах), но не окончившие их	Основное общее или среднее (полное) общее (в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)	03 или 07
Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения и имеющие свидетельство	Начальное профессиональное образование	10
Работники, окончившие среднюю школу или школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии и имеющие свидетельство	Среднее (полное) общее образование	07
Работники, окончившие 9 классов средней школы при 11-летней системе школьного образования или 8 классов – при 10-летней системе и имеющие свидетельство	Основное общее образование	03
Работники, окончившие 10 классов средней школы при 11-летней системе школьного образования или 9 классов – при 10-летней системе и имеющие свидетельство об окончании 9 (8) классов и справку о том, что ими прослушан курс 10-го (9-го) класса
Работники, окончившие начальную школу – 4 (3) класса, а также не получившие основного общего образования	Начальное (общее) образование	02

Основанием для внесения записи об образовании могут служить:

– дипломы о высшем профессиональном и послевузовском образовании;

– дипломы о неполном высшем профессиональном образовании;

– справки высших учебных заведений о незаконченном высшем профессиональном образовании;

– дипломы о среднем профессиональном образовании;

– справки средних специальных учебных заведений о незаконченном среднем профессиональном образовании;

– свидетельства о начальном профессиональном образовании;

– свидетельства средней (вечерней) школы о среднем (полном) образовании;

– свидетельства средней (вечерней) школы об основном общем образовании;

– справка средней (вечерней) школы о том, что прослушан курс за такое-то количество классов.

Так же, как и в трудовой книжке, в личной карточке по форме Т-2 запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных подписью должностного лица и печатью образовательного учреждения документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др. 8

При указании наименования образовательного учреждения его название указывается в соответствии с представленным документом об образовании. Если работник кадровой службы считает нужным, он может со слов работника в скобках указать современное название образовательного учреждения. Названия сокращать можно, если сокращение является общеупотребительным и понятным, например, МГУ.

Если в входит слово "имени", следует писать "им. ". Например: "МГТУ им. Н.Э. Баумана ". Если в наименование учебного заведения входит неотъемлемой частью название ордена, его следует указывать, например: ВКИМО (Военный Краснознаменный институт Министерства обороны). Сведения такого рода как "Ордена Красного Знамени", "Ордена Ленина" и т.п., указывать не следует.

Все сведения об образовании указываются только на основании документа об образовании , наименование, серия и номер которого приводятся в соответствующих полях формы. Кроме того, указывается год окончания образовательного учреждения.

Указывается следующим образом:

кодируется по ОКСО 9 .

Приведем несколько примеров кодирования сведений об образовании по ОКСО:

Код	Наименование	Квалификация
		Код	Наименование
010501	Прикладная математика и информатика	65	Математик, системный программист
030500	Юриспруденция	62	Бакалавр юриспруденции
		68	Магистр юриспруденции
030501	Юриспруденция	65	Юрист
040101	Социальная работа	65
		52	Специалист по социальной работе
060105	Стоматология	65	Врач
		51	Зубной врач
		52	Зубной врач с углубленной подготовкой
070701	Реклама	65	Специалист по рекламе
		51	Специалист по рекламе
		52	Специалист по рекламе с углубленной подготовкой
080110	Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)	51	Бухгалтер
		52	Бухгалтер с углубленной подготовкой
080505	Управление персоналом	65	Менеджер
090103	Организация и технология защиты информации	65	Специалист по защите информации

Пояснение: В графе "Код" указано шестизначное число, в котором:

1, 2-й знаки соответствуют укрупненным группам специальностей и направлений подготовки;

3, 4-й знаки соответствуют направлениям подготовки;

5, 6-й знаки соответствуют специальностям.

Например: 080505 : 08 – "Экономика и управление"; 05 – "Менеджмент"; 05 – специальность "Управление персоналом". Название специальности указывается во втором столбце Классификатора.

Для 1-го разряда кода квалификации , характеризующего уровень образования с учетом принятых в Российской Федерации уровней образования, используются следующие значения:

5 – среднее профессиональное образование;

6 – высшее профессиональное образование.

Для 2-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень квалификации, используются следующие значения:

– для среднего профессионального образования:

1 – базовый уровень подготовки,

2 – повышенный уровень подготовки;

– для высшего профессионального образования:

2 – бакалавр,

5 – дипломированный специалист,

8 – магистр.

Таким образом, код 65 означает высшее профессиональное образование, дипломированный специалист ; код 52 означает среднее профессиональное образование, повышенный уровень подготовки ; код 68 означает высшее профессиональное образование, магистр .

В разделе "Образование" формы Т-2 есть возможность указать название и дату окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования, если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям или имеет два образования разного уровня по одной специальности (начальное профессиональное и среднее профессиональное или : среднее профессиональное и высшее профессиональное). Информацию о третьем и последующем профессиональном образовании следует указать в разделе Х "Дополнительные сведения".

В п. 6.1. указывание послевузовское профессиональное образование и его код по ОКИН:

01 Докторантура

02 Аспирантура, ординатура, адъюнктура

Пример заполнения рубрики:

6. Образование:	Высшее профессиональное					по ОКИН			18
среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное
Наименование образовательного учреждения							Год окончания
			наимено-вание	серия	номер
Московский колледж по подготовке			диплом	АА	000000		0000
социальных работников № 327
Квалификация по документу об образовании			Направление или специальность по документу об образовании
Социальная работа			Специалист по социальной работе				Код по ОКСО		040101 10 52 11
Наименование образовательного учреждения			Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний				Год окончания
			наимено-вание	серия	номер
			диплом	ББ	000000		0000
Квалификация по документу об образовании			Направление или специальность по документу об образовании
Юриспруденция			Юрист				Код по ОКСО		030501 65
6.1. Послевузовское про­фессиональное образование		аспирантура					Код по ОКИН
		аспирантура, адъюнктура, докторантура
Наименование образовательного, научного учреждения			Документ об образовании, номер, дата выдачи				Год окончания
Московская юридическая академия			Удостоверение от 00.00.0000 № 0000
			Направление или специальность по документу об образовании
			Юриспруденция
			Код по ОКСО

Для п. 6.1 код по ОКСО не указывается, поскольку классификатор не содержит данных по кодированию послевузовского образования. Коды специальностей послевузовского образования приведены в Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Минпромнауки России от 31 января 2001 г.

7. Профессия (основная и другая) указывается без сокращений на основании документа, подтверждающего наличие такой профессии у человека, например, свидетельства об окончании профессионально-технического училища 12 . Профессия кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР).

В литературе высказываются различные мнения по поводу различий между "основной" и "другой" профессией. В нормативных документах не указывается, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Следовательно, каждый специалист кадровой службы имеет право на собственное мнение по этому вопросу. Наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве "другой" рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе работника на другую подходящую ему работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях). Если в этом разделе окажется недостаточно места, второстепенные с точки зрения данного работодателя профессии можно указать в разделе Х личной карточки.

Код

20425
3 2 2223

7. Профессия

Ветеринарный врач

по ОКПДТР

основная

по ОКПДТР

другая

8. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и/или иных документов, подтверждающих наличие соответствующего стажа. В качестве других документов должны приниматься во внимание:

• 
  договоры гражданско-правового характера (время работы засчитывается в общий стаж);
• 
  справки, выданные центром занятости (период состояния на учете засчитывается в общий стаж, в непрерывный стаж не засчитывается, но и не прерывает его);
• 
  военный билет (период профессиональной военной службы засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы );
• 
  свидетельства об окончании профессионально-технических училищ при промышленных предприятиях (время обучения засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы).

Стаж рассчитывается на дату приема на работу.

Для каждого из трех видов трудового стажа законодатель предусмотрел особый порядок исчисления.

8.1. Общий стаж работы – это суммарная продолжительность работы по трудовому договору, иной общественно полезной деятельности гражданина и других периодов, указанных в законе, независимо от перерывов. Общий трудовой стаж является юридически значимым обстоятельством в связи с назначением трудовых пенсий по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также некоторых других правоотношений в социальном обеспечении.

8.2. Непрерывный стаж работы – это продолжительность последней (без перерыва) работы в организации, а в случаях, предусмотренных законодательством, также и предыдущей работы или иной деятельности. Непрерывный стаж имеет юридическое значение при определении размера пособия по временной нетрудоспособности и в других случаях, предусмотренных нормативными актами.

8.3. В двух следующих строках пункта 8 указываются различные виды специального трудового стажа . Специальный трудовой стаж имеет юридическое значение лишь в случаях, установленных законодательством.

Специальный трудовой стаж определяется как продолжительность определенной работы (службы), выделяемой по условиям труда (тяжелым, вредным и т.п.), местности (Крайний Север и др.), в которой протекала работа, характеру профессии работника и по иным признакам. От продолжительности специального трудового стажа может зависеть право работника на повышение должностного оклада (ставки), получение единовременного вознаграждения за выслугу лет – такой стаж указывается в строке "Стаж работы, дающий право на надбавку за выслугу лет ". Этот вид стажа указывается только в организациях, на работников которых распространяется действие соответствующих федеральных нормативных актов (рабочие и служащие Минобороны, сотрудники Минюста, МЧС и др.), а также в тех организациях, где такая надбавка установлена локальными нормативными актами.

8.4. Помимо этого, от продолжительности специального трудового стажа может зависеть также право работника на получение дополнительного отпуска, пенсионных льгот 13 и других льгот и преимуществ. В последней строке пункта 8 указываются именно такие виды специального трудового стажа . Разумеется, учитывать его необходимо только в том случае, если у работников организации, в которой ведется личная карточка, также учитывается этот вид стажа (например, педагогический стаж, стаж работы в цирке, в балете, северный стаж и др.).

Пример заполнения рубрики:

8. Стаж работы (по состоянию на	«	01		»	февраля		2005		года):
Общий			16		дней	8		месяцев		24	лет
Непрерывный			10		дней	6		месяцев		18	лет
Дающий право на надбавку за выслугу лет			–		дней	–		месяцев		–	лет
Педагогический стаж			16		дней	8		месяцев		24	лет

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия. Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года

Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
• либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

• А (годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Заполненный бланк формы Т-2

Бланк формы Т-2

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ